Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 3)

Еще одна категория систем, используемых для бюджетирования - корпоративные системы управления (ERP-системы).

ERP (Enterprise Resource Planning) - автоматизация и оптимизация внутренних бизнес-процессов, планирование как материальных, так и финансовых ресурсов в масштабе предприятия; - используется для описания компонентов "производство", "логистика", "финансы". ERP-системы имеют в основе принцип создания единого хранилища данных, содержащего всю деловую информацию, накопленную организацией в процессе ведения бизнеса

Такие системы называют транзакционными, поскольку их основное назначение - планирование, учет и обработка операций. В то же время даже сами разработчики ERP-систем признают, что их системы не обеспечивают выполнение абсолютно всех функций управления, поэтому для отдельных, более детальных и специфических задач (в том числе и для бюджетирования) рекомендуется использование специализированных программных продуктов, в качестве «надстройки» над корпоративной системой управления.

Функциональность специализированного программного обеспечения позволяет полностью преодолеть ограниченность корпоративных систем, поскольку оно изначально разрабатывалось для задач бюджетирования. Такой программный продукт содержит всю необходимую для бюджетирования функциональность, в том числе специальную. К специальным функциям программных продуктов бюджетирования, в частности, относятся: ведение аналитических направлений и классификаторов, описание финансовой структуры и принципов взаимодействия, расчет показателей деятельности, анализ отклонений и другие. Причем реальная работоспособность всех этих функций подтверждается опытом многочисленных предприятий - пользователей такой системы. Используя специализированную систему бюджетирования, финансовый менеджер может не опасаться того, что рано или поздно он столкнется с проблемами, решение которых система не сможет обеспечить.

Кроме того, специализированная система бюджетирования довольно легко интегрируется с другими системами управления, в том числе с системами класса ERP. Ведь именно ERP-система оперирует внутренними данными отделов и департаментов и, таким образом, выполняет роль поставщика информации для системы бюджетирования. Для обеспечения такой интеграции существуют разные способы. Например, помимо «традиционных» способов (импорт/экспорт через текстовые файлы, электронные таблицы, встроенный ODBC-драйвер), можно организовать «бесшовную» интеграцию с ERP-системами при помощи специального пакета (через специальные адаптеры).

Как показывает опыт ведущих международных компаний, сочетание специализированной системы бюджетирования с корпоративной системой класса ERP, является наилучшим решением, обеспечивающим весь комплекс функций бюджетирования, столь необходимых для полноценного управления современным предприятием.

1.3.2. Предварительное экономическое обоснование

Внедрение современной системы бюджетного планирования является эффективным средством снижения отрицательного воздействия негативных факторов на деятельность предприятия. При этом источником дополнительного дохода можно рассматривать недопущение ущерба основной деятельности предприятия.

При оценке эффективности внедрения системы бюджетного планирования деятельности предприятия с точки зрения снижения потерь их необходимо разделить на потери от факторов прямого и непрямого действия.

Оценку потерь предприятия можно получить, если использовать экспертные оценки вероятностей наступления неблагоприятных событий (рисков) и масштаб воздействия этого события на соответствующий показатель деятельности предприятия.

Потери от факторов прямого действия (оперативные потери или упущенные выгоды) непосредственно связаны с деятельностью конкретного звена в определенном бизнес-процессе. Ожидаемая прибыль в этом случае продемонстрирована на рис. 3. Потери от факторов непрямого действия (стратегические потери) связаны с рисками потери существенной информации, управленческих решений, кадровыми рисками, неэффективного использования времени высших менеджеров и др. Ожидаемая прибыль в этом случае продемонстрирована на рис. 4.

Внедрение системы бюджетного планирования деятельности предприятия в части производственного планирования, управления складскими запасами, снабжения и сбыта позволяет проводить проверку возможностей удовлетворить каждую специфическую потребность клиента в конкретные сроки.

Работа по формированию заказа клиента может проводиться в присутствии и даже с непосредственным участием клиента, что практически исключает возможность его обращения в этот период к другим поставщикам.

Рис. 3. Прибыль от снижения потерь от факторов прямого действия

Процесс бюджетного планирования также позволяет проследить весь финансовый контур операции и определить ее конечную эффективность, что дает возможность применения соответствующих систем стимулирования к ответственным за осуществление данной операции.

Общий эффект снижения потерь после внедрения системы бюджетного планирования от несовершенства финансового учета составляет примерно 2–3 % от общего объема расчетов предприятия.

Система бюджетного планирования позволяет получать информацию об отклонениях от планового уровня затрат по каждой статье в разрезе как основных факторов, так и центров ответственности за действие или смягчение действия данных факторов.

Система бюджетного планирования позволяет отслеживать реальные места возникновения накладных расходов. В результате становится возможным создание системы отношений, при которой руководители подразделений вместо «выбивания» дополнительных ресурсов будут стремиться к освобождению от неэффективно используемых активов. Процесс бюджетного планирования дает возможность также рассчитать полную стоимость конкретных управленческих функций предприятия. В результате появляется база для сопоставления затрат на реализацию конкретных функций внутри предприятия с ценами подобных услуг специализированных фирм на внешнем рынке и поставить задачу соответствующим руководителям по сокращению затрат.

Система бюджетного планирования позволяет получить информацию о состоянии конкретного материального ресурса в любом месте хранения в соответствии со всеми имеющимися внешними и внутренними документами по его перемещению.

Внедрение системы бюджетного планирования позволяет практически полностью избавиться от избыточных производственных запасов, порождаемых ошибками традиционной системы планирования. Она дает возможность точно подсчитать потребность в каждом ресурсе на каждый период в соответствии с имеющимся планом производства и утвержденными заявками по смете.

Использование бюджетного планирования практически исключает случаи недостаточного заказа материальных ресурсов с соответствующими потерями вследствие их последующей закупки на срочных условиях по более высоким ценам.

Снижение потерь от факторов непрямого действия образуют резерв повышения эффективности в работе предприятия, значительно превышающий размер непосредственного эффекта от внедрения системы бюджетного планирования.

Первым направлением из данной группы является повышение эффективности использования времени высших менеджеров компании. При отсутствии интегрированной информационной системы руководители вынуждены получать большинство реальной информации в процессе проведения совещаний, в рамках которых производится взаимная проверка сведений, предоставляемых различными службами. Из опыта известно, что время данных совещаний составляет, по крайней мере, 25 % от общего фонда рабочего времени руководителя. В рамках использования системы бюджетного планирования деятельности предприятия руководители имеют возможность мгновенно получить информацию в любом интересующем разрезе, на сбор которой ранее пришлось бы затратить несколько дней группы сотрудников различных подразделений.

В сфере управления персоналом использование системы бюджетного планирования дает возможность систематического анализа эффективности работы каждого подразделения и сотрудника. Фактически формируется информация, необходимая как для принятия организационных решений, связанных с расстановкой кадров.

1.3.3 Критерии оценки систем бюджетирования

Рассмотрим критерии оценки систем бюджетирования и подходы в их автоматизации со следующих позиций:

Состав и свойства информационных объектов

1. Измерения бюджетных статей:

• Хранение значений во временных периодах - день, месяц, квартал, год - для обеспечения различных режимов планирования и учета.

• Неограниченная иерархия статей бюджета.

• Собственное и консолидированное состояние, план, факт, отклонение - абсолютное и процентное.

• Возможность учета значений статьи в разных валютах и натуральном измерении.

• Дополнительная аналитика статей, необходимая для реализации таких возможностей, как, например, учет остатка невыполнения плана в условиях его перевыполнения внеплановыми операциями.

• Проводки по бюджетным статьям, позволяющие документировать изменение значений статей.

1. Планы статей бюджета. Их должно быть как минимум три: бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств, а также бюджет активов и пассивов (баланс).

1. Первичная информация, используемая при расчете плановых и фактических значений бюджетных статей.

Функциональность и алгоритмы системы бюджетирования

1. Алгоритмы планирования:

• Расчет значений статей по временному горизонту планирования.

• Расчет значений статей по центрам финансовой ответственности.

• Применение статистических методов расчета для отражения в бюджете логики объемных операций, учет сезонных колебаний.

• Расчет значений статей на основании значений других статей.

• Расчет значений статей по бюджетным документам и другой первичной информации.

• Реализация технологии «скользящего бюджета».

1. Алгоритмы учета исполнения бюджета.

   • Учет факта на основании данных бухучета.

   • Расчет значений статей по данным внесистемного учета, по бюджетным документам и другой первичной информации.

1. Аллокации и трансферты. Эти алгоритмы призваны обеспечить перераспределение доходов и расходов по центрам финансовой ответственности в связи с учетом общекорпоративных затрат, а также при применении внутреннего ценообразования на ресурсы, материальные ценности, товары и т.д.

1. Алгоритмы расчета финансовых результатов. Эти алгоритмы одинаково важны как при планировании, так и при учете исполнения бюджета. Себестоимость, маржа, рентабельность продуктов, активов, капитала, прибыль, оборачиваемость активов - все это показатели технологии финансового управления, являющиеся итогами выполнения тех или иных этапов бюджетирования.

Организация работы пользователей с системой

1. Удобства в работе с системой.

• Утверждение статей и планов.

• Визуализация расхождений.

• Контроль ошибок.

• Версионность планов. Поддержка нескольких вариантов плана бюджета.

• Возможность одновременного планирования в произвольных временных периодах.

• Возможность изменять состав и структуру статей одновременно для плана и факта (исполнения) бюджета.

• Средства анализа бюджета: ранжирование, кластерный анализ, тренды, анализ отклонений, долей и т.д.

1. Типы пользователей и права доступа. Типы пользователей и ассоциированные с ними различные права доступа как к функциям (алгоритмам) системы, так и к данным системы должны максимальным образом удовлетворять требованиям к безопасности данных, принятым в конкретном предприятии.

Архитектура, платформа, средства интеграции

1. Архитектура. Самым важным вопросом при рассмотрении архитектуры системы является ее построение в виде файловой системы или системы с единой базой данных. Архитектура системы с единой базой данных подразумевает применение технологии «клиент-сервер». Эта архитектура может быть реализована как двухуровневая, так и многоуровневая (с выделенным сервером расчетов, сервером для организации взаимодействия с пользователями и т.д.)

2. Программно-аппаратная платформа - сервер базы данных и сервера приложений, платформа для организации рабочих мест, требования к сетевым коммуникациям.

3. Средства расширения функций системы:

• Наличие в системе генераторов отчетов. К ним могут относиться специализированные конструкторы отчетов, OLAP-средства, встроенные генераторы отчетов типа «одна кнопка» для конечных пользователей.

• Наличие в системе языка формул и/или скриптового языка - для реализации алгоритмов расчетов.

1. Средства интеграции с другими средствами автоматизации предприятия:

• Возможности по интеграции с офисными приложениями.

• Применение XML для интеграции с другими системами автоматизации предприятия.

Стоимость лицензий

Выделим три ценовых диапазона по стоимости системы: дешевые программные продукты (до 1 000 долл. США), продукты средней стоимости (от 1 до 10 тыс. долл. США) и дорогие системы (свыше 10 000 USD). Под стоимостью продукта при этом понимается средняя стоимость закупаемых лицензий системы типичной компанией-клиентом

2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1. Логическая последовательность процесса бюджетирования

Последовательность формирования основного бюджета удобно представить в виде блок-схемы (рис. 5). Данная блок-схема не отражает всех возможных взаимосвязей между бюджетами, но описывает логическую последовательность процесса бюджетирования.

Рис. 5. Блок-схема процесса бюджетирования организации.

Характеристики

Список файлов ВКР