47659 (588495), страница 8

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 8)

1) входящий, в который помещаются все изве­щения и задания, ему адресованные;

2) исходящий, в котором содержится информа­ция об отправленных пользователем извеще­ниях и заданиях;

3) на контроле, в котором содержится информа­ция о заданиях, по которым сотрудник являет­ся контролером.

Таким образом, для работы в системе пользователь дол­жен переключаться между тремя ящиками, что не очень удобно.

Система «LanDocs» соответствует стандарту ГСДОУ. Компания «Ланит» имеет сертификат ГОСТ РИСО9001 www.documentum.ru.

2.3.6. Краткие характеристики системы «Дело»

Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело» была разработана ЗАО «Электронные офисные системы». Данная система предназначена для автоматизации делопроизводственной дея­тельности, основанной на традиционных отечест­венных технологиях и закрепленных соответству­ющими стандартами, и документационного обес­печения управленческой деятельности государ­ственных организаций.

Функциональные возможности:

• отслеживание всех этапов делопроизвод­ственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процес­сам организаций и учреждений;

• единая регистрация всей поступающей кор­респонденции, включая письма и обращения граждан путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о до­кументе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируют­ся как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан. Сведения об одном и том же документе могут одновремен­но находиться в различных картотеках;

• регистрация проектов (с присвоением регист­рационного номера) как отдельной группы до­кументов, с последующей перерегистрацией, путем создания связанного документа с воз­можностью копирования (переноса) данных;

• ввод текстов резолюций, включая повторные и назначение исполнителей по ним;

• направление резолюций и документов на ра­бочие места пользователей-исполнителей с помощью механизма электронной почты;

• пересылку отчетов исполнителей по докумен­ту ответственным исполнителям и/или авто­рам резолюций;

• регистрацию делопроизводителями движения документов (документооборота) внутри орга­низации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об ис­полнении, согласование (визирование) доку­ментов;

• осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учрежде­ний, организаций, резолюций и указаний руко­водства; проверка правильности и своевре­менности исполнения документов;

• объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизво­дства, по различным признакам;

• выполнение поиска по совокупности реквизи­тов регистрационных карточек, а так же резо­люций, с целью осуществления функций конт­роля исполнения документов, и резолюций и ведения справочно-аналитической работы;

• ввод сведений об отправке исходящих доку­ментов адресатам с созданием реестров рас­сылки документов;

• получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руковод­ству;

• предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета, вслед­ствие чего пользователь имеет доступ только к документам, находящимся в его компетенции;

• получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной («бумажной») технологией де­лопроизводства;

• хранение электронных образов документов;

• списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечения их из дела;

• протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационны­ми карточками и резолюциями.

Система функционирует в локальной вычисли­тельной сети и рассчитана на моно структурную организацию.

В качестве средства разработки (базы данных) БД использу­ется РСУБД, что усложняет доработку и адапта­цию системы.

Система обеспечивает поиск документов в ба­зе по сочетанию реквизитов регистрационной карточки, полнотекстовый поиск реализован толь­ко в версии под MS SQL.

По данным, представленными разработчиками, система имеет сертификат Госстандарта на соответствие ГСДОУ www.eos.ru.

2.3.7. Краткие характеристики системы «Евфрат-Документооборот»

Данная система была разработана компанией Cognitive Technologies. Новая версия системы «ЕВФРАТ-Документооборот» v.12 позволяет построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности.

«ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет:

1. автоматизировать регистрацию документов и заданий;

2. обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

3. осуществлять мгновенный поиск информации;

4. контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;

5. проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;

6. организовать долговременное хранение документов организации;

7. обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Основными функциями системы являются:

• регистрация документов в системе (заполнение электронной регистрационной карточки), присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;

• постановка документов на контроль;

• возможность создания параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;

• возможность проектирования типовых маршрутов движения документов;

• слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний;

• поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка;

• разграничение прав доступа к документам, в том числе с использованием ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;

• протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП;

• подготовка и печать журналов и отчетов;

• рассылка документов, переписка между пользователями системы при помощи встроенной почтовой службы;

• возможность автоматизации процессов хранения и списания документов в архив;

• доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.

По данным, предоставленным разработчиками, в новой версии АС «ЕВФРАТ-Документооборот» v.12 появились и были усовершенствованы следующие функциональные блоки:

поддержка территориально-распределенной работы: создание единого пространства управления филиальной структурой; сквозной контроль за исполнением заданий, выданных филиалам;

интеграция с электронной почтой: регистрация писем из электронной почты в системе «ЕВФРАТ-Документооборот»; отправка документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ;

регистрация документов - облегчение труда делопроизводителя: регистрация нового документа на основе существующего; автоматическая проверка документа на дублирование при его регистрации; поддержка потокового сканирования;

контроль и анализ деятельности организации: расширение списка уведомлений и напоминаний о приближении и наступлении срока исполнения каждого контролируемого задания; автоматизация процесса приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления; развитие возможностей построения и работы со сложными отчетами;

возможности администрирования: поддержка работы с иерархическими словарями; организация резервного копирования информационной базы данных по расписанию; работа «ЕВФРАТ-Документооборот Сервер» как сервиса; экспорт/импорт типовых маршрутов, форм документов, шаблонов отчетов; администрирование хранилища форм документов; новый Генератор отчетов [www.evfrat.ru].

Особенностью системы АС «ЕВФРАТ-Документооборот» является ее гибкость и простота настройки, обслуживания и администрирования.

Информации о наличии сертификата соответ­ствия ГСДОУ отсутствует.

2.4. Последние разработки на российском рынке систем автоматизации документооборота

На сегодняшний момент наблюдается возрастание интереса к системам электронного документооборота, как среди государственных, так и коммерческих структур. Подобная заинтересованность способствует большему оснащению отечественного рынка такими системами, позволяющими удовлетворять все потребности организации.

Ниже нами представлены несколько последних разработок систем, информация о которых в относительно полной мере представлена разработчиками.

2.4.1. АС «DocFlow 2006»

В 2006 году консорциум «Кодекс» представил новое поколение своих систем элект­ронного документооборота.

По мнению разработчиков, новая система воп­лотила в себе все последние достижения инфор­мационных технологий в области автоматизации делопроизводства в органах государственной власти, а также в средних и крупных коммерческих предприятиях [www.docflow.ru].

Система обеспечивает подготовку электронных документов, создание банка электронных копий документов, централизованный и децентрализованный учет докумен­тов, ведение единых корпоративных классифика­торов и справочников, обмен структурированной и документальной информацией между структур­ными подразделениями (в том числе удаленны­ми), корпоративный контроль исполнения, а также подготовку организации к переходу к безбумаж­ной технологии работы с документами. Адаптиро­ванная к работе в сложных гетерогенных сетях, архитектура системы спроектирована с учетом большого числа пользователей. Вся работа с дан­ными осуществляется на сервере приложений, что позволяет снизить нагрузку на сеть и ускорить обработку пользовательских запросов.

За каждую из типовых задач делопроизводства отвечают соответствующие модули, которые, в зависимости от требований заказчика, могут внедряться частично или поэтапно. Так, модуль «Система подготовки документов» решает одну из важнейших задач документооборота - создание и ведение корпоративного банка документов с воз­можностью контекстного поиска внутри этого ин­формационного массива. Безопасность и досто­верность информации достигается за счет разг­раничения прав доступа, поддержки электронно-цифровых подписей, шифрования трафика между сервером приложений и клиентом. Удобство ра­боты - обеспечивается интеграцией системы по схеме «тонкий клиент» с основными офисными приложениями, что позволяет пользователю раз­мещать документы в базе данных, не выходя из привычных редакторов'MS Word или MS Excel. В результате планируемой интеграции системы с программой Autodesk AutoCAD пользователь сможет строить хранилища проектной документа­ции, обеспечивающее коллективный доступ к чер­тежам, другим материалам проектной документа­ции и их сканированным копиям.

Развивая принципы электронного документо­оборота, новая версия системы «Кодекс» учиты­вает и традиции документооборота бумажного. Так, подсистема «Кодекс: Потоковое сканирова­ние» позволяет значительно ускорить процесс об­работки входящей бумажной корреспонденции. Каждый регистрируемый документ получает штрих-код и сканируется, а его электронная копия сохраняется в базе данных «Системы подготовки документов». Штрих-код, нанесенный на доку­мент, позволяет мгновенно найти документ с по­мощью сканера штрих кодов в базе данных.

В числе новых решений, предлагаемых новой версией системы «Кодекс: Документооборот», разработчики также называют мощный генератор отчетов, ориентированный на представление данных в пакете Microsoft Office и позволяющий поль­зователю по определенным критериям поиска сформировать отчет, не обладая специальными навыками в области программных технологий [www.docflow.ru]. Ра­ботая с консолидированными данными, пользова­тель сможет производить группировки сведений, строить линейные таблицы, подотчеты, кросс таб­лицы, избегая рутинных и сложных операций.

Наряду с новой архитектурой системы «Кодекс: Документооборот», особо отмечались возмож­ности ее масштабирования и динамической наст­ройки интерфейса, позволяющие самостоятельно расширять функциональность подсистем, а также, в зависимости от специфики деятельности поль­зователя, вводить новые атрибуты и классифика­торы документов, скрывать редко используемые атрибуты, включать новые элементы дизайна.

Характеристики

Список файлов ВКР