Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 5)

Таблица 3.

Классификация систем электронного управления документами

1.5.2. Структура рынка программных продуктов в области ЭУД

На сегодняшний момент спектр програм­мных продуктов, составляющих рынок систем электронного до­кументооборота, достаточно широк. Их можно раз­делить на две группы:

Программные системы, построенные на платформе IBM Lotus Domino/Notes; «Босс-референт» («АйТи»), семейство продуктов «Золушка» и DIS-Assistant (Институт развития Москвы), «ЭСКАДО» («Интерпроком Лан»), CompanyMedia и OfficeMedia («ИнтерТраст»), N.System («Компьютер-Лэнд», Санкт-Петербург), «Делопроизводство» (КСК) и другие.
2. Программные системы, построенные на других плат­формах: LanDocs («Ланит»), Optima Workflow («Оптима»), «Дело» («Электронные офисные системы), «1С:Документооборот» (1С), «ЕВФРАТ-документооборот» (Cognitive Technologies) и ряд других систем.

Следует отметить, что плат­форма IBM Lotus Domino/Notes относится по классификации IDC к категории «интегрированных технологий для совместной рабо­ты» (ICE — Integrated Collaborative Environment),где также представ­лены компании Microsoft (продукт MS Exchange) и Novell (продукт Novell GroupVise) [www.idoc.ru].

Отечественные компании, ко­торые в качестве технологичес­кой основы используют либо ре­ляционные базы данных (Oracle, MS SQL – «Дело» и LanDocs), ли­бо папки MS Exchange (Optima Workflow), либо хранилища ин­формации собственной разработки («1С:Документооборот»), испытывают проблемы в обеспечении совместной работы над документами в территориально распределенной корпоративной среде.

Более подробно про системы электронного документа и способах их внедрения будет рассказано далее в главе 2.

1.5.3. Предлагаемое решение внедрения корпоративной СЭУД

Для проведения анализа ис­пользования и внедрения автоматизирован­ных технологий в области управ­ления документами целесооб­разно разделить все структур­ные подразделения организа­ции на функциональные группы (например):

• административные подраз­деления;

• эксплуатационно-техничес­кие подразделения;

• социально-бытовые подраз­деления.

Затем выделим основные автома­тизированные функциональные системы и подсистемы, которые свойственны группам структур­ных подразделений.

Административные подраз­деления:

• функциональные автомати­зированные подсистемы как элементы единой информа­ционной среды, автоматизи­рующие базовые бизнес-процессы и обеспечиваю­щие поддержку функций уп­равления ими;

• система автоматизации де­лопроизводства (Управле­ния делами);

• автоматизированная систе­ма подготовки финансовой и бухгалтерской документации (ПФУ. Бухгалтерия);

• автоматизированная систе­ма по учету кадров (Управле­ние кадрами);

• система электронного доку­ментооборота, электронного согласования и визирования документов и другие.

Эксплуатационно-техничес­кие подразделения:

• функциональные автомати­зированные подсистемы как элементы единой информа­ционной среды;

• автоматизированная система для службы главного инженера;

• автоматизированная систе­ма для службы главного энергетика;

• автоматизированная система для службы главного механика;

• общекорпоративная систе­ма электронного управления документами.

Социально-бытовые подраз­деления:

• функциональные автомати­зированные подсистемы как элементы единой информа­ционной среды;

• общекорпоративная система электронного уп­равления документами.

Базовая программная платформа.

В качестве базовой программной платформы мы предлагаем выбрать IBM Lotus Notes/Domino. Это решение обусловлено следующими причи­нами.

1. Минимизация совокупной стоимости владения программным обеспечением, то есть на­личие уже имеющихся лицензий на IBM Lotus
   Notes/Domino, сокращает затраты на приоб­ретение программных средств и платформ.

2. В организации в настоящий момент используются прикладные автоматизированные ин­формационные системы, реализованные на
   платформе IBM Lotus Notes/Domino.

3. Организация имеет территориально распреде­ленную структуру, следовательно, необходима такая программная платформа, которая эффективно функционировала бы в распределен­ной корпоративной информационной среде.

Базовая архитектура решения.

Архитектура общекорпоративной системы электронного управления документами включает:

• ядро системы;

• множество функциональных подсистем (см. рис. 1).

Программные платформы.

Платформа ядра общекорпоративной системы электронного управления документами - IBM Lotus Notes/Domino.

Функциональные подсистемы общекорпора­тивной системы электронного управления доку­ментами могут быть реализованы на любой плат­форме, поддерживающей реляционные и документоориентированные базы данных.

Предполагаемые этапы выполнения работ.

Этап 1. Аналитический (анализ требований)

Основные задачи этапа:

1. Формирование рабочей группы, которая будет выполнять функции координации работ в области создания общекорпоративной СЭУД.

2. Провести анализ функциональных связей между структурными подразделениями организации и построить функциональные модели процессов (стандарт IDEF0).

3. Провести анализ информационных связей между структурными подразделениями организации и построить модели информационных процессов.

4. Определить и описать регламент работы с документами с целью распределения прав доступа (формирование политики безопасности).

5. Провести анализ документопотока с целью возможности применения механизма электронного согласования и визирования документов (см. таблицу 4).

Таблица 4.

Примерная таблица работ

Этап 2. Проектно-технологический

Основные задачи этапа:

1. Выбор и приобретение программных средств для ядра системы.

2. Проектирование архитектуры системы: ядра и функциональных компонентов.

3. Разработка технического задания на процесс внедрения системы.

4. Разработка программы и методики опытной эксплуатации.

5. Разработка программы и методики приемочных испытаний.

Этап 3. Внедрение системы

Основные задачи этапа:

1. Проведение опытной эксплуатации.

2. Доработка программной и эксплуатационной документации по результатам опытной эксплуатации.

3. Проведение приемочных испытаний.

1.6.Системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД)

Как отмечалось выше, существует возможность перехода организации на электронный документооборот (как системы электронного управления документами),но с использованием специального программного обеспечения – системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД). В.Э. Баласанян выделяет на теоретическом уровне существование двух уровней автоматизации документационной деятельности: технологический и управленческий, в ходе которых устанавливаются возможные пути создания САДД для российских предприятий. Начиная от создания некой системы управления, «выстраивая» под нее нормативно-методическую основу, персонал и программное обеспечение, заканчивая использованием в качестве основы традиционно сложившуюся систему управления, предавая ей качественно новый потенциал за счет возможностей современных информационных технологий [Баласанян 2002: 47].

Так внедрение корпоративной версии САДД создает основу единого документационного обеспечения управления, охватывающего центральный аппарат и территориально удаленные подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:

- единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации на основании единого Регламента работы с документами;

- объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;

- использование общей для всех подразделений организации системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), однотипных форм регистрационно-контрольных карточек (РКК) документов и так далее;

- обеспечение унификации управленческой документации и сокращение количества форм и видов единообразных документов.

Таким образом, появляются серьезные предпосылки для организации электронного документооборота в том объеме, к которому готова организация. Правильно построенная автоматизированная система должна работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет достичь качественно нового уровня эффективности работы с документами, поскольку технологии работы с электронными документами (редактирование, перемещение, тиражирование и другое) принципиально более эффективны.

Глава 2.

Выбор автоматизированной системы

1. . Выбор эффективной автоматизированной системы ДОУ

Как было сказано уже выше, использование корпоративных систем автоматизации документооборота является конкретным шагом к внедрению и распространению применения элементов электронного документооборота, поэтому к выбору такой системы нужно подходить очень серьезно, исследуя весь рынок программных продуктов.

В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления. На сегодняшний момент можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков:

• российские системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes: «CompanyMedia» - ИнтерТраст, «OfficeMedia» – Интертраст, «Босс-Референт» - АйТи, «Золушка НТЦ» –ИРМ, «Эксадо Интерпроком» – ЛАН;

• полностью российские разработки: «1С:Архив» – 1С, «LanDocs» - Ланит, «Optima-Workflow» – Optima, «Дело» - ЭОС, «ЕВФРАТ-Документооборот» - Cognitive Technologies, «Documentum» - Документум Сервисиз.

Для них используются разнообразные обозначения: система автоматизации документооборота и делопроизводства, система управления документами, система электронного документооборота и так далее.

В специализированной литературе предлагается несколько подходов к проблеме выбора автоматизированной системы ДОУ (АСДОУ) Сборец 2004: 48-56; Саблин 2004: 6; Бобылева 2002: 27-33; Сысоева 2003: 29-33. С учетом предлагаемых вариантов рекомендуется поэтапно проанализировать все предлагаемые системы, принимая во внимание потребности организации в автоматизации отдельных участков документооборота, как по качеству работы системы, так и по финансовым критериям.

Прежде всего, как было сказано в предыдущей главе, автоматизированная технология нужна организации для учета и контроля работы с документами, а также организации их архивного хранения. Вопросы учета и хранения самым детальным образом проработаны в отечественной науке и практике документоведения и архивного дела. Поэтому естественным и самым эффективным решением является использование готовой системы автоматизации делопроизводства и архивного дела в соответствии с отечественными нормативами и сложившейся практикой.

Характеристики

Список файлов ВКР