Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 6)

В планово-финансовую деятельность Компании вовлечено более десятка функциональных подразделений и почти такое же количество секторов центральной бухгалтерии. Все эти службы, имея собственные оперативные задачи, должны быть связаны по роду деятельности общими целями и задачами бухгалтерской отчетности, экономического анализа и прогнозирования экономической ситуации.

В связи с этим, данные службы связаны единым документооборотом, состоящим из большого количества первичных документов, являющихся основой для совершения хозяйственных операций, ведомостей аналитического учета, подробно отражающих текущую ситуацию в том или ином аспекте планово-финансовой деятельности, а также синтетических ведомостей, содержащих обобщенные показатели состояния экономической ситуации за определенный период времени.

Обработка указанных документов производится таким образом, что каждая служба сначала обрабатывает документы для получения необходимых ей результатов, а затем передает документы в другие заинтересованные службы, где проводится их повторная, независимая от предыдущих обработок.

Все это приводит к тому, что помимо увеличения затрат ручного труда на ввод в ЭВМ или на неавтоматизированную обработку документов, вследствие отдельных ошибок при вводе или учете, результаты обработки одних и тех же документов дают различные результаты, причем, поиск ошибок чрезвычайно затруднен из-за частого несовпадения разрезов ведения аналитического учета в различных службах.

В этих условиях чрезвычайно важна единая методология ведения аналитического учета и подчинения его в различных службах единой цели – своевременному и качественному формированию обобщенных показателей, характеризующих общую ситуацию на производстве, в сбыте или снабжении.

Однако, в условиях отсутствия единой интегрированной автоматизированной системы обработки данных, введение новых дополнительных разрезов ведения аналитического учета, напрямую не нужных для отдельных функциональных подразделений и служб, а имеющих своей целью улучшение качества и повышение оперативности сбора и формирования обобщенных экономических показателей, зачастую наталкивается на непонимание и противодействие со стороны данных служб, так как ведет к увеличению затрат ручного труда, не давая прямых результатов непосредственно для самих служб.

В качестве примера можно привести ситуацию, сложившуюся на стыке финансового отдела и сектора учета банковских операций бухгалтерии. В финансовом отделе чрезвычайно важен оперативный учет оплаченных и неоплаченных документов в разрезе плательщиков. Банковскому сектору бухгалтерии такой учет не нужен, так как основной задачей этого сектора является обработка платежных документов с целью формирования бухгалтерских проводок и распределения сумм оплаты по балансовым счетам. В результате для обеспечения совпадения данных об оплате за некоторый период в финансовом отделе и банковском секторе бухгалтерии необходимо завести такой же подробный аналитический учет, как и финансовом отделе, что в условиях ручной, независимой друг от друга, обработки первичных документов представляет собой существенную дополнительную нагрузку на сотрудников общего отдела бухгалтерии.

Другим характерным примером является ситуация с отслеживанием поступления денежных средств от сторонних организаций за готовую продукцию, либо, наоборот, уплаты денег Компанией за поставляемое ей сырье или материалы. На уровне функциональных подразделений (УПТК, Коммерческий отдел), непосредственно акцептующих счета по оплате сырья или материалов и фиксирующих факты отгрузки готовой продукции, аналитический учет ведется в разрезе контрагентов и конкретных договоров на поставку или отгрузку, причем, для этих служб чрезвычайно важно оперативное состояние баланса взаиморасчетов на текущий момент по каждому договору. Подразделения центральной бухгалтерии не имеют возможности вести аналитический учет на таком же уровне и с тем же качеством, так как, во-первых, для них не так существенно состояние баланса взаиморасчетов по конкретному договору, а важно общее состояние дебиторской и кредиторской задолженности по организации и, во-вторых, поскольку документы поступают в бухгалтерию неравномерно в течение отчетного периода, а порциями и обычно концентрируются к концу периода, задача оперативного учета в подразделениях бухгалтерии вообще теряет смысл.

Кроме того, первичные документы, передаваемые из функциональных подразделений в бухгалтерию, зачастую вообще не имеют уточняющих реквизитов (номеров счетов, платежных документов, договоров и т.д.), которые приходится получать путем выяснения по телефону и другим средствам связи.

Подобные недостатки могут быть устранены в единой интегрированной системе обработки данных, где будет исключена необходимость повторного ввода и обработки одних и тех же документов в различных службах, а введение дополнительных разрезов аналитического учета не будет связано с увеличением затрат ручного труда.

Однако и на этом пути есть существенные препятствия, вытекающие из сложившейся в Компании ситуации. Необходимым и важнейшим условием построения и внедрения единой интегрированной системы обработки данных является наличие во всех службах, существующих в едином процессе сбора и обработки информации, единой системы классификации и кодирования нормативно-справочной информации, регламентирующей объекты, по которым будет осуществляться группирование и обобщение информации.

При отсутствии такой системы, являющейся по существу единым языком общения различных служб и подразделений, единая система обработки данных невозможно. Другим важнейшим условием, определяющим эффективность единой системы обработки данных, является введение на предприятии системы обобщенных показателей, характеризующих общую экономическую ситуацию на производстве (критериев эффективности работы завода) и обеспечивающих проведение на основе сбора данных по этим показателям качественного экономического анализа. После утверждения данных показателей необходимо подчинить деятельность всех служб и подразделений цели ведения аналитического и синтетического учета в разрезе данных показателей. К сожалению, в настоящее время в Компании отсутствует единая система нормативно-справочной информации, не осуществляется сбор информации в единых разрезах, характеризующих общую экономическую эффективность работы объединения.

Компания производит некоторые виды сырья и приобретает их у компаний-поставщиков. Основными процедурами являются:

• Поступление сырья от поставщиков;

• Прием менеджерами заказов от клиентов;

• Группировка заказов по подразделениям;

• Выполнение заказов и поступление их на склад готовой продукции;

• Отправка заказов;

В отделе поставок находится информации о всевозможных видах сырья. Ведутся справочники по сырью и по поставщикам. Осуществляется закупка необходимых сырьевых компонентов у поставщиков, сырьё отправляется на склад, со склада поступают в цеха и подразделения по производству продукции, готовый продукт поступает на склад готовой продукции. База данных позволяет вводить и выводить данные по компонентам, добавлять записи по новым наименованиям, удалять компоненты, корректировать данные, кодам, ценам, количеству. Схема информационных потоков предполагает наличие четырех участников:

поставщика – предоставляет информацию о ценах и условиях поставок в отдел сбыта; с ним заключается договор на поставку товаров;

склада сырья и готовой продукции;

производственные отделы;

финансовый отдел.

Диаграмма потоков данных представлена на рисунке 20.

Рис. 20 Диаграмма потоков данных

Основной задачей управления является координация деятельности подразделений для наиболее эффективного их использования по решению стратегических, тактических и текущих задач предприятия. Этому должен способствовать не только профессионализм, но и широкая информационная поддержка анализа состояния и тенденций развития. Управление бизнес-процессами требует комплексного рассмотрения как внешних, так и внутренних факторов, к которым могут относиться: неопределенность среды, обострение конкуренции, постоянно меняющаяся правовая среда и другие. Поэтому для эффективного решения описанных задач, необходимо внедрение информационной системы управления, которая бы не только обеспечивала информацией о текущем состоянии дел, но и координировала работу подразделений предприятия, а также позволяла прогнозировать последствия тех или иных изменений.

В работе рассмотрен процесс производства. Основные процессы информационной системы:

• информирование заказчиков;

• ведение нормативно-справочной информации;

• организация удобства ввода, вывода, просмотра поступающего товара;

• выбор поставщиков;

• создание необходимой вторичной выходной информации.

2.2 Изучение задач управления

Проект разрабатывается с целью построения бизнес-модели предприятия «АНХК». Организационно-функциональная схема которого представлена на рисунке 21.

Производя сбор и хранение информационных массивов, на ЭВМ необходимо упорядочить информацию по различным признакам, с целью обеспечения возможности быстрого поиска нужной информации. Большое значение при этом приобретает структурирование данных (это введение соглашений о представлении и отображении данных).

Рис. 21 Организационно-функциональная схема предприятия «АНХК»

Служащие могут легко понять и узнать, какие данные имеются в их распоряжении, доступ к данным должен быть простым, исключающий возможные ошибки; БД может увеличиваться и изменяться без нарушения имеющихся способов использования данных; пользователь БД может обращаться с самыми различными запросами по поводу хранимых в ней данных.

2.3 Описание входной информации

Если рассматривать хранимую информацию с точки зрения поставок, то можно выделить несколько её составляющих:

1. информация о поставщиках предполагается хранение информации о действующих в настоящее время поставщиках, наименование фирмы поставщика, юридический адрес телефон;

2. информация о поставках, сведения о том какой конкретно товар поставили, сведения о качестве этого товара, дату поставки;

3. информация об оплате;

4. информация об остатках товара на складе, какой товар находится на складе, какого производителя, в каком количестве.

Пользователями перечисленной информации являются директор, начальник отдела сбыта, маркетолог, начальник финансового отдела, бухгалтер и клиент.

При оформлении заказа у поставщиков заводится запись в таблице «Учет клиентов» в неё вноситься информация о клиенте. К документам предметной области можно отнести так же информацию о продукции предприятия, сформированную в виде отчетов и предложенную для ознакомления клиенту.

2.5 Описание выходной информации

Выходная информация представляется двумя видами:

1. в виде отчетов, которые создаются на основе требуемых запросов, по базе данных. Их цель – предоставление наглядной информации. Они могут быть не только представлены в ПК, но и распечатаны для удобства выбора;

2. в виде запросов, которые создаются в соответствиями с информационными требованиями;

3. в виде форм, предназначенных для ведения нормативно-справочной информации

В результате анализа деятельности и структуры предприятия, были сформированы достаточно цельные и систематизированные знания области исследования, которые в дальнейшем будут реализованы в построении диаграмм бизнес процесса. Анализ проблем автоматизации показал, что на предприятии не существует единой корпоративной информационной системы, не существует и единого банка данных.

3. Алгоритм функционирования системы моделирования и его описание

3.1 Информационный анализ процессов и создание контекстной диаграммы

Наиболее удобным языком моделирования бизнес-процессов является IDEF0, предложенный более 20 лет назад Дугласом Россом (SoftTech, Inc.) и называвшийся первоначально SADT – Structured Analysis and Design Technique. (Подробно методология SADT излагается в книге Дэвида А. Марка и Клемента Мак-Гоуэна «Методология структурного анализа и проектирования SADT» (М.:Метатехнология, 1993.) В начале 70-х годов вооруженные силы США применили подмножество SADT, касающееся моделирования процессов, для реализации проектов в рамках программы ICAM (Integrated Computer-Aided Manufacturing). В дальнейшем это подмножество SADT было принято в качестве федерального стандарта США под наименованием IDEF0.

В IDEF0 система представляется как совокупность взаимодействующих работ или функций. Такая чисто функциональная ориентация является принципиальной – функции системы анализируются независимо от объектов, которыми они оперируют. Это позволяет более четко смоделировать логику и взаимодействие процессов организации.

Под моделью в IDEF0 понимают описание системы (текстовое и графическое), которое должно дать ответ на некоторые заранее определенные вопросы.

Моделируемая система рассматривается как произвольное подмножество Вселенной. Произвольное потому, что, во-первых, мы сами умозрительно определяем, будет ли некий объект компонентом системы, или мы будем его рассматривать как внешнее воздействие, и, во-вторых, оно зависит от точки зрения на систему. Система имеет границу, которая отделяет ее от остальной Вселенной. Взаимодействие системы с окружающим миром описывается как вход (нечто, что перерабатывается системой), выход (результат деятельности системы), управление (стратегии и процедуры, под управлением которых производится работа) и механизм (ресурсы, необходимые для проведения работы). Находясь под управлением, система преобразует входы в выходы, используя механизмы.

Процесс моделирования какой-либо системы в IDEF0 начинается с определения контекста, т.е. наиболее абстрактного уровня описания системы в целом. В контекст входит определение субъекта моделирования, цели и точки зрения на модель.

Под субъектом понимается сама система, при этом необходимо точно установить, что входит в систему, а что лежит за ее пределами, другими словами, мы должны определить, что мы будем в дальнейшем рассматривать как компоненты системы, а что как внешнее воздействие. На определение субъекта системы будет существенно влиять позиция, с которой рассматривается система, и цель моделирования – вопросы, на которые построенная модель должна дать ответ, другими словами, первоначально необходимо определить область (Scope) моделирования.

Описание области как системы в целом, так и ее компонентов является основой построения модели. Хотя предполагается, что в течение моделирования область может корректироваться, она должна быть в основном сформулирована изначально, поскольку именно область определяет направление моделирования и когда должна быть закончена модель.

При формулировании области необходимо учитывать два компонента – широту и глубину. Широта подразумевает определение границ модели – мы определяем, что будет рассматриваться внутри системы, а что снаружи. Глубина определяет, на каком Уровне детализации модель является завершенной. При определении глубины системы необходимо не забывать об ограничениях времени – трудоемкость построения модели растет в геометрической прогрессии от глубины декомпозиции. После определения границ модели предполагается, что новые объекты не должны вноситься в моделируемую систему; поскольку все объекты модели взаимосвязаны, внесение нового объекта может быть не просто арифметической добавкой, но в состоянии изменить существующие взаимосвязи. Внесение таких изменений в готовую модель является, как правило, очень трудоемким процессом (так называемая проблема «плавающей области»).

Характеристики

Список файлов ВКР