46648 (588411), страница 3

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 3)

Выделим ряд недостатков, которыми обладает существующая ИС:

• физическая удаленность АГЗС от главного офиса;

• не связаны информационные потоки главного офиса и пяти отдельных АГЗС в единую информационную сеть;

• сложность обработки информации;

• низкая точность и оперативность поступления информации.

• большие затраты времени и трудовых ресурсов на обработку информации;

• не автоматизированная система учета товаров;

• не оперативно отслеживаются должники-контрагенты по оплате за товары.

Директор

объединения

Внутренняя информация

ОМТС

Главный

бухгалтер

Главный

инженер

Исходящая информация

Входящая информация

АГЗС №1

АГЗС№2

АГЗС№5

…

Внутренняя информация

Рис. 1.3. Информационные потоки АГЗС «Северного объединения по эксплуатации газового хозяйства»

1.2.4 Описание работы автогазозаправочной станции

Заправка предоставляет услуги по заправке автомобилей и продаже газовых баллонов, проводит освидетельствование на пригодность газовых баллонов.

АГЗС находится за чертой города на отдельной территории, где закопаны пять резервуаров для хранения сжиженного углеводородного газа (СУГ) объемом в 5 тонн литров.

Автомобили заправляются СУГ из четырех колонок, сотрудником, прошедшим специальную подготовку.

Поставка СУГ и баллонов на АГЗС осуществляется специальными газовозами. Принимает баллоны и СУГ оператор по накладным. Поставщиком газа является ОАО «Белгородоблгаз».

В обязанности оператора входит: вести учет товара, сдавать инкассацию, передавать сведения о реализованном товаре и давать запрос на поставку товара в главный офис, где формируется список контрагентов, ведется оборотно-сальдовая ведомость и устанавливаются единые фиксированные цены.

1.3 Сущность информационного комплекса и информационных задач

Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует адекватной реакции со стороны информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная.

Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие. В это же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи. Здесь существует ряд причин:

1. Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации в электронном виде требует привычки.

2. Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки: соответствующей производительной вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов.

3. Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки.

С этим процессом в нашей стране дела обстоят пока не лучшим образом: пока не сформировалась адекватная юридическая база для информационных систем, систем электронной коммерции, не приняты нормативные акты об электронном документообороте и цифровой подписи.

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, информационные технологии как залог дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.

Главное назначение информационных систем - это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, синхронизация данных между приложениями). В информационных системах также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процессы. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена - документопоток.

Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.

Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в электронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию "workflow"- стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.

Использование сетей позволяет мгновенно пересылать документы из одного подразделения в другое без временных задержек на передачу бумажного документа, упрощает хранение, контроль, поиск, архивирование, включая ведение долговременного архива документов.

1.3.1 Постановка задач на проектирование

Основной целью проектирования ИС является автоматизация учета товаров на АГЗС.

При проектировании следует четко представлять себе, какие трудности могут возникнуть в процессе реализации программного обеспечения и его внедрения. Также, необходимо учитывать, что операторам придется работать с данной системой значительное количество времени, и поэтому эффективность их деятельности будет значительно зависеть от простоты в использовании системы и ее интерфейса.

Разработка информационной системы учета товаров на АГЗС должна обеспечить возможность контроля товара на складе и работы с контрагентами. Для этого необходимо получить контроль над реализацией товара на АГЗС и над внесением оплаты контрагентами.

Для осуществления поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• связать информационные потоки главного офиса и пяти отдельных АГЗС в единую информационную сеть по технологии «клиент – сервер»;

• автоматизировать систему учета товаров;

• создать базы данных с разграничением прав доступа на пяти АГЗС и в главном офисе;

• автоматически отправлять данные о реализации товара в конце каждой смены в главный офис;

• в главном офисе оперативно отслеживать должников-контрагентов по оплате за товары.

1.3.2 Обоснование выбора задач, входящих в комплекс

Существующий механизм учета на АГЗС сложен и не автоматизирован. В главный офис сведения об остатках на складе СУГ и баллонов поступают не оперативно, что приводит к задержке оформления заказов на поставку товаров. Для того чтобы отследить каждого контрагента и наглядно видеть его дебет и кредит – оператору приходится вручную проводить анализ документов. Эта работа отнимает много времени и отвлекает оператора от основной деятельности, что снижает эффективность данного процесса.

В отдел ОМТС главного офиса каждое утро по телефону с пяти АГЗС передаются данные о реализации товара за прошедшую смену, что приводит к искажению информации. Проектируемая ИС:

• синхронизирует данные между БД АГЗС и главного офиса по технологии «клиент – сервер»;

• автоматизирует систему учета товаров;

• создает базы данных с разграничением прав доступа на пяти АГЗС и в главном офисе;

• автоматически отправляет данные о реализации товара в конце каждой смены в главный офис;

• самостоятельно отслеживает должников-контрагентов по оплате за товары.

1.3.3 Проблемы разработки информационной системы

1. Потеря связи между клиентской базой данных АГЗС и серверной базой данных главного офиса.

В процессе передачи информации с АГЗС в главный офис, может быть потеряно соединение (неполадки в сети, плохое соединение и др.), тогда в главный офис поступят некорректные данные.

Для решение данной проблемы создана процедура, которая при нажатии в приложении на АГЗС на кнопку «Сформировать все обороты» принудительно отправляет все данные о реализации товара по сети, при этом удаляя старую информацию и записывая новую.

2. Оперативное обновление цен

В процессе работе операторы на АГЗС, не вовремя получив информацию об изменении цены, могут продавать товары по «старым» расценкам, что приводит к фальсификации отчетности.

Для устранения такой ситуации в ИС разграничены права доступа к некоторым справочникам (контрагенты и номенклатура). Оператор на АГЗС в приложении может только просматривать номенклатуру без возможности редактирования или добавления, а в главном офисе в БД заносится список товаров с указанием фиксированных цен. Данная информация автоматически загружается в БД АГЗС при авторизации пользователя в приложении. При отправке отчетов с АГЗС в БД происходит синхронизация данных с БД главного управления.

3. Отслеживание запасов СУГ

Во время работы оператора на АГЗС может закончиться СУГ, что приведет к дефициту спроса на товар, снижению конкурентоспособности АГЗС, расторжению договоров с контрагентами.

Чтобы избежать такой ситуации в приложение заложены математические расчеты, которые высчитывают среднее потребление газа в неделю и если остается в запасе меньше этого среднего числа, то выводится экранное окно, в котором показаны среднее потребление газа и сколько осталось газа в наличии и рекомендует сделать заявку на поставку товара.

1.3.4 Декомпозиция задач

Под декомпозицией задач, подразумевается разбиение общей задачи на подзадачи.

Основная задача: создание информационной системы автоматизации учета товаров на АГЗС.

Подзадача:

• Создание двух БД для АГЗС и главного офиса по технологии «клиент – сервер»;

• Формирование оборотно-сальдовой ведомости;

• Учет должников-контрагентов по оплате за товары;

• Формирование остатков товара;

• Формирование сменного отчета, прихода, расхода;

• Учет количества смен, отработанных сотрудниками;

• Контроль над остатками и поставкой газа

1.3.5 Требования, предъявляемые к разрабатываемой ИС

Из одного центра сложно контролировать работу сети филиалов АГЗС, так как приходится обрабатывать большое количество документов. Существующий процесс занимает значительное время, и влечет за собой не своевременность поступления информации, что недопустимо в современном процессе информатизации общества, где необходимо принимать эффективные решения на основе оперативной информации.

Проектируемая ИС должна: автоматически синхронизировать данные между БД АГЗС и главного офиса по технологии «клиент – сервер»; автоматизировать учет товаров на АГЗС; создавать БД с разграничением прав доступа на пяти АГЗС и в главном офисе; автоматически отправлять данные о реализации товара в конце каждой смены в главный офис; самостоятельно отслеживать должников-контрагентов по оплате за товары.

Требования к структуре и функционированию системы:

1. интерфейс системы должен быть лёгким и понятным, даже неподготовленному пользователю;

2. иметь разные уровни доступа в клиентской БД у пользователей АГЗС;

3. серверная БД должна храниться на серверной СУБД, для защиты данных;

4. оперативно отражать информацию о товаре;

5. обеспечивать настройку параметров;

6. устойчивость к сбоям связи;

7. легко адаптироваться к постоянно меняющимся параметрам.

Требования к эргономике:

• экранная форма системы должна быть оформлена в спокойных цветах;

• все экранные формы выдержаны в одной гамме цветов и одной стилистике.

• все надписи легко читаемы.

Требования к технической эстетике:

• защита рабочих мест в соответствии с нормами охраны труда: защитные экраны или мониторы со встроенными защитными экранами; правильное производственное освещение, исключающее повышенную яркость, блёсткость, ослеплённость, тени и т. п.;

• предоставление мер по безопасности труда.

Требования к защите информации от несанкционированного доступа.

• должно быть предусмотрено ограничение прав доступа, то есть у всех сотрудников должны быть собственные права доступа к системе, а именно уникальный пароль и имя входа;

• иметь разные права доступа к одинаковым объектам БД на АГЗС и главном офисе.

1.4. Обзор современных ИС

Любая информационная система может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

Характеристики

Список файлов ВКР