19938 (586424), страница 6

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 6)

(планы, списки, доклады и т.д.)».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

«Переписка с архивными учреждениями о комплектовании

Архивного фонда Республики Татарстана научной документацией».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например:

«Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности».

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например:

«Переписка с главами администраций районов о __________________».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например:

«Годовые отчеты ________ отдела о ___________________________».

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Графа 3 номенклатуры заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню. Временные сроки хранения применяются всеми организациями.

Для определения сроков хранения документов необходимо найти соответствующую статью в Перечне типовых управленческих документов образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (далее – Перечень), провести полистный просмотр дел. Отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.

Отметка «ЭПК», поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2005 году, начинается с 1 января 2006 года.

Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет лишь практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1-го года.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается. Увеличение сроков хранения может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организации.

Примечания, используемые в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документов. Примечание «На государственное, муниципальное хранение не передаются. Хранятся в организациях» уточняет место хранения документов, имеющих длительный справочный характер.

Примечание «При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения» конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации.

Примечания «После истечения срока действия договора», «После замены новыми» указывают, что исчисление срока, указанного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенного момента.

Сводная номенклатура дел Исполнительного комитета согласовывается один раз в 5 лет с Центральным государственным архивом Республики Татарстан (ЦГА РТ), ежегодно утверждается руководителем аппарата Исполнительного комитета.

В структурных подразделениях Исполнительного комитета документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

При оформлении дел:

– документы постоянного хранения группируются в дела отдельно от документов временного хранения;

– проверяется правильность отнесения документа в конкретное дело, а также наличие на документах номеров, подписей, виз, дат, справок об исполнении и т.д. Лишние экземпляры, копии, черновики документов изымаются и уничтожаются;

– устанавливается последовательность расположения документов внутри дела по тематике, хронологии, корреспонденту, не допускается разобщенность документов в деле по одному и тому же вопросу;

– на обложке дела указываются: «Исполнительный комитет города Казани», название управления, комитета, отдела, индекс дела, его заголовок, даты начала дела и его окончания, количество листов. Если дело состоит из нескольких томов, то всем томам дается общий заголовок и каждому присваивается порядковый номер. Объем формируемого дела не должен превышать 250 листов. В подразделениях Исполнительного комитета дела хранятся в шкафах. В каждом шкафу должен находиться перечень хранящихся в нем дел, а на корешках обложек должны быть указаны условные обозначения (индекс и порядковый номер) дел. (Приложение №2)

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного хранения по завершении календарного года подлежат оформлению их для передачи в Управление муниципального архива Исполнительного комитета (далее – Управление архива).

В Управлении архива документы хранятся как в электронном виде, так и в бумажном варианте.

Выдача документов из текущего архива по служебной необходимости производится по заявлениям руководителей подразделений Исполнительного комитета. Заявления сканируются и прикладываются к контрольной карточке в электронном виде. Документы выдаются под роспись и подлежат возврату в установленные архивом сроки. Изымать документы постоянного хранения из архивных дел запрещается.

Прием документов в Управление архива от отдела документооборота, протокольного отдела, Организационного управления, профкома, отдела бухгалтерского учета и отчетности аппарата Исполнительного комитета производится по актам. Каждое дело проверяется полистно, нумеруется постранично, переподшивается, если это необходимо, делу присваивается номер постоянного хранения. В левом нижнем и правом верхнем углу обложки каждого дела постоянного хранения дел с грифом «ОЦ» (особо ценные) проставляется штамп с номерами фонда, описи и порядковым номером. Опись составляется в 4-х экземплярах. Каждый экземпляр описи сшивается в отдельное дело, 2 экземпляра сдаются в Главное архивное управление при Кабинете Министров Республики Татарстан, 2 экземпляра постоянно хранятся в архиве Исполнительного комитета.

Прием в Управление архива документов для временного хранения (3 года, 5 лет) от отдела документооборота производится по акту. Постановления и распоряжения вышестоящих организаций, подшитые томами и пронумерованные, складываются по годам вместе с книгой регистрации, хранятся постоянно и сканируются. (Приложение №3)

На основании Перечня отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ________ (название фонда).

№	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур) за годы	Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи	Кол-во дел	Сроки хранения и номера статей по Перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ___________________________ дел за _____________ годы

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов

подпись расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от _____________ № _________

Управление архива принимает на хранение документы по личному составу от ликвидированных, реорганизованных муниципальных предприятий, организаций и других коммерческих структур. На каждое предприятие составляется опись документов по личному составу. Опись составляется в 3-х экземплярах. Первый экземпляр отдается ликвидируемому предприятию (лицу, ответственному за сдачу документов по личному составу в архив), два экземпляра хранятся в Управлении архива. По истечении календарного года все описи подшиваются в отдельное дело.

Документы по личному составу принимаются в обработанном виде согласно Основным правилам работы архивов организаций (Росархив, 2002).

После принятия документов по личному составу от ликвидированных, реорганизованных предприятий, организаций и др. коммерческих структур составляется акт приема-передачи документов в электронном и бумажном варианте. Акт составляется в 2-х экземплярах. Первый экземпляр отдается лицу, ответственному за сдачу документов в архив, 2-й экземпляр остается в Управлении архива. По истечении календарного года все акты подшиваются в отдельное дело и заносятся в электронный каталог.

В Управлении архива документы по личному составу хранятся 75 лет.

Специалистами Управления архива ведется прием граждан по вопросам социально-правового характера (выдача архивных справок о стаже, заработной плате), организаций по вопросам хранения документов по личному составу ликвидированных, реорганизованных предприятий и других коммерческих структур, выдачи заверенных архивных копий и выписок из документов.

Прием ведется 3 раза в неделю (понедельник, среда, пятница с 9.00 до 12.00).

Поступившие в Управление архива письма граждан по вопросам социально-правового характера принимаются и регистрируются, заносятся в электронный каталог. В электронную регистрационную карточку вводятся следующие реквизиты: источник поступления и вид документа, его исходящий номер и дата, дата регистрации, фамилия автора, его адрес, район города или населенный пункт, тематика, краткое содержание, срок исполнения.

В пределах календарного года повторные письма заявителя регистрируются за тем же номером, что и первоначальное письмо.

Все письма после регистрации пересылаются в электронном виде в отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства для оформления контрольных карточек.

Письма, в которых содержатся вопросы, не находящиеся в компетенции Управления архива, копируются, 1-й экземпляр переадресовывается по назначению, 2-й в электронном виде поступает в отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства.

По письмам и обращениям граждан специалистами архивной службы составляются архивные справки социально-правового характера о трудовом стаже, начислении заработной платы на основании ведомостей начисления заработной платы, лицевых счетов, приказов по личному составу, которые находятся на хранении в Управлении архива.

Срок исполнения заявлений граждан по вопросам социально-правового характера 1 месяц, если в резолюции не указан иной срок исполнения.

Выдача справок, копий Управлением архива производится лично заявителю под роспись или через отделение почтовой связи (по желанию заявителя ответ может быть послан в электронном виде).

Запрос социально-правового характера готовится на языке обратившегося и печатается на бланке установленного образца. В запросе необходимо сослаться на номер и дату исходящего письма, дать исчерпывающий ответ на поставленные вопросы.

Запрос социально-правового характера считается положительным, если заявителю даны ответы на все поставленные вопросы.

Законченные делопроизводством запросы социально-правового характера передаются в электронном виде в отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства для формирования в «Дело» в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

3. Информационно-документационное обеспечение администрации города Казани

3.1 Общая характеристика документооборота и системы управления документацией

Термин «документооборот» на текущий момент употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании практически каждой информационной системы. Автоматизация документооборота реализуется многими системами, и каждая из них претендует на «комплексный подход к автоматизации документооборота». При этом разнообразие систем широчайшее: от систем складского учета до ПО контроля технологическими процессами.

В данной работе термины «документооборот», «делопроизводство» и т.д. рассматриваются исключительно в контексте организации работы органов государственной власти и местного самоуправления. Соответственно термины трактуются исключительно с использованием общегосударственных нормативных актов в применении к работе органов власти.

Согласно определению (ГОСТ Р 51141–98), документооборотом является «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления», то есть полный цикл жизни всего множества документов в организации до передачи их в архив или на уничтожение.

Делопроизводство, или «документационное обеспечение управления», согласно этому же источнику, обозначает «отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами». То есть делопроизводство является совокупностью организационных механизмов ведения и контроля документооборота официальных документов.

Однако в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» функции делопроизводства уже не ограничиваются регулированием только официального документооборота. Это позволяет утверждать, что системам автоматизации делопроизводства должен быть подконтролен не только оборот зарегистрированных (официальных) документов, но и проектов документов.

В России, в общегосударственном масштабе, сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. И если на Западе развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота, то в России, как правило, речь идет об автоматизации традиционно уже сложившейся технологии учрежденческого делопроизводства.

В чем же особенности «российской модели» делопроизводства? Можно выделить три наиболее ярких преимущества:

• контроль за документом начиная с момента его поступления;

• централизация контрольных функций;

• единые нормы документооборота.

В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после «рождения» – то есть утверждения. При этом отслеживается связь документов – в случае если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в орган государственной власти и местного самоуправления, – ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно.

Характеристики

Список файлов ВКР