19938 (586424), страница 5
Текст из файла (страница 5)
При приеме исходящих документов для регистрации или для передачи на подпись Руководителю Исполнительного комитета отделом документооборота проверяется наличие визы руководителя структурного подразделения на обратной стороне бланка, правильность оформления документа, наличие правок корректора, а также наличие на втором экземпляре следующих реквизитов: наименования адресата, подразделения, должность, Ф.И.О. исполнителя, контактный телефон, визы руководителя подразделения, курирующего заместителя Руководителя Исполнительного комитета или руководителя аппарата Исполнительного комитета, исходящий номер и дата документа, на который дается ответ (например, на № ___ от ____). В случае, когда исходящий документ излагается на иностранном языке виза корректора не требуется.
Исходящий документ печатается исполнителем в 3-х экземплярах. Первый экземпляр печатается на гербовом бланке с указанием адресата, номера и даты документа, на который дается ответ. Второй – печатается на бумаге формата А4 с указанием адресата, его адреса, наименования подразделения, виз руководителя структурного подразделения, курирующего заместителя Руководителя Исполнительного комитета, информации об исполнителе и т.д. Третий – готовится в соответствии со вторым экземпляром. Подготовленный пакет документов передается в отдел документооборота через помощников (секретарей) для регистрации (присвоения исходящего номера и даты), после чего отправляется адресатам.
Исходящий документ, подготовленный для отправления за подписью Руководителя Исполнительного комитета, готовится в том же порядке и передается на подпись через отдел документооборота. Исходящий документ после подписания его Руководителем Исполнительного комитета регистрируется в отделе документооборота и отправляется адресату.
Исходящим номером документа является порядковый номер в пределах календарного года, датой исходящего документа является дата его подписания.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.
При направлении исходящего документа в дополнение к ранее посланному указываются номер и дата ранее отправленного документа.
Документ, требующий пояснений, отправляется с сопроводительным письмом, подготовленным исполнителем, на котором проставляются соответствующий исходящий номер основного документа и дата.
Если отправляемый документ имеет приложение, то в конце его текста делается запись: «Приложение: на ____ л. в _____экз.» Если в документе много приложений, то делается их сквозная нумерация.
В случае подписания документа лицом, замещающим руководителя, в реквизите «подпись» указываются точное название должности, например, «исполняющий обязанности – первый заместитель», и далее фамилия лица, подписавшего документ.
Использование в таких случаях предлога «за» или иного знака перед наименованием должности не допускается.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
Ответственность за правильность оформления документа, его грамотное изложение лежит на исполнителе.
Документы с грифом «Подлежат возврату» копируются исполнителем и вместе с оригиналом возвращаются в отдел документооборота.
При подготовке ответов по поручениям, поступившим из Кабинета Министров Республики Татарстан, исполнитель снимает копии с входящих документов и прикладывает их для отправки в Кабинет Министров Республики Татарстан (требование Кабинета Министров Республики Татарстан).
Внутренние документы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 без использования гербовых бланков с указанием должности подписавшего (заместители Руководителя Исполнительного комитета или руководитель аппарата Исполнительного комитета) и расшифровкой подписи. Указание руководителя структурного подразделения и исполнителя на 1-м экземпляре внутреннего документа не допускается. Второй и третий экземпляры внутреннего документа готовятся, так же как и исходящие документы.
Исходящая корреспонденция за подписью Мэра г. Казани регистрируется в Казанской городской Думе и отправляется отделом документооборота. Второй экземпляр исходящего документа архивируется в Казанской городской Думе. Весь пакет документов с контрольными карточками и заверенной копией второго экземпляра исходящего документа передается исполнителю для передачи в Контрольное управление для снятия с контроля.
Законченные делопроизводством документы из Контрольного управления возвращаются в отдел документооборота для архивирования.
Документы, включенные в перечень обязательного рассмотрения и направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем муниципального органа или, по его поручению, руководителем исполнительного органа, первым заместителем руководителя исполнительного органа.
Документы, направляемые подчиненным и другим организациям, подписываются руководителем исполнительного органа, его заместителями, руководителем аппарата или руководителями структурных подразделений в соответствии с их полномочиями.
После подписания второй экземпляр исходящих документов за подписью Руководителя Исполнительного комитета с печатью Управления делопроизводства, заместителей Руководителя Исполнительного комитета или руководителя аппарата Исполнительного комитета с контрольными карточками передается отделом документооборота в Контрольное управление для снятия с контроля.
Второй экземпляр исходящих документов за подписью Руководителя Исполнительного комитета, заместителей Руководителя Исполнительного комитета или руководителя аппарата Исполнительного комитета без контрольных карточек архивируется в отделе документооборота согласно номенклатуре дел.
Третий экземпляр отделом документооборота возвращается исполнителям через помощников (референтов).
Комплекты документов, законченных делопроизводством, хранятся в отделе документооборота 2 года, после чего документы сдаются в Управление муниципального архива.
Исходящая корреспонденция отправляется адресатам централизованно отделом документооборота в день ее поступления от исполнителей. Документы отправляются через почтовые отделения, фельдсвязь, курьеров, а также через средства электронной и факсимильной связи с соблюдением всех требований к оформлению исходящих документов.
Для своевременного и срочного решения вопросов составляются телеграммы.
Текст телеграммы должен быть написан буквами русского или латинского алфавита, адрес телеграммы – на русском языке (буквами русского алфавита) согласно ГОСТ Р 6.30–2003.
При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В телеграмме должны быть указаны должность и фамилия автора. Подлинник телеграммы должен быть заверен личной подписью автора и оттиском гербовой печати Исполнительного комитета.
При оформлении международных телеграмм адрес и текст печатаются латинскими буквами. При составлении телеграмм на русском языке необходимо использовать транслитерацию (написание слов латинскими буквами). Международная телеграмма должна быть подписана автором и иметь оттиск гербовой печати. Также должны быть указаны должность и личная подпись отправителя.
Международная телеграмма отправляется при наличии перевода, подписанного отправителем.
Гербовые и другие печати и штампы используются для удостоверения подлинности подписи на документах или соответствия копий документа подлинникам.
Оттиск печати проставляется на документах в определенных местах, при этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, часть его личной подписи.
Штампы используются для проставления отметок о получении и регистрации документов.
2.4 Формирование дел, организация оперативного хранения, порядок передачи документов на хранение в архив
С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
Номенклатура дел – систематизированный (упорядоченный по логическому и функциональному принципу) перечень заголовков дел, заводимых в органах исполнительной власти с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел.
Номенклатура дел – это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:
– положением об органе исполнительной власти и его структурных подразделениях;
– штатным расписанием;
– планами и отчетами о работе;
– перечнями документов с указанием сроков их хранения;
– номенклатурами дел за предшествующие годы (изучаются вид документа, их состав и содержание).
Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в архивную службу на согласование по следующей форме:
Исполнительный комитет муниципального
образования города Казани
_________________________________________
(наименование структурного подразделения)
Номенклатура дел
На ___ год
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во дел | Срок хранения дела и № статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Наименование должности руководителя
структурного подразделения подпись расшифровка подписи
Согласовано
Наименование должности
руководителя архивной службы подпись расшифровка подписи
Дата
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в структурном подразделении
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно) ИТОГО | |||
Наименование должности ответственного
за делопроизводство подпись расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архивную службу
Наименование должности
передавшего сведения подпись расшифровка подписи
Дата
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
Графы номенклатур составляются следующим образом.
Графа 1 – индексы каждого дела (проставляются арабскими цифрами). Например: 12–01, 12–02, где 12 – обозначение структурного подразделения, 01, 02 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
Графа 2 – заголовок дела. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.).
Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:
– название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
– название органа государственной власти или структурного подразделения (автор документа);
– название организации, которой будет адресован или от которой будет получен документ (адресат или корреспондент документа);
– краткое содержание документа – дела;
– название территории, с которой связано содержание документа – дела;
– дата (период), к которой относится документ – дело.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных с последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например:
«Документы о проведении ______________
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
