17129 (585820), страница 5

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 5)

- відмітку про надходження документа до організації (реєстрацію в ній), яка містить скорочену назву організації, дату (за необхідності - точний час) надходження документа і реєстраційний індекс документа - у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Варто зазначити, що за умови включення до документа всіх складових елементів реквізитів, навіть берега 20 мм може виявитися недостатньо. Тому в Стандарті обумовлюється, що реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують через одинарний міжрядковий інтервал. Відмітку про надходження документа до організації доцільніше ставити за допомогою штампа, висота б якого не перевищувала 20 мм. Для лівого берега бланка документа новий Стандарт встановлює 30 мм, враховуючи те, що половина цього берега може бути використана для підшивання документа у справу (спочатку розробниками навіть було запропоновано 35 мм).

Дещо змінилися вимоги і до оформлення дати документа. Дата документа - це дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації, яку оформлюють цифровим способом. Стандарт пропонує два способи написання дати. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік (наприклад: "15.01.2001"). Крім того, дату допускається оформлювати і в іншій послідовності: рік, місяць, число (наприклад: "2001.01.15"). Цифрове позначення року повинно складатися з чотирьох цифр. У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дати (наприклад: "29 січня 2001 року").

Стандарт пропонує, крім звичного подання відомостей про виконавця документа, що містить прізвище виконавця і номер його службового телефону, ще один спосіб із зазначенням ім'я та по батькові виконавця документа (наприклад: "Іваненко Петро Михайлович 556 07 24"). У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дати. Стандарт має чотири додатки. Додаток А "Схеми розташованості реквізитів документів" є обов'язковим і містить два рисунки: рисунок А1 - "Розташованість реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового бланка" та рисунок А2 - "Розташованість реквізитів і меж зон на форматі А4 поздовжнього бланка". Додаток Б "Зразки бланків документів" носить рекомендаційний характер. У цьому додатку представлені п'ять зразків бланків документів. Додаток В "Приклади оформлювання документів" є довідковим і містить приклад повністю опрацьованого листа організації з усіма можливими реквізитами, а також приклад оформлення наказу організації, що пройшов державну реєстрацію (з лицьовим і зворотнім боками аркуша). Додаток Г "Бібліографія" також є довідковим [15, 20].

Відповідальність за загальний стан роботи з документами покладається на керівника органу державної влади. Організація роботи з документами в установі забезпечується діловодними службами.

Основним завданням діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.

Відповідно до основного завдання діловодна служба:

- розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;

• організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;

• організовує і забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів, нарад;

• організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

• уніфікує системи документації та документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів щодо скорочення кількості форм і видів документів;

• здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням, вживає заходів щодо скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

• приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документами та доставляє документи;

• забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності державного органу, для передачі на державне зберігання;

• удосконалює форми і методи роботи з документами з урахуванням використання організаційної техніки і ПК;

• здійснює організаціно-методичне керівництво роботою з документами у структурних підрозділах органу управління;

• впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативи в установі та її структурних підрозділах;

• завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами.

В умовах ускладнення та збільшення обсягів управлінської діяльності, що пов'язано з реформуванням економіки, науково-технічним прогресом, інтенсифікація та поліпшення організації роботи діловодних служб може сприяти підвищенню ефективності роботи управлінського апарату. Інтенсифікація діловодства передбачає:

• чітку побудову організаційної структури загальних відділів, секретаріатів;

• відбір та впровадження найбільш раціональної форми технології діловодства;

• оптимальне розмежування функцій та обов'язків працівників даної сфери;

- наукове обґрунтування норм праці співробітників діловодних служб;

• чітку регламентацію кількісного складу, підвищення особистої кваліфікації та професійної відповідальності працівників;

• раціональну організацію робочих місць.

Діяльність щодо документного забезпечення функціонування органів державної влади регулюється положеннями, посадовими інструкціями, річними та перспективними планами робіт, іншими нормативними актами. Розробка цих документів покладається на загальні відділи органів державної влади.

Діловодний процес має свою специфічну технологію - документообіг організації. Він є сукупністю взаємопов'язаних процедур, що забезпечують рух документів в установі з моменту їх створення чи надходження і до завершення виконання чи відправки. Документообіг організації складається з роботи із вхідною, внутрішньою та вихідною документацією. Зокрема, його складовими є: попередній розгляд документів; реєстрація документів; резолюція посадової особи; оформлення документів; датування документів; індексація документів; узгодження документів; засвідчення документів; затвердження документів.

Під час проходження документа в установі обов'язково робляться такі відмітки:

- про надходження документа (реєстрація);

- про взяття документа на контроль;

- про виконання документа і спрямування його у справу.

Кожен документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, в якій вказується його прізвище і номер службового телефону, що зазначаються на лицьовому чи зворотному боці останньої сторінки документа. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп «Підлягає поверненню». В реєстраційній картці чи журналі вказується номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, у якій буде зберігатись його копія.

Характеристикою документообігу є його обсяг. Під обсягом документообігу розуміється кількість документів, що надійшли в організацію і створених нею протягом певного періоду (як правило, року). Обсяг документообігу - важливий показник, що використовується як критерій у виборі організаційної форми діловиробництва, організації інформаційно-пошукової системи документів установи, встановленні структури служби діловиробництва, її штатного складу тощо [23, 56].

Важливою складовою діловодства є забезпечення дійового виконавчого контролю. Контроль виконання - це практична робота щодо здійснення поточного нагляду за станом виконання призначеними особами тих чи інших організаційно-розпорядчих документів. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлене певне завдання. Він необхідний для таких цілей:

1. з'ясування фактичного стану в ході поточного виконання конкретного доручення;

2. виявлення вузьких місць та вжиття необхідних заходів щодо виправлення ситуації;

3. отримання можливості аналізу організації роботи з метою запобігання виявленим недолікам у майбутній практичній діяльності установи;

4)стимулювання виконавчої дисципліни як стилю роботи. Здійснення безпосереднього контролю за виконанням документів в органах виконавчої влади покладається на спеціально створені контрольні служби

Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання. Обов'язково контролюється виконання законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, запитів та звернень народних депутатів України.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (розпорядженні, рішенні, дорученні тощо), резолюції керівника та безпосередні виконавці.

Документи можуть бути як із зазначенням, так і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути у самому документі або встановлені актами законодавства. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою «терміново» - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.

Контроль за виконанням документів в установі передбачає:

- постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

- перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

- попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

- облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

- інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);

- повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних, апаратних нарадах, засіданнях колегіальних органів;

- зняття документів з контролю;

- формування картотеки виконаних документів.

Документ вважається виконаним тільки у тому випадку, коли зазначені у ньому питання (проблеми) знайшли своє вирішення і заявник отримав відповідь по суті. Після виконання документ знімається з контролю, причому це може зробити лише та особа, яка поставила його на контроль.

В умовах переходу від галузевого до функціонального принципу діяльності органів виконавчої влади, відповідного зменшення регуляційного навантаження на них, передачі окремих повноважень регіонам і господарюючим суб'єктам, різкого скорочення паперотворчості на перший план виходить не контроль, а моніторинг - поетапне відстеження ходу виконання завдань, визначених контрольними документами. Колишній всеосяжний контроль передбачав і всеосяжну реакцію, що торкалася найменших дрібниць. Нині ж, на часі - аналітичне осмислення подій, явищ, аналіз того, як виконуються рішення і що потрібно для забезпечення їхнього позитивного впливу на життя. Тому актуальним є процес перетворення служб, які виконували суто контрольні функції, на моніторингові. Виконувані ними завдання є ширшими, порівняно з контрольними, адже відстеження виконання документів дає можливість не тільки отримати своєчасну і об'єктивну інформацію, а й виявити при цьому можливі проблеми і скоригувати дії для оперативного впливу на ситуацію.

У процесі управління створюється велика кількість документів службового характеру. Система збереження документів, що є частиною організації роботи з документами, - це сукупність засобів обліку та систематизації документів з метою їх пошуку і використання у поточній діяльності установи [23, 56].

Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архів зберігаються за місцем їх формування у службових «справах».

Справа - це комплекс належно оформлених і згрупованих закінчених виробництвом документів службового характеру, що вміщує вичерпну інформацію стосовно вирішення конкретного питання. Формування справи - це групування окремих документів відповідно до встановленої номенклатури. Справи формуються за місцем реєстрації самих документів або в структурних підрозділах установи, де відповідальні особи групують виконані документи згідно з профілем свого підрозділу.

Органи державної влади та органи місцевого самоврядування визначають конкретний комплекс документів, необхідний та достатній для документування їх діяльності. Ці документи групуються за логічною послідовністю виконання, а їх систематизований перелік справ називається «номенклатурою справ».

Номенклатура справ - це обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, розміщених у певній послідовності, із зазначенням строків зберігання справ.

Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом постійного зберігання, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства. Номенклатура справ органу виконавчої влади складається з номенклатурних справ окремих структурних підрозділів. Зведена номенклатура після погодження з архівом затверджується керівником органу державної влади.

На практиці використовуються три види номенклатури справ: типова, примірна та індивідуальна [12, 298].

Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації, і є нормативним актом.

Примірна номенклатура встановлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Індивідуальна номенклатура справ установи складається із номенклатури справ окремих структурних підрозділів.

Типові та примірні номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для організацій, які належать до сфери управління установи, і використовуються ними як методичні посібники при складанні індивідуальних номенклатури справ.

Характеристики

Список файлов ВКР