17129 (585820), страница 2

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

6) у сфері освіти, охорони здоров'я, культури, фізкультури і спорту, а саме: а) управління закладами освіти, охорони здоров'я, культури, фізкультури і спорту, оздоровчими закладами, які належать територіальним громадам або передані їм, молодіжними підлітковими закладами за місцем проживання, організація їх матеріально-технічного та фінансового забезпечення; б) забезпечення здобуття неповнолітніми повної загальної середньої освіти; створення необхідних умов для виховання дітей, молоді, розвитку їх здібностей, трудового навчання, професійної орієнтації, продуктивної праці учнів; сприяння діяльності дошкільних та позашкільних навчально-виховних закладів, дитячих, молодіжних та науково-просвітницьких організацій; в) створення при загальноосвітніх навчальних закладах комунальної власності фонду загальнообов'язкового навчання за рахунок коштів місцевого бюджету, залучених з цією метою на договірних засадах коштів підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності, а також коштів населення, інших джерел; контроль за використанням коштів цього фонду за призначенням тощо.

Крім того повноваження виконавчих органів сільських, селищних, міських рад поширюються:

• у сфері регулювання земельних відносин та охорони навколишнього природного середовища;

• у сфері соціального захисту населення;

• в галузі зовнішньоекономічної діяльності;

• в галузі оборонної роботи;

• щодо вирішення питань адміністративно-територіального устрою;

• щодо забезпечення законності, правопорядку, охорони прав, свобод і законних інтересів громадян;

• щодо відзначення державними нагородами, відзнаками Президента України та присвоєння почесних звань України та ін.

Питання організації управління районами у містах належать до компетенції міських рад. Районні у містах ради (у разі їх створення) та їх виконавчі органи відповідно до Конституції та законів України здійснюють управління рухомим і нерухомим майном та іншими об'єктами, що належать до комунальної власності територіальних громад районів у містах, формують, затверджують, виконують відповідні бюджети та контролюють їх виконання, а також здійснюють інші повноваження, передбачені законодавством України, в обсягах і межах, що визначаються міськими радами [18, 174].

Нормативна база – законодавчі акти, положення, інструкції, методичні посібники – основа основ організації діловодства та архівної справи на підприємствах, в установах та організаціях усіх форм власності.

Нині в Україні єдиним законодавчим актом, що регулює відносини, пов’язані із формуванням, обліком, зберіганням і використанням Національного архівного фонду, та основні питання архівної справи, є Закон України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”. Вперше цей закон було прийнято 24 грудня 1993 р. Нову нині чинну редакцію Закону про НАФ було прийнято 13 грудня 2001р. Закон про НАФ нині є єдиним законодавчим актом, у якому зафіксовано норми організації діловодства України. Проте архівний закон не охоплює всіх положень, необхідних для регулювання діловодства, тому нагальним питанням є підготовка спеціального закону, що нині має умовну назву “Про діловодство”.

В Україні також прийнято низку законодавчих актів, які безпосередньо не стосуються організації діловодства, однак значною мірою впливають на його технологію. Передусім це Закон України “Про електронні документи та електронний документообіг” та Закон України “Про електронний цифровий підпис”, що набули чинності з 1 січня 2004р.

1.2 Поняття про документне забезпечення діяльності органу місцевої влади

Соціально-економічні зрушення в усіх сферах суспільної діяльності, створення нормативної бази, що забезпечує функціонування державного апарату, впровадження нових інформаційних технологій спричиняють зміни форм та методів діяльності діловодних служб органів державної влади та управління.

Діловодство районних державних адміністрацій є важливою ланкою галузі "Органи виконавчої влади".

По-перше, це установи із значним інформаційним потенціалом, найбільшим у межах району документообігом від 2,0 до 2,5 тис. документів на рік. По-друге, документи, що відкладаються в їх діяльності, є важливою багатоаспектною складовою частиною джерельної бази державних архівів.

Райдержадміністрація - чи не єдина установа районного масштабу, яка має у своїй структурі досить потужні служби документаційного забезпечення [13, 16].

1.2.1 Загальні вимоги щодо документного забезпечення

В соціально-економічних системах, до яких структурно входять різноманітні об’єкти управління різних рівнів, регулярно збільшуються обсяги інформації, яка використовується в процесах управління. Ця інформація дискретна й переважно збирається та обробляється за допомогою інформаційної та електронної обчислювальної техніки.

Отож, інформаційна система – це сукупність різноманітних взаємопов’язаних усебічних відомостей про стан об’єкта управління та процеси, що відбуваються на ньому і які виражені в показниках і інших інформаційних сукупностях, зібраних та оброблених за допомогою технічних (інформаційних і обчислювальних) засобів за визначеною методикою та заданих алгоритмах, і які відповідають вимогам керівної системи при її впливі на керовану.

Для розв’язання проблеми спільного використання інформаційної системи створюється інформаційне забезпечення.

Інформаційне забезпечення є базою, на якій ґрунтується управлінська діяльність. Інформацію тут слід розглядати як певну сукупність різних повідомлень, відомостей, даних про відповідні предмети, явища, процеси, відношення та ін. Ці відомості систематизовані і перетворені у придатну для використання форму, відіграють в управлінні надзвичайно важливу роль.

Під інформаційним забезпеченням розуміють сукупність форм документів різних видів призначення, нормативної бази та реалізованих рішень щодо обсягів розміщення і форм існування, інформації, яка використовується в інформаційній системі, під час її функціонування на об’єкті управління (ГОСТ 34.003-90 “АС Термины и определения”).

Основні вимоги до інформаційного забезпечення (ГОСТ 24.104-85 “Автоматизированные системы управления. Общие требования”). Такі:

• Інформаційне забезпечення має бути достатнім для використання всіх функцій інформаційної системи, які автоматизуються;

• Для кодування інформації, що використовується як на об’єкті управління, так і на вищому рівні, необхідно використовувати погоджені класифікатори, які в них є;

• Інформаційне забезпечення даної інформаційної системи має бути поєднане з інформаційним забезпеченням інших систем з якими воно взаємодіє;

• Форми документів і відеокадрів, які вводяться системою, мають відповідати вимогам стандартів, технічним характеристикам терміналів, а також погодженні з замовником;

• Сукупність інформаційних масивів організується у вигляді бази даних на машинних носіях;

• Інші вимоги.

Класифікувати інформаційні системи можна за різними ознаками:

• За рівнем або сферою діяльності - державні, територіальні або регіональні; міжгалузеві, галузеві або відомчі; об’єднань або фірм підприємств або установ; технологічних процесів тощо;

• За рівнем автоматизації процесів управління - автоматизованого збирання й обробки інформації, інформаційно-пошукові; інформаційно-довідкові; об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту (керівників і фахівців); системи забезпечення і прийняття рішень або підтримки прийняття рішень; інтелектуальні системи;

• За ступенем централізації обробки інформації – централізовані, децентралізовані та зміщені інформаційні системи колективного використання;

• За ступенем інтеграції функцій – багаторівневі з інтеграцією за рівнями управління (підприємство, об’єднання – галузь і т. ін.), багаторівневі з інтеграцією за рівнями планування; одно рівневі інформаційні системи.

Інформаційна система, що характеризує внутрішній стан і процеси, які відбуваються на об’єкті управління та його зовнішнє середовище, а також є моделлю цього об’єкта – це система автоматизованого збирання й обробки інформації. Вона є основою для організації системи об’єктивного інформаційного забезпечення організації [35, 23].

Визначення поняття “інформаційне забезпечення”, наведені в різних наукових джерелах, висвітлюють мету інформаційного забезпечення, його об’єкт, засоби здійснення процесуально-діяльнісної та інформаційно-ресурсної складової.

Інформаційне забезпечення - сукупність процесів з підготовки і надання спеціально підготовленої інформації для вирішення управлінських, наукових, технічних та інших завдань у відповідності з етапами, їх розв’язання.

Інформаційне забезпечення - комплекс методів, засобів документаційного, фотографічного і концептографічного обслуговування, використовуваних для задоволення інформаційних потреб у конкретній науково-технічній ситуації або у вирішенні управлінських задач.

Інформаційне забезпечення управління – це організація цілеспрямованих масивів інформації й інформаційних потоків, яка включає збирання, зберігання, опрацювання і передавання інформації (в тому числі із використанням комп’ютерних інформаційних систем) з метою аналізу, одержаних результатів для підготовки, обґрунтування і прийняття управлінських рішень органами управління [22, 9].

1.2.2 Види ділових документів органів державної влади

Якщо театр починається з вішалки, то управління підприємством, установи, організації - з ефективного опрацювання інформації [10, 27].

Для юриста документ – засіб доказу для історика, першоджерело для працівника управління – засіб фіксації, передавання інформації. Документи, як основний вид ділової мови, носії інформації, є засобом засвідчення, доведення певних фактів, отже є основою для прийняття рішень, узагальнень, для доказів, тобто мають велике правове значення. Документи мають бути правильно складені за формою (формуляр документа - образ, вид, форма) і за змістом, з дотриманням відповідних кожному реквізитів – сукупності формальних елементів у складі документа, відсутність яких прибавляє документ юридичної сили.

Отже, документ є носієм об’єктивної, достовірної інформації, матеріальним об’єктом з інформацією, закріпленою вигаданим людиною способом для передавання її в часі і просторі, і має, згідно з чинним законодавством, юридичну силу.

Ділові документи класифікуються за змістом, способом фіксації та виготовлення.

Для поліпшення організації і прискореного опрацювання документів застосовують уніфіковані системи управлінської документації, які розрізняються за функціональним призначенням. Найважливішою в системі управління є організаційно-розпорядча документація (ОРД). Вона відіграє провідну роль в управлінській діяльності і призначена для оформлення процесів організації управління правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних органів, підвідомчих їм організацій та установ. Нормативні акти регламентують порядок створення, оформлення й використання організаційно-розпорядчих документів, до яких належать вказівки (керівні настанови або рекомендації), інструкції, накази, положення, постанови, рішення, розпорядження, статути, укази, ухвали.

ОРД створюються й установами, організаціями, підприємствами різних типів – відомствами, об’єднаннями, кооперативами, фірмами, комбінатами для закріплення функцій, обов’язків і прав керівних органів та керівних осіб управління на певні строки (це накази, інструкції, розпорядження, вказівки, статути). В окремих документах визначаються права та обов’язки організації у сфері планування, фінансів, господарсько-розрахункової діяльності, капітального будівництва.

Державні і приватні, спільні підприємства, установи в повсякденній діяльності керуються законами (актами) органів державної влади. Проте кожна група таких закладів чи установ має свої інструкції, положення, правила, статути, тощо.

До організаційно-розпорядчих належать також документи, які містять вимоги внести зміни й доповнення до раніше виданих і вже чинних наказів, розпорядження тощо. Це викликано певними об’єктивним обставинами, що з’явилися в процесі становлення й утвердження демократичних правових норм у державі. З цієї ж причини приймають рішення й видають накази на різних рівнях щодо визнання деяких організаційно-розпорядчих документів такими, що втратили чинність[26, 11].

Різноманітна за видами та за обсягом довідково-інформаційна документація. До неї належать: акти, анотації, відгуки, відомості, довідки, договори, записки (службові доповідні, пояснювальні), запрошення, звіти, листи службові, оголошення, плани роботи, посвідчення, протоколи, витяги з протоколів, реферати, рецензії, телеграми, телефонограми, списки/переліки, факси. Частину цих документів зобов’язаний уміти складати кожен громадянин, незалежно від посади, яку обіймає. Це доповідні та пояснювальні записки, запрошення, деякі службові листи, звіти (про виконану роботу, про використання раніше наміченого плану про відрядження), списки, тести телеграм, плани роботи тощо.

Більшість правових документів є вихідними і містять інформацію про фактичний стан справ. Вони служать основою для прийняття розпорядчих документів, зміст інформації в них має допоміжний характер – вони спонукають до дії (запрошення, деякі види службових листів, записки, телеграми), чи можуть бути доведені до відома і не потребують дії – відповіді. Частина з них забезпечує процес взаємовідносин підприємств, організацій, а також організацій і громадян [26, 50].

Документація з кадрових питань / документація по особовому складу – документи цієї групи мають інформаційний характер про особовий склад підприємства, установи організації, й ведуться відповідним працівником канцелярії (управління) з моменту вступу громадянина на роботу. Це – заяви (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення на іншу посаду); накази по особливому складу (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення чи зміщення на іншу посаду, заохочення, стягнення, відрядження); виробничі характеристики, контракти з найму (трудові угоди), особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки, графіки відпусток, журнали обліку працівників, які відбувають у відрядження, анкети, автобіографії, витяги з трудової книжки [26, 127].

Особисті, офіційні документи – службові документи, необхідні для певних формальних повідомлень про себе як працівника установи, підприємства, організації. До них належать: автобіографії, доручення, заповіти, заяви, посвідчення, пропозиції , рапорти, розписки, скарги. Вони виконуються в одному примірнику адресатом від руки [26, 140].

Характеристики

Список файлов ВКР