17129 (585820), страница 9

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 9)

- впровадження засобів автоматизації для створення документів, реєстраційних процесів, комп'ютерного оброблення документів у канцелярії, загальному відділі, відділі контролю за їх виконанням, а також впровадження локальної мережі для зв'язку між структурними підрозділами райдержадміністрації та з облдержадміністрацією.

- впровадження електронного діловодства, у світлі вимог постанови Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1453 "Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади".

Виконання зазначеного правового документа є складовою частиною "Концепції формування системи національних електронних інформаційних ресурсів", затвердженої розпорядженням Кабінету Міністрів України від 5 травня 2003 р. у № 259-р.

Процес впровадження електронного діловодства має відобразитися як в інструкціях щодо діловодства міськради, так і в номенклатурах справ. У них слід використовувати графу "Примітка", де необхідно зазначати, що саме той чи інший комплекс документів існує в електронному вигляді.

Робота з базами даних внутрішньої інформації дає змогу виявляти можливості і проблеми організації, розробляти програми й оцінювати якість діяльності.

В установі існує відповідна служба (канцелярія), яка відповідає за рух документів і здійснює контроль за їх виконанням. Усі структурні підрозділи повинні надавати інформацію в канцелярію (бажано в режимі on-line). Однак інформаційна система ведення в організації електронного документообігу не повинна замикатися на відповідальних виконавцях, тобто система автоматизації документообігу повинна охоплювати не тільки канцелярію, але й структурні підрозділи організації. Усі документи, що надходять до організації через канцелярію, як правило, зв'язані з іншими, на які посилаються. Найбільш типовим є вхідний документ, який практично завжди породжує відповідний вихідний. Без зв'язків можуть бути внутрішні документи і деяка частина вхідних. Причому вхідні документи можуть мати зв'язки як з вихідним, так, і з іншим вхідним документом.

Сьогодні зросла потреба в освоєнні технологій, які розширюють користувачам доступ до інформації.

Нині для більшості у країні державних організацій і комерційних фірм характерною є відсутність упорядкованості системи ведення діловодства. Незважаючи на те, що саме діловодство, раціонально і чітко організоване, визначає документне забезпечення управління організацією й може істотно збільшити ефективність її діяльності.

Щороку обсяг виробленої людством інформації збільшувався в середньому на 30%, а середній житель США присвячував 46% свого часу її сприйняттю. Таких висновків дійшли учені Університету Берклі в результаті дослідження обсягів інформації, виробленої на планеті за останні три роки.

Проблема швидкого, а головне, своєчасного пошуку потрібного документу стає дедалі складнішою. За оцінками аналітиків, до 30% робочого часу співробітників іде на створення, пошук і узгодження документів, кожен внутрішній документ копіюється до 20 разів, близько 15% документів губиться. Тому для будь-якого підприємства підвищення ефективності роботи з документами – ключове питання.

Зростання обсягів інформації, необхідної для прийняття рішень, призводить до різкого збільшення кількості документів. На допомогу приходять системи електронного документообігу (СЕД), що дозволяють створювати й опрацьовувати документи електронними засобами. СЕД забезпечують процеси створення, управління доступом і розповсюдженням великих обсягів документів у комп’ютерних мережах, а також контроль над потоками документів в організації. Загальними можливостями системи СЕД є створення документів, управління доступом, перетворення і безпека інформації.

Кабінет Міністрів України рекомендував органам місцевого самоврядування додержуватися у процесі організації електронного документообігу вимог Типового порядку, затвердженого постановою від 28 жовтня 2004 р.

Типовий порядок встановлює загальні правила документування в органах виконавчої влади управлінської діяльності в електронній формі і регламентує виконання дій з електронними документами з моменту їх створення або одержання до відправлення чи передачі до архіву органу виконавчої влади.

Органу місцевої влади - Корецькій міській Раді , слід як найшвидше застосувати в організації документного забезпечення комп’ютерні технології. Саме комп’ютеризація дає можливість швидкого отримання, оброблення документів та потрібної інформації у поліпшенні роботи. Застосувавши комп’ютерну техніку потрібно підключитися до інформаційної мережі Інтернет, створити свою WEB-сторінку з відображенням на ній всіх новин про роботу міськради. В подальшому організувати свій сайт і виставити його в мережі Інтернет, що поліпшить отримання інформації про роботу влади для населення міста, області, вищих органів влади. Мережа Інтернет дасть можливість постійного доступу до електронної програми “Електронний уряд”, а це – новини про все, що відбувається в роботі уряду – вищого органу державної влади6 закони, постанови, рішення, розпорядження і таке інше.

Висновки

Відповідно до законодавства місцеве самоврядування в Україні - це гарантоване державою право та реальна здатність територіальної громади - жителів села чи добровільного об'єднання у сільську громаду жителів кількох сіл, селища, міста - самостійно або під відповідальність органів та посадових осіб місцевого самоврядування вирішувати питання місцевого значення у межах Конституції і законів України.

Виконавчими органами сільських, селищних, міських, районних у містах (у разі їх створення) рад є їх виконавчі комітети, відділи, правління та інші створювані радами виконавчі органи.

Органи місцевого самоврядування є юридичними особами і наділяються Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» та іншими законами власними повноваженнями, у межах яких діють самостійно і несуть відповідальність за свою діяльність відповідно до закону.

Повноваження виконавчих органів сільських, селищних, міських рад диференціюються на власні (самоврядні) і делеговані та мають місце:

1. у сфері соціально-економічного і культурного розвитку, планування та обліку;

2) у галузі бюджету, фінансів і цін;

3) щодо управління комунальною власністю;

4) у галузі житлово-комунального господарства, побутового, торговельного обслуговування, громадського харчування, транспорту і зв'язку;

5) у галузі будівництва;

6) у сфері освіти, охорони здоров'я, культури, фізкультури і спорту.

Крім того повноваження виконавчих органів сільських, селищних, міських рад поширюються:

• у сфері регулювання земельних відносин та охорони навколишнього природного середовища;

• у сфері соціального захисту населення;

• в галузі зовнішньоекономічної діяльності;

• в галузі оборонної роботи;

• щодо вирішення питань адміністративно-територіального устрою;

• щодо забезпечення законності, правопорядку, охорони прав, свобод і законних інтересів громадян;

• щодо відзначення державними нагородами, відзнаками Президента України та присвоєння почесних звань України та ін.

Діловодство районних державних адміністрацій є важливою ланкою галузі "Органи виконавчої влади".

По-перше, це установи із значним інформаційним потенціалом, найбільшим у межах району документообігом від 2,0 до 2,5 тис. документів на рік. По-друге, документи, що відкладаються в їх діяльності, є важливою багатоаспектною складовою частиною джерельної бази державних архівів.

Для розв’язання проблеми спільного використання інформаційної системи створюється інформаційне забезпечення.

Інформаційне забезпечення є базою, на якій ґрунтується управлінська діяльність. Інформацію тут слід розглядати як певну сукупність різних повідомлень, відомостей, даних про відповідні предмети, явища, процеси, відношення та ін.

Під інформаційним забезпеченням розуміють сукупність форм документів різних видів призначення, нормативної бази та реалізованих рішень щодо обсягів розміщення і форм існування, інформації, яка використовується в інформаційній системі, під час її функціонування на об’єкті управління (ГОСТ 34.003-90 “АС Термины и определения”).

Управління підприємством, установи, організації починається з ефективного опрацювання інформації.

Для поліпшення організації і прискореного опрацювання документів застосовують уніфіковані системи управлінської документації, які розрізняються за функціональним призначенням. Найважливішою в системі управління є організаційно-розпорядча документація

ОРД створюються й установами, організаціями, підприємствами різних типів – відомствами, об’єднаннями, кооперативами, фірмами, комбінатами для закріплення функцій, обов’язків і прав керівних органів та керівних осіб управління на певні строки - це накази, інструкції, розпорядження, вказівки, статути.

Різноманітна за видами та за обсягом довідково-інформаційна документація. До неї належать: акти, анотації, відгуки, відомості, довідки, договори, записки (службові доповідні, пояснювальні), запрошення, звіти, листи службові, оголошення, плани роботи, посвідчення, протоколи, витяги з протоколів, реферати, рецензії, телеграми, телефонограми, списки/переліки, факси.

Документація з кадрових питань / документація по особовому складу – документи цієї групи мають інформаційний характер про особовий склад підприємства, установи організації, й ведуться відповідним працівником канцелярії (управління) з моменту вступу громадянина на роботу. Це – заяви (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення на іншу посаду); накази по особливому складу (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення чи зміщення на іншу посаду, заохочення, стягнення, відрядження); виробничі характеристики, контракти з найму (трудові угоди), особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки, графіки відпусток, журнали обліку працівників, які відбувають у відрядження, анкети, автобіографії, витяги з трудової книжки.

Особисті, офіційні документи – службові документи, необхідні для певних формальних повідомлень про себе як працівника установи, підприємства, організації. До них належать: автобіографії, доручення, заповіти, заяви, посвідчення, пропозиції , рапорти, розписки, скарги. Вони виконуються в одному примірнику адресатом від руки.

Фінансово-розрахункові операції проводяться при підтвердженні їх відповідними документами, має високий рівень стандартизації. До неї належать: акти (обстеження, ревізії, інвентаризації), платіжні відомості, відмови від акценту, гарантійні листи, договори, передбачені цивільним кодексом – договори на постановку, купівлю-продаж, позики, наймання житлових приміщень тощо; заяви-зобов’язання на одержання кредиту чи позики; заяви для організації купівлі-продажу, квитанції, накладні (вимоги), свідоцтва із зразками підписів і відбитком печатки, переліки, платіжні доручення, трудові угоди, доручення на представництво інтересів та на здійснення угод на отримання власних грошей, список, розписка

У новітньому штатному розкладі райдержадміністрації є такі підрозділи, як загальний відділ, відділ контролю, державний реєстратор. Особливістю діловодства в аспекті реєстрації документів є той фактор, що вона здійснюється (чи не єдиною установою в районі) за змішаною системою: централізовано - всі документи, крім заяв, скарг та пропозицій, які реєструються у відділі контролю. В основному, характерна карткова форма реєстрації документів. Що ж до заяв, пропозицій, скарг громадян, то вона знову ж таки - журнальна.

Тут чітко простежуються такі групи документів: перша група - це документи для задоволення потреб органів виконавчої влади і управління, тобто для прийняття управлінських рішень; друга група - це документи про діяльність самої виконавчої влади, які характеризуються на сьогодні значним збільшенням обсягу інформаційно-аналітичних документів, третя група - це передусім документи особового характеру - заяви, скарги, пропозиції громадян. Вдосконалення нормативно-правової бази райдержадміністрацій, зміни у функціях їх діяльності, викликаних, насамперед, Законом України "Про місцеве самоврядування" безперечно, відбилися на документуванні.

Однією з форм роботи з документами є діловодство.

Зазначені документи утворюють такі види документації [23, 55]:

• організаційно-правова;

• планова;

• розпорядча;

• інформаційно-довідкова і довідково-аналітична;

• звітна;

• договірна;

• документація із забезпечення кадрами (з особового складу);

• документація із забезпечення фінансами (бухгалтерський облік і звітність);

• документація із матеріально-технічного забезпечення;

- документація із документаційного та інформаційного забезпечення діяльності установи.

У практиці роботи з документами склалися кілька організаційних форм діловодства (форм роботи з документами):

• централізована;

• децентралізована;

• змішана.

Централізована форма організації діловодства передбачає, що на підприємстві, в організації, установ (далі-установа) функціонує спеціалізована служба діловодства (канцелярія, відділ документаційного забезпечення управління, загальний відділ, відділ управління справами, секретаріат тощо) і всі операції з обробки документів (приймання і відправлення, реєстрація й облік, контроль виконання документів, формування справ, довідкова робота за документами), а також їх пошук і зберігання, передавання на архівне зберігання зосереджені переважно в службі діловодства.

За децентралізованої форми кожний структурний підрозділ самостійно організовує діловодство, виконує весь комплекс технічних операцій з обробки документів, включаючи приймання, реєстрацію, відправку документів, а також формування, зберігання справ тощо. У разі застосування такої форми діловодства в кожному структурному підрозділі має бути секретар або особа, яка відповідає за роботу з документами.

Змішана форма організації діловодства заснована на частковій централізації.

Документаційне забезпечення документів передбачає не тільки створення документів але й організацію роботи з ними - організацію документообігу установи, зберігання документів та їх використання у поточній роботі. Документування управлінської діяльності і регламентування порядку роботи з документами від моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів в органах державної влади України здійснюється відповідно до Примірної Інструкції з діловодства

Інструкцією регламентуються загальні питання документування управлінської діяльності; прийом, розгляд і реєстрація документів; складання і оформлення службових документів, у тому числі датування, індексація, узгодження, засвідчення і адресування документів. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК).

Таким чином, інструкція по діловодству повинна враховувати усі особливості як складу документів, так і технології їхньої обробки у конкретній установі.

Характеристики

Список файлов ВКР