101374 (576069)
Текст из файла
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное агентство по образованию
ГОУ ВПО
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ГИДРОМЕТЕОРОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
Кафедра экономики
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
Тема:
Основные требования, предъявляемые к секретарю–референту в современных условиях
Санкт–Петербург 2010
Содержание
Введение
Сертификация качества работы секретаря
1. Общие положения
2. Основные функции секретаря-референта
3. Основные обязанности секретаря-референта
4. Дополнительные обязанности секретаря-референта
5. Права секретаря-референта
6. Ответственность секретаря-референта
Список литературы
Практическая часть
Введение
Существующие государственные критерии неполно и чрезмерно общо описывают требования к секретарям. Кроме того, в современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации, как это предусмотрено Квалификационным справочником, а термин секретарь используется для наименования секретарей различного уровня. Секретарь в зависимости от сферы деятельности организации, ее корпоративной культуры, организационной структуры, количества сотрудников, стиля управления имеет различные функциональные обязанности, эффективное выполнение которых требует разного уровня профессиональных знаний, навыков, способностей и личностных качеств.
Многие специалисты пытаются сформулировать перечень квалификационных требований к современному секретарю. Наиболее комплексно и систематизированно квалификационные требования к секретарям с учетом современных условий, требований работодателей, возможности карьерного роста сформулированы специалистами Методического Центра бизнеса, торговли, внешнеэкономической деятельности (МЦБ)
Сертификация качества работы секретаря
В настоящее время разрабатывается серия международных стандартов по сертификации качества персонала. Так, в ГОСТ Р ИСО 9001-2001 сформулированы основные требования к компетентности, осведомленности, вовлечению работников. В ГОСТ Р ИСО 9004-2001 регламентировано, что руководящему составу организации следует определять "необходимую компетенция для персонала и поддерживать в рабочем состоянии записи об образовании, подготовке, навыках, опыте работников".
Ряд международных стандартов на базе стандарта ИСО 10015 регламентирует систему сертификации качества персонала.
В России в 1997 году было принято постановление Минтруда РФ и Госстандарта № 21/9 «О развитии системы сертификации качества персонала в РФ».
Сертификация проводится с целью оценки профессиональных навыков специалистов. В настоящее время в России создано несколько организаций, осуществляющих сертификацию качества секретарей. Так, например, сертификация секретарей проводится Российской Квалификационной Комиссией творческих достижений, созданной на базе МЦБ, которая имеет аккредитацию как орган по сертификации услуг в системе сертификации качества.
Сертификация проводится на соответствие квалификационным требованиям. Оцениваются также обучаемость, возможность оперативного принятия оптимального решения, психологические особенности и опыт работы секретаря. Сертификация проводится по методике академика Минина Б.А. путем оценки соответствия и степени превышения фактических значений уровня подготовки относительно принятых за базовые.
1. Общие положения
1.1. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом Генерального директора организации.
1.2. Секретарь-референт непосредственно подчиняется Генеральному директору.
Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:
- законодательными актами РФ;
- локальными нормативными актами организации;
- приказами и распоряжениями руководства организации;
- нормативно-методическими материалами по ведению делопроизводства;
- настоящей должностной инструкцией.
1.3. Секретарь-референт, выполняя свои обязанности,
должен владеть вопросами:
- текущей финансово-хозяйственной деятельности организации и перспектив ее развития;
- знания структуры организации, распределение функциональных обязанностей между подразделениями и работниками;
должен знать:
- требования, предъявляемые к документационному обеспечению деятельности организации, государственные стандарты РФ и международные стандарты составления и оформления корреспонденции, порядок приема, учета и хранения документов, систематизации и подготовки их к краткосрочному и долгосрочному хранению;
- правила организации управленческого труда;
- требования к оформлению машинописных работ;
- правила русской орфографии и пунктуации;
- основы делового этикета, служебной этики, психологии общения;
- правила охраны труда, техники безопасности;
должен уметь:
- составлять и оформлять документы всех видов, редактировать содержание и делать стилистическую правку;
- наладить эффективную работу с документацией, совершенствовать существующие методы и формы такой деятельности;
- работать с современным программным обеспечением на уровне квалифицированного пользователя ПК;
- организовывать и вести телефонные переговоры, работать с современной оргтехникой;
- вести прием посетителей;
- организовывать и технически обеспечить совещания, собрания, переговоры, деловые встречи, командировки работников и иные мероприятия;
- владеть навыками быстрого письма и чтения.
2. Основные функции секретаря-референта
К основным функциям секретаря-референта относятся следующие:
- организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности организации;
- координация работы офиса;
- осуществление методического руководства и контроля за ведением делопроизводства в структурных подразделениях организации;
- оперативно-организационное обслуживание деятельности организации;
- подготовка, оформление документации по личному составу, ее учет и хранение.
- документальное оформление ряда финансово-хозяйственных операций.
3. Основные обязанности секретаря-референта
К основным обязанностям секретаря-референта относятся следующие:
3.1. Выполнять распоряжения, приказы руководства фирмы, осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с ними.
3.2. Разрабатывать проекты документов по всем вопросам управленческой деятельности организации.
3.3. Редактировать, контролировать качество подготовки, грамотность, правильность составления, согласования документов, представляемых на подпись руководству организации.
3.4. Вести прием, учет и хранение корреспонденции, осуществлять обработку входящих документов, оформлять и соблюдать порядок работы с внутренними документами, рассылать исходящую документы.
3.5. Систематизировать документацию текущего архива, проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или выделять к уничтожению.
3.6. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность коммерческой информации.
3.7. В соответствии с резолюцией руководства организации передавать документы непосредственным исполнителям в структурные подразделения.
3.8. Осуществлять документирование деятельности совещательных и коллегиальных органов предприятия.
3.9. Фиксировать, обрабатывать и своевременно доводить до сведения руководства и работников принятую информацию, касающуюся различных сторон деятельности организации.
3.10. Планировать рабочий день руководства, назначать встречи клиентам, партнерам и работникам организации как по производственным, так и личным вопросам.
3.11. Заниматься организационными и техническими вопросами проведения совещаний, деловых встреч и переговоров; обеспечивать прием посетителей.
3.12. Контролировать исполнение документов, поручений и заданий руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.
3.13. Способствовать оперативному принятию решений со стороны руководства и своевременно доводить их до сведения работников.
3.14. Осуществлять оперативную связь со сторонними предприятиями и гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия.
3.15. Оформлять машинописные и копировально-множительные работы.
3.16. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной и управленческой деятельности организации.
3.17. Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, следить за порядком в офисе, соблюдением санитарных и технических правил, правил противопожарной безопасности.
4. Дополнительные обязанности секретаря-референта
Кроме вышеперечисленных, на секретаря-референта возлагаются следующие дополнительные обязанности:
в сфере работы с персоналом:
1. Документальное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, выдача справок с места работы.
2. Своевременное внесение изменений в штатное расписание организации.
3. Учет личного состава организации; формирование и ведение личных дел работников, своевременное внесение в них изменений и дополнений.
4. Заполнение, учет и хранение трудовых книжек, ведение учета трудового стажа работников организации.
5. Составление для государственных органов установленной отчетности по вопросам учета личного состава.
6. Ведение архива личных дел и подготовка документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на государственное хранение.
7. Оформление листков временной нетрудоспособности.
8. Организация учета рабочего времени, порядка предоставления отпусков работникам, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.
9. Ведение учета нарушений трудовой дисциплины, контроль за своевременностью принятия соответствующих мер администрацией.
10. Своевременное предоставление в бухгалтерию всей необходимой информации о принятых на работу и уволенных работников для оформления документов, касающихся учета начисленной заработной платы и производимых вычетов.
11. Подготовка и сдача в установленные сроки в бухгалтерию документов, необходимых для расчета и выдачи заработной платы работникам.
в сфере работы с первичной бухгалтерской документацией
1. Регистрация, учет бухгалтерских первичных документов и организация хранения до момента их передачи в бухгалтерию.
2. Соблюдение требований по оформлению первичных документов в соответствии с действующим законодательством и по установленной форме.
3. Выдача работникам фирмы доверенностей на получение товарно-материальных ценностей от сторонних организаций.
4. Своевременное составление документов для перечисления налогов и других обязательных платежей, расчетов с контрагентами и передача их для исполнения в банк.
5. Получение по доверенности выписок по движению денежных средств из банков.
6. Ведение кассовых операций в организации, в т.ч. прием, учет, выдача и хранение денежных средств и ценных бумаг. Составление необходимой кассовой документации и подготовка отчетности.
7. Своевременная передача надлежащим образом оформленных документов на обработку в бухгалтерию.
5. Права секретаря-референта
Осуществляя свою деятельность, секретарь-референт имеет право:
5.1. Взаимодействовать со всеми службами организации по вопросам, касающимся его деятельности.
5.2. Запрашивать из структурных подразделений организации и у работников необходимые документы и материалы для представления руководству, контролировать исполнение документов работниками, а также требовать объяснений о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
5.3. Рассматривать документы и направлять их руководству для вынесения решений и передавать на исполнение руководству и работникам организации.
5.4. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.
5.5. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции, оформлять копии и выписки из документов.
5.6. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности организации, совершенствованию форм и методов управленческого труда в организации.
5.7. Требовать от руководства создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности организации.
5.8. Принимать оперативные решения в пределах своей компетенции.
5.9. Докладывать руководству обо всех выявленных недостатках в рамках своей компетенции.
5.10. Получать деньги под отчет и использовать их по целевому назначению для покупки продовольственных, хозяйственных и иных товаров, необходимых для нормального функционирования офиса.
5.11. Участвовать в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины.
6. Ответственность секретаря-референта
Секретарь-референт несет ответственность за:
6.1. Качество, четкость, полноту и своевременность выполнения обязанностей, возложенных на него настоящей должностной инструкцией.
6.2. Грамотность и правильность составления документов, предоставляемых на подпись руководству, организацию их учета и хранения.
6.3. Четкость и полноту выполнения административных поручений руководства.
6.4. Разглашение сведений, имеющих гриф ограничения доступа и содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну организации.
Список литературы
Характеристики
Тип файла документ
Документы такого типа открываются такими программами, как Microsoft Office Word на компьютерах Windows, Apple Pages на компьютерах Mac, Open Office - бесплатная альтернатива на различных платформах, в том числе Linux. Наиболее простым и современным решением будут Google документы, так как открываются онлайн без скачивания прямо в браузере на любой платформе. Существуют российские качественные аналоги, например от Яндекса.
Будьте внимательны на мобильных устройствах, так как там используются упрощённый функционал даже в официальном приложении от Microsoft, поэтому для просмотра скачивайте PDF-версию. А если нужно редактировать файл, то используйте оригинальный файл.
Файлы такого типа обычно разбиты на страницы, а текст может быть форматированным (жирный, курсив, выбор шрифта, таблицы и т.п.), а также в него можно добавлять изображения. Формат идеально подходит для рефератов, докладов и РПЗ курсовых проектов, которые необходимо распечатать. Кстати перед печатью также сохраняйте файл в PDF, так как принтер может начудить со шрифтами.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
