Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

Основные команды для работы с базами данных находятся в меню “Файл”. Если выделить значок базы данных в рабочем пространстве и выполнить команду “Файл-База данных”, то появится ниспадающее меню с командами для работы с базой данных.

Для открытия новой базы данных выполните команду:

”Файл-База данных-Открыть”

Появится окно диалога “Открытие базы данных”.

Последовательность ваших действий следующая:

Выберите из списка “Сервер” имя сервера или введите это имя непосредственно. Это может быть один из серверов Notes вашей организации или “Локальный компьютер” – если база данных расположена на вашей рабочей станции.

Выберите в списке баз данных имя базы, при этом в поле “Имя файла” будет отображаться имя файла базы данных, например, “БД Адресная книга” имеет имя файла names.nsf. Список баз данных может включать подкаталоги основного каталога данных Notes.

Нажмите кнопку “Открыть”.

Иконка базы будет автоматически добавлена в рабочее пространство на первое свободное место в текущей открытой странице.

Администратор Notes вашей организации может выделить некоторые базы данных, которые наиболее широко будут использоваться всеми сотрудниками. В этом случае можно для быстрого открытия базы данных воспользоваться командой меню “Файл-База данных-Открыть специальную”

Со значками баз данных, которые находятся в рабочем пространстве, можно выполнять следующие действия:

Изменять местоположение значка в пределах одного листа. Для этого установите указатель мыши на значке базы данных, нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, переместите значок базы данных на новое место.

Упорядочить значки в пределах одного листа. Для этого выберите лист, на котором нужно упорядочить значки баз данных, затем выполните команду меню “Вид – Упорядочить значки”. В результате значки баз данных на листе будут расположены по горизонтали слева направо, начиная с левого верхнего угла листа.

Для удаления значка базы данных нужно выделить значок базы данных в рабочем пространстве и нажать ”Delete” или выполнить команду меню: “Правка – Очистить”

Обратите внимание, удаление значка базы не приводит к удалению базы с диска. Всегда можно снова добавить значок базы в рабочее пространство.

Папки и представления

Важными элементами базы данных Notes являются папки и представления.

Представления – это списки документов, находящихся в базе данных, с некоторой информацией о содержимом этих документов. Практически представления – это фильтры, по которым отбираются документы из базы.

В зависимости от того, как спроектировано представление (по какому критерию отбираются документы при формировании представления), представление может содержать как список всех документов базы данных, так и части документов. Понятно, что разные представления одной базы данных могут содержать списки одних и тех же документов, но с различной информацией, извлеченной из этих документов.

Папки – это тоже списки документов, но в них не устанавливается никаких критериев отбора. В папку можно, как правило, добавить любой документ.

Представления и папки обычно имеют названия, отражающие критерии отбора или порядок формирования списка отображаемых в них документов, например, "Новости экономики\по дате".

Почта и адресная книга Lotus Notes

Почта Notes позволяет Вам общаться посредством электронной коммуникации с людьми, использующими как Notes, так и другое почтовое программное обеспечение. Вы можете обмениваться сообщениями внутри локальной сети предприятия или, подсоединившись к ней удаленно по телефонной линии с помощью модема, например, из дома или гостиницы.

Почтовое сообщение Notes такое же, как и любой документ Notes. Например, Вы можете изменять шрифт и цвет, добавлять вложения, включать таблицы, графику и ссылки. Каждый пользователь Notes хранит сообщения в почтовой базе данных.

Почтовая база Notes содержит большое количество стандартных папок и представлений, помогающих Вам эффективно организовать работу с сообщениями

Стандартные папки Notes

Стандартные представления Notes

Создание сообщений

Для создания нового сообщения (записки)

1. Откройте почту и щелкните в Панели Действий кнопку «Создать записку"

2. Заполните поля Кому, Копия и СК.

3. Задайте тему письма одной фразой в поле Тема

4. Щелкните в теле письма и создайте новое сообщение

5. (Дополнительно) Вы можете задать параметры доставки

6. Нажмите кнопку “Отправить”

Форма письма имеет примерно следующий вид:

1

2

6

7

Она содержит следующие основные поля: в верхней части формы автоматически указывается ваша фамилия (1), текущие дата и время (2), там же может быть помещен один из графических элементов оформления письма (выбранный из большого списка доступных элементов) (3), поле Кому (4) предназначено для указания главного адресата сообщения, поле Копия (5) служит для указания списка адресатов, которым отправляется копия сообщения, поле СК (6) служит для указания списка адресатов, которым будет отправлена секретная копия сообщения. Это означает, что другие получатели сообщения не узнают о том, кому была отправлена секретная копия (и была ли она отправлена вообще), поле Тема (7) предназначено для краткой характеристики сообщения. Рекомендуется всегда заполнять поле Тема некоторым смысловым значением, так как именно оно будет отображаться в представлениях и папках у получателей (и у вас при сохранении копии отправленного сообщения). Это позволит сократить как время ваших корреспондентов, так и ваше собственное.

Создать новое почтовое сообщение можно и, не открывая почтовую базу данных явно – в любом месте Notes можно использовать команду меню Создать-Почта-Записка. Кроме того, можно выбрать мышью иконки или в статусной строке и далее выбрать пункт Создать - Почтовое сообщение.

Если вы работаете с личной адресной книгой, перейдите в представление “По категориям” или “Карточки”, выберите фамилии адресатов, кому вы хотите послать сообщение, и в меню Действия выберите пункт Послать Записку.

Наконец, поле (8), расположенное ниже поля Тема и ограниченное уголками красного цвета, служит для собственно содержания сообщения. Оно может включать как форматируемый текст, так и любые объекты.

На размер Содержания не накладывается практически никаких ограничений при использовании только Notes для передачи почты. Если же вы отправляете сообщение через Internet, то рекомендуется не превышать размера отдельного сообщения примерно в 1 Мегабайт. Более точно об ограничениях можно узнать у вашего администратора Notes. Это ограничение никак не связано с системой Notes – просто не все почтовые узлы, через которые оно может пройти по дороге, обрабатывают сообщения большого размера корректно.

Панель действий при создании нового письма имеет следующий вид:

В самом простейшем случае адресат сообщения может быть выбран из общей адресной книги. Для этого нажмите кнопку в области Панели Действий или используйте меню Действия-Адрес

На экране появится диалоговое окно для выбора получателей сообщения:

1

2

4

Получение и чтение новых сообщений

Рассмотрим получение и чтение почтовых сообщений.

Все вновь пришедшие почтовые сообщения Вы сможете увидеть в папке Входящие. Такое поведение является поведением по умолчанию и, без дополнительных настроек, вся Ваша новая почта будет попадать именно в папку Входящие. При выбранной в навигационной панели папки Входящие в панели видов отображается её содержимое. Для каждого письма можно увидеть его отправителя, дату отправки, размер и тему.

По умолчанию письма отсортированы по возрастанию даты. Помимо этого, можно отсортировать их по убыванию имени отправителя, даты или размера. Для этого необходимо щелкнуть мышью по треугольничку в заголовке колонки.

Чтение сообщений

Для извещения пользователей о новых документах в других случаях (например, вы работаете с другими базами данных) Notes периодически просматривает содержание почтовых баз данных. При появлении новых сообщений программа сообщит об этом звуковым сигналом и/или появлением информационного окна

Кроме того, значок почтового ящика в правом сегменте статусной строки изменит свое изображение. При открытии папки Входящие в почтовой базе в левом верхнем углу окна может быть значок , символизирующий то, что содержимое папки (в базе данных) изменилось и требуется обновить его вид на экране (щелчком мыши по значку или нажатием клавиши F9).

Рассмотрим получение и чтение почтовых сообщений. Все вновь пришедшие почтовые сообщения Вы можете увидеть в папке Входящие. Такое поведение является поведением по умолчанию и, без дополнительных настроек, вся Ваша новая почта будет попадать именно в папку Входящие.

При выбранной в навигационной панели папке Входящие в панели видов отображается её содержимое. Для каждого письма можно увидеть его отправителя, дату отправки, размер и тему. По умолчанию письма отсортированы по возрастанию даты. Помимо этого, можно отсортировать их по убыванию имени отправителя, даты или размера. Для этого необходимо щелкнуть мышью по треугольничку в заголовке колонки.

Работа с папками

Иметь возможность видеть всю полученную корреспонденцию в одном месте – это замечательно. Но зачастую это не самый лучший способ просмотра. В конце концов, не многие хранят всю свою переписку в одном ящике письменного стола.

Характеристики

Список файлов ответов (шпаргалок)