19934 (568643), страница 2
Текст из файла (страница 2)
3. Управленческая функция – она есть у тех документов, которые позволяют организовывать, регулировать, контролировать и анализировать процессы, происходящие в производственных и непроизводственных сферах.
4. Коммуникативная функция – она есть у тех документов, которые помогают обеспечивать обмен информацией между различными объектами.
5. Учетная функция – в документах накапливаются и систематизируются сведения за определенные периоды времени, что позволяет сведения анализировать и обобщать, выявляя тенденции и закономерности происходящих событий.
6. Социальная функция – документы, которые отражают социально-экономическую, политическую, общественную сферы жизни стран и народов.
7. Культурная функция – есть у тех документов, которые являются памятниками культуры своей эпохи, показывают специфику, обычай и т.д.
8. Историческая функция – есть у тех документов, которые являются источниками знаний, о событиях и деятельности различных эпох.
В ходе развития общества установилась неразрывная связь между понятиями «документ» и «юридическая сила документа».
В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:
Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».
Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:
Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.
Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.
Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:
✓ регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);
✓ распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);
✓ накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);
✓ передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).
Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) — доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа». Под юридической силой документа понимается и авторитарность документа, основанного на законодательстве.
Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.
Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Вопрос № 5
Определить функции следующих документов:
– купчая кабала Никиты Козлова на холопа Ивана Павлова 23 мая 1494 г.;
– рапорт генерал-прокурора Сената И.Ю. Трубецкого императрице Елизавете Петровне о приезде в Петербург из Ярославля театральной труппы ф.г. Волкова 3 февраля 1752 г.;
– декрет СНК "О правилах подписания денежных бумаг, документов, ордеров, отношений, справок и т. п." от 12 декабря 1921 г.; постановление ВЦИК и СНК РСФСР "О порядке пользования печатями с государственным гербом РСФСР" от 15 декабря 1936 г.;
– постановления ЦК КПСС и Совета министерств СССР "О мерах по совершенствованию и удешевлению аппарата управления" от 13 октября 1969 г.;
– Указ Президента РФ "О внесении изменений и дополнений в Положение о порядке рассмотрения вопросов гражданства РФ" от 27 декабря 1993 г.;
– Указ Президента РФ "О структуре федеральных органов исполнительной власти" от 11 января 1994 г.;
– Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г.
Функции следующих документов:
o купчая кабала Никиты Козлова на холопа Ивана Павлова 23 мая 1494 г.- историческая функция.
o рапорт генерал-прокурора Сената И.Ю. Трубецкого императрице Елизавете Петровне о приезде в Петербург из Ярославля театральной труппы ф.г. Волкова 3 февраля 1752 г. – культурная функция.
o декрет СНК "О правилах подписания денежных бумаг, документов, ордеров, отношений, справок и т. п." от 12 декабря 1921 г.; постановление ВЦИК и СНК РСФСР "О порядке пользования печатями с государственным гербом РСФСР" от 15 декабря 1936 г. – правовая функция.
o постановления ЦК КПСС и Совета министерств СССР "О мерах по совершенствованию и удешевлению аппарата управления" от 13 октября 1969 г. – управленческая функция.
o Указ Президента РФ "О внесении изменений и дополнений в Положение о порядке рассмотрения вопросов гражданства РФ" от 27 декабря 1993 г.- управленческая функция.
o Указ Президента РФ "О структуре федеральных органов исполнительной власти" от 11 января 1994 г.- управленческая функция.
o Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г.- правовая функция.
Вопрос № 6
Привести примеры документов, выполняющих следующие функции: управленческую, правовую, социальную, культурную, исторического источника, информационная, учетная.
Управленческая функция - устав, служебная инструкция, инструкция по технике безопасности.
Правовая функция – кодекс, конституция.
Социальная функция – бухгалтерские счета, смета.
Культурная функция – Библия, Коран.
Исторический источник - книга, карты событий.
Информационная функция – Книга, акт, кодекс, конституция.
Учетная функция – перепись, табельный расчет, школьный журнал.
Вопрос № 7
Изучить этапы текстового документирования, ознакомиться с образцами пиктограмм и логограмм, дать их краткую характеристику.
Логографические знаки используется и в настоящее время (знаки доллара, фунтов-стерлингов и т.п.). Достоинством логографического письма является его большая емкость (компактность), так как знак – это целое слово. Для передачи одного и того же текста требуется в 4 раза меньше знаков, чем Русских слов. Например, √9 = 3. Недостаток такого способа запечатления состоит в трудности передачи абстрактных понятий и имен, многозначности языка, его консервативности.
Логограммы:
[pic] [pic] ♪ ™
Пиктографическое письмо в настоящее время применяется в изображении товаров на вывесках магазинов и мастерских, условных знаках на погонах, гербах и т.д. Целые инструкции о порядке пользования различными приборами стали "писать" в картинках, чтобы эту информацию понял покупатель в любом уголке мира. Самым ярким примером использования пиктографического письма сегодня могут служить компьютерные программы, рассчитанные на использование в любой стране земного шара. Пиктографические картинки подсказывают вам, какое действие вызывает нажатие на ту или иную кнопку
Достоинства пиктографического письма в том, что его понимают все жители земного шара, не переводя на свой язык.
Недостатки пиктографического письма в том, что оно передает лишь общий смысл, а не конкретное предложение.
Пиктограммы:
[pic][pic][pic]
Вопрос № 8
Ознакомиться с образцами технических документов и записать их содержание текстовым способом.
Ознакомившись с образцами технических документов приходим к выводу. На 1 чертеже изображен принтер необходимый для печати нужной информации. На 2 чертеже изображен замок предназначенный для закрытия двери.
Контрольные вопросы:
-
Как развивались понятия "информация" и "документ"?
Информация - (лат. informatio - разъяснение, изложение, осведомленность) - одно из наиболее общих понятий науки, обозначающее некоторые сведения, совокупность каких-либо данных, знаний и т.п. Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) — доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа». Под юридической силой документа понимается и авторитарность документа, основанного на законодательстве.
-
Какие аспекты человеческой деятельности отражены в определениях термина "документ"? В некоторых документах человеческая деятельность отражена как объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве, в автоматизированных информационно-поисковых системах. Также человек может не только зашифровать документ, но его и расшифровывать. Документ является одной из важнейших информационных объектов в которой человеческая деятельность необходима. Без нее не будет отражена суть дела.
-
Перечислите функции документа.
1. Является носителем и источником информации.
2. Служит юридической основой производственной и управленческой деятельности. Он подтверждает факты, удостоверяет сведения, показатели.
3. Позволяет организовывать, регулировать, контролировать и анализировать процессы, происходящие в производственных и непроизводственных сферах.
4. Помогает обеспечивать обмен информацией между различными объектами. документ государственный стандарт
5. В документах накапливаются и систематизируются сведения за определенные периоды времени, что позволяет сведения анализировать и обобщать, выявляя тенденции и закономерности происходящих событий.
6. Отражают социально-экономическую, политическую, общественную сферы жизни стран и народов.
7. Являются памятниками культуры своей эпохи, показывают специфику, обычай и т.д.
8. Являются источниками знаний, о событиях и деятельности различных эпох.
-
Назовите этапы развития текстового документирования.
Начертательный способ - закрепления и передачи информации. Текстовое документирование. Логографическое письмо (идеографическое письмо), его достоинства и недостатки. Слоговое письмо. Возникновение фонетического (буквенного) письма, происходит развитие графики русского письма, также применяется: текстовое документирование, техническое документирование. Фотодокументирование. - фотография как способ фиксации информации. Применение для фотодокументов. Кинодокументирование – запечатление документирование при помощи видеозаписи. Фонодокументирование. Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве.
-
Какие способы запечатления информации вы знаете?
-
Память;
-
Видеозапись;
-
Аудизапись;
-
Фотография;
-
Начертательный способ; Размещено на Allbest.ru
-
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
