18604 (568378)

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла

Министерство Образования Республики Беларусь

Белорусский Государственный Университет

Исторический факультет

Заочная форма обучения

Специальность историко-архивоведение

Кафедра источниковедения

Экспертиза научной и практической ценности документов

Контрольная работа студента 4 курса 6 группы

Научный руководитель:

М.Ф. Шумейко

Минск-2008

ПЛАН

ВВЕДЕНИЕ

1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО ЭКСПЕРТИЗЕ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

3. СИСТЕМА ЭКСПЕРТНЫХ СЛУЖБ

4. ПЕРЕЧНИ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НЕЗАКОННОЕ УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИЯХ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» п. 1 ст.5 гласит «вся совокупность документов, созданных в Республике Беларусь в процессе экономической, общественно-политической, социально-культурной и иной деятельности государства на различных этапах его развития и отражающих материальную и духовную жизнь белорусского народа, составляют Национальный архивный фонд Республики Беларусь (НАФ)». Память народа – это то, без чего нет самого государства.

НАФ состоит из документов, собранных в процессе деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, организаций «независимо от форм собственности, общественных объединений, существовавших и существующих на территории Республики Беларусь и за ее пределами, физических лиц независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности.

В соответствии с законодательством Республики Беларусь наряду с государственной частью НАФ в его состав включается и негосударственная часть. Негосударственную часть НАФ составляют архивные фонды и документы, находящиеся в собственности общественных объединений, религиозных организаций, юридических лиц негосударственной формы собственности, физических лиц (документы личного происхождения, семейные архивы, коллекции документов и др.).

К накоплению, учету, хранению и использованию документов как государственной, так и негосударственной части НАФ предъявляются одинаковые требования.

Законодательством установлено, что обязанности по обеспечению накопления, учету, хра­нению и использованию документов НАФ возлагаются непосредственно на государственные органы, учреждения, организации, предприятия независимо от форм собственности, общественные объединения, религиозные организации, физических и юридических лиц, в деятельности которых создаются различные документы, составляющие государственную и негосударственную части НАФ.

Взаимосвязь и преемственность делопроизводства и архивного дела по отношению к обеспечению сохранности всего комплекса документов, образующихся в деятельности различных организаций, очевидна и определяется комплексом нормативных и методических документов. Вместе с тем необходимо отметить, что основной чертой регламентации делопроизводственных и архивных процессов является стремление обеспечить сохранность

Главной целью экспертизы ценности документов является пополнение государственных и ведомственных архивов полноценными документами. Это наиболее ответственная работа с документами в организации, так как в процессе этой работы решается судьба документов.

Нельзя забывать о том, что утраченные документы возобновить почти невозможно. Но, нельзя впадать в другую крайность: оставлять на хранение документы второстепенного значения. Обилие документов затрудняет работу с ними и требует дополнительных, ничем не оправданных затрат.

Порядок организации экспертизы ценности документов изложен в Основных правилах работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, в Методических рекомендациях по проведению комплексной экспертизы ценности документов.

Вопросам экспертизы ценности документов и оформлению дел при подготовке к передаче в архив уделяется много внимания на страницах журналов «Архивы и делопроизводство», «Секретарское дело», «Кадровая служба» директором БелНИИДАД, кандидатом исторических наук А. Рыбаковым; начальником отдела делопроизводства и формирования НАФ Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь Э.Н. Давыдовой.

На страницах журнала «Секретарское дело» за 2006 год опубликована серия статей заведующей архивом ГУ «Главное хозяйственное управление» Управление делами президента Республики Беларусь Г.А.Кудряковой.

Вопросы организации экспертизы ценности документов раскрываются на страницах журнала «Архивы и делопроизводство» директором НАРБ В. Селеменевым.

Цель курсовой работы: изучить организацию работы по проведению экспертизы ценности документов.

Задача курсовой работы: научиться применять Перечень типовых документов с указанием сроков хранения, определять сроки хранения документов применительно к своей организации и оформлять соответствующие организационно-распорядительные документы по работе экспертной комиссии (ЭК).

Настало время всеобщей компьютеризации и информатизации. Предприятия, организации, учреждения используют в своей деятельности информационные технологии. Система электронного документооборота позволяет четко контролировать жизненный цикл документов от их создания до передачи на хранение с учетом требований предприятия, а также отраслевых стандартов и законодательства.

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО ЭКСПЕРТИЗЕ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

В процессе делопроизводства в учреждениях, организациях и на предприятиях ежегодно создается десятки миллионов документов. При этом ценность содержащейся в них информации различна. Значительная часть документов содержит информацию справочного, разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение, и дальнейшее их хранение становится нецелесообразным. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Наконец, есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию, и такие документы хранятся постоянно. Таким образом, значение документов определяет возможность и длительность их использования, а это, в свою очередь, обусловливает и сроки их хранения.

Работа по подготовке документов к последующему хранению и использованию, отбору их на постоянное хранение начинается в ходе текущей работы организации с документами. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:

экспертизу научной и практической ценности документов;

оформление дел;

обеспечение сохранности документов;

передачу дел в архив организации.

Экспертиза ценности документов - это определение научно-исторической, социально-культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится в делопроизводстве, в архиве организации, в архиве. Экспертиза ценности документов в архиве проводится:

при поступлении документов в неупорядоченном состоянии;

при переработке описей дел;

при оптимизации состава фондов (групп фондов), содержащих значительное количество дублетных и малоценных документов (целевая экспертиза). Экспертиза ценности документов проходит в три этапа.

Первый этап - оценка документов в делопроизводстве, проводимая с целью определения возможных сроков хранения для различных категорий дел. Экспертиза ценности документов проводится в организации ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (канцелярия, секретариат и др.) совместно с членами экспертной комиссии и обязательно под методическим руководством заведующего архивом (лица, ответственного за архив). Результаты такой экспертизы в делопроизводстве находят отражение в номенклатуре дел.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации в ходе формирования и оформления дел осуществляется отбор документов постоянного и временного свыше 10 лет хранения для передачи в архив организации. В архив эти дела передаются структурными подразделениями по соответствующим описям дел.

Второй этап экспертизы ценности документов осуществляется на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения работы с ними. При передаче дел в архив организации заведующий архивом осуществляет контроль качества экспертизы ценности документов в структурных подразделениях. На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляются по организации в целом описи дел постоянного хранения, временного свыше 10 лет хранения, в том числе и по личному составу. Дела временного до 10 лет хранения, сроки хранения которых истекли, на основании акта выделяются затем к уничтожению.

Третий этап экспертизы проводится на стадии подготовки для передачи на государственное хранение. Проводится работниками ведомственного архива, членами ЭК учреждения и работниками государственного архива.

Архивы организаций разделяются на ведомственные архивы и архивы негосударственных организаций.

Под ведомственным архивом понимается архивное учреждение или структурное подразделение государственной организации, которое хранит документы на протяжении определенного срока.

Архив негосударственной организации — это негосударственное архивное учреждение или структурное подразделение негосударственной организации, которое осуществляет прием и постоянное хранение документов своей организации.

Но независимо от того, является ли архив ведомственным или принадлежит негосударственной организации, все они без исключения подчиняются требованиям законодательства по архивам и делопроизводству нашей страны.

Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности.

Принцип историзма – требует подходить к изучению документов с учетом конкретной исторической обстановки, т.е. с учетом особенностей времени и места создания документа.

Принцип всесторонности и комплексности изучения документов – документы должны изучаться и оцениваться в комплексе, где одни документы дополняют другие.

Подвергая документы экспертизе, в организации руководствуются определенными критериями для установления их ценности. Основными критериями, определяющими ценность документов, являются:

роль и место организации в системе государственного (негосударственного) управления и (или) функционирования конкретной отрасли (системы, объединения), значимость выполняемых ею функций;

время и место образования документов;

юридическая достоверность документов (наличие подписей, дат,
печатей, резолюций и помет);

особенности материальной основы документов и их физического
состояния;

подлинность, копийность документов.

Перечисленные критерии неодинаковы по своему значению. Но такие критерии экспертизы, как значимость содержания документов и значение организации в системе управления, применимы к любой документации и являются главными при определении ценности документов

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нор­мативными правовыми актами и методическими документами, утверж­денными республиканским органом управления по архивам и делопро­изводству. Наибольшее значение в этой работе имеют Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5, а также перечни типовых документов с указанием сроков хранении.

Состав документов, сроки их хранения определяются типовыми и ведомственными (отраслевыми) перечнями документов с указанием сроков хранения.

Перечни являются нормативными документами, в которых в виде определенных статей записаны наименования групп документов, образующихся в различных отраслях деятельности организации, указаны виды документов, вопросы их содержания и сроки хранения.

Перечни типовых документов утверждаются республиканским органом управления по архивам и делопроизводству и являются обязательными нормативными документами для организаций на всей территории Республики Беларусь.

Под типовыми категориями документов понимаются такие документы, которые образуются в большинстве организаций (планы, отчеты, протоколы, инструкции и др.) по соответствующим направлениям деятельности: руководство, финансирование, учет, отчетность и др. Перечни типовых документов устанавливают единые сроки хранения, обязательные дли всех организаций.

При наличии перечней сохраняется основное правило экспертизы - непосредственный просмотр и изучение каждого отдельного документа, содержащегося в деле. Определение значения документов по заголовкам на обложках дел не допускается. Если при формировании в одном деле отложились документы различной ценности, то срок хранения этого дела устанавливается по документам наибольшего срока хранения. Часто в организации в одном деле формируются приказы по личному составу о приеме, переводе, увольнении и приказы по отпускам, командировкам, взысканиям. Срок хранения первой категории приказов - 75 лет, второй - 3 года "после проведения налоговой проверки". Но срок хранения дела устанавливается в 75 лет, то есть по документам, имеющим наибольший нормативный срок хранения.

При просмотре дел при проведении экспертизы ценности документов изымаются дублетные экземпляры, черновики, неоформленные копии документов, документы с временными сроками хранения.

Особо следует обратить внимание на экспертизу ценности дел, где, кроме указания срока хранения, дополнительно делается отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия), например, "10 лет ЭПК". Эта отметка означает, что среди документов временного хранения данного вида могут находиться документы, которые нужно хранить постоянно.

Дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному просмотру после истечения срока хранения. Из документов, отобранных на постоянное хранение, формируется затем отдельное дело, которое включается в опись дел постоянного хранения.

В зависимости от значения документов в Перечнях устанавливаются постоянные и временные сроки хранения. В свою очередь, документы временного срока хранения подразделяются на временные свыше 10 лет хранения и временные до 10 лет хранения. Дела постоянного хранения включаются в описи дел. На дела со сроками хранения свыше 10 лет, например, по личному составу, срок хранения которых 75 лет (приказы о приеме, переводе, увольнении, личные дела уволенных работников, личные карточки работников, лицевые счета на выдачу заработной платы), составляются отдельные описи дел.

После проведения экспертизы дел временного хранения до 10 лет, срок хранения которых истек, составляется акт о выделении их к уничтожению. При этом следует помнить, что исчисление сроков хранения большинства документов производится с 1 января нового де­лопроизводственного (календарного) года после окончания документов делопроизводством. Так, исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в 2005 г., начинается с 1 января 2006 г. Например, дело имеет срок хранения 3 года и было заведено в делопро­изводстве в 2005 г. Срок хранения этого дела - 2006, 2007, 2008 гг. И только после 1 января 2009 г. это дело может быть отобрано к уничтожению. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности", "после проверки налоговыми органами" .

Особое внимание также следует обращать на экспертизу ценности документов, содержание которых поглощается составленными на их основании сводными документами. Это, прежде всего, документы планово-отчетного характера, статистические документы, документы бухгалтерского учета и отчетности. К ним относятся справки, сведения за относительно короткие сроки, основное содержание которых поглощается сводными документами за более длительный отрезок времени.

Характеристики

Тип файла документ

Документы такого типа открываются такими программами, как Microsoft Office Word на компьютерах Windows, Apple Pages на компьютерах Mac, Open Office - бесплатная альтернатива на различных платформах, в том числе Linux. Наиболее простым и современным решением будут Google документы, так как открываются онлайн без скачивания прямо в браузере на любой платформе. Существуют российские качественные аналоги, например от Яндекса.

Будьте внимательны на мобильных устройствах, так как там используются упрощённый функционал даже в официальном приложении от Microsoft, поэтому для просмотра скачивайте PDF-версию. А если нужно редактировать файл, то используйте оригинальный файл.

Файлы такого типа обычно разбиты на страницы, а текст может быть форматированным (жирный, курсив, выбор шрифта, таблицы и т.п.), а также в него можно добавлять изображения. Формат идеально подходит для рефератов, докладов и РПЗ курсовых проектов, которые необходимо распечатать. Кстати перед печатью также сохраняйте файл в PDF, так как принтер может начудить со шрифтами.

Список файлов ответов (шпаргалок)