18604 (568378), страница 2
Текст из файла (страница 2)
При наличии годовых отчетов, как правило, уничтожаются аналогичные квартальные и месячные отчеты. В случае отсутствия годовых отчетов на хранение оставляются квартальные отчеты и уничтожаются только месячные. На основании первичных документов (справок, сведений), подготовленных различными структурными подразделениями организации, могут быть составлены сводные документы. Если содержание первичных документов практически поглощается сводными, то эти первичные документы могут быть отобраны к уничтожению. Если же первичные документы содержат конкретные сведения, которые могут представлять интерес при изучении освещаемого вопроса и которые не находят достаточного отражения в сводных документах, тогда наравне со сводными на хранение оставляются и первичные документы.
При экспертизе необходимо решить и другой вопрос, в каких структурных подразделениях организации нужно оставить дублетные документы на хранение, а в каких их можно уничтожить? Например, такой вид документа, как договор по определенному вопросу, может храниться и в бухгалтерии, и в юридической службе, и в производственном отделе организации. При установлении срока хранения этого вида документа эксперты решают, где он будет храниться постоянно, а где, например, три года.
Этот порядок хранения должен найти свое отражение, прежде всего, в номенклатуре дел. На постоянное хранение в результате экспертизы отбираются подлинники документов, а копии при наличии подлинников, уничтожаются. При отсутствии по тем или иным причинам подлинников документов на хранение оставляют копии, как документы, воспроизводящие эти утраченные подлинники.
Отбор дел за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению производятся после составлениях годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за тот же хронологический период времени. Описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации одновременно. Члены экспертной комиссии организации (в ее состав обязательно включается заведующий архивом) должны знать задачи, функции, круг вопросов, подлежащих компетенции, как всей организации, так и отдельных структурных подразделений, масштаб их деятельности, связи с другими организациями.
Эксперты также должны владеть информацией о реорганизациях, прошедших в организации, взаимосвязях структурных подразделений, постановке делопроизводства.
Все эти сведения помогут определить при экспертизе характер документации, откладывающейся в разных структурных подразделениях организации, ее ценность. Это поможет установить, в каких структурных подразделениях формируются дела, освещающие основные вопросы ее деятельности, в каких - дела второстепенного значения.
Экспертиза ценности документов проводится в организации ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (канцелярия, секретариат и др.) совместно с членами экспертной комиссии и обязательно под методическим руководством заведующего архивом (лица, ответственного за архив). Результаты такой экспертизы в делопроизводстве находят отражение в номенклатуре дел.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации в ходе формирования и оформления дел осуществляется отбор документов постоянного и временного свыше 10 лет хранения для передачи в архив организации. В архив эти дела передаются структурными подразделениями по соответствующим описям дел.
При проведении экспертизы ценности научно-технической документации независимо от вида носителя составляется аннотированный , "Перечень проектов (проблем, тем), документация по которым подлежит передаче на государственное хранение". В графе "Обоснование отбора" определяется степень важности конкретного объекта, разработки согласно существующим критериям отбора научно-технической документации на государственное хранение. "Перечень" согласовывается с экспертной комиссией организации-разработчика и утверждается экспертно-проверочной комиссией профильного учреждения государственной архивной службы (им в настоящее время является БелНИЦЭД).
Для определения исторической и практической ценности научно-технической документации существует целый ряд критериев, основными из которых являются:
принципиальная новизна, уникальность, оригинальность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта;
степень отражения уровня науки и техники, производства в определенный период развития общества. Государственному хранению подлежит научно-техническая документация на разработки и исследования, которые превосходят мировой уровень, осуществлены впервые в мире, в Республике Беларусь, в отрасли и т. д.;
значимость проблемы, проекта, модели, конструкции, технологии на момент внедрения для развития конкретных отраслей и народного хозяйства в целом;
экономическая эффективность внедрения результатов исследования или технической идеи;
социальная эффективность исследования или разработки.
Экспертиза ценности так называемых информационных ресурсов (базы и банки данных, кадастры, регистры, ресурсы для сети Интернет), которые выполняются только в электронном виде, проводится на основании следующих критериев: для баз данных - степень новизны, уникальности информации и ее социальная значимость, коммерческая ценность, историческое значение;
для Интернет-публикаций (сайтов, онлайновых каталогов) статус организации-создателя, содержание, графическое оформление, историческое значение.
Заседания экспертной комиссии организации протоколируются. Экспертная комиссия организации работает в непосредственном контакте с экспертно-проверочной комиссией БелНИЦЭД.
На заседаниях экспертной комиссии рассматриваются графики передачи электронных документов на государственное хранение, перечни электронных документов, описи и сопроводительные документы (удостоверяющий лист, информационно-поисковая характеристика, ведомость машинного носителя с записью) на электронные документы, передаваемые на государственное хранение.
Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в год.
Организация работы по экспертизе ценности документов и контроль результатов возлагается на экспертные комиссии организаций, а также на экспертные комиссии учреждений Государственной архивной службы.
ГЛАВА 3. СИСТЕМА ЭКСПЕРТНЫХ СЛУЖБ
Различная ценность информации, зафиксированная в документах, обусловливает необходимость ее внимательной оценки. Содержание документной информации является главным критерием определения научной и практической ценности документов и в связи с этим - сроков хранения документов (постоянный и временный). Документы постоянного хранения являются основным источником пополнения НАФ: по истечении срока хранения в организациях (так называемый ведомственный срок хранения) они передаются на хранение в государственный архив, документы временного хранения — уничтожаются.
В министерствах и других республиканских органах государственного управления, в организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). ЦЭК осуществляет координацию и руководство деятельностью экспертных служб структурных подразделений (при их наличии) подведомственных организаций, с целью контроля за их деятельностью заслушивают на своих заседаниях отчеты председателей экспертных комиссий этих организаций, принимают соответствующие меры. Если организации, входящие в подведомственную сеть по действующим правилам, не передают документы на государственное хранение, то ЦЭК утверждает представляемые ими описи дел по личному составу, один раз в пять лет согласовывает их номенклатуры дел.
Право отбора документов на хранение и уничтожение в организациях предоставлено действующим в них экспертным комиссиям (ЭК). Основные документы, которыми руководствуются ЭК при выполнении этой работы, — перечни документов с указанием сроков хранения
В государственных архивах работа по экспертизе ценности документов, а также контроль за ее результатами в организациях возложена на экспертно-проверочиые комиссии (ЭПК) или экспертно-методические комиссии (ЭМК).
ЭПК (ЭМК) государственных архивных учреждений на заседаниях рассматривают описи дел постоянного хранения, временного хранения, срок хранения которых свыше 10 лет, в том числе и по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, номенклатуры дел и другие нормативно-методические документы по работе делопроизводственных и архивных служб организаций, принимают соответствующие решения об их утверждении или согласовании.
В Комитете по архивам и делопроизводству при Совете Министров, Республики Беларусь функционирует Центральная экспертно-методическая комиссия (ЦЭМК). ЦЭМК является центром теоретического и методического разрешения вопросов экспертизы ценности документов.
На заседаниях ЦЭМК рассматриваются и утверждаются основные нормативно-методические документы, определяющие организацию и методику проведения экспертизы. Решения ЦЭМК обязательны для всех архивных органов, государственных и ведомственных архивов, архивов негосударственных организаций страны.
ЦЭК (ЭК) является постоянно действующим совещательным органом, а не создаются каждый раз, когда возникает вопрос об уничтожении документов и рассмотрении акта о выделении документов к уничтожению.
ЦЭК (ЭК) организации осуществляет следующие функции:
участие в подготовке и рассмотрение проектов номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, проектов перечней документов;
определение порядка ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение (совместно со службой ДОУ и архивом);
рассмотрение описей дел постоянного хранения и дел по личному составу, принятие решения о предоставлении описей на утверждение ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения;
рассмотрение актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению, принятие решения о предоставлении их на утверждение ЭМК (ЭПК, ЦЭМК) государственного архивного учреждения;
подготовка и внесение на рассмотрение ЭМК (ЭПК, ЦЭМК) предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, определенных действующими перечнями, или установлении сроков хранения документов, отсутствующих в перечнях;
осуществление методического руководства и контроля за работой ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций;
принятие решений по совершенствованию делопроизводства и работы архива организации (организаций) в рамках своей компетенции.
Экспертная комиссия должна быть создана в каждой организации независимо от формы собственности. ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации.
Образец приказа о создании экспертной комиссии
Наименование организации
ПРИКАЗ
05.01.2006 № 4
г. Пинск
О создании экспертной комиссии
В целях обеспечения качественного отбора на хранение и уничтожение документов и дел, образующихся в деятельности (наименование организации)
ПРИКАЗЫВАЮ:
I. Создать экспертную комиссию в составе: Председатель - зам. директора Н.А.Кирикович. Секретарь - зав. архивом И.А.Недбайло. Члены комиссии: начальник отдела кадров Молчан Е.А., главный бухгалтер Петрашевич М.И., зав. канцелярией А.В. Мацук.
2. Общему отделу (Н.В. Сорокин) разработать положение об экспертной комиссии и представить на утверждение директору до 27.01.2006.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Н.А.Кириковича.
Наименование должности
руководителя организации Подпись И.О.Ф.
Визы
В состав ЦЭК (ЭК) включаются наиболее квалифицированные работники организации (не менее 3-5 человек). Членами ЭК обязательно являются руководитель службы ДОУ, заведующий архивом (лицо, ответственное за архив), работник кадровой службы, главный бухгалтер. В состав ЦЭК (ЭК) организаций, передающих документы на хранение в государственный архив, включаются представители этого государственного архива.
ЦЭК (ЭК) является постоянно действующей комиссией. Но с течением времени в ее составе происходят изменения: убывают старые и включаются новые члены. В таком случае ЦЭК (ЭК) не создается вновь, а приказом руководителя в ее состав вносятся изменения.
Образец приказа о внесении изменений в состав экспертной комиссии
Наименование организации
ПРИКАЗ
____________№__________
Г. Пинск
О внесении изменений в состав
и положение об экспертной комиссии
В целях совершенствования организации работы экспертной комиссии
(наименование организации) и в связи с введением в штатное расписание должности заведующего архивом
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Внести в состав экспертной комиссии (наименование организации) следующие изменения:
1.1. Заместителя директора Васильева В.С. назначить председателем экспертной комиссии.
1.2. Заведующего архивом Новикову П.А. назначить секретарем экспертной комиссии.
2.Начальнику общего отдела Сорокину Н.В. внести изменения в положение об экспертной комиссии (наименование организации).
3. Контроль за исполнением приказа возложить на зам. директора Васильева В.С..
Наименование должности
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
