17358 (568138)
Текст из файла
Поняття документу та діловодства в бухгалтерському обліку
Однією з умов успішної діяльності підприємства є якість інформації, яка залежить від рівня інформаційного забезпечення керівництва. Процес прийняття управлінського рішення передбачає отримання даних, їх аналіз, узагальнення та підготовку в розрізах і форматі, необхідних для управлінського персоналу.
Обов'язковою вимогою до таких даних є їх достовірність і можливість підтвердження. Інформація може бути незакріпленою або закріпленою на відповідному носії (документальною).
Матеріальний об'єкт, призначений для запису, зберігання і передачі в просторі й часі інформації, називається матеріальним носієм. Ним можуть бути папір, магнітна стрічка, дискета, лазерний диск тощо. Існування документа без матеріального носія неможливе. Щоб вважати матеріальний об'єкт документом, необхідною є наявність зафіксованого у ньому текстового повідомлення.
Отже, документ - це матеріальний об'єкт, який містить інформаційні дані, оформлений у визначеному порядку та має юридичну силу.
Тому в процесі підготовки інформації для управління життєво важливою стає організація належного документування господарських операцій і документообороту. Якщо на підприємстві не налагоджена чітка робота з документами, то в результаті погіршується управління, оскільки воно залежить передусім від якості та оперативності приймання-передачі інформації, налагодження довідково-інформаційної служби, чіткої організації пошуку, зберігання і використання документів.
Документально підтверджені відомості використовуються апаратом управління як засіб реалізації покладених на нього функцій. Крім того, документи в багатьох випадках є одним із засобів закріплення і підтвердження законності та забезпечення контролю.5
У бухгалтерському обліку інформація генерується і передається за допомогою документів. Окрім того, що документи є основним джерелом економічної інформації, об'єктом і результатом праці багатьох працівників, у них відображаються розпорядження на здійснення господарських операцій, а також вони слугують підтвердженням їх здійснення.
Отже, в бухгалтерському обліку документ є безперечним письмовим доказом факту господарського життя, який відбувся. Тобто це належним чином складений і оформлений діловий папір, який містить всі істотні характеристики факту господарського життя.
Сукупність бухгалтерських документів, якими оформлюються господарські операції, називається документацією, яка є результатом бухгалтерського спостереження за господарськими операціями та обов'язковою умовою для їх відображення у бухгалтерському обліку.
Важливість правильного та своєчасного документування господарської діяльності підтверджується регулюванням деяких аспектів даного питання нормами законодавства. Так, чинним законодавством чітко визначено сутність первинного документу (табл.1).
Таблиця 1. Трактування поняття "первинний документ" відповідно до законодавства
| Нормативні документи | Визначення |
| Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" № 996 | Первинний документ - документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення |
| Закон України "Про інформацію" № 2657-ХІІ | Документ - передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно, відео, фотоплівці або на іншому носісві |
| Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку № 88 | Первинні документи - це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення |
| ДСТУ 2962-94 | Первинна документація - це сукупність облікових документів, які фіксують здійснення виробничо-господарських операцій і розпорядження на їх проведення |
Залежно від значення у господарській діяльності підприємства, документи виконують різні функції: доказову, інформаційну, контрольну, накопичення і зберігання інформаційних даних.
Доказова функція означає, що документи є письмовим доказом здійснення господарських операцій, тобто мають юридичну силу та використовуються для здійснення контролю й аналізу господарської діяльності, її подальшого планування, а також у ході аудиторської перевірки, проведення бухгалтерської експертизи, ревізії, у судовому процесі.
Особливою є роль документів у здійсненні контролю за доцільністю господарських операцій. Своєчасне та правильне документування господарських операцій забезпечує контроль за збереженням майна власника.
Від якості первинних документів залежить якість бухгалтерського обліку на підприємстві. Тому кожна господарська операція, яка відбувається на підприємстві, повинна бути документально оформлена, оскільки без її підтвердження відповідним документом вона не може бути відображена в бухгалтерському обліку. У своїй роботі кожен бухгалтер повинен керуватися правилом: "Немає документу - немає запису". Кожен документ повинен бути оформлений відповідно до встановлених вимог.
Неправильне складання документів (а тим більше їх відсутність) - одна з основних причин виникнення конфліктів з податковими органами, контрагентами, працівниками. За відсутності належним чином оформлених документів підприємство стикається з необхідністю доведення факту здійснення певних господарських операцій за допомогою інших наявних документів, що досить часто виявляється складним завданням.
Нечітка організація роботи з документами призводить до зниження якості їх оформлення, збільшення строків опрацювання інформаційних даних, затримки проходження документів і їх виконання, відсутності контролю за виконавцями, надмірності документообороту. Все це знижує інтенсивність діяльності підприємства, якість обслуговування клієнтів і здатність підприємства підтримувати зовнішні контакти, призводить до фактичної некерованості підприємством.
Для організації ефективної обробки великої кількості документів і особливостей їх складання бухгалтер повинен вміти їх класифікувати. Крім того, правильна класифікація документів є основою раціональної організації бухгалтерського обліку на підприємстві.
Бухгалтерські документи можна класифікувати за багатьма ознаками, основні з яких наведено в табл.2.
Таблиця 2. Класифікація первинних документів у бухгалтерському обліку
| Класифікаційна ознака | Види документів | Характеристика документів |
| 1 | 2 | 3 |
| За місцем складання | внутрішні | складаються на підприємстві на підставі здійснених ним операцій |
| зовнішні | надходять на підприємство ззовні | |
| За змістом господарських операцій | грошові | відображають наявність і рух грошових коштів |
| майнові | відображають наявність і рух майна | |
| розрахункові | відображають розрахунки підприємства з іншими суб'єктами господарювання та державою | |
| За порядком складання | первинні | складаються у момент здійснення господарської операції або одразу після її закінчення |
| зведені | складаються на підставі первинних шляхом групування і узагальнення їх показників | |
| За ступенем уніфікації | уніфіковані | передбачають наявність типових бланків, затверджених у встановленому порядку |
| бухгалтерського оформлення | розробляються на підприємстві та складаються без використання типових бланків | |
| Відповідно до правил складання | доброякісні | відповідають законодавству, вимогам і положенням про документи та записи в бухгалтерському обліку |
| недоброякісні | не відповідають вимогам і відображають здійснену операцію у спотвореному вигляді (неправильно оформлені та підроблені документи) | |
| За призначенням | розпорядчі | містять розпорядження (наказ, завдання) на здійснення господарської операції |
| виправдовуючі (виконавчі) | підтверджують здійснення господарської операції | |
| комбіновані | поєднують ознаки попередніх видів |
Особливе місце серед документів займає нечисленна, але важлива для облікового підрозділу підприємства організаційно-розпорядча документація, яка забезпечує як організацію роботи бухгалтерської служби (Положення про бухгалтерську службу, посадові інструкції посадових працівників), так і правову основу господарських операцій (накази або розпорядження, акти перевірок, протоколи засідань тощо).
Важливими є також уніфіковані документи, призначені для оформлення ряду господарських операцій на всіх підприємствах незалежно від галузі народного господарства (касові та банківські документи, документи для розрахунків з підзвітними особами тощо). Уніфіковані документи передбачають наявність відповідних бланків.
Бланк - друкована форма документу з реквізитами, які містять постійну інформацію. У бланку може розміщуватися емблема підприємства, товарний знак та ін.
Найбільш розповсюдженими є бланки актів, довідок, службових листів, контрактів, договорів і ряду первинних документів. На бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених міністерствами та відомствами України, складаються фінансова, податкова та статистична звітність.
У випадках, передбачених законодавством, бланки первинних документів можуть відноситися до бланків суворої звітності. Форми бланків суворої звітності затверджуються відповідними державними органами та друкуються централізовано масовим тиражем на спеціальному папері із захисними складовими. Всі бланки суворої звітності підлягають нумерації, порядок нанесення якої встановлюється державними органами. Використання і порядок реєстрації руху бланків суворої звітності, а також перелік господарських операцій, оформлення яких відбувається на таких бланках, визначається окремими нормативними документами. Вирішення окремих питань щодо використання бланків суворої звітності належить до повноважень посадових осіб на рівні підприємства (наприклад, може складатися перелік осіб, які у своїй діяльності використовують такі бланки).
У випадках, передбачених законодавством, бланки первинних документів можуть відноситися до бланків суворої звітності. Форми бланків суворої звітності затверджуються відповідними державними органами та друкуються централізовано масовим тиражем на спеціальному папері із захисними складовими. Всі бланки суворої звітності підлягають нумерації, порядок нанесення якої встановлюється державними органами. Використання і порядок реєстрації руху бланків суворої звітності, а також перелік господарських операцій, оформлення яких відбувається на таких бланках, визначається окремими нормативними документами. Вирішення окремих питань щодо використання бланків суворої звітності належить до повноважень посадових осіб на рівні підприємства (наприклад, може складатися перелік осіб, які у своїй діяльності використовують такі бланки).
Обов'язковими є реквізити, передбачені в усіх документах, незалежно від виду останніх. Вони наносяться на стандартні аркуші паперу друкарським способом, за допомогою комп'ютерних засобів або спеціального штампу, і утворюють бланк документу.
Якщо в документі не заповнено хоча б один з обов'язкових реквізитів, то він вважається недоброякісним і не може бути підставою для відображення господарської операції у бухгалтерському обліку, оскільки в процесі проведення перевірок контролюючими органами такі документи не будуть визнаватися підтверджуючими у здійсненні господарських операцій.
У сучасних умовах, окрім передбачених законодавством обов'язкових реквізитів, необхідно вміти "читати"3 й заповнювати ще й ряд позначень і кодів, які можуть передбачатися типовими формами документів залежно від характеру операції (табл.3).
Таблиця 3. Пояснення деяких додаткових реквізитів документів
| № з/п | Код (позначення) | Пояснення |
| 1 | УКУД | Код відповідно до Українського класифікатора управлінської документації |
| 2 | КОПФГ | Класифікація організаційно-правових форм господарювання |
| Шифри для типових форм первинних документів | ||
| 3 | оз | Основні засоби (для типових форм з обліку основних засобів) |
| 4 | НА | Нематеріальні активи (для типових форм з обліку нематеріальних активів) |
| 5 | П | Персонал (для типових форм з обліку особового складу та використання робочого часу; розрахунків з робітниками та службовцями із заробітної плати) |
| 6 | ЕСМ | (для типових форм з обліку роботи будівельних машин та механізмів) |
| 7 | ко | Касовий ордер (для типових форм з обліку касових операцій) |
| 8 | сз | Сувора звітність (для типових форм з обліку бланків суворої звітності) |
| 9 | м | Матеріали (для типових форм з обліку ТМЦ) |
| 10 | мш | Малоцінні та швидкозношувані предмети (для типових форм з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів) |
| 11 | тн, тз, т | Транспортна документація (для типових форм єдиної первинної документації) |
| 12 | інв. | Інвентаризація (для типових форм з обліку результатів інвентаризації) |
| 13 | мд | Митна декларація (для типових форм з обліку ТМЦ, які використовуються у ЗЕД) |
Форми первинних документів можуть самостійно розроблятися і затверджуватися внутрішніми розпорядчими документами підприємства з урахуванням обов'язкових реквізитів. Однак застосування таких документів можливе і має юридичну силу лише в межах даного підприємства (хоча може бути використане як доказ у слідстві, якщо документ оформлений чорнилом). При розробці документів обов'язковим є дотримання полів (верхнього та нижнього не менше 2 см, лівого - 3 см та правого не менше 1 см). Особливу увагу слід звертати на поле з лівої сторони, що дозволить забезпечити збереження інформаційних даних після підшивки документів.
Для забезпечення контролю та відповідальності за правильність оформлення і виконання документів керівником підприємства затверджується перелік посадових осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення операції, пов'язаних із витрачанням грошових коштів і відпуском товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних та інших активів. Кількість таких осіб повинна бути обмеженою.
Характеристики
Тип файла документ
Документы такого типа открываются такими программами, как Microsoft Office Word на компьютерах Windows, Apple Pages на компьютерах Mac, Open Office - бесплатная альтернатива на различных платформах, в том числе Linux. Наиболее простым и современным решением будут Google документы, так как открываются онлайн без скачивания прямо в браузере на любой платформе. Существуют российские качественные аналоги, например от Яндекса.
Будьте внимательны на мобильных устройствах, так как там используются упрощённый функционал даже в официальном приложении от Microsoft, поэтому для просмотра скачивайте PDF-версию. А если нужно редактировать файл, то используйте оригинальный файл.
Файлы такого типа обычно разбиты на страницы, а текст может быть форматированным (жирный, курсив, выбор шрифта, таблицы и т.п.), а также в него можно добавлять изображения. Формат идеально подходит для рефератов, докладов и РПЗ курсовых проектов, которые необходимо распечатать. Кстати перед печатью также сохраняйте файл в PDF, так как принтер может начудить со шрифтами.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
