17358 (568138), страница 2

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

Право підпису документів від імені юридичної особи, наприклад, договорів, може надаватися шляхом видачі доручення на підписання документів, оформленого відповідно до вимог законодавства.

Окрім підтвердження здійснення господарської операції і правильності її оформлення, підпис відповідної посадової особи також може бути розпорядженням на здійснення господарських операцій.

Грошові та розрахункові документи, документи щодо фінансових і кредитних зобов'язань підписуються керівником і головним бухгалтером або вповноваженими особами. Вказані документи без підпису головного бухгалтера або вповноважених осіб вважаються недійсними та не повинні прийматися до виконання працівниками бухгалтерської служби підприємства.

Письмове розпорядження на оплату керівник надає у вигляді вказівки "Бухгалтерській службі оплатити" на рахунку-фактурі та ставить дату й підпис. Рахунок-фактура з вказівкою керівника на оплату підшивається до відповідних виписок банку та платіжного доручення.

Письмові розпорядження на оплату рахунків і здійснення інших грошових операцій можуть надаватися керівником підприємства головному бухгалтеру й іншими способами. Форма таких письмових вказівок обумовлюється в Положенні про бухгалтерську службу.

Головний бухгалтер приймає для виконання вказівки керівника у письмовій формі лише у тому випадку, якщо йому надано складені з дотриманням усіх вимог документи, необхідні для здійснення операції.

З прийняттям Цивільного Кодексу України з'явилися нові можливості для підписання документів, зокрема, за допомогою факсиміле як аналога власноручного підпису.

Факсиміле - це печатка, за допомогою якої відтворюється підпис уповноваженої особи, тобто його копія.

Відповідно до законодавства виготовлення факсиміле відбувається за клопотанням, підписаним керівником підприємства. Отримання дозволу органів внутрішніх справ для виготовлення факсиміле не потрібне.

Для уникнення зловживань внаслідок використання факсимільного підпису законодавством передбачено, що використання факсиміле допускається лише у випадках, встановлених законодавством, іншими актами цивільного законодавства або за письмовою згодою сторін, в якій мають міститися зразки відповідного аналога власноручних підписів представників сторін.

На підприємстві варто розробити документи щодо порядку використання факсиміле. Порядок використання факсиміле можливо встановити в інструкції, де зазначити, яка особа має право на підписання документів за допомогою факсиміле, визначити, які документи можна підписувати за допомогою факсиміле, порядок його зберігання. Варто також передбачити особу, відповідальну за використання і зберігання факсиміле. Усіх осіб, які будуть мати справу з факсиміле, необхідно ознайомити з інструкцією під розписку. Також бажано встановити обов'язок особи, яка проставила підпис за допомогою факсиміле, поставити в документі і свій підпис, що буде доказом того, хто використав факсиміле.

На всіх підприємствах повинен встановлюватися порядок приймання і реєстрації документів, які надходять, відправлення вихідних документів, реєстрації і контролю за виконанням документів, збереженням оброблених документів, листуванням з окремими підприємствами та особами, зберіганням документів в архівах. Така сукупність робіт називається діловодством - діяльністю, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управління.

Нині для більшості підприємств характерною є відсутність упорядкованого діловодства, однак, саме чітко організоване діловодство визначає документальне забезпечення управління підприємством і може суттєво підвищити ефективність його діяльності.

Крім того, діловодство повинне забезпечувати оперативну роботу бухгалтерської служби, можливість здійснення контролю за створенням, виконанням і зберіганням кожного документа. Налагоджене діловодство забезпечує уникнення труднощів у процесі приймання-передачі справ від бухгалтера, який звільняється, бухгалтеру, якого призначають на посаду.

Організація діловодства проводиться відповідно до методичних рекомендацій щодо практичного використання основних положень Єдиної державної системи діловодства.

Базовим поняттям у діловодстві є номенклатура справ - довідник із систематизованим переліком заголовків справ і зазначенням термінів їх зберігання. Номенклатура справ відіграє роль класифікатора щодо розміщення документів у справах. Крім того, номенклатура повинна передбачати перелік посадових осіб, які відповідають за формування справ.

Для розробки справ необхідно вивчити діяльність підприємства в цілому та кожного структурного підрозділу зокрема.

Справи в номенклатурі можуть групуватися за такими розділами:

організаційно-розпорядча документація;

первинні документи;

облікові регістри;

планова та звітна документація;

листи.

Групування справ супроводжується присвоєнням індексів, тобто умовним позначенням кожної справи. Індекс справи може містити номер структурного підрозділу та порядковий номер заголовку справи.

Номенклатуру справ у розрізі окремих структурних підрозділів підприємства розробляє посадова особа, відповідальна за діловодство (секретар-референт), із залученням фахівців архівної справи (архіваріусів). За відсутності таких посад розробкою номенклатури справ може займатися бухгалтер.

У процесі розробки номенклатури справ бухгалтерської служби необхідно дотримуватися таких вимог: чітко відокремлювати бухгалтерські документи від інших; суворо дотримуватися порядку обробки документів, що дозволить налагодити ритмічність у веденні бухгалтерського обліку.

Рознесення документів у справи (заведені папки з твердого картону) відповідно до номенклатури справ називається формуванням справ.

На обкладинці справи вказуються: назва підприємства; назва підрозділу підприємства; номер справи; заголовок справи; дата заведення і завершення формування справи; кількість листів; строк зберігання. Заголовок для обкладинки справи береться з номенклатури.

Справа вважається заведеною з моменту внесення до неї першого документу та формується у відповідному підрозділі підприємства, де зберігається до передачі на зберігання в архів.

Формуючи справи, необхідно враховувати терміни зберігання документів, визначені законодавством.

Деякі документи, наприклад, документація з організації бухгалтерського обліку (Положення про облікову політику, графік документообороту тощо) можуть зберігатися в поточному архіві постійно, що зумовлено потребою їх постійного використання.

Номенклатура справ погоджується з архіваріусом і затверджується керівником підприємства.

Документи підшиваються у справу за один календарний рік. Крім того, до справи повинні підшиватися лише документи, передбачені номенклатурою. У випадку появи не передбачених номенклатурою документів, заводиться самостійна справа, а її назва дописується в номенклатуру справ під резервним номером.

У справу включаються документи лише в одному екземплярі в оригіналі за хронологічним чи логічним порядком (або в поєднанні). Чернетки та копії до справи не підшиваються. Винятками можуть бути чернетки та копії особливо цінних документів, на яких є резолюції, помітки, візи, що доповнюють зміст оригіналів.

Додатки до документів також повинні включатися у справу. Якщо додатки займають великий обсяг, їх можна підшивати в самостійні томи.

Планові й звітні документи (плани, заявки, кошториси, звіти й розрахунки до них) розміщуються в справи того року, до якого вони відносяться за змістом, незалежно від часу її складання або дати надходження. Наприклад, звітність за 2003 р. буде складатися у 2004 p., але розміщується в справу 2003 р. і навпаки, план на 2005 р. складається в 2004 p., а розміщується в справу 2005 р.

Бухгалтерські документи групуються в хронологічному порядку. Документи за окремий місяць відділяються від документів за інші місяці листком паперу із зазначенням назви відповідного календарного періоду. Розпорядчі документи (накази, розпорядження, постанови і т.д.) формуються за видами документів у хронологічному порядку. Листи систематизуються у хронологічному порядку. Документи-відповіді підшиваються за документами-запитами.

Окрім хронологічного порядку в справі документи можуть систематизуватися за алфавітом. Алфавітна систематизація документів передбачає використання прізвищ їх авторів, назв контрагентів тощо. Наприклад, особові рахунки працівників із заробітної плати, копії ідентифікаційних кодів і паспортів групуються в справу в межах року й розміщуються в алфавітному порядку.

Для зручності товщина справи не повинна перевищувати 30-40 мм, а кількість документів - 250 листів. Якщо документів більше, справа розділяється на томи.

У кінці справи на окремому аркуші необхідно зазначати кількість пронумерованих аркушів (цифрами та словами).

Оброблені та виконані документи повинні розноситися у справи до кінця робочого дня. Щоденне дотримання цього нескладного правила забезпечить систематизацію документів і швидкий пошук, виключить можливість їх втрати.

Характеристики

Список файлов ответов (шпаргалок)