диплом (1223701), страница 9
Текст из файла (страница 9)
Специалист по экспорту
Специалист по логистике
Декларант
Переводчик
Рисунок 3.1 Рекомендованная организационная структура отдела экспортных перевозок
Согласно рисунку 3.1 отдел экспортных перевозок будет состоять из 5 сотрудников: начальника отдела, специалиста по экспорту, специалиста по логистике, декларанта и переводчика.
При совершенствовании организационной структуры управления ООО «Римбунан Хиджау ДВ» важным является правильное соотношение полномочий и ответственности, четкая регламентация деятельности руководителей. Необходимо определиться с тем кругом обязанностей и функций, которые будут выполнять каждый сотрудник (таблица 3.1).
Таблица 3.1 Должностные обязанности сотрудников отдела экспортных перевозок
| Должность | Обязанности сотрудника |
| начальник отдела | Организация установления прочного сотрудничества с предприятиями и фирмами других стран; осуществление подготовку и участвует в переговорах; организация и контроль над работой отдела; подготовка и исполнение договоров купли-продажи, поставки товаров; проведение анализа работы и подготовка предложений руководству о совершенствовании организации экспортных перевозок и наиболее эффективных путях достижения поставленных задач. |
| специалист по экспорту | Подготовка контракта, перевод, оформление; выполнение норм и требований валютного контроля над исполнением экспортной сделки; оформление и регистрация паспорта сделки; обеспечение фитосанитарного контроля и сертификации грузов; обеспечение при необходимости страхования грузов; подготовка и исполнение договоров, связанных с организацией и обеспечением экспорта и перевозки товаров; подготовка полного пакета документов, подтверждающих отгрузку и исполнение договора купли- продажи и договоров, обслуживающих торговую сделку, и своевременная передача документов в бухгалтерию; учет каждой стадии исполнения договора купли. |
| специалист по логистике | Подготовка и исполнение договора перевозки, в т.ч. планирование, оплата, обеспечение документооборота, обеспечение пункта отгрузки всеми необходимыми перевозочными документами; подготовка и исполнение договора на перевалку грузов (с портами); управление закупками; организация и контроль за транспортировку товаров. |
| декларант | Организация таможенного оформления экспортных грузов; проверка соответствия данных в декларации на товары до подачи декларации в таможенные органы; своевременное предоставление в таможенные органы всей информации, необходимой для выпуска декларируемых товаров; контроль над состоянием поданных в таможенные органы деклараций; немедленное уведомление начальника отдела экспортных перевозок о любых изменениях в таможенном законодательстве. |
3.2 Оценка экономической эффективности от внедрения новой организационной структуры отдела экспортных перевозок
Любая перестройка структуры управления предприятия требует оценки, прежде всего с точки зрения достижения поставленных целей. Реорганизация отдела направлена чаще всего на то, чтобы путем совершенствования системы управления повысить эффективность работы организации.
Оценку эффективности рекомендации, предлагаемой в предыдущем подразделе, можно оценить как с качественной, так и с количественной точки зрения. Для этого необходимо оценить затраты, потраченные предприятием на содержание отдела с новой структурой. Затраты на управление отделом включают фонд заработной платы, расходы на содержание помещений, приобретение и ремонт средств оргтехники, прием передачу управленческой информации, но т.к. меняется только состав сотрудников, то изменения произойдут только в заработной плате работников (таблица 3.2).
Таблица 3.2 Затраты на содержание отдела экспортных перевозок, руб
| Штатная единица | Средняя месячная заработная плата | Страховые взносы | Всего затрат за месяц | ||
| в Пенсионный фонд РФ | в фонд социального страхования РФ | в фонд обязательного медицинского страхования | |||
| начальник отдела | 42650 | 9 383 | 1236,85 | 2175,15 | 55445 |
| специалист по экспорту | 32250 | 7 095 | 935,25 | 1644,75 | 41925 |
| специалист по логистике | 30500 | 6 710 | 884,5 | 1555,5 | 39650 |
Окончание таблицы 3.2
| Штатная единица | Средняя месячная заработная плата | Страховые взносы | Всего затрат за месяц | ||
| в Пенсионный фонд РФ | в фонд социального страхования РФ | в фонд обязательного медицинского страхования | |||
| декларант | 28200 | 6 204 | 817,8 | 1438,2 | 36660 |
| переводчик | 23850 | 5 247 | 691,65 | 1216,35 | 31005 |
| итого | 157450 | 34 639 | 4566,05 | 8029,95 | 204685 |
Затраты на оплату труда сотрудников отдела экспортных перевозок за месяц составят 204685 рублей, за год - 2456220 рублей, что на 82056 рублей меньше, по сравнению с существующей организационной структурой.
Рассчитываем эффективность экспортных операций по формуле:
(3.1)
где Ээкс – эффективность экспорта,
ЭЭэкс – эффект экспорта,
Зэкс – полные затраты предприятия на экспорт,
Вэкс – выручка от экспорта.
Рассчитываем эффективность при существующей организационной структуре отдела экспортных перевозок:
Рассчитываем эффективность при предложенной структуре отдела:
Таким образом, произошло незначительное увеличение эффективности экспорта на 0,0006 руб./руб. в связи снижением затрат на оплату труда.
Коэффициент звенности структуры, который влияет на эффективность организационной структуры, в результате изменений не поменяется, т.к. количество работников отдела не изменилось (5 сотрудников).
(3.2)
где Кзв – коэффициент звенности,
Пзв.ф. - количество звеньев существующей организационной структуры,
Пзв. о - оптимальное количество звеньев организационной структуры
При организационной структуре, построенной по функциональному признаку, время выполнения операций по контракту снижается, что в итоге может привести к увеличению количество клиентов и успешных заказов в среднем за месяц. По предварительной оценке среднее время на организацию одного контракта удастся сократить с 12 до 10 дней.
К очевидным преимуществам внедрения предложенной рекомендации можно также отнести следующее:
• прозрачность действий процессов отдела, что даст возможность сотрудникам легко понять, на какой стадии он сейчас находится, и что следует делать дальше;
• четкое понимание сотрудников, какие документы должны оформляться и в какое время, что позволит избежать двойственности отчетов, дублирования функций, ошибок в документообороте;
• за каждым сотрудником закреплена ответственность за определенный участок работы;
• сокращение сроков принятия управленческих решений в виду прозрачности процессов и понимания их последовательности и необходимых результатов.
Заключение
В российском законодательстве внешнеторговая деятельность определена как «деятельность по осуществлению сделок в области внешней торговли товарами, услугами, информацией и интеллектуальной собственностью». Данная деятельность предполагает реализацию внешнеторговых операций, которые представляют собой комплекс основных и вспомогательных (обеспечивающих) видов коммерческой деятельности.
Для эффективного управления внешнеторговой деятельностью на предприятие создается соответствующая структура управления, так называемый встроенный внешнеторговый отдел, который обычно состоит из двух-трех сотрудников, занимающихся подготовкой внешнеторговых контрактов, таможенной, коммерческой и другой документации. Организационная структура управления внешнеторговой деятельностью предприятия определяется теми целями и задачами, которые она призвана решать. Целесообразность создания внешнеторгового отдела в составе предприятия-экспортера определяется путем сопоставления затрат предприятия на экспортно-импортные операции и расходов, связанных содержанием внешнеторгового отдела.
В организации внешнеторговой сделки выделяют четыре стадии: предконтрактную подготовку, заключение контракта, реализацию сделки, завершение торговой сделки. Организация внешнеторговой сделки зависит от предмета сделки, а также от особенности товара и от форм организации торговли на внешнем рынке.
В дипломной работе проведен анализ хозяйственной деятельности ООО «Римбунан Хиджау ДВ», анализ основных доходов и расходов, основных видов продукции, рынков сбыта, организации внешнеторговой деятельности.
Основными видами деятельности компании являются: заготовка леса, организация переработки леса в пиломатериалы, проектные и изыскательные работы, строительство, экспорт продукции собственного производства. Основным видом деятельности, приносящий доход предприятию, является реализация продукции собственного производства.
Основной источник доходов ООО «Римбунан Хиджау ДВ» является выручка от реализации товаров собственного производства (88%). Выручка составляет в 2013 гг. 666398 тыс. руб. Общая сумма доходов в 2013 г. уменьшилась на 361113 тыс. руб. (на 32%) и составила 759418 тыс. руб. Доля дохода от продажи валюты составила 11%, прочие доходы – 1%. Общая сумма расходов в 2013 г. уменьшилась на 35% по сравнению с 2012 г. Расходы составили в 2013 г. 732225 тыс. руб. Основную долю расходов составила себестоимость – 57%. В ее состав входят затраты на амортизацию, на оплату труда, материальные затраты, отчисления на социальные нужды, прочие затраты (в т.ч. аренда лесов). К коммерческим расходам (41%) относятся затраты, связанные со сбытом продукции. Управленческие расходы составили 2%.
Внешнеторговые затраты предприятия включают транспортные затраты – 38%, таможенное сопровождение – 25%, оформление разрешительных документов – 18%, платежно-расчетные затраты – 7%, управленческие (содержание отдела экспортных перевозок) – 9%.
Большая часть лесной продукции отправляется на экспорт в круглом виде и частично в виде продукции деревопереработки. Основные поставки осуществляются в страны АТР — Япония, Китай, Республику Корея. Большая часть продукции предприятия ориентирована на экспорт. Доля экспорт продукции на в 2014 г. – 97,8 % (уменьшение на 0,2% по сравнению с 2013 г.). Основная доля продукции поставляется на рынки Китая (62,2% в 2014 г.).
Для эффективного управления внешнеторговой деятельностью в компании «Римбунан Хиджау ДВ» создан отдел экспортных перевозок. Отдела экспортных перевозок является структурным подразделением компании «Римбунан Хиджау ДВ». Он осуществляет экспортные операции по закрепленной номенклатуре продукции и обеспечивает совместно со службами и отделами компании экспорт лесной продукции в страны АТР. Непосредственное руководство отделом осуществляет начальник отдела. Организационно он состоит из начальника, трех специалистов (главный, ведущий, специалист) и переводчика.
При заключении сделки компания использует типовой контракт, к которому составляется дополнение, где указываются предмет сделки, объемы поставки, качество товара, срок и дата поставки, порядок поставки, цены на товар и порядок расчетов, базисное условие поставки, порядок приемки товара, гарантии, претензии, штрафные санкции, форс-мажорные обстоятельства, дополнительные условия. В настоящее время компанией «Римбунан Хиджау ДВ» поставки лесоматериалов осуществляются отдельными партиями на условиях DAF Гродеково, FOB Находка и FCA Суйфэньхэ.
В результате проведенного анализа ООО "Римбунан Хиджау ДВ» были разработаны следующие рекомендации: преобразование структуры отдела экспортных операций согласно функциональному признаку. Отдел будет состоять из 5 сотрудников: начальника отдела, специалиста по экспорту, специалиста по логистике, декларанта и переводчика.
Внедрение предложенных мер позволит уменьшить затраты на содержание отдела экспортных перевозок на 82056 рублей и повысить эффективность экспорта на 0,0006 руб./руб. в связи снижением затрат по реализации экспорта, снизить время выполнения операций по контракту.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
