ВКР (1197993), страница 2
Текст из файла (страница 2)
В третьей главе рассмотрены среды разработки справочника и его базы данных. Описан процесс создания справочника и базы данных, в которой храниться информация из данной системы. Описан экономический эффект от внедрения предложенной информационно-справочной системы.
В заключении обобщены выводы, полученные в процессе исследования.
1 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ СИСТЕМЫ
1.1 Виды информационно-справочных систем и их
характеристика
Практически в любой деятельности человеку, если он не является экспертом, необходимы дополнительные сведения, советы или инструкции. Все эти сведения являются справочными. Система, в которой ведется их хранение, редактирование и актуализация называется информационно-справочной.
До появления ПК и различных полезных программ, значительно облегчающих поиск информации, все полезные сведения хранились на печатных носителях в виде справочников или брошюр. Особенно ценные данные могли даже переписываться в отдельную тетрадь. Но поиск необходимой информации, особенно в случае поиска узкоспециализированных сведений, мог занять значительное время.
После прихода информационных технологий в повседневную жизнь человека, всё изменилось. Появилась возможность хранить большие объемы данных в одном месте, быстро находить нужные сведения и редактировать уже имеющиеся. Это были большие электронные библиотеки, записанные на диски. Но с течением времени, справочные системы развивались: разделялись не только по сферам деятельности, но и по профильным направлениям внутри них, переносились в Internet для всеобщей доступности и т.д. Теперь, чтобы найти интересующую информацию, не обязательно даже печатать её – достаточно чётко задать вопрос в микрофон. Многие справочные системы на данный момент снабжены голосовым модулем.
Итак, можно дать следующее определение: информационно-справочные системы (ИСС) – это электронные справочники с базой данных, позволяющие сократить время на поиск необходимых данных. Это локальные полнотекстовые БД, разделяющиеся по различным областям знаний.
Именно справочные системы решают задачу обеспечения заинтересованных лиц нормативной информацией. Они имеют целый ряд неповторимых свойств:
– компактное хранение любого количества данных;
– хранимая информация отображается структурированно;
– быстрый поиск необходимой информации в кратчайшие сроки.
Информационно-справочные системы практически всегда уникальны. Нет точной системы их классификации.
Если возникла необходимость произвести разделение ИСС на несколько групп, то для этого можно использовать следующие параметры: область применения, территориальный признак, интересующая сфера деятельности, структура и др.
По охвату территории ИСС подразделяется на геоинформационные, общегосударственные, областные, городские, районные и т.д.
Если производить классификацию по сфере применения информационно-справочных систем, то список будет очень длинным: в банковской деятельности, в сфере IT, медицине, проектировании, педагогике, судостроительстве и т.п. Обычно, если используется данный критерий классификации, то заранее ограничивается область, к которой применяется классификация.
Ещё один способ классификации ИСС – это разделение на полнотекстовые и фактографические.
В полнотекстовом ИСС происходит сбор текста документа и его систематизация.
В фактографическом ИСС сбор информации, систематизация и обработка полученных данных производится в соответствии с определенными свойствами изучаемых объектов. В систему выбранные свойства заносятся в определенной форме: как текст, фото, аудио, графиков и т.д.
Классификация, которая известна любому человеку, даже далекому от сферы IT, это разделение информационно-справочных систем в соответствии с уровнем доступа: общедоступные и системы с ограниченным доступом. При организации последней требует организации технической и программной безопасности на соответствующем уровне.
Кроме того, стоит отметить, что на многих предприятиях или в учебных заведениях принята классификация по уровню доступа: для специалистов, магистров, преподавателей, бакалавров и т.д.
Другая известная классификация ИСС – это их разделение на коммерческие и бесплатные.
Коммерческие информационно-справочные системы – это ИСС, за использование которыми необходимо платить ежемесячную плату или что-то подобное. Разрабатываются командой профессионалов с целью получения прибыли.
К бесплатной ИСС доступ не ограничен. Разработкой могут заниматься как профессионалы для общего пользования, так и частными лицами – для собственного пользования (как один из вариантов – справочник с днями рождения коллег).
Одним из самых распространенных видов информационно-справочной системы является электронная библиотека.
Электронной библиотекой называется информационная система, позволяющая надежно хранить и эффективно использовать содержащиеся в ней документы заинтересованным пользователям, в том числе и через Internet. При этом электронные документы могут содержать не только текстовую, но также видео, аудиоинформацию и графические изображения.
Рисунок 1 – Структура электронной библиотеки
Перечислим функции электронной библиотеки:
– регистрация поступающих данных в автоматическом режиме;
– перемещение информации с материальных носителей на цифровые;
– индексирование получаемых данных;
– библиографическое описание поступающих данных;
– создание аннотаций к поступающим материалам;
– создание каталога, содержащего ссылки на внешние источники;
– автоматизированный поиск информации;
– обеспечение возможности связи с внешними источниками информации;
– организация служб сопровождения.
Пользователь работает с электронной библиотекой в режиме диалога, используя строго структурированную, иерархическую систему меню. При возникновении необходимости, наличествует возможность преобразования имеющегося меню или создания нового, в зависимости от запросов пользователя.
Базовой единицей электронной библиотеки является электронный архив модульной структуры.
Электронным архивом является система управления документами, предназначенная для их хранения во всех вариантах (в том числе устаревших) и обеспечения доступа пользователей к ним, а также возможности поиска необходимой информации. Компоненты электронного архива представлены на рисунке ниже.
Рисунок 2 – Компоненты электронного архива
Использование архива предоставляет возможность систематизировать хранение документов и организовать работу с ними, сократив при этом затрачиваемые ресурсы, связанные с доступом к документам.
В электронном архиве могут храниться документы абсолютно любого вида. Это могут быть записи видеоконференций, фотографии различных объектов, диаграммы статистических данных, аудиозаписи, различные приложения и многое другое.
Чаще всего архивы используют для управления внутренней документацией, инструкциями и договорами. В электронном архиве документы хранятся в папках-рубрикаторах, структуру которых можно организовать в соответствии с существующим порядком. Главным плюсом электронного архива можно считать наличие достаточного функционала при приемлемой цене. В сочетании с широкими возможностями масштабирования это позволяет крайне эффективно использовать его на предприятиях любых размеров.
Перечислим функции электронного архива:
– осуществление хранения документов. С помощью архива можно организовать централизованное хранилище документов, с возможностью ограничения прав доступа к нему сотрудников, в том числе через Internet, в зависимости от их функционала;
– создание новых документов. Это возможно либо с помощью заранее созданных шаблонов, либо путём копированию существующего документа с локального диска, как вариант, в соответствующую папку. Также возможно добавление нового документа путем сканирования с печатного носителя. Служба распознавания работает на сервере архива в фоновом режиме;
– осуществление учёта документов. Для каждого документа в архиве обязательна регистрационная карточка. Состав и расположение реквизитов карточки являются жестко регламентированы и модификации не подлежит;
– в архиве у пользователей есть возможность обмена сообщениями и даже присоединять к ним ссылки на расположенные в системе документы. Также существует возможность отправка документов по e-mail;
– для работы с документами в электронном архиве имеется возможность использования соответствующего приложения. Некоторые документ, хранящиеся в распространенных текстовых форматах, можно просматривать без непосредственного перехода в приложение;
– в электронном архиве имеется возможность учета входящих и исходящих писем. При этом, каждому письму присваивается уникальный регистрационный номер;
– обеспечение коллективного доступа к документам для ознакомления и редактирования. При этом исключается возможность конфликта благодаря механизму автоматической блокировки;
– возможность организации сетевого доступа;
– возможность организации поиска не только по названию или реквизитам учётной карточки, но и по отрывкам из текста, ключевым словам в любых их формах;
– каждому пользователю в зависимости от исполняемых обязанностей и группы, в которую он входит, присваиваются определённые права доступа. Некоторые пользователи могут иметь права только на просмотр, в то время как другие – на просмотр, редактирование, удаление и т.д.;
– в электронном архиве имеется возможность интеграции с внешними приложениями, что позволяет:
а) обеспечивать электронный архив новыми функциями;
б) производить разработку автоматизированные системы пакетной обработки;
в) разрабатывать приложения для работы с данным, конкретным архивом;
г) производить разработку Internet-решений для осуществления доступа к базам данных, в которых содержатся документы.
На коммерческих предприятиях, в которых установлен чёткий регламент и нормативы, предпочтение отдается методическим указаниям, информационно-справочным системам узкой специализации, крайне редко – встроенным программным справочникам.
Методические указания (рекомендации) – акт, содержащий систематизированные практические рекомендации (разъяснения) по применению нормативных положений, установленных иными нормативными правовыми актами.
Данный документ обычно содержат краткую, максимально сжатую инструкцию по работе в системе и способах интерпретации её результатов. С методическими указаниями можно быстро ознакомиться, проблем в работе непосредственно с ним не возникает. Однако, явным минусом является то, что работа с ним подразумевает хотя бы поверхностное знание системы, в которой предстоит применять полученные из данного справочника знания. В противном случае производительность работы пользователя значительно снижается, т.к. может уйти значительное время на знакомство с системой и действие методом «проб и ошибок». В случае, если система не интуитивно понятна, пользователь не сможет выполнить задачу или ему придется привлекать стороннего эксперта или более опытного коллегу.
Информационно-справочные системы узкой специализации в этом плане намного лучше. В них хранятся большие объёмы подробной информации, которые дадут исчерпывающие ответы на все интересующие вопросы. Однако, перед использование большинства из них желательно обучение по способам эксплуатации данных систем. Иначе пользователь может просто не найти необходимую информацию или документ. Для этого требуются колоссальные затраты времени в ущерб рабочему процессу, а также значительные финансовые вливания. И не стоит забывать, что с момента внедрения подобной ИСС до её полного освоения сотрудниками должно пройти определенное количество времени. А в начале же работы с новой системы обязательно будут случаться замедления.
Встроенные справочные системы на предприятиях используются крайне редко.
Данные справки содержат грамотно изложенную, подробную информацию по большинству вопросов, связанных с выбранной программой. Но найти её не так-то просто. Данный вид справки имеет крайне неудобную книжную структуру с расплывчатыми названиями оглавлений. Очень редко встречается возможность поиска по ключевым словам. Большую часть времени поиска занимает поиск необходимой главы и соответствующего раздела по возникшему вопросу/проблеме.
Можно сказать, что информационно-справочные системы являются одними из самых используемых ИС. Отсутствие грамотно организованной ИСС на предприятиях может значительно замедлить исполнение части процессов на них, понизить производительность труда. Грамотно организованная информационно-справочная система будет обладать логичной и интуитивно понятной архитектурой и содержать полные и актуальные данные по интересующим вопросам.
1.2 Информационно-справочные системы, используемые в
ПАО Сбербанк
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
