Межличностные коммуникации в организации (1194544), страница 9

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 9)

1. Ваше образование:

• высшее (10)

• незаконченное высшее (3)

• средне-специальное (9)

• среднее (0)

Опрос показал, что уровень образования у персонала организации выше среднего, некоторые сотрудники в данный момент продолжают получать образование, что говорит о их профессиональном росте.

2. Соответствует ли Ваша должность полученному образованию?

• соответствует (10)

• не соответствует (4)

• не в полном объеме (8)

В современных рыночных условиях людям трудно найти работу, а тем более, соответствующую квалификации с достойной заработной платой, поэтому есть сотрудники, чья квалификация не соответствует занимаемой должности. Как показал предыдущий вопрос, некоторые сотрудники стараются изменить это положение, продолжая обучение. Для удержания сотрудников и дальнейшего карьерного роста в данной организации руководство может взять на себя часть расходов по подготовке и повышению квалификации персонала, используя ученические договора.

Рисунок 18 – Уровень соответствия образования занимаемой должности

3. По Вашему мнению, коммуникации в организации – это…

• постановка задач подчиненным, отчет перед вышестоящим руководством (1)

• в основном личное общение с коллективом (6)

• обмен информацией со всем окружением: сотрудниками, поставщиками, потребителями и т.д. (12)

• тяжело дать точное определение (3)

Наличие второго ответа в категории «подчиненные» демонстрирует недостаточный уровень образования, который приводит к пониманию коммуникаций как межличностного общения.

Специалисты имеют более полное представление о коммуникациях, что демонстрирует достаточно высокую осведомленность в данном вопросе.

4. Кто в Вашей организации занимается вопросами коммуникаций?

• генеральный директор (3)

• коммерческий директор (5)

• менеджеры (7)

• все работники, каждый в своей области (7)

Данный вопрос выделил расхождение мнений руководящего состава и работников: одни считают, что коммуникациями должны заниматься все сотрудники организации, другие, что это прерогатива руководителей. В итоге это приводит к тому, что коммуникациями не занимается в полном объеме и комплексно никто.

5. Насколько коммуникации важны для организации?

• являются необходимым условием достижения стоящих перед организацией задач (8)

• не являются настолько важными, чтобы уделять много внимания и времени (10)

• совсем не имеют значения (4)

Часть сотрудников (14 респондентов), которая уделяет мало внимания коммуникациям, осуществляет их неэффективно: искажает информацию, задерживает ее, фильтрует или вообще отказывается ее передавать, в результате чего страдает весь персонал организации.

Руководителям трудно опираться на информацию, которая получена от 8 сотрудников, которые осознают, что коммуникации являются необходимым условием достижения стоящих перед организацией целей.

6. Какие виды коммуникаций чаще используются внутри компании?

• личные контакты (12)

• совещания (0)

• телефонные переговоры (6)

• служебные записки (4)

• электронная почта (0)

Рисунок 19 – Используемые виды коммуникаций в организации

Из ответов на этот вопрос видно, что сотрудники предпочитают личный контакт либо общение по телефону, что позволяет более детально решать вопросы и проблемы, а также используют документальный вид для более детального описания, например, финансовая документация, информация, которая воспринимается только в письменном виде и т.д. Но для личного контакта нужно дополнительное четко отведенное время, чтобы не было отвлечения от работы. Переговоры также отнимают много времени, особенно если звонки незапланированные.

7. С кем Вы контактируете вне компании?

• поставщики (12)

• покупатели (20)

• конкуренты (12)

• органы государственной власти (5)

• рынок рабочей силы (0)

Анализируя полученные ответы, можно увидеть, что сотрудники имеют достаточно тесные связи с внешней средой. Это, в свою очередь, обязывает их быть компетентными в области обмена информацией.

8. Считаете ли Вы личностные отношения важными в процессе коммуникаций?

• важными (13)

• возможными, но не обязательными (9)

• ненужными вообще (0)

Сотрудники считают важным применение в общении личностных отношений, эмоций, жестов, мимики. Это приводит к правильному восприятию информации. А эффективные коммуникации требуют от каждой из сторон определенных навыков и умений.

9. Как Вы считаете, более положительное общение эмоционально-психологического фактора в отношениях типа?

• начальник – начальник (5)

• начальник – подчиненный (7)

• подчинённый – подчинённый (10)

Сотрудники организации считают, что общение эмоционально-психологического фактора в отношениях типа подчинённый–подчинённый более положительное, хотя отношения между начальством и подчиненными в целом тоже положительные. А в отношении эмоционально-психологического фактора в отношениях типа начальник–начальник можно сказать, что, возможно, сотрудники не знают как складывается общение между руководящим составом.

10. Какая сложилась морально-психологическая обстановка в компании?

• благополучная (9)

• нормальная (9)

• просто все вместе работаем, и всё (4)

Рисунок 20 – Морально-психологическая обстановка в компании

Ответ на вопрос показал, что, по мнению сотрудников, в коллективе сложилась благополучная морально-психологическая обстановка. Это благотворно влияет на работу каждого сотрудника и коллектива в целом. Большинство считают, что атмосфера в коллективе добродушная, люди работают веселые, общительные, интересные, но все таки, исходя из полученных ответов, есть проблемы в общении у некоторых сотрудников.

11. Часто ли Вам приходится задерживаться на рабочем месте в связи с нехваткой рабочего времени?

• постоянно (2)

• иногда (5)

• никогда (15)

Некоторым сотрудникам приходиться оставаться на рабочем месте после окончания работы. Это возможно из-за неправильного восприятия информации, исходящей от руководителей.

12. По каким каналам, по Вашему мнению, распространяется наибольшее количество информации в компании?

• по неформальным каналам (слухам) (7)

• по формальным каналам (собрания, объявления и др.) (15)

Сотрудники, работающие в офисе, недостатка информации не ощущают. Продавцы магазинов испытывают небольшую нехватку информации, и поэтому пользуются каналом слухов. Такая ситуация должна контролироваться руководством во избежание негативного влияния слухов на деятельность предприятия. Неформальные коммуникации, несомненно, присутствуют в каждой организации и, управляемые руководством, приносят пользу. Но слишком большой поток информации, проходящий по этим каналам, свидетельствует о недостаточном развитии формальных каналов коммуникации. Кроме того, степень достоверности информации, проходящей по таким каналам, тоже оставляет желать лучшего и может привести к потере лояльности персонала, ненужному сопротивлению изменениям, снижению качества выполняемой работы.

13. В какой форме Вы получаете информацию от руководителя?

• письменно (9)

• в устной форме (13)

• в электронном формате (0)

Видно, что большинство работников (13 респондентов) получает информацию по одному каналу связи (в устной форме), что может привести к недостаточному пониманию информации. Известно, что для большей усвояемости полученной информации необходимо использовать несколько каналов связи.

14. Влияет ли своевременное предоставление информации на качество выполняемой работы?

• влияет (21)

• не влияет (1)

• к работе это не относится (0)

Как видно из полученных ответов работники понимают, что несвоевременная доставка документации приводит к всевозможным проблемам, которые, в свою очередь, влияют на качество выполняемой работы. В рамках вертикальных коммуникаций информация перемещается внутри организации с уровня на уровень. Она передаётся по нисходящей, т.е. с высших уровней подчиненным сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п.

15. Вы имеете всю информацию о деятельности организации, перспективах развития?

• абсолютно всю (5)

• часть информации (15)

• не имею (2)

• не имею, и не хотел бы (0)

Работники считают, что имеют только часть интересующей их информации. Это подтверждает существующий коммуникационный стиль руководства: избирательное информирование. Ответ на этот вопрос – яркое свидетельство неудовлетворенности работников предоставляемой им информации. Приблизив работника к проблемам организации, дав ему возможность сопереживать, руководитель получал бы большую отдачу от работы подчиненных.

16. Как часто у Вас происходит общение с руководством организации?

• один раз в неделю (8)

• один раз в две недели (0)

• один раз в месяц (0)

• по мере необходимости (14)

Большая часть общения происходит по мере необходимости, т.е. по мере возникновения проблем или предложений. Однако бессистемность в коммуникационном процессе приводит к отвлечению работников от их обязанностей и неготовности, в некоторых случаях, к общению с руководством.

17. Какие межличностные барьеры мешают Вам правильно воспринимать информацию?

• восприятие (2)

• семантика (0)

• обмен невербальной информацией (0)

• некачественная обратная связь (13)

• плохое слушание (7)

Рисунок 21 – Существующие барьеры в межличностных коммуникациях

Значение обратной связи для процесса коммуникации часто недооценивают.

Без обратной связи у отправителя сообщения отсутствует какая-либо возможность узнать, состоялся ли процесс коммуникации. Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией. Двусторонний обмен информацией (при наличии возможностей для обратной связи) по сравнению с односторонним (обратная связь отсутствует), хотя и протекает медленнее, но более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений. Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя сторонам подавлять шум.

18. Какие преграды в организационных коммуникациях существуют в компании?

• искажение сообщений (10)

• неудовлетворительная структура организации (3)

• информационные перегрузки (0)

• нет преград (9)

Рисунок 22 – Преграды организационных коммуникаций

Искажение сообщений в данной организации существует, на мой взгляд, из-за таких временно-пространственных факторов как: стихийный обмен информацией между офисом и магазинами, использование одного канала коммуникаций, проблемы в обратной связи. Исходя из этого, руководству организации следует провести кропотливую работу по построению эффективного коммуникационного процесса, а также скорректировать структуру организации так, чтобы информация не могла блокироваться на каком-либо участке или искажаться.

19. Достаточно ли информации предоставляется Вам для успешного выполнения своих задач?

• я получаю достаточное количество информации в нужное время (15)

• я получаю необходимую информацию, но с опозданием (7)

• я не получаю достаточно информации и вынужден искать ее самостоятельно (0)

• я получаю так много информации постоянно, что не успеваю ее обрабатывать (0)

Нисходящие коммуникации функционируют очень хорошо. В целом информация поступает оперативно и в полном объеме. С должностными инструкциями в организации проблем нет.

20. Каков стиль управления Вашего руководства в области предоставления информации подчиненным?

• полная открытость (6)

• избирательное информирование (16)

• блокировка доступа к информации (0)

Многие подчиненные (16) присваивают руководству стиль избирательного информирования. Это говорит о незнании руководителями информационных потребностей подчиненных или неспособности эффективно донести до них информацию. Это приводит к ситуации, когда руководитель спокоен за работу с подчиненными, а подчиненные испытывают неудовлетворенность информацией, как следствие, невысокая лояльность работников по отношению к руководству.

21. Каков процент вашего доверия информации, поступающей от руководства организации?

10, 20, 30, 40, 50, 60, 70, 80, 90, 100 %

Средний процент доверия – 80. Достаточно высокий показатель. Этот показатель мог бы быть еще выше, если руководство привлекло своих подчиненных к решению проблем, предоставляло больше информации и более эффективно строило с ними коммуникации. Высокий процент доверия к информации, предоставляемой руководством ведет к ее исполнению и ускоряет процесс реализации решения.

22. Существует ли возможность донести в Вашей организации предложение до руководства?

• да, это легко сделать в письменной форме (8)

• да, но это очень сложно (14)

• нет, такое у нас не предусмотрено (0)

То, что сотрудники имеют возможность донести свои идеи до руководства, говорит о существовании обратной связи. Однако, создание постоянно действующих ящиков предложений, усилит эту сторону коммуникаций и повысит эффективность деятельности организации в целом.

Таким образом, при проведении анализа эффективности коммуникаций в OOO «Контур детского плавания»были выявлены следующие проблемы:

• в организации используется ограниченное число видов коммуникаций;

• недостаточное понимание важности коммуникаций в эффективности организации со стороны руководителей и подчиненных;

• недостаточно технически оснащены рабочие места;

• образование некоторых сотрудников не соответствует занимаемой должности;

• невысокий уровень морально-психологической обстановки в коллективе;

• совещания и телефонные переговоры носят стихийный характер, происходят по необходимости, что снижает эффективность восходящих коммуникаций;

• руководители не должным образом готовятся к предстоящим совещаниям, что снижает эффективность нисходящих коммуникаций;

• имеет место несвоевременная доставка информации;

• случаются задержки на рабочем месте;

• недостаточно развита обратная связь.

Для устранения или снижения отрицательного влияния указанных проблем на деятельность организации необходимо разработать направления по совершенствованию коммуникаций.

3. РАЗРАБОТКА МЕТОДИЧЕСКИХ ПОЛОЖЕНИЙ И РЕКОМЕНДАЦИЙ по совершенствованию межличностных коммуникаций НА ПРИМЕРЕ ООО «Контур детского плавания»

Характеристики

Список файлов ВКР