Глава 6 (1106757), страница 4

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 4)

Последнее, что требуется перед получением данных,– указать, куда поместить их в рабочей книге.На этом шаге можно сохранить запрос1 в виде отдельного файла запросов, без «привязки» к конкретной книге Microsoft Excel, для которойон был создан. В частности, сохраненный в отдельном файле запросможно задействовать в любой рабочей книге командой Данные Импорт внешних данных Импортировать данные…, указав в открывшемся по команде диалоговом окне этот файл с запросом.

Щелчокпо кнопке Сохранить запрос… откроет окно Сохранить как, в которомнужно задать папку и имя для хранения запроса.После необходимых установок в окне Импорт данных щелкните ОКи получите запрашиваемые записи в виде списка рабочего листаMicrosoft Excel.1Если вы хотите использовать запрос в других книгах или предоставлять его другим пользователям, то нужно произвести сохранение запроса в специальном файле.178Глава 6Вместе со списком данных на рабочем листе в книге Microsoft Excelхранится и запрос, по которому данные были получены. Благодаря этому, возможны изменения запроса и обновления списка.

Если в источнике данных произошли изменения, то для обновления списка запроса вMicrosoft Excel возможна установка различных параметров обновления– например, задать автоматическое обновление данных списка при каждом открытии рабочей книги или через указанные интервалы времени.Доступ к заданию параметров, быстроевыполнение обновлений списка помогут выполнить кнопки панели инструментов Внешниеданные.Мы уже рассказывали об их назначении выше, на страницах параграфа Получение данных из Интернета. Напомним и в этом контексте.Щелчок по кнопке– вызов диалогового окна Свойства диапазона данных, где соответствующими флажками задаются параметры обновления экрана, формата и разметки данных при изменении числа записей и др.Списки в Excel179Щелчок по кнопкеОбновить – команда на обновление указанных данных непосредственно в текущий момент.

Если в рабочей книгеопределено несколько запросов, кнопкаобновит их все.Можно удалить в списке какой-либо столбец (например, с отчествами студентов) – на рабочем листе при этом, естественно, не появится никаких предупреждений, т.к. это часть работы с содержимым его ячеек. Нопо команде изменения запроса (Данные Импорт внешних данных Изменить запрос или щелчок в панели инструментов по кнопке этойкоманды) на экране появится предупреждение о необходимости восстановить соответствие между структурой запроса и структурой списка.Щелчок по кнопке ОК выведет диалоговое окно выбора столбцов,в котором можно внести изменения в столбцы запроса.180Глава 6Для примера,приведенного нарисунке выше,удалить полеотчества (О)После завершения работы с Microsoft Query запрос будет сохраненв измененном виде.Нам осталось обсудить, что произойдет, если на заключительномшаге работы с Microsoft Query выбрать опцию просмотра или измененияданных этой программой.Будет открыто окно для интерактивного конструирования запроса.ОбластьтаблицОбластьусловийТаблицарезультатовСписки в Excel181Детальное обсуждение конструктора запросов выходит за рамкиданного учебного пособия.

Здесь мы дадим лишь главные ориентирыдля самостоятельного его изучения. Для читателей, уже знакомых с языком структурных запросов, сразу обратим внимание на кнопкув панели инструментов. Дело в том, что «за сценой» каждого запроса стоитровно одно предложение на этом языке. Кнопкой SQL это предложениепредставляется в текстовом виде и становится доступным для редактирования напрямую.Все остальные инструменты окна Microsoft Query предназначеныдля «визуального» конструирования SQL-запроса даже в тех случаях,когда пользователь не знаком с синтаксисом этого языка.Итак, окно запроса содержит три области (см.

рисунок выше): область таблиц, область условий и таблицу результатов. Первые две области могут быть скрыты или выведены соответствующими кнопками панели инструментов.Таблица результатов – это образец данных, подлежащих переносуна рабочий лист Excel. В процессе редактирования запроса MicrosoftQuery запрашивает реальные данные в БД. Кнопкиуправляют запросами в процессе редактирования.В области таблиц изображены таблицы базы данных, участвующиев запросе, и взаимосвязи между ними.

Двойной щелчок или перетаскивание поля из таблицы БД в таблицу результатов эквивалентны включению поля в запрос.В области условий перечисляются поля, которые содержатся в условиях отбора, включенных в запрос. Область условий позволяет легкоконтролировать и дополнять список условий.Закрытием окна Microsoft Query создание запроса завершается, исоответствующие данные помещаются на рабочий лист Microsoft Excel.Выполните задание 6.3 по теме Списки в Excel из приложения От теории к практике.Вы научитесь создавать запросы и получать данные из файлов MS Access, строить и редактировать сводные таблицы..

Характеристики

Список файлов книги