Основы документационного обеспечения - ответы на вопросы на СтудИзбе

По сфере действия локальные акты учреждения классифицируются:

• общего и специального характера
• обязательные и необязательные
• распространяющиеся на всех работников и распространяющиеся на определенную категорию участников правоотношений,
• постоянного действия и с определенным сроком

Какие из нижеперечисленных выполняет секретарь руководителя, помогая планировать рабочее его время? (отметьте несколько правильных ответов)

• принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию
• организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию
• подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя
• осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия

Секретарь должен обладать следующими качествами:

• Секретарь должен четко представлять свои обязанности и уровень компетенции при самостоятельном решении вопросов в отсутствии руководителя. Руководителю, в свою очередь, необходимо постоянно информировать секретаря о всех делах, чтобы он мог максимально помочь ему
• постоянно информировать руководителя о всех своих делах
• Секретарь должен следить за событиями в личной жизни руководителя, например, позаботиться о цветах для специальных случаев, о поздравительных открытках и т.д.
• Хороший секретарь считает непреложной обязанностью проявлять тактичное внимание к руководителю и ненавязчивую заботу о нем

По степени значимости локальные акты учреждения классифицируются:

• постоянного действия и с определенным сроком действия
• общего и специального характера
• обязательные и необязательные
• распространяющиеся на всех работников и распространяющиеся на определенную категорию участников правоотношений

Какие существуют варианты использования системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота?

• только на рабочих местах сотрудников службы ДОУ и ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях
• только сотрудникам, вовлеченным в работу с документами, в том числе и руководителям
• на рабочих местах все сотрудников организации
• на рабочих местах сотрудников службы ДОУ и ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, а также всем сотрудникам, вовлеченным в работу с документами

В чем состоит суть контроля по существу выполнения поручений руководителя?

• удостоверение правильности выполнения поручения
• в совокупности действий по обеспечению своевременного исполнения поручений
• соблюдения срока выполнения поручения
• в оценке правильности, полноты выполнения поручения

В чем состоит суть контроля над сроками исполнения поручений руководителя?

• в оценке правильности, полноты выполнения поручения
• соблюдения срока выполнения поручения
• в совокупности действий по обеспечению своевременного исполнения поручений
• удостоверение правильности выполнения поручения

Приказ – это

• локальный акт, устанавливающий правовой статус органа управления организацией или порядок, процедуру, правила реализации организацией какого-либо из своих правомочий
• локальный акт, применяемый общим собранием работников для реализации права на участие в управлении организацией, предприятием, учреждением
• локальный нормативный (распорядительный) документ, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных задач
• локальный акт, устанавливающий порядок и способы чего-либо

Локальные нормативные акты – это

• разрабатываемые и принимаемые собственниками и учредительными документами, устанавливающие нормы (правила)
• общего характера, предназначенные для регулирования управленческой, финансовой, хозяйственной, кадровой и иной функциональной деятельности учреждения
• разрабатываемые собственникамии принимаемые учреждением, устанавливающие нормы (правил
• акты, содержащие нормы трудового права и принимаемые работодателями в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями
• акты, содержащие нормы гражданского права и принимаемые работодателями
• общего характера, предназначенные для регулирования управленческой, финансовой, хозяйственной, кадровой и иной функциональной деятельности учреждения

Какие процедуры включает этап снятие поручения руководителя с контроля?

• соблюдение типовых сроков исполнения поручений; соблюдение срока, в течение которого информация о поручении заносится в регистрационно-контрольную форму
• при необходимости – оповещение исполнителей о снятии поручений с контроля, а также сроке выполнения данной работы; оформление на документе реквизита «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» и сотрудника, обязанного осуществлять данную функцию
• в любом случае оповещение исполнителей о снятии поручений с контроля
• определение порядка предоставления руководителю отчета об исполнении его поручения и подготовленных в процессе исполнения документов; заполнение регистрационно-контрольной формы информацией о снятии поручения с контроля и итоговых сведений об исполнении, а также срока выполнения данной работы

Какие в настоящее время существуют способы контроля за исполнением поручений руководителя?

• смешанный способ контроля с использованием сроковой (контрольно-справочной) картотеки и программного продукта
• автоматизированный способ с применением программных продуктов
• ручной способ с использованием сроковой (контрольно-справочной) картотеки
• самостоятельный способ контроля

Ответьте, верно ли утверждение: «Контроль за исполнением поручений руководителя представляет собой совокупность действий, целью которых является содействие своевременному и качественному исполнению поручений, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и конкретных сотрудников»

• да
• нет

Какой локальный акт в учреждении обладает высшей юридической силой?

• устав
• положение
• инструкция
• приказ

Верно ли утверждение «Инструкция– это локальный акт, регламентирующий порядок деятельности организации, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора»

• верно
• не верно

В чем заключается основная задача секретаря руководителя при организации приема посетителей? (отметьте несколько правильных ответов)

• записать контактные данные посетителя
• направить посетителя к заместителям руководителя
• избавить руководителя от лишних приемов
• направить посетителя тому сотруднику, который занимается данными вопросами

Как секретарь руководителя осуществляет планирование своего рабочего времени? (отметьте несколько правильных ответов)

• исходя из приоритета задач, поставленных перед секретарем
• исходя из важности и времени задач, стоящих перед руководителем
• исходя из сроков на решение задач, стоящих перед руководителем
• исходя из сроков на решение задач, поставленных перед секретарем

Срок защиты конфиденциальной информации, содержащейся в документе

• 25 лет
• 15 лет
• определяется в каждом конкретном случае исполнителем и утверждается руководством структурного подразделения, в виде конкретной даты или в виде пометок: "до заключения контракта", "бессрочно" и т.п. и своей подписи;*
• 10 лет

Сотрудники организации, допущенные к конфиденциальной информации должны:

• хранить конфиденциальную информацию, в том числе не сообщать конфиденциальные сведения друзьям и членам своей семьи. О ставших им известной утечке сведений, составляющих конфиденциальную информацию, а также об утрате документов с грифом «Конфиденциально», немедленно сообщать своему руководителю структурного подразделения и в Службу безопасности
• знакомиться только с теми документами и выполнять только те работы, к которым они допущены в соответствии с функциональными обязанностями и в соответствии с дополнительными задачами, возложенными на них руководством
• использовать конфиденциальную информацию в своих личных интересах
• при ведении деловых переговоров с представителями сторонних организаций или частными лицами ограничиваться выдачей минимальной информации, действительно необходимой для их успешного завершения

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

• разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к конфиденциальным сведениям
• установление правил отнесения информации к конфиденциальным сведениям
• использование сведений без согласия их владельца
• предоставление доступа к носителям информации, содержащим конфиденциальную информацию

Ответьте, верно ли утверждение: «К основным этапам контроля за исполнением поручений руководителя относят: постановку поручения на контроль;проверку своевременности доведения поручения до конкретных исполнителей;учет и обобщение результатов контроля исполнения поручений»

• верно
• не верно

Верно ли утверждение «Секретарь не только упорядочивает рабочий день шефа, корректирует его планы, напоминает о чем-либо, составляет график мероприятий, посещений, но и «защищает» руководителя от нежелательных посетителей или ненужной ему информации. Кроме того, секретарь доводит распоряжения или поручения шефа до подчиненных»

• не верно
• верно

Срок хранения документов

• исчисляется с даты оформления документа
• исчисляется со следующего месяца оформления документа
• исчисляется с 1-го числа месяца оформления документа
• исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела

Группы документов по экспертизе документов:

• документация по длительному сроку хранения
• оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности
• основная документация, наиболее полно отражающая деятельность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основных функций и задач
• документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т.п.)

Верно ли утверждение «Виза – это надпись соответствующего должностного лица на каком-либо документе или акте, удостоверяющая его подлинность или придающая ему силу»

• верно
• не верно

С чего начинается работа секретаря руководителя по подготовке совещания? (отметьте несколько правильных ответов) В

• с указания руководителя о необходимости его проведения, выносимых на совещание вопросах и предполагаемых участниках
• с составления плана действий
• с указания руководителя о времени и месте проведения совещания
• с выбора помещения

Разновидностями расширенного совещания являются(отметьте несколько правильных ответов):

• съезд
• симпозиум
• конференция
• собрание

После чего секретарь руководителя приступает к оповещению участников совещания? (отметьте несколько правильных ответов)

• зная время и место проведения совещания
• после соответствующего указания руководителя
• имея повестку дня, список участников совещания
• после выбора помещения

При приеме работников других организаций -

• после приветствия надо выяснить и записать: фамилию, имя, отчество; организацию, которую он представляет, и его должность; по какому вопросу; было ли назначено время приема
• выяснить по какому вопросу необходим прием
• выяснить было ли назначено время приема
• после приветствия надо выяснить и записать: фамилию, имя, отчество

Какие документы оформляет секретарь руководителя при подготовке руководителя к командировке? (отметьте несколько правильных ответов)

• только командировочное удостоверение
• программу командировки
• приказ о командировке и командировочное удостоверение
• только программу командировки

Если руководитель в силу сложившихся обстоятельств отменяет прием сотрудников или переносит его на другое время

• сотрудник должен изложить свою просьбу письменно
• секретарь может записать на прием в другое время
• секретарь на свое усмотрение оповещает записавшихся о новом приеме в другое время
• секретарь должен оповестить записавшихся и предложить им явиться на прием в другое время или изложить свою просьбу письменно.*

Если посетитель пришел без предварительной договоренности

• секретарь не вправе решать сам, доложить о нем руководителю или записать на другую дату приема
• секретарь обязан записать на другую дату приема
• секретарь вправе решать сам, доложить о нем руководителю или записать на другую дату приема
• секретарь обязан доложить о нем

Входит ли в обязанности секретаря оформление отчета о командировке?

• только по поручению руководителя
• да
• нет

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

• ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальную информацию
• предоставление доступа к носителям информации, содержащим конфиденциальную информацию
• осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны конфиденциальной информации
• использование организационных, технических и иных средств защиты конфиденциальной информации

К коммерческой тайне относятся:

• индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать
• идеи
• информация, содержащаяся в годовых отчетах, бухгалтерских балансах и других формах бухгалтерской отчетности
• прибыль фирмы

Верно ли утверждение «Печатание документов, содержащих конфиденциальную информацию на бумажные носители разрешается у секретарей или непосредственно на рабочем месте исполнителя».

• верно
• не верно

Верно ли утверждение «Конфиденциальная информация — информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации и представляет собой коммерческую, служебную или личную тайны, охраняющиеся её владельцем»

• не верно
• верно

Секретарь должен обладать следующими качествами:

• может критиковать шефа на людях
• постоянно информировать руководителя о всех своих делах
• может обсуждать его с сотрудниками
• не должен допускать ошибок в любом документе, тем самым освобождая своего руководителя от необходимости проверять каждый документ.*

По психологическим качествам выделяют вид руководителя «Этиметей»

• предпочитает неформальные отношения, стремится решать не только организационные, но и личные проблемы подчиненных, великодушен и дружелюбен
• стремится к разработке и осуществлению глобальных стратегий, ориентирован на результат, чрезвычайно погружен в работу, не расслабляется и требует того же от подчиненных, не любит общаться с малоинтересными людьми
• пытается учесть все детали, надежен, склонен к бюрократизму и формализму, стремится к стабильности, консервативен, придерживается традиций, не любит риска
• гибок, мгновенно реагирует на ситуацию, успешно действует в условиях риска и опасности

По психологическим качествам выделяют вид руководителя «Аполон»

• предпочитает неформальные отношения, стремится решать не только организационные, но и личные проблемы подчиненных, великодушен и дружелюбен
• пытается учесть все детали, надежен, склонен к бюрократизму и формализму, стремится к стабильности, консервативен, придерживается традиций, не любит риска
• стремится к разработке и осуществлению глобальных стратегий, ориентирован на результат, чрезвычайно погружен в работу, не расслабляется и требует того же от подчиненных, не любит общаться с малоинтересными людьми
• гибок, мгновенно реагирует на ситуацию, успешно действует в условиях риска и опасности

Патриарх – как тип руководителя характеризуется

• отгораживается от окружающих секретаршей и непроходимыми дверями, неохотно делится информацией, даже нужной для дела, избегает контактов
• занимает место благодаря не знаниям и опыту, а связям
• авторитарен, постоянно компрометирует своих подчиненных в глазах окружающих, причиной чего могут быть одиночество, неуверенность в себе или излишняя требовательность
• профессионал, твердо уверен в том, что только он один знает все, и поэтому от подчиненных ожидает беспрекословного повиновения

Авторитарный стиль руководителя

• основывается на обсуждении проблемы, учете мнений и инициатив сотрудников («максимум демократии»)
• характерно жесткое единоличное принятие руководителем всех решений («минимум демократии»), жесткий постоянный контроль за выполнением решений с угрозой наказания («максимум контроля»), отсутствие интереса к работнику как к личности
• характеризуется, с одной стороны, «максимумом демократии» (все могут высказывать свои позиции, но реального учета, согласования позиций не проводится), а с другой – «минимумом контроля» (даже принятые решения не выполняются, нет контроля за их реализацией, все пушено на «самотек»)
• проявляется в непредсказуемом переходе руководителя от одного стиля к другому (то авторитарный, то попустительский, то демократический, то вновь авторитарный и т. п.)

Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел являются:

• Устав организации
• номенклатура дел
• Государственная система документационного обеспечения управления
• Основные правила работы ведомственных архивов

Номенклатуры дел бывают:

• конкретные или индивидуальные; определенные и типовые
• конкретные или индивидуальные; примерные и типовые
• общие или индивидуальные; и типовые
• конкретные или единичные; примерные и образцовые

Номенклатура дел – это

• перечень дел в организации
• документ организации
• дела организации
• систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например: прокуратуры: суда и т.д.) может производиться:

• только на основании письменного распоряжения этих органов
• с разрешения руководителя (собственника) организации
• с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии
• не может производиться

Верно ли утверждение «Если в деле содержатся документы временного хранения, но различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается по наиболее ценной документации, т.е. больший».

• верно
• не верно

Содержание заявления о приеме на работу должно быть сформулировано так чтобы из него было ясно:

• на какую должность просит принять его заявитель
• на какую должность просит принять его заявитель; начиная с какого дня заявитель намерен приступить к работе по указанной должности; ознакомлен ли заявитель с общими условиями найма на указанную должность
• любая информация по желанию поступающего на работу
• любая информация по требованию работодателя

Личная карточка – это

• основной документ по учету персонала предприятия, который отражает все необходимые сведения о личности работника и его трудовой деятельности
• состоит из следующих рубрик: «Биографические сведения», «Место проживания», «Образование», «Опыт работы» и «Хобби»
• документ, представляющий собой жизнеописание соискателя, выполненное им по установленной предприятием форме
• является относительно простым и недорогим видом психологического тестирования при устройстве на работу

Верно ли утверждение «Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.»

• не верно
• верно

Верно ли утверждение «Заявление о приеме на работу – это документ, содержащий просьбу соискателя, успешно прошедшего этап отбора, о приеме на работу (на конкретную должность, для исполнения строго определенной работы или трудовой функции)»

• верно
• не верно

В трудовую книжку вносятся:

• сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность; сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение, а также основания прекращения трудового договора
• сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность; основания прекращения трудового договора
• сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность; сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение, а также основания прекращения трудового договора; сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе: награждение орденами и медалями, присвоение почетных званий, объявление благодарности, премирование, награждение ценным подарком, почетной грамотой, присвоение звания лучшего по профессии и другие виды поощрений, предусмотренные коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка
• сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность

Анкета:

• является относительно простым и недорогим видом психологического тестирования при устройстве на работу
• состоит из следующих рубрик: «Биографические сведения», «Место проживания», «Образование», «Опыт работы» и «Хобби»
• документ, представляющий собой жизнеописание соискателя, выполненное им по установленной предприятием форме
• основной документ о трудовой деятельности и стаже работника

втобиография – это:

• документ, представляющий собой жизнеописание соискателя, выполненное им по установленной предприятием форме
• простой и недорогой вид психологического тестирования при устройстве на работу
• во-первых, несет в себе более содержательную информацию о соискателе и, во-вторых, составляется по строго определенной форме
• основной документ о трудовой деятельности и стаже работника

Решение– это

• локальный акт, устанавливающий правовой статус органа управления организацией или порядок, процедуру, правила реализации организацией какого-либо из своих правомочий
• локальный акт, применяемый общим собранием работников для реализации права на участие в управлении организацией, предприятием, учреждением
• надпись соответствующего должностного лица на каком-либо документе или акте, удостоверяющая его подлинность или придающая ему силу
• локальный нормативный (распорядительный) документ, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных задач

Ответьте, верно ли утверждение: «На совещании в форме дискуссии доклад обсуждают выбранные руководителем участники, остальные слушают и принимают к сведению представленную информацию»

• не верно
• верно

Как секретарь руководителя оповещает приглашенных участников совещания? (отметьте несколько правильных ответов)

• устно (по телефону)
• через других сотрудников
• письменно с посылкой приглашения (извещения)
• лично

Как разделяются совещания по характеру их проведения? (отметьте несколько правильных ответов)

• диктаторское
• сегрегативное
• автократическое
• теократическое

Как называется совещание, которое основывается на вопросах руководителя к участникам и их ответах на них, и в ходе которого, как правило, отсутствуют дискуссии, а возможен лишь диалог?

• теократическое
• диктаторское
• автократическое

Условно посетителей можно разделить на такие категории:

• сотрудники своей фирмы по текущим вопросам; посетители, попавшие в офис по недоразумению
• сотрудники своей фирмы по текущим вопросам; представители других организаций; посетители по личным вопросам; посетители, попавшие в офис по недоразумению
• посетители по личным вопросам; посетители, попавшие в офис по недоразумению
• сотрудники своей фирмы по текущим вопросам; представители других организаций

С утра в день приема секретарь:

• предоставляет руководителю основные и резервные списки посетителей, при необходимости уточняет их
• предоставляет руководителю основные и резервные списки посетителей, при необходимости уточняет их; получает у руководителя дополнительные указания по обеспечению приема, при необходимости приглашает специалистов для участия в приеме
• предоставляет руководителю основные и резервные списки посетителей, при необходимости уточняет их; по окончательному списку приглашает посетителей на прием, указав точное время для приема и напомнив о необходимости принести нужные материалы
• предоставляет руководителю основные и резервные списки посетителей, при необходимости уточняет их; представляет руководителю дополнительные материалы, имеющие отношение к данному приему; получает у руководителя дополнительные указания по обеспечению приема, при необходимости приглашает специалистов для участия в приеме; по окончательному списку приглашает посетителей на прием, указав точное время для приема и напомнив о необходимости принести нужные материалы

В чем заключается основная задача секретаря руководителя в работе с телефоном?

• узнать предварительную информацию, чтобы подготовить руководителя к разговору
• перенаправить звонок на компетентного сотрудника
• освободить руководителя от вызовов, к нему не адресованных

Ответьте, верно ли утверждение: «Главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положения в организации, характер работы – это должностная инструкция»

• (верно)
• не верно

Ответьте, верно ли утверждение: «Важнейшая задача секретаря - разгрузка руководителя, помощь в рациональном распределении такого ресурса, как время»

• не верно
• верно

Когда секретарь руководителя обрабатывает и отправляет исходящую корреспонденцию и намечает новые мероприятия?

• в начале дня
• в конце дня
• в середине дня

Какие мероприятия из нижеперечисленных секретарь запишет в первую очередь, составляя свой план конкретного рабочего дня? (отметьте несколько правильных ответов)

• доклад руководителю о текущих делах, уточнение его рабочего плана
• обзвон гостиниц для организации проживания участников совещания
• подготовка к работе своего рабочего места
• приведение в порядок рабочего места руководителя

Какие мероприятия из нижеперечисленных секретарь запишет в первую очередь, составляя свой план конкретного рабочего дня? (отметьте несколько правильных ответов)

• доклад руководителю о текущих делах, уточнение его рабочего плана
• обзвон гостиниц для организации проживания участников совещания
• подготовка к работе своего рабочего места
• приведение в порядок рабочего места руководителя

Должно ли быть в плане рабочего дня секретаря руководителя резервное время? (отметьте несколько правильных ответов)

• да, это поможет выполнить внезапные задания руководителя, отвечать на телефонные звонки, встречать случайных посетителей
• нет, это поможет выполнить задания руководителя в срок
• да, это поможет отвечать на телефонные звонки и встречать случайных посетителей
• нет, если возникнет необходимость для выполнения внезапных заданий руководителя – один или несколько пунктов ежедневного плана секретаря можно отложить и перенести на следующий день