Коммуникации менеджмента проекта - ответы на вопросы на СтудИзбе

В проекте действует утвержденный план коммуникаций: предусмотрены отчеты, совещания и обновления данных. Однако часть участников не вовремя передает информацию, отчеты запаздывают, а решения не фиксируются.
Как поступить руководителю проекта?

Проектная команда формируется впервые. Заказчик хочет видеть прозрачную отчетность и контроль, а внутри команды — много специалистов из разных подразделений, работающих по своим правилам.
Руководителю проекта нужно составить план коммуникаций, чтобы избежать хаоса и потери информации.
Как должен выглядеть этот план? Есть ли необходимость в этом плане?

Команда впервые собирается вместе. В проекте участвуют несколько подрядчиков и заказчик. Руководителю нужно задать рамки работы и сформировать единое понимание целей.
Как правильно провести это собрание?

В работе офиса возникла ситуация — появились постоянные недопонимания в отчетах. Часть команды пишет «все в порядке», часть — «нужны правки», руководству трудно понять реальное состояние.
Какие действия следует предпринять руководству, чтобы устранить подобные разногласия и понимать истинное положение?

Менеджер по поставкам недоволен сроками поставки товара. Он звонит в транспортную компанию и возмущенно требует компенсацию за несоблюдение сроков поставки. Менеджер логистики транспортной компании отвечает следующим образом: «Я понимаю ваше возмущение. Давайте посмотрим, какие требования к срокам поставки были обозначены в договоре, а затем вернемся к обсуждению претензии – согласны?» Менеджер по поставкам отвечает: «Да, конечно». Какой прием использовал менеджер по логистике?

Михаил – начинающий преподаватель. В этом году у него пишут курсовую работу два студента. Один заинтересован в своей работе. Второй студент долго не выходил на связь, а после прислал Михаилу «слабый» текст. Михаил, говоря со студентом, прямо сказал ему, что тот – лентяй. После этого Михаил смягчился и обсудил план работы со студентом на ближайшее время. Какое правило негативной обратной связи явно нарушил Михаил?

Супруги обсуждают совместный отдых. Жене хочется посетить выставки и экскурсии. Она предлагает мужу: «Давай поедем на автобусную экскурсию по разным городам, посетим музеи». Что в данном случае позиция, а что – интерес жены в начавшихся переговорах?

Руководитель и сотрудник обсуждают возможность удаленной работы. Сотрудник хочет не менее 50 % времени работать удаленно (в крайнем случае 30 %). Ему не важно, о каких именно днях будет идти речь. Что для сотрудника будет наилучшей возможной позицией?

В переговорах участвуют две делегации по 4 человека с каждой стороны, а также два переводчика, по одному с каждой стороны. Переговоры проходят за прямоугольным столом (см. рисунок ниже). Какие места должны занять переводчики, согласно деловому этикету
и правилам рассадки?

Дочь-подросток пытается договориться с матерью о работе волонтером в летнем лагере, но мать ей отказывает. Девочка расстраивается и жалуется отцу. Отец говорит: «Давай подойдем к вопросу спокойно. Ты можешь обижаться на мать за то, что она тебе отказала. Но давай отделим мух от котлет: обида – отдельно, а решение вопроса – отдельно». Какому принципу проведения переговоров следует отец?

Функцией социального контроля в деловой коммуникации является …

Информационно-коммуникативная функция переговоров в наибольшей степени реализуется на этапе …

Сотрудники обсуждают варианты ведения переговоров. Одному из них важно сохранить деловые отношения и атмосферу сотрудничества. Другой считает, что климат отношений не важен. Его оппонент спрашивает: «Поясни, пожалуйста, какие возможности нам даст твое решение? Как ты планируешь его использовать?». Какой прием переговоров использует данный сотрудник?

… коммуникации – различные формы общения между коллегами, т.е. равными по иерархическому уровню индивидами внутри одного подразделения, или между подразделениями

Техника … – прием в переговорах, который предполагает очень медленное раскрытие собственной позиции, а содержание данного приема заключается в том, чтобы затянуть переговоры и получить больше информации от оппонента

Техника ведения переговоров, которая предполагает задавание множества вопросов в ходе переговоров для формирования наилучшего предложения клиенту, – это техника …

… вопросы – наиболее эффективны для ведения диалога и помогают получить максимум информации

… вопросы рекомендуют задавать не для получения информации, а для получения подтверждения согласия или несогласия с высказанной позицией

Анализируя значимость национальных особенностей в переговорном процессе, большинство дипломатов- практиков сходятся во мнении, что национальные особенности …

К драмам общения относятся драмы …

Предстартовые маневры, проводимые с целью укрепить стартовые позиции, включают …

Феномен принятия решений в малой группе, известный как «сдвиг в выборе», предполагает …

Одним из способов подачи позиции является …

Включение в состав обсуждаемых проблем пунктов, которые потом можно безболезненно снять, сделав вид, что это является уступкой, – это тактический прием …

В переговорном процессе объективными критериями, позволяющими оценить разработанные варианты решения проблемы, …

Сотрудница обсуждает переход на гибкий график работы. Когда договоренности достигнуты, она говорит: «Можно мне еще сократить рабочую неделю на 2 часа? Я буду все успевать за счет лучшей организации работы». Какую технику манипуляции использует
сотрудница?

На собрании рабочей группы руководитель публично поиронизировал над одним из участников – новичком Иваном. Иван очень расстроился и стал пропускать встречи с руководителем. Его коллега Ксения решила уладить ситуацию. Она пришла к руководителю, когда он сидел в кабинете один, и точно описала ситуацию («Вы сказали новому коллеге, что…, и он расстроился») и замолчала. «Что вы от меня хотите сейчас?» – раздраженно спросил руководитель. Какое правило негативной обратной связи явно нарушила Ксения?

… – это прием в переговорах, который применяется для закрытия позиции и заключается в создании неопределенности на первом этапе переговоров

Национальные стили, которые характеризуются высокой степенью иерархии в ходе принятия решения внутри делегации на переговорах, включают … национальный стиль

По мнению Д. Дракмана, личностные характеристики участников переговоров становятся наиболее значимыми в условиях…

К культурам с высоким уровнем контекста относят … культуру

К культурам с низким уровнем контекста относят … культуру

К техникам малого разговора относят …

Типы аргументации на переговорах включают … аргументацию

К паралингвистическим сигналам относят …

Функцией социального контроля в переговорах является …

… помогает понять внутреннее состояние партнера по переговорам

… – система невербальной коммуникации, которая включает в себя неречевые вкрапления в речь

… изучает особенности организации личного пространства человека во время общения с другими людьми

При долгосрочном взаимодействии для реализации собственных интересов следует …

В случае … переговоров стороны рассматриваются в противостоянии как скрытые враги, а основной целью таких переговоров является победа, то есть достижение своего соглашения любой ценой на своих условиях

… – это форма общения между деловыми партнерами, направленная на совместное решение проблем, затрагивающих их интересы

По мнению Дж. Рубина и Б. Брауна, установки участников переговоров включают ориентацию на …

К типам вопросов, позволяющим получить больше информации в процессе переговоров, относят … вопросы

Этапы делового коммуникативного процесса в переговорах включают …

… – это прием в переговорах, который заключается в том, что обсуждается комплекс вопросов, а не вопросы по отдельности

Некоторые исследователи считают, что национальные стили на современном этапе утрачивают свое значение из-за того, что …

Формат рассадки, который в ходе переговоров способствует выстраиванию кооперативных отношений, – это рассадка за …

… демонстрируют отношение к аудитории (улыбка, кивок головы, взгляд, движения руками), они могут сообщать о завершении разговора, о готовности собеседника слушать, выражать просьбу подождать и т.п.

По мнению У. Фишера и Р. Юри, наиболее значимая компонента анализа проблемы перед началом переговоров – это …

Подготовка досье для переговоров включает …

К факторам, влияющим на процесс принятия решений в условиях конфликта и кризиса, относят …

Итогом переговоров может быть, в частности, … решение

Соглашения в переговорном процессе возможно достичь с помощью …

Сторона с более слабой позицией может усилить свое влияние в ходе переговоров за счет такого тактического приема, как …

Наиболее известные матричные модели, описывающие стратегии поведения участников переговоров, включают модель …

… коммуникации – любые коммуникации внутри организации, осуществляемые между различными уровнями и подразделениями

Вертикальные коммуникации в деловом общении – это …

Доброжелательную улыбку собеседника можно отнести к … обратной связи

Для проведения переговоров с контрагентами используют … общения

Деловая коммуникация, направленная на сближение интересов и достижение соглашения, – это …

Получить информацию об интересах, позициях и подходах сторон в переговорах способствует … функция

Модель переговорного процесса обозначается аббревиатурой …

… – это процесс общения или обмена информацией между двумя и более людьми

Определите последовательность жизненного цикла мероприятия:

Проект длится уже полгода. Команда выросла, добавились подрядчики из других регионов, а часть встреч и отчетов перестала приносить пользу. Руководитель замечает, что участники жалуются на перегрузку и дублирование информации.
Какие действия следует предпринять руководителю в данной ситуации?

На стройке выявлены отклонения по срокам и качеству. Требуется выработать решение и установить контроль исполнения.
Что следует сделать для поиска подходящего решения?

Закрытие этапа (приемка результатов и «уроки»): нужно оформить акты, подтвердить достижения показателей и собрать улучшения на будущее.
Как следует подготовиться и оформить этот этап?

На предприятии возникло серьезное отклонение по срокам на критической задаче. Руководству нужно быстро согласовать перепланирование и оповестить затронутых.
Какие действия и когда следует предпринять руководителю?

В ходе проекта произошел инцидент с возможной утечкой пользовательских данных в тестовом окружении. Необходимо внешнее уведомление клиентов и партнеров.
Как организовать коммуникации и кто должен сообщить «внешнему миру» эту информацию?

В компании произошла по производству косметики произошли изменения — изменился рост числа участников и каналов связи. К базовой команде из пяти человек добавили четырех экспертов заказчика.
Как наладить распределение занятости в коллективе?

Кто отвечает за управление временем, бюджетом и ресурсами проекта?

• Спонсор проекта
• Разработчик
• Исполнитель
• Менеджер проекта

Кто отвечает за выполнение конкретных задач в рамках проекта?

• Аналитик
• Заказчик
• Руководитель проекта
• Исполнитель

Какой способ коммуникации наиболее предпочтителен на этапе обучения персонала по новым процессам и инструкциям?

• Онлайн-курсы и тренинги
• Электронная почта
• Проектные встречи
• Видеоконференции

Какие роли могут быть представлены на совещании в проекте?

• Технический писатель
• Лектор
• Модератор
• Модель
• Заказчик

Кто из перечисленных участников коммуникаций в проекте обычно отвечает за технические детали реализации проекта?

• Дизайнер
• Менеджер по персоналу
• Маркетолог
• Технический специалист
• Руководитель проекта

Кто из перечисленных участников коммуникаций в проекте обычно отвечает за принятие решений по изменениям в проекте?

• Программист
• Управляющий директор
• Руководитель проекта
• Аналитик данных
• Финансовый аналитик

Кто обеспечивает финансирование проекта?

• Спонсор проекта
• Разработчик
• Технический специалист
• Конечный пользователь

Какой инструмент коммуникации наиболее подходит для визуализации планов проекта и графиков выполнения работ?

• Графические диаграммы и дашборды
• Телефонные звонки
• Электронная почта
• Проектные встречи

Что такое "канал обратной связи" в коммуникациях?

• Возможность получателя дать обратную информацию
• Формат сообщения
• Путь передачи сообщения
• Процесс кодирования сообщения

Что означает термин "эффективная коммуникация"?

• Большой объем переданных данных
• Простая передача информации
• Одинаковое понимание сообщения
• Множество использованных слов

Какой термин используется для обозначения средства передачи информации от отправителя к получателю?

• Протокол передачи
• Экспресс-доставка
• Кодирование
• Канал связи

Кто принимает стратегические решения и определяет цели проекта?

• Исполнитель
• Менеджер проекта
• Спонсор проекта
• Конечный пользователь

Кто представляет интересы заказчика в проекте?

• Разработчик
• Спонсор проекта
• Конечный пользователь
• Менеджер проекта

Что такое "кодирование" в контексте управления коммуникациями?

• Проведение аудитории через структурированное интервью
• Процесс превращения идеи в определенный символ или форму
• Умение грамотно формулировать сообщения
• Создание шифров для безопасной передачи данных

Какой вид совещания предназначен для рассмотрения текущих проблем и их оперативного решения?

• Оперативное совещание
• Информационное совещание
• Стратегическое совещание
• Тактическое совещание

Какое средство коммуникации эффективно на этапе исполнения проекта, когда требуется оперативное информирование и координация действий?

• Видеоконференции
• Чаты и мессенджеры
• Проектные встречи
• Электронная почта

Какова цель разработки Плана управления коммуникациями в проекте?

• Определить цветовую гамму для оформления документов проекта
• Определить распорядок дня на мероприятии по проекту
• Провести оценку результатов проекта
• Обеспечить своевременное и эффективное распространение информации в проекте
• Подготовить план маркетинговой кампании

Как осуществляется контроль выполнения Плана управления коммуникациями?

• Отслеживанием прогресса через интернет
• На ежедневных совещаниях по проекту
• Автоматически без участия членов проектной команды
• Путем обратной связи и мониторинга выполнения плана

Какие из перечисленных видов совещаний чаще всего используются в проекте?

• Репетиция концерта
• Пленарное заседание
• Круглый стол
• Стендап-митинг
• Официальное торжество

Какая из нижеперечисленных задач не относится к разработке Плана Управления коммуникациями?

• Определение способов и частоты коммуникаций
• Определение ответственных лиц за выполнение коммуникационных
• Определение потребностей заинтересованных сторон в информации
• Определение структуры организации проекта
• Действий

Какой из нижеперечисленных пунктов не является частью плана управления коммуникациями?

• Расписание встреч и совещаний
• Список заинтересованных сторон и их ожидания по коммуникациям
• Описание используемых коммуникационных инструментов и технологий
• План производства на заводе

Какова цель контроля выполнения Плана управления Коммуникациями?

• Провести интервью с участниками проекта
• Распределить награды и поощрения
• Организовать вечеринку по завершению проекта
• Подтвердить достижение целей проекта и эффективность коммуникаций
• Организовать конкурс красоты среди участников проекта

Какие этапы обычно включаются в процесс разработки Плана Управления коммуникациями?

• Выбор победителя конкурса красоты
• Организация праздничного концерта
• Проведение инспекции объектов
• Определение потребностей стейкхолдеров в информации
• Создание инструкций по экстремальному спорту

Какие средства коммуникации чаще всего используются на начальном этапе проекта для установления контактов с заинтересованными сторонами?

• Телефонные звонки
• Социальные сети
• Электронная почта
• Презентации
• Встречи

Какие средства коммуникации наиболее подходят для документирования прогресса проекта и распространения информации по всем участникам?

• Отчеты
• Встречи
• Веб-конференции
• Социальные сети
• Презентации

Что такое "межличностная коммуникация"?

• Общение в социальных сетях
• Передача данных по радиоэфиру
• Обмен информацией между индивидами или группами
• Конфиденциальная переписка по электронной почте

Что означает термин "шум" в коммуникациях?

• Смешанный сигнал в кабеле
• Технические проблемы с телефонной связью
• Возможные искажения в передаче сообщения
• Звуковые колебания в окружающей среде

Что означает термин "контекст" в коммуникациях?

• Локация получателя сообщения
• Физическое место встречи
• Совокупность обстоятельств, окружающих обмен информацией
• Формат сообщения

Какой инструмент используется для контроля выполнения плана управления коммуникациями?

• Магнитофон
• Фонарик
• Бинокль
• Чек-лист
• Пропуск