Документационное обеспечение упавления - ответы на вопросы на СтудИзбе

Секретарь-референт компании «БетаТрейд» получил по электронной почте входящее письмо от контрагента с коммерческим предложением. В письме указана дата — 15 марта 2026 года, но фактически письмо поступило в организацию 17 марта. Секретарь приступает к регистрации документа в СЭД. Какую дату следует указать в регистрационно-контрольной карте в качестве даты документа?

• a. Дату регистрации документа в системе (текущую дату)
• b. Фактическую дату поступления документа в организацию (17 марта 2026 года)
• c. Дату, которую секретарь считает наиболее удобной для учета
• d. Дату, указанную в письме отправителем (15 марта 2026 года)

Компания «АльфаСтрой» (80 сотрудников, ежедневный документопоток — 150 документов) планирует внедрить систему электронного документооборота. В настоящий момент документооборот ведется полностью в бумажном виде. Руководство сформулировало ключевые требования: автоматизация регистрации документов, контроль исполнительской дисциплины, возможность работы с документами удаленных сотрудников. Бюджет ограничен. На рынке представлены три варианта СЭД. Какой тип СЭД наиболее целесообразно выбрать для «АльфаСтрой» с учетом текущих потребностей и ограничений?

• a. Облачная СЭД с базовым функционалом (регистрация, контроль исполнения, совместная работа) с ежемесячной подпиской
• b. Разработка собственной СЭД силами IT-отдела компании для полной адаптации под специфику бизнеса
• c. Коробочная СЭД с полным функционалом (включая электронную подпись, сложную маршрутизацию, интеграцию с CRM) с установкой на собственные серверы компании
• d. Сохранение бумажного документооборота с частичной автоматизацией средствами Microsoft Excel

Сотрудник компании «ДельтаСервис» загрузил в систему электронного документооборота договор с контрагентом для регистрации. При проверке регистрационно-контрольной карты ответственный специалист обнаружил, что в поле «дата документа» указана дата, которая еще не наступила, а электронная подпись контрагента отсутствует. Какое решение должен принять ответственный специалист?

• a. Зарегистрировать документ, но сделать отметку о выявленных недостатках в дополнительном поле карточки
• b. Самостоятельно исправить дату документа и зарегистрировать его, проинформировав сотрудника после завершения регистрации
• c. Зарегистрировать документ с указанием фактической даты регистрации, проигнорировав ошибки
• d. Отказать в регистрации, указав причины отказа (некорректная дата документа, отсутствие электронной подписи), и вернуть документ на доработку

Определите последовательность разработки номенклатуры дел
А - предварительное определение заголовков дел, их последовательное упорядочение (в соответствии с функциональным назначением документов, подлежащих помещению в соответствующие дела);
Б - изучение руководящих (организационно-распорядительных, нормативно-методических и иных) документов, определяющих перечни документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), и сроки их хранения
В - составление и оформление проекта номенклатуры дел, согласование, утверждение руководителем
Г – уточнение заголовков дел, включение резервных индексов, предназначенных для дел, заводимых по тем или иным причинам в течение календарного года
Д – предварительное определение сроков хранения дел, присвоение им индексов

Система электронного документооборота, внедренная в компании, позволяет автоматизировать многие операции по обработки документов. Например, при поступлении электронного документа в компанию он должен быть зарегистрирован, для этого с документа считываются необходимые реквизиты и заносятся в регистрационную карточку автоматически. При этом система должна найти эти реквизиты на документе и распознать их. Поясните, какая технология применяется для обеспечения этих действий.

Расставьте в правильной последовательности этапы защиты ключей цифровой подписи от несанкционированного использования в порядке их проведения:

• 1) генерация
• 2) распределение
• 3) хранение
• 4) использование
• 5) выведение из действия

Расставьте в правильной последовательности этапы создания и обработки формы электронного документа:

• 1) создание структуры
• 2) создание содержания формы
• 3) установка связей между формами
• 4) заполнение из различных источников
• 5) проверка правильности заполнения переменных полей

Распознавание предполагает выполнение таких операций, как …

• проверка распознанной информации
• нахождение полей
• Предварительная обработка изображений

При проверке электронной подписи проверяющий должен иметь

Шаблон – это …

Период использования секретного ключа для подписания электронных документов определяется … ключа

Установите соответствие между качественными характеристиками документооборота и их содержанием:

• - состав документов, их содержание
• - направление, этапы и инстанции маршрута
• - стадии документооборота

Установите соответствие между документопотоками, которые выделяют по отношению к управленческому объекту, и составом документов:

• - группа распорядительных документов и информационные документы
• - организационные документы, определяющие задачи и функции организации в целое
• - документы от подведомственных организаций

В качестве количественной характеристики документооборота выступает … документооборота

Последовательность определенных операций (работ), совершаемых сотрудниками организации для решения какой-либо задачи в рамках деятельности организации, – это …

Определите последовательность расположения элементов реквизита «Справочные данные» (сверху вниз, справа налево):

• 1) почтовый адрес
• 2) номер телефона
• 3) номера факсов
• 4) адрес электронной почты
• 5) сайт
• 6) коды Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО)и причин постановки на учет (КПП)
• 7) основной государственный регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)

При регистрации документа в компании заполняется регистрационная карточка, в которую заносятся основные реквизиты документа. В карточке входящего документа присутствуют поля: Дата получения, Входящий номер, Дата документа, № документа. Поясните, чем отличаются эти поля и когда они заполняются.

Определите последовательность расположения элементов реквизита Адресант в бланке письма (сверху вниз, справа налево):

• 1) эмблема организации
• 2) наименование организации
• 3) справочные данные
• 4) дата и регистрационный номер
• 5) ссылка на регистрационный номер и дату

Установите соответствие между видами номенклатур и их определениями:

• - номенклатура дел, отражающая документы конкретного предприятия и зависящая от специфики его деятельности
• - номенклатура дел для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре
• - номенклатура дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре

Установите соответствие между реквизитами документов и их характеристиками:

• - реквизит документа, включающий наименование получателя документа
• - реквизит, характерный только для бланка письма
• - реквизит, отражающий основное содержание документа

Существует два типа реквизитов, такие как …

Цель контроля состоит в …

Регистрация – это …

Соотнесите понятия с определениями:

Соотнесите понятие с его определением:

В небольшой консалтинговой компании работает 12 сотрудников. Ежегодный объем документооборота составляет около 400 документов. Руководство планирует организовать систему регистрации документов. Бюджет на внедрение специализированного программного обеспечения отсутствует. Сотрудники не имеют опыта работы с системами электронного документооборота. Какую форму регистрации документов целесообразно выбрать для данной организации?

• a. Автоматизированную электронную систему с покупкой лицензионного программного обеспечения
• b. Журнальную форму регистрации с ведением бумажных журналов для входящих, исходящих и внутренних документов
• c. Карточную форму регистрации с созданием нескольких картотек
• d. Разработку собственной электронной системы силами сотрудников

Заместителю генерального директора по производству необходимо оперативно поручить начальнику цеха № 3 организовать сверхурочную работу в выходной день для выполнения срочного заказа. Вопрос не требует детальной проработки и носит текущий оперативный характер. Какой вид распорядительного документа следует издать?

• a. Решение
• b. Приказ
• c. Постановление
• d. Распоряжение

Прочитайте фрагменты текстов и определите, к какому виду документа относится каждый из них.

Фрагмент 1

«В целях повышения эффективности работы структурных подразделений ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Создать рабочую группу по оптимизации документооборота.
2. Начальнику отдела делопроизводства подготовить план мероприятий до 01.04.2026.
3. Контроль за исполнением возложить на заместителя председателя коллегии.»
Вид документа: ___

Фрагмент 2

«Основание: приказ генерального директора от 10.03.2026 № 45.
Составлен комиссией в составе: председатель — Петров А. И., члены комиссии — Иванова С. Н., Сидоров В. П.
Комиссия установила факт недостачи материалов на складе № 3.
Заключение: списать недостачу за счёт материально ответственных лиц.»
Вид документа___

Фрагмент 3

«1. СЛУШАЛИ: доклад начальника отдела маркетинга Ивановой О. Н. о результатах рекламной кампании.
2. ВЫСТУПИЛИ: Петров С. А. — предложил увеличить бюджет; Сидорова Т. М. — отметила эффективность интернет-рекламы.
3. РЕШИЛИ: одобрить результаты кампании и поручить подготовку предложений по бюджету на следующий квартал.»
Вид документа: ___

Комиссия в составе председателя Петрова А. И. и членов комиссии Ивановой С. Н., Сидорова В. П. составила акт о списании материалов. Выберите правильные утверждения относительно оформления данного акта.

• a. Фамилии членов комиссии располагаются в соответствии с иерархией должностей
• b. Акт подписывается только руководителем организации
• c. В вводной части акта необходимо указать основание для составления
• d. В акте фиксируются только точно установленные факты

Вам нужно подготовить штатное расписание организации. Какие реквизиты обязательно должны быть указаны в этом документе?

• a. Печать организации на каждой странице
• b. Наименование вида документа
• c. Наименование организации
• d. Текст (перечень структурных подразделений, должностей, окладов и надбавок)
• e. Дата и номер документа
• f. Визы руководителей структурных подразделений и главного бухгалтера
• g. Гриф утверждения
• h. Список всех клиентов организации

Вам поручено разработать общий бланк организации с угловым расположением реквизитов. Какие реквизиты обязательно должны быть включены в бланк согласно ГОСТ Р 7.0.97‑2025?

• a. Логотип компании без указания наименования
• b. Дата составления бланка
• c. Код формы документа
• d. Наименование вида документа
• e. Справочные данные об организации (адрес, телефоны, ИНН, ОГРН и т. д.)
• f. Наименование организации
• g. Герб РФ

В организации решили обновить должностные инструкции сотрудников. Вы как специалист по делопроизводству должны проверить, все ли обязательные разделы присутствуют в проекте инструкции. Какие разделы обязательно должны быть в должностной инструкции?

• a. Общие положения
• b. Права
• c. Должностные обязанности
• d. Перечень всех контрагентов организации
• e. График отпусков сотрудников
• f. Ответственность
• g. Функции

Какие подсистемы документации относятся к управленческой системе?

• a. 1-организационно-распорядительная
  2-кадровая
  3-бухгалтерская
  4-планово-отчетная
• b. 1-организационно-правовая
  2-организационно-распорядительная
  3-информационно-справочная
  4-планово-отчетная
• c. 1-психолого-педагогическая
  2-кадровая
  3-бухгалтерская
  4-федеральная