Делопроизводитель - ответы на вопросы на СтудИзбе

Что указывается в итоговой записи к описи дел?

• Количество (цифрами и прописью) дел, числящихся по описи
• Первый и последний номера дел по описи
• Общий вес передаваемых дел
• Фамилии сотрудников, подготовивших дела

Каковы цели систематизации дел в пределах архивного фонда организации?

• Обеспечение быстрого и удобного поиска информации
• Раскрытие состава и содержания документов фонда
• Уменьшение физического объема документов
• Определение стоимости архивных документов

При формировании дел НЕ допускается …

• группировать в одно дело документы одного календарного года
• помещать в дело документы, подлежащие возврату, и черновики
• включать в дело приложения вместе с основными документами
• группировать в одно дело документы постоянного и временного сроков хранения

Какова предельная толщина дела, формируемого в делопроизводстве?

• 100 листов
• 150 листов
• 250 листов
• 300 листов

Какова процедура выдачи дел временного хранения сотрудникам других подразделений?

• Выдача производится под расписку в карте-заместителе дела
• Выдача производится под личную ответственность руководителя подразделения
• Выдача производится с разрешения руководителя организации
• Выдача производится без какой-либо отметки

Какие этапы включает в себя полное оформление дела для передачи в архив?

• Нумерация листов, составление листа-заверителя и внутренней описи
• Сканирование всех документов дела
• Согласование дела с руководителем организации
• Подшивка или переплет дела

Делопроизводитель Михеева П. К. сформировала дело согласно номенклатуре дел. Каким образом Михеева П. К. будет пронумеровывать листы?

• a. Нумеруются все листы документов, включенных в дело, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи
• b. Каждый документ нумеруется отдельно
• c. Листы документов, включенных в дело, не нумеруются
• d. Нумеруются все листы документов, включенных в дело

Делопроизводитель Максимова О. Е. передавала дела в архив. Заведующий архивом Иванов С. П. принимал каждое дело. Что должен зафиксировать Иванов С. П. в описи дел?

• a. В конце каждого экземпляра описи указываются номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел
• b. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел
• c. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел
• d. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом предприятия и лица, передавшего дела

Аристратов Э. Ю. работает в ООО «Перспектива и Ко» в должности делопроизводителя. Ему необходимо сформировать дело согласно номенклатуре дел. Какие документы Аристратов Э. Ю. должен поместить в дело?

• a. Черновые экземпляры документов
• b. Оригиналы документов, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела
• c. Дублетные экземпляры документов
• d. Документы, подлежащие возврату

В службу делопроизводства ООО «Фисташка» поступил приказ для регистрации. Делопроизводитель зарегистрировал приказ. Какие дальнейшие действия должен выполнить делопроизводитель?

• a. Ознакомить исполнителей, передать на исполнение и контроль
• b. Ознакомить исполнителей, передать на исполнение и контроль, подшить подлинник приказа в дело
• c. Подшить подлинник приказа в дело
• d. Ознакомить исполнителей, подшить подлинник приказа в дело

В службу делопроизводства ООО «Фисташка» поступил приказ руководителя организации, касающийся деятельности отдела кадров, бухгалтерии и отдела планирования. Делопроизводитель зарегистрировал приказ соответствующим образом и передал его в отдел кадров, бухгалтерию и отдел планирования для ознакомления. Сколько раз должен быть зарегистрирован этот приказ?

• a. Регистрируется всеми структурными подразделениями
• b. Регистрируется единожды, только отделом кадров
• c. Регистрируется единожды, только службой делопроизводства
• d. Регистрируется единожды, только бухгалтерией

Новому сотруднику службы делопроизводства Михеевой П. К. поручили обработать исходящие документы ООО «Ласточка». Среди исходящих документов были как регистрируемые, так и нерегистрируемые: справки, письма (письма-поздравления, информационные письма), записки, выписки, дубликаты. Какой локальный акт организации Михеевой П. К. надо изучить, чтобы зарегистрировать только те документы, которые подлежат регистрации?

• a. Положение о службе делопроизводства
• b. Устав ООО «Ласточка»
• c. Должностную инструкцию делопроизводителя
• d. Инструкцию по делопроизводству (приложение «Перечень документов, не подлежащих регистрации»)

Начальнику службы делопроизводства ООО «Перспектива и Ко» Мимино И. А. поручили разработать макет регистрационно-контрольной карточки для исходящих документов. Мимино И. А. включила следующие графы: 1) название подразделения, подготовившего документ, 2) исходящий номер документа, 3) адресат (название организации, куда отправляется документ), 4) краткое содержание документа, 5) фамилия исполнителя, подготовившего документ, 6) контрольная дата ожидаемого ответа, 7) ссылка на входящий документ, если документ является ответом, 8) номер дела, куда подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправляется по факсу).
Какие обязательные графы Мимино И. А. не отразила в макете регистрационно-контрольной карточки для исходящих документов?

• a. Резолюция
• b. Дата получения
• c. Отметка об исполнении
• d. Дата документа

Аристратов Э. Ю. работает в ООО «Перспектива и Ко» в должности делопроизводителя. Ему необходимо подготовить справку по запросу руководителя. Какие реквизиты Аристратов Э. Ю. должен отразить в справке?

• a. Наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, место составления документа, заголовок к тексту, адресат, подпись руководителя организации или его заместителя, оттиск печати
• b. Наименование вида документа, подпись руководителя организации или его заместителя
• c. Наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа
• d. Наименование вида документа, подпись руководителя организации или его заместителя, оттиск печати

Делопроизводителю Михеевой П. К. принесли приказ на бумажном носителе. Ей нужно осуществить рассылку скан-копии данного приказа по электронной почте. С чего нужно начать Михеевой П. К.?

• a. Кликнуть на скрепку, чтобы прикрепить приказ
• b. В новом окне заполнить строку получателя, обозначить тему письма
• c. Подготовить скан приказа
• d. Зарегистрировать скан-копию

Максимов П. Ю. является руководителем МКУК «Сергеевский дом культуры». Из управления культуры поступил приказ, согласно которому необходимо подготовить статистическую информацию по направлениям деятельности МКУК «Сергеевский дом культуры». Каким образом Максимов П. Ю. может зафиксировать резолюцию?

• a. На свободном месте рабочего поля документа
• b. На свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота
• c. В устной форме
• d. На бланке резолюции

Аристратов Э. Ю. работает в ООО «Перспектива и Ко» в должности делопроизводителя. Ему необходимо зарегистрировать входящий документ. С чего ему нужно начать?

• a. Передать службе безопасности
• b. Передать адресату
• c. Присвоить номер документу
• d. Провести первичную обработку документа

Начальнику службы делопроизводства Ромуальду Э. Э. руководства ООО «Ольха и Горох» необходимо разработать альбом унифицированных форм. Ромуальд Э. Э. очень ответственно и серьезно подошел к выполнению этого поручения. Что ему нужно выбрать при разработке альбома?

• a. Образцы деловых писем
• b. Все образцы документов по действующим ГОСТам
• c. Только образцы документов, используемых в данной организации
• d. Образцы докладных записок

Начальнику службы делопроизводства ООО «Перспектива и Ко» Мимино И. А. поручили разработать табель унифицированных форм документов. При определении структуры табеля Мимино И. А. выбрала функциональный принцип определения структуры. Какие разделы будут в табеле в этом случае?

• a. Управленческие функции
• b. Цели подразделения
• c. Названия структурных подразделений
• d. Задачи подразделения

Аристратов Э. Ю. начинал работать в ООО «Перспектива и Ко» в должности делопроизводителя. Он изучал локальные акты ООО «Перспектива и Ко». Аристратову Э. Ю. необходимо было уяснить, какой документ содержит перечень форм документов, используемых в данной конкретной организации.

• a. Табель унифицированных форм документов
• b. Приказы отдела
• c. Распоряжения руководителя
• d. Акты приема-передачи

Внутренняя опись документов дела составляется для …

• учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, заголовки которых не раскрывают их конкретное содержание
• всех дел без исключения
• дел, содержащих особо ценные документы
• учета документов временного (до 10 лет) хранения

С какой периодичностью номенклатура дел организации подлежит пересоставлению и согласованию с архивным учреждением?

• Ежегодно
• Один раз в три года
• Один раз в пять лет
• По мере необходимости

Как организуется хранение исполненных документов у исполнителя?

• Документы подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел
• Документы хранятся в папке "Исполнено" в произвольном порядке
• Документы возвращаются секретарю для централизованного хранения
• Документы хранятся в архиве дел

Опись дел постоянного хранения структурного подразделения составляется в … экземплярах.

• пяти
• двух
• четырех
• трех

Как группируются в дело приложения к документам?

• Приложения группируются вместе с документами, к которым они относятся
• Все приложения группируются в отдельное дело
• Приложения большого объема группируются в отдельные тома
• Приложения группируются в единый архив в алфавитном порядке

Как должны располагаться документы внутри дела?

• В хронологической или вопросно-логической последовательности
• В алфавитном порядке фамилий исполнителей
• По степени важности, определенной руководителем
• Самые новые документы внизу, самые старые сверху

Когда составляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в текущем году в организации?

• В начале следующего календарного года
• По окончании календарного года
• Перед передачей дел в архив
• После утверждения номенклатуры дел на следующий год

Что такое переходящее дело?

• Дело, передаваемое из одного подразделения в другое
• Дело, которое было утеряно и найдено
• Дело, переведенное в электронный вид
• Дело, которое ведется в течение нескольких лет

Какой документ является основным научно-справочным и учетным документом для дел, передаваемых в архив организации?

• Опись дел структурного подразделения
• Номенклатура дел
• Акт приема-передачи дел
• Лист-заверитель

Что понимается под оперативным хранением документов?

• Хранение документов в структурных подразделениях с момента их создания или получения до передачи в архив организации или уничтожения
• Хранение документов в государственном архиве
• Хранение документов в электронном виде на сервере
• Хранение документов в сейфе руководителя

Что такое архивный шифр?

• Обозначение, наносимое на обложку каждого дела, принятого в архив, для обеспечения его учета и идентификации
• Секретный код для доступа в архивохранилище
• Гриф ограничения доступа к документу
• Электронная цифровая подпись

Какой документ составляется по результатам отбора документов с истекшими сроками хранения?

• Опись дел постоянного хранения
• Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
• Протокол заседания экспертной комиссии
• Лист-заверитель дела

Документы по личному составу относятся к документам …

• постоянного хранения
• временного (свыше 10 лет) хранения
• временного (до 10 лет) хранения
• оперативного хранения

Кто подписывает лист-заверитель дела?

• Руководитель организации
• Составитель листа
• Начальник архива
• Руководитель структурного подразделения

Каковы основные правила формирования дел в делопроизводстве?

• группировка в дело документов одного календарного года (за исключением переходящих дел)
• Помещение в дело исполненных, правильно оформленных документов в соответствии с заголовком дела
• Включение в одно дело приказов по основной деятельности и по личному составу
• Формирование дела толщиной более 250 листов

Что проверяется при передаче дел из структурного подразделения в архив организации?

• Правильность формирования и оформления дел
• Соответствие количества дел, сдаваемых в архив, итоговой записи в номенклатуре дел *Наличие у исполнителей незавершенных документов
• Знание сотрудниками правил работы с документами

Какова цель отбора документов на постоянное хранение?

• Сохранение наиболее ценной в историческом, научном и практическом отношении документальной информации для общества
• Освобождение места в архивохранилище
• Упрощение поиска документов временного хранения
• Выполнение формальных требований законодательства

С какого момента начинается исчисление срока хранения дела?

• С даты создания первого документа в деле
• С 1 января года, следующего за годом окончания дела делопроизводством
• С даты передачи дела в архив организации
• С даты утверждения номенклатуры дел

Как поступают с документами, работа над которыми не закончена в текущем году?

• Их уничтожают в конце года
• Их переносят в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом
• Их сдают в архив как незавершенные
• Их оставляют на рабочем столе исполнителя

Отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия), проставляемая у сроков хранения некоторых дел, означает, что …

• дело подлежит немедленному уничтожению
• часть документов из данного дела может иметь историческую ценность и подлежит дополнительной экспертизе
• дело имеет отношение к коммерческой тайне
• дело должно храниться в электронном виде

В чем заключаются особенности оформления дел постоянного хранения от дел временного (до 10 лет) хранения?

• Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению (переплет, нумерация листов, лист-заверитель), а для дел временного хранения это не обязательно
• Дела постоянного хранения должны быть оформлены с использованием только синих чернил, в то время как для дел временного хранения допускается использование черных *Дела временного хранения требуют обязательной подшивки и составления листа-заверителя, а для дел постоянного хранения эти процедуры не обязательны
• Дела постоянного хранения оформляются в подразделении, а временного - в архиве

Какие виды номенклатур дел существуют?

• Типовая и примерная
• Индивидуальная и общая
• Структурная и функциональная
• Постоянная и временная

Нумерация листов в деле производится …

• римскими цифрами в центре нижнего поля листа
• арабскими цифрами в правом верхнем углу листа простым карандашом
• автоматическим нумератором в любом свободном месте листа
• автоматическим нумератором только листах с текстом

В чем заключается основной принцип оперативного хранения?

• Обеспечение быстрого доступа к документам в справочных целях и для текущей работы
• Обеспечение полной конфиденциальности всех документов
• Максимально быстрое избавление от документов
• Хранение всех документов в одном месте

Кто несет ответственность за сохранность документов и правильность формирования дел в структурном подразделении?

• Руководитель структурного подразделения
• Сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении
• Каждый исполнитель лично за свои документы
• Архивная служба организации

Что обеспечивает регистрация документов?

• Учет документов, контроль их исполнения и справочную работу по ним
• Определение сроков хранения документов
• Подготовку документов к передаче в архив
• Оценку научной и исторической ценности документов

Какие органы осуществляют экспертизу ценности документов в организации?

• Экспертная комиссия (ЭК) организации
• Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) ведомства или министерства
• Руководитель организации единолично
• Служба безопасности

Лист-заверитель дела составляется для …

• учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации
• перечисления всех документов, находящихся в деле
• указания срока хранения дела
• отметки о выдаче дела из архив

Что такое подшивка (переплет) дела?

• Заключение документов дела в твердую обложку для обеспечения их сохранности
• Скрепление листов дела степлером
• Размещение документов в папке-скоросшивателе
• Упаковка дела в пластиковый пакет (файл)

Что является итогом работы экспертной комиссии за год?

• Рассмотренные и согласованные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу
• Рассмотренные и согласованные акты о выделении к уничтожению документов
• Приказы о премировании сотрудников архива
• Рассмотренные отчеты о количестве выданных из архива справок

Какие документы являются основными учетными документами для дел временного (свыше 10 лет) хранения?

• Номенклатура дел
• Акт о выделении к уничтожению документов
• Опись дел по личному составу
• Журнал регистрации входящих документов

Какие реквизиты включает в себя регистрационный номер документа?

• Индекс дела по номенклатуре
• Порядковый номер документа в пределах регистрируемого массива
• Дату подписания документа
• Фамилию исполнителя

Каковы основные функции экспертной комиссии (ЭК) организации?

• Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства и подготовки к передаче в архив
• Рассмотрение и согласование описей дел, номенклатуры дел и актов о выделении документов к уничтожению
• Утверждение штатного расписания архива
• Контроль за соблюдением правил пожарной безопасности в архивохранилище

Что является основой для составления заголовков дел в номенклатуре?

• Содержание и состав документов, подлежащих группировке в дело
• Требования архивных учреждений
• Указания руководителя структурного подразделения
• Названия должностей исполнителе

Какие реквизиты оформляются на обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения?

• Наименование организации и структурного подразделения
• Индекс дела, заголовок дела, крайние даты документов и срок хранения
• Фамилии всех исполнителей, работавших с документами
• Резолюции руководителей

Кем утверждается номенклатура дел организации?

• Начальником архива
• Руководителем кадровой службы
• Руководителем организации
• Секретарем экспертной комиссии

Какие документы запрещается включать в акт о выделении к уничтожению?

• Дела постоянного хранения
• Дела, сроки временного хранения которых не истекли
• Бухгалтерские документы с истекшим сроком хранения
• Черновые и дублетные экземпляры документов

В чем отличие экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства от экспертизы в архиве организации?

• В делопроизводстве экспертиза проводится при составлении номенклатуры дел и формировании дел, а в архиве - при подготовке к передаче на государственное хранение
• На стадии делопроизводства экспертизу проводит руководитель, а в архиве - архивист
• В делопроизводстве экспертиза проводится для всех документов, а в архиве – выборочно
• В архиве экспертиза проводится для всех документов, а в делопроизводстве – выборочно

Какие из признаков являются классификационными при систематизации документов внутри дела?

• Хронологический
• Вопросно-логический
• Алфавитный признак фамилий исполнителей
• Цветовая кодировка папок

Каковы основные функции номенклатуры дел в организации?

• Установление единой системы формирования дел, обеспечения их учета, быстрого поиска и отбора документов на хранение
• Закрепление сроков хранения дел
• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции
• Контроль за исполнением поручений руководителя

Что является основными критериями ценности документов?

• Происхождение документа
• Содержание документа
• Объем документа в листах
• Наличие на документе резолюции руководителя

Что такое контрольная картотека?

• Картотека для учета выданных из архива дел
• Система учета документов, требующих исполнения и контроля
• Перечень дел, подлежащих передаче в архив
• Список сотрудников, имеющих доступ к конфиденциальным документам

Какие виды сроков хранения документов устанавливаются по результатам экспертизы ценности?

• Постоянный
• Временный (до 10 лет включительно и свыше 10 лет)
• Оперативный
• Конфиденциальный

Номенклатура дел в оперативном хранении …

• является схемой, по которой документы группируются в дела в структурных подразделениях
• служит учетным документом
• используется для определения ценности документов
• используется для упрощения поиска документов временного хранения

Где должны храниться документы, находящиеся на исполнении у сотрудника?

• В папках, соответствующих номенклатуре дел
• В общей папке "Входящие" на сетевом диске
• В личном ящике стола вместе с личными вещами

По какому документу осуществляется прием-передача дел из структурных подразделений в архив организации?

• По номенклатуре дел
• По описи дел
• По акту о выделении к уничтожению
• По служебной записке

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации разрабатывается на основе…

• типовых и примерных номенклатур дел
• структуры организации, ее функций и задач
• пожеланий сотрудников
• количества образующихся документов

Что происходит с делами, отобранными на постоянное хранение?

• Они уничтожаются по истечении 75 лет
• Они подлежат передаче в государственный или муниципальный архив по истечении сроков их ведомственного хранения
• Они хранятся в структурных подразделениях бессрочно
• Они микрофильмируются, а подлинники уничтожаются

Что представляет собой индекс дела в номенклатуре дел?

• Порядковый номер дела в пределах номенклатуры
• Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела, присвоенное ему по номенклатуре
• Гриф утверждения документа
• Название вида документа