Степан – новый руководитель департамента в одной из государственных - Ответ на вопрос №78654

Вопрос

Степан – новый руководитель департамента в одной из государственных организаций. Через некоторое время после своего назначения он столкнулся с ситуацией, что часть его распоряжений не выполняется. Степан решил разобраться, как его распоряжения передаются подчиненным. Было выяснено, что, например, при передаче поручений по документам секретарь, получая входящий документ по электронной почте, распечатывал его на принтере и делал отметку в журнале регистрации, затем прикладывал к документу листок для резолюции, нес ее директору, а тот ставил резолюцию на документ с назначением исполнителя. Затем резолюция с документом возвращались секретарю, который сканировал и резолюцию, и документ и отправлял файл назначенному исполнителю по электронной почте. При такой системе выдачи поручений никакого контроля за их исполнением по сути не было. Файлы, отправленные ответственным исполнителям по почте, улетали в никуда, а фраза «мне ничего не приходило» звучала все чаще. Приходилось тратить время и нервы на доказательство того, что файлы все-таки были отправлены. Процессы принятия решений также не были регламентированы и происходили хаотично. Инициатор процесса передавал распечатанный проект договора на согласование и постоянно обзванивал подразделения в поисках состояния своего дела. Иногда документы терялись и приходилось повторять процедуру. Такая система служила источником постоянного стресса и снижения эффективности работы персонала. Какое решение по оптимизации системы организации трудовой деятельности можно предложить?

• В крупной организации можно рассмотреть вариант внедрения автоматизированной системы управления процессами и создания надежной корпоративной системы, при которой участникам процессов не нужно было бы беспокоиться о том, что и когда им нужно сделать, а руководитель мог бы отслеживать выполнение поручений
• Секретарю стоит внимательнее относится к своей работе и отслеживать, кому, что и в какой срок отправляется
• Стоит рассмотреть вариант внедрения строгих административных мер за неисполнение поручений и несоблюдения сроков, в том числе штрафов и увольнения

Ответ