Ответы на вопросы из коллекции "Тайм-менеджмент руководителя в системе государственного и муниципального управления"

Задумавшись о повышении эффективности планирования с учетом периодов подъема и спада активности в течение дня, сотрудник клиентской службы территориального органа Пенсионного фонда России (ПФР) решил воспользоваться проверенными инструментами тайм- менеджмента. Он выбрал несколько инструментов и техник, которые, с его точки зрения, могут помочь в решении этой задачи. Но для точного определения пиков активности и периодов спада подойдут только один инструмент и одна техника. Определите их (укажите 2 варианта ответа).

У работающего в отделении налоговой инспекции студента в одной из ключевых областей жизни есть цель – получить повышение в должности: стать начальником отдела приема налоговой отчетности и информирования налогоплательщиков. Он составил карту ключевых областях жизни и сформулировал цели для каждой из этих областей: - Больше времени проводить, общаясь с друзьями. - Пройти предзащиту курсовой работы по тематике управления персоналом на отлично. - Освоить профессиональный веб-дизайн и получить сертификат о прохождении курсов к 31 марта 2021 г. - Сдать экзамен на получение водительского удостоверения категории В. - Освоить дизайн бизнес- процессов налоговой инспекции на дистанционных курсах компании «Удаленный управленец» до 31.12.2020 г. и получить удостоверение о повышении квалификации. Однако студент сомневается, не являются ли некоторые из этих задач лишними для карьерного роста. Проанализируйте и определите, какие из целей не будут способствовать карьерному росту студента-менеджера:

Менеджер отдела по работе с клиентами территориального отделения пенсионного фонда одновременно является магистрантом вуза и дополнительно осваивает онлайн-технологии на курсах. В последнее время он столкнулся с проблемой того, как быстро найти необходимую информацию в источниках в нужный момент, а также как компактно хранить все гиперссылки на конкретные источники. Какой из инструментов тайм-менеджмента вы бы ему рекомендовали использовать?

Вы – сотрудник районной управы, которая готовится к отчетной встрече с местными жителями. Вы вместе с коллегами проводите мозговой штурм по поиску креативных идей, которые помогут представить результаты работы управы в наглядной форме. Каким инструментом обзора следует воспользоваться команде в процессе проведения мозгового штурма, чтобы наиболее полно собрать все предлагаемые идеи?

На совещании руководства компании было принято решение сменить полиграфическую компанию, но выбор новой компании пока не был сделан. Сотрудникам департамента маркетинга дано задание представить на следующее совещание список из пяти подходящих вариантов и обосновать выбор: указать плюсы, минусы, преимущества каждого варианта. Для решения задачи сотрудникам придется воспользоваться одним из методов расстановки приоритетов. Предложите метод, подходящий для решения поставленной задачи.

Вам поручено запустить новый проект мэрии вашего города. Но ваши коллеги жалуются, что им не хватает времени на выполнение всех задач по первому проекту, они и так задерживаются после рабочего дня на 2, а то и 3 часа. Вы подозреваете, что коллеги используют свое рабочее время неэффективно. Какой техникой тайм-менеджмента необходимо воспользоваться в первую очередь, чтобы подтвердить или опровергнуть ваше предположение?

При работе над делом-«слоном» Изучение делового английского языка менеджер PR-отдела мэрии города Новогорска разделил его на задачи- «бифштексы»: 1) читать на английском; 2) ежедневно 30 мин. смотреть фильмы на английском; 3) учить каждый день по 5 новых иностранных слов и повторять по 10 выученных; 4) ежедневно смотреть упражнения по грамматике. Но часть из этих задач осталась невыполненной, так как эти задачи были сформулированы в формате иллюзорных «бифштексов». Определите, какие из этих «бифштексов» являются реальными, а какие – иллюзорными. Ответ обоснуйте.

Наиболее распространенными ошибками при организации короткого отдыха в течение рабочего (учебного) дня являются стихийность, отсутствие сценариев (что делать, а чего делать не стоит) и понимания того, как, когда в сколько времени требуется отдыхать. Какие правила грамотной организации короткого отдыха могут помочь избежать этих ошибок?

Вы – сотрудник одной из префектур небольшого курортного города, и вас назначили ответственным за организацию подготовки к участию в конкурсе «Лучшая префектура г.Приморский– 2021». В подготовке будет участвовать 5 сотрудников из различных отделов. Вам необходимо распределить задачи между участниками, назначить ответственных, контролировать исполнение делегированных задач. Нужно также выбрать инструмент, позволяющий создать эффективный обзор ответственных, сроков, задач и осуществлять контроль их деятельности по подготовке к конкурсу. Что послужит таким инструментом? Ответ обоснуйте.

На совещании было принято решение повысить объем продаж. Руководитель отдела сформулировал решение в виде цели с использованием критериев СМАРТ: «Повысить объем продаж за счет привлечения новых клиентов в самые короткие сроки». Определите, соответствует ли эта формулировка цели СМАРТ-критериям?

Начальник отдела сформулировал задачи для своих подчиненных: 1) Договор 156/12.01. реквизиты. 2) Позвонить Архипову, «ПИКС», уточнить номер счета к договору 25-19. 3) Оповестить сотрудников о совещании – сегодня в 14.30, офис 12. 4) Тренинг развития коммуникативных навыков – понедельник, в 9.00. Определите, какие из приведенных задач не являются результато-ориентированными? Ответ мотивируйте.

У студента вечернего отделения Института муниципального управления, работающего сотрудником Департамента социальной защиты населения города Н., через два дня будет проходить аттестационный экзамен, важный для его последующего повышения в должности. Студенту еще осталось выучить 24 экзаменационных вопроса. Определите, какие задачи следует отнести к категории А по матрице Эйзенхауэра? (Укажите 2 варианта ответа).

Поставив цель «найти ключевое конкурентное преимущество компании в период пандемии и перехода к удаленной работе», руководитель компании-подрядчика, выполняющей заказ мэрии, оказался в затруднении, какой способ целедостижения данной цели выбрать – «воронку шагов» или «веер возможностей». Какое решение вы можете подсказать руководителю? Дайте развернутый ответ.

Способ, позволяющий быстро расставить приоритеты в своих задачах, сравнивая их по одному критерию, – это способ …

Для быстрого принятия решений в определении приоритетности ежедневных задач рекомендуется применять технику …

Совокупность условий, обстоятельств, наиболее подходящих для совершения определенного дела, решения конкретной задачи, – это …

Техника, позволяющая обеспечить контролируемость задач в планах и основанная на методе структурированного внимания, – это техника «… планирования»

Задачи, привязанные к контекстам (условиям, обстоятельствам) и не привязанные к конкретному дню, – это … задачи

Цели, сформированные под влиянием внешних штампов и стереотипов, – это … цели

Инструмент для выявления своих базовых ценностей – это …

В технике SMART сроки достижения цели могут быть сформулированы в таких вариантах, как «…» (укажите 3 варианта ответа)

Инструмент, позволяющий не упускать свои цели из вида и напоминающий о них, – это …

Абстрактные цели, задающие общее направление движения, но не связывающие субъекта конкретным описанием желаемого результата, – это …

… являются лишними в списке SMART-критериев (укажите 3 варианта ответа)

Реактивный человек уделяет все свое внимание выполнению дел из «круга …»

Цели, в основе которых лежат ценности человека, – это «…» цели

Один из принципов, лежащий в основе интеллект-карт, – это …

Установите правильную последовательность этапов стратегии «воронка шагов» для решения задачных ситуаций:

• проводим декомпозицию поставленной задачи
• формулируем каждую подзадачу по технологии SMART
• составляем двумерный график с учетом взаимосвязей подзадач
• решаем подзадачи, осуществляя регулярный контроль с помощью двумерного графика

Данные для определения своих периодов спада и подъема активности может дать применение …

Планирование, учитывающее не только временные рамки, но и определенные условия и обстоятельства, благоприятные для решения конкретной задачи, – это … планирование

Неверно, что в числе задач хронометража – «…» (укажите 3 варианта ответа)

Ключевое понятие для создания эффективного обзора задач – это … информации

К характеристикам проблемной ситуации можно отнести … (укажите 3 варианта ответа)

Сумма длительностей всех полезных работ называется время …

Неверно, что к рекомендациям для успешного отсева дел навязанной срочности категории «С» матрицы Эйзенхауэра относится рекомендация определить …

Коэффициент полезного использования времени – это отношение времени нетто к времени …

Неверно, что интеллект-карты … (укажите 2 варианта ответа)

Установите последовательность шагов техники «горизонты планирования»:

• 1. перенести все актуальные задачи в раздел «День»
• 2. планируя следующий день, просмотреть раздел «Неделя»
• 3. раз в неделю просмотреть раздел «Месяц – год»
• 4. потерявшие актуальность задачи из разделов «День» и «Неделя» перенести в более отдаленные разделы или удалить из списка
• 5. перенести актуальные задачи в раздел «Неделя»
• 6. потерявшие актуальность задачи из разделов «Неделя» и «Месяц – год» перенести в более отдаленные разделы или удалить из списка
• 
  

Технология, позволяющая невосполнимое время жизни использовать в соответствии со своими личными и бизнес-целями, и ценностями, – это …

Одним из шагов техники хронометража является пункт «…»

В основе техники «горизонты планирования» лежит метод … внимания

К лишним шагам в способе решения проблемных ситуаций можно отнести пункт «…» (укажите 2 варианта ответа)

Для выполнения правила «регулярность» в планировании дня …

При использовании матрицы многокритериальной оценки для определения приоритетности долгосрочных целей в качестве критериев используются … из мемуарника

В план на день рекомендуется включать …

Тайм-менеджмент помогает …

Установите соответствие между категориями техники «горизонты планирования» и правилами просмотра и перемещения задач между категориями:

• A. «День – неделя»
• B. «Неделя – месяц»
• C. «Месяц – год»
• D. один раз в день
• E. один раз в неделю
• F. один раз в месяц

Активное влияние на события и обстоятельства, жизнь «вопреки» и «несмотря на обстоятельства», стратегия активного, успешного человека, автора своей собственной жизни и судьбы – все это отражает … подход к жизни

При использовании матрицы многокритериальной оценки для получения более точного результата необходимо балл умножать на … критерия

Для расстановки приоритетов в своих долгосрочных целях с использованием в качестве критериев ценности используется матрица …

При использовании техники «три вопроса», задачу, получившую три «минуса» …

Неверно, что к группам поглотителей времени относят … (укажите 2 варианта ответа)

Неверно, что к принципам оптимизации времени на дорогу можно отнести … (укажите 2 варианта ответа)

Тип планирования, учитывающий только временные рамки и не учитывающий изменений обстоятельств, называется … планированием

Первое правило планирования дня – «письменный вид» соответствует такому принципу тайм-менеджмента, как …

План на день – это …

Интеллект-карты основаны на использовании …

Основой для наших целей являются наши …

Длительность всего периода наблюдения и ведения учета времени в хронокарте – это время …

В качестве показателя хронометража можно выбрать … (укажите 3 варианта ответа)

Установите соответствия между авторами и их техниками и инструментами целеполагания:

• A. Стивен Кинг
• B. Виталий Королев
• C. Андрей Панфилов
• D. Алан Лакейн
• E. «круг влияния» и «круг забот»
• F. мемуарник
• G. технология ОТПАД H. моделирование предельных ситуаций

Неверно, что к правилам ведения хронометража относится пункт «…»

Реагирование только на внешние обстоятельства, жизнь по принципу «как сложилось», «как получилось», полная зависимость от внешних обстоятельств и других людей, стратегия пассивного человека – все это отражает … подход к жизни

В числе корректных формулировок СМАРT-критериев «привязка ко времени» – «…» (укажите 3 варианта ответа)

Автор пирамиды управления временем – …

Автором принципа «80 / 20» является Вильфред …

При использовании матрицы многокритериальной оценки каждый вариант оценивается …

В числе инструментов расстановки приоритетов применяется … (укажите 2 варианта ответа)

Система планирования на основе метода структурированного внимания называется … планирования, или «день – недель – месяц – год»

Установите последовательность шагов алгоритма жестко-гибкого планирования дня:

• записал жесткие задачи на сетку времени
• составил список ежедневных задач, не привязанных к строго определенному времени исполнения
• выделил приоритетные задачи
• записал время исполнения для приоритетных задач

Технология представления потоков информации в виде, требующем минимального количества времени для ее поиска, анализа, восприятия – это …

В числе примеров проблемных ситуаций – «…» (укажите 3 варианта ответа)

Расположите в правильной последовательности этапы использования принципа Парето в ежедневном планировании:

• составить список задач на день, включив в него в первую очередь задачи, необходимые для достижения цели
• проверить наличие ресурсов для решения приоритетных задач
  
• выбрать в качестве критерия значимость задачи для достижения цели
• забюджетировать время на задачи разного типа

… график позволяет осуществлять планирование задач со сложной структурой, имеющих дедлайны

Неверно, что в числе элементов комбинированных записей для создания интеллект-карты – … (укажите 2 варианта ответа)

Самый простой и известный каждому инструмент обзора, которым человек пользуется в повседневной жизни, – это … списки

Задачи, требующие большого количества времени на их исполнение в ежедневном планировании, называются …

Инструмент тайм-менеджмента, который соответствует формату интеллект-карты, – это …

Установите последовательность шагов техники «мемуарник»

• каждый день записывать одно главное событие дня
• записать одну ценность, соответствующую главному событию дня
• . в конце недели (месяца) проводить анализ списка событий и ценностей

Определите последовательность действий при использовании техники хронометража:

• выбрать удобный носитель информации для ведения записей
• провести анализ полученных данных за день
• определить поглотители времени
• определить причины появления хронофагов
• фиксировать все дела длительностью более 10–15 мин.
• определить показатели для улучшений
• выработать меры по минимизации и устранению потерь времени

Закон …, или принцип «80 / 20», гласит, что 20 % усилий дают 80 % результата

Неверно, что двумерные графики применимы в ситуации …

Неверно, что в числе инструментов создания эффективного обзора задач – … (укажите 4 варианта ответа)

Проактивность подразумевает …

Группа хронофагов, к которой можно отнести незапланированные визиты посетителей, внезапные телефонные звонки, – это …

Стратегия достижения надцели (действие в проблемной ситуации) – это «…»

Установите соответствие между типом задачи по расходованию времени на ее выполнение и описанием задач из хронокарты:

• A. Эффективно израсходованное время
• B. Поглотитель времени (хронофаг)
• C. 10.00 – 13.20 дорога от офиса до объекта – обычно доезжаю быстрее, хорошо, что взял планшет – прочитал интересную статью
• D. 13.20 – 15.50 ждал заказчика – заказчик опоздал, перепутал время
• E. 15.50 – 16.20 осмотр объекта – оперативно осмотрел объект, сделал необходимые фотографии, обсудил с заказчиком сроки выполнения работ
• F. 16.20 – 17.30 поездка на следующий объект – долго искал нужный адрес, заблудился ввиду незнания местности

Неверно, что к видам двумерных графиков для планирования относится график …

Определение, конструирование цели, формирование образа желаемого будущего – это …

Фамилия автора методики использования интеллект-карт – …

Постоянные задержки подготовки отчетов сотрудниками из-за недостатка информации от коллег относятся к группе (по степени контролируемости) … хронофагов

Рекомендуемое время на короткие перерывы при непрерывной работе – … в течении часа

Неверно, что техника мемуарника позволяет …

Скрытые резервы времени позволяет выявить техника …

Неверно, что к правилам планирования дня относится …

Представление информации с помощью инструментов обзора возможно …

Матрица Эйзенхауэра позволяет расставить приоритеты, оценив все задачи по таким критериям, как … (укажите 2 варианта ответа)

Одно из правил планирования дня – …

По матрице Эйзенхауэра важные несрочные задачи относятся к категории …