Основные службы современного отеля
Тема № 9
Основные службы современного отеля.
9.1. Служба приема и размещения (Front Office).
1. На самом деле служба приема и размещения на английском языке звучит как RECEPTION и является лишь подразделением Front Office, к которому относятся: служба консьержа, швейцары, подносчики багажа, телефонные операторы, менеджеры по работе с гостями и часто служба бронирования. Во главе FO стоит директор по размещению, которому подчиняются все перечисленные службы.
2. Бронирование. Запрос на бронирование может поступать по различным каналам: e-mail, факс, телекс, телефон т. д. При поступлении запроса фиксируются следующие данные: фамилия, адрес, какой номер нужен и в какие сроки, гарантии оплаты, кто оплачивает. Особые пожелания.
Каждой заявке присваивается свой номер, гарантии осуществляются депозитом или кредитной картой. Служащий, принимающий заявку, должен проверить историю клиента (если он уже останавливался в отеле) и по результатам сделать соответствующие отметки или отказать в бронировании.
Если заявка подается на большое число номеров, например, при проведении конгресса, то ей занимается специальный сотрудник. При получение запроса на бронирование от компании или турфирмы сотрудник проверяет, имеет ли отель с данной фирмой договор на обслуживание, каковы условия контракта (по какой корпоративной цене отель должен предоставить номер).
При наличии свободных номеров клиенту высылается подтверждение, которое содержит: даты размещения, тип номера, число дней пребывания и № заявки.
Если запрос не содержит данных о числе дней пребывания, то номер бронируется на 1 день.
Рекомендуемые материалы
Клиент должен прибыть в гостиницу до 18 часов, если нет специальной отметки ‘Late arrival”. Конкретный номер при этом обычно не гарантируется.
3. Регистрация прибывающих. Процедура регистрации, выдача ключей происходит у стойки приема – Reception desk.Если заезжает большая группа, то для ускоренного процесса регистрации в холле может быть организована дополнительная стойка.
Эту операцию проводит менеджер по работе с гостями, он же лично встречает VIP клиентов (особо важных гостей встречает директор службы приема или генеральный директор).
Регистрация гостя начинается с вопроса о том, не забронирован ли ему номер. Иногда просят предъявлять подтверждения. На каждого гостя заводится карточка: Ф. И. О., адрес, № паспорта, № комнаты, тариф, даты заезда и выезда. Карта заполняется гостем и сотрудниками службы приема. Гость указывает фамилию, адрес и вид платежа. После заполнения карточки гость должен ее подписать, заключив тем самым договор с отелем и подтверждая согласованность вида размещения, продолжительность проживания, стоимость номера, которую он обязуется выплатить. Эта информация передается кассиру; гостю выдается визитка, в которой записаны его фамилия, № комнаты, дата выезда.
4. Выписка клиента. Расчет и выписка производится у стойки гостиничной кассы (Cashier Desk). Во время пребывания гостя в отеле все счета, выставляемые ему за пользование различными услугами гостиницы, фиксируются в картоске-счете гостя, в которой отражены все сделанные им платежи. На основе этих данных при выписке гостю предъявляется счет к оплате, обычно включающий проживание, завтрак, питание в ресторане, телефон. Кабельное телевидение, дополнительные услуги. Выписка клиента фиксируется с немедленным оповещением других служб отеля.
Хозяйственные службы.
Руководитель этого подразделения несет ответственность за чистоту отеля и номеров. Обычно он имеет несколько помощников (старших горничных).
Хозяйственная служба имеет прямую связь со службой приема и инженерной службой. Эта служба должна ежедневно сверять свои данные о номерах с данными службы приема. Сообщения службы приема о выписке гостя фиксируется в соответствующей графе журнала хозяйственной службы. В другой графе записывается фамилия горничной, которой поручена уборка номера. По окончании уборки в журнале ставится отметка о готовности номера.
Горничные обычно работают в две смены. Норма на 1 горничную составляет 11-18 номеров за смену в зависимости от классности отеля.
Инженерная служба.
В лекции "Оспа овец" также много полезной информации.
Современная гостиница до предела насыщена сложным инженерным оборудованием: скоростные лифты, система кондиционирования, отопление, водоснабжение и канализация, электрическое и газовое оборудование, кабельное телевидение, компьютеры и т. д.
Служба безопасности.
Данная служба предназначена для защиты гостей, их имущества и имущества отеля.
Также в гостинице есть служба питания и отдел закупок, главная задача которого закупать товары или продукты по оптимальным ценам и хорошего качества. При этом должен выдерживаться оптимальный размер запасов в отеле, т. к. некоторые товары могут быстро портиться.
