Система управления проектами в компании

Тема 23. Система управления проектами в компании.

            Система управления проектами (СУП) определяет цели, границы, содержание работ, организационной структуры проекта, роли участников команды, процедурное управление.

Основные элементы СУП:

1) Определение ответственности менеджера проекта и его полномочий

2) Определение организационной структуры

3) Согласование с участниками и утверждение заказчиками плана выполнения работ по проекту. Он включает:

- Календарный план

- Бюджет

- План реагирования на риски

- Другие планы при необходимости

Рекомендуемые материалы

Базовый документ определяет целевые показатели и организационные принципы проекта – это его устав или положение о проекте. Конкретные процедуры для простых проектов, могут входить либо в устав, либо разработаны отдельными документами.

            Рабочими документами проекта являются контракты, сводный план проект. В крупных организациях может быть создан офис-проект.

            Система управления конкретным проектом создается его менеджером. При этом предполагается наличие двух условий:

1) Индивидуальное наличие компетенции менеджера, т.е. умение применять методологию, инструменты для конкретного проекта с учетом его особенностей.

2) Организационная зрелость управления проектами – единая методология и инструментарий проектного менеджмента. Согласованное понимание всеми участниками задач управления проектами.

Корпоративные стандарты управления проектами.

В общем случае под корпоративными стандартами понимается по форме – система документов, описывающих порядок управления проектами. Корпоративные стандарты могут включать как документы, определяющие общие принципы реализации проектов в компании, так и детальное описание процессов и методик, а так же нормативно-регламентную и методическую документацию.

Корпоративные системы управления проектами – комплекс организационных, методических, технических, программных в целом информационных по управлению проектами в компании. Создание такой системы предполагает наличие трех компонентов:

- Нормативно-регламентного и методологического обеспечения

- Организационного и кадрового обеспечения

- Технического и информационного обеспечения

Конечные цели корпоративных систем управления проектами отражаются в результативных показателях в частности это рабочие формальные рабочие процедуры запуска, планирования, организации и исполнения, контроля и завершение проекта.

Это создание новых структур (проектный комитет, офис), разработка положений по основным ролям участникам проекта (куратор). Возможно создание специализированной информационной системы, получение обучения персонала, базы нормальных показателей, архива документа по реализуемым проектам.

            Чаще всего причинами неэффективного построения корпоративной системы управления проектами являются:

- Ошибки целеполагания, т.е. нет понимания реальных масштабов и сложности проекта.

- Неадекватное ожидание – как правило, они ведут к разочарованию, и недооцениваю сопротивляющихся переменных

- Недостаточность поддержки высшего руководства

- Ошибки в построении команды проекта, в т.ч. недостаточные полномочия менеджера

- Недостаточная квалификация и мотивация персонала проекта. Нужна прозрачная мотивация и карьерная перспектива.

Управление программой и портфелями.

Программа – группа взаимосвязанных проектов и различных мер, объединенных общей целью и условиями их выполнения.

Управление программой – централизованное, координированное управление взаимосвязанными проектами для достижения стратегических целей и выгод.

ЖЦ программы имеет этапы:

1) Анализ осуществления и обоснования

2) Определение программы

3) Запуск программы

4) Ее исполнение и достижение выгод

5) Завершение программы

Организационная зрелость компании

            Организационная зрелость компании – положение, при котором управленческие и технологические процессы имеют спонтанный характер. Незрелая организация функционирует в режиме реакции на случившееся. Здесь за выполнение не поощряют, а за отклонения не наказывают.

В организационно зрелой организации все наоборот. Концепция организационной зрелости (1991 г.) разработана специалистами инженеров, программистов, а затем превратилась в общеорганизационную модель, имеющую 5 уровней:

1) Начальный уровень – отсутствует стабильность и заранее определяемые технологии выполнения работ и проектов.

2) Повторяющийся уровень – в организации установлен определённый порядок управления проектами и процедурами.

3) Определенный уровень – процессы разработки и технической поддержки продукции документируются и интегрируются в единую систему.

4) Управляемый уровень – регулярно устанавливаются количественные цели, требования к качеству продукции проектов и процессов проектного управления.

5) Оптимизируемый уровень – организация сосредоточена на постоянном улучшении всех процессов проектов. На базе этой модели появилось более 10 новых моделей в разных странах, отражающих передовой опыт проектного управления.

Подготовка персонала

Обратите внимание на лекцию "7 - Судоходные озера, их режимы".

Создание корпоративной системы предполагает наличие квалифицированных кадров. Основные выгоды от обучения управлению проектом:

- Сокращаются сроки, бюджеты

- Повышается качество

- Улучшается имидж

- Сотрудники в сжатые сроки получают в концентрированной форме большой объем новых знаний. При корпоративном обучении образуется единое терминологическое общение

- Развивается консультационное сопровождение проектов