Качество и эффективность информационных систем.

Тема 2. Качество и эффективность информационных систем.

Принципы эффективного использования ИТ

Агентство исследований McKinsey сформулировали следующие шесть принципов эффективного использования ИТ.

· Развитие в области ИТ обуславливается потребностями основной деятельности компании, а не технологическими новшествами;

· Решения о финансировании в области ИТ принимаются так же, как и во всех остальных сферах, исходя из соображений финансовой выгоды;

· Информационная система имеет простую и гибкую структуру,

· Любые разработки начинают приносить пользу бизнесу практически с момента внедрения;

· Проводятся планомерные и постоянные улучшения производительности системы;

· Отдел Информационных систем хорошо разбирается в бизнесе, а бизнес -подразделения - в информационных технологиях.

Использование данных принципов поможет не только уменьшить затраты, но и построить работу эффективно с тем, чтобы информационные технологии обеспечивали необходимой информацией все уровни управления точно в срок.

Пути повышения эффективности информационных технологий

В специальной литературе широко обсуждаются проблемы повышения эффективности информационных технологий. Так, Journal Information & Management приводит следующие пути повышения эффективности ИТ:

Рекомендуемые материалы

· управление созданием и развитием систем на основе комплексных требований к показателям качества и технологичности;

· разработка системы показателей воздействия факторов функционирования (технических, социальных, правовых и т.д.) на производительность систем;

· налоговая политика, страхование, бюджетный эффект и затраты, выходящие за пределы инвестирования.

Оценка качества ИТ

Оценка качества проводится на протяжении всего жизненного цикла (ЖЦ) технологий в так называемых контрольных точках, т.е. в заранее установленных и типичных для ЖЦ критических моментах. Такими характерными контрольными точками могут быть:

· завершение анализа технологии в соответствии со стандартами оценки качества и внедрение информационных систем (ИС);

· аттестация функционирования ИС на соответствие общесистемных задач бизнес-плану, информационно-техническим показателям, росту объема обрабатываемой информации ;

· проведение аттестации на предмет модификации, поддержки качества и эксплуатационных свойств.

Важнейшими характеристиками оценки качества также являются:

· прогнозы по показателям качества, технологичности, предельным режимам работы, обеспечения резервирования и самодиагностики, способа ликвидации и срок службы;

· сопоставление обзорных и аналитических материалов об аналогичных отечественных и зарубежных системах и компонентах;

· сочетаемость с другими комплексами, взаимозаменяемость, уровень стандартизации и унификации, сведения об особенностях эксплуатационной среды в критических режимах;

· содержание процессов контроля и поддержки качества;

· отклонения в функционировании, технике и технологиях, показатели эксплуатации — наработка на отказ, отказы, аварии, ремонты, статистика причин выхода из строя.

В Journal Management of Information Systems представлена совокупность показателей, которая определяет индекс эффективности информационных систем:

· доля бюджета ИТ в средних доходах организации (до 30%);

· рыночная ценность ИТ — отношение текущей рыночной стоимости оборудования к доходам организации (до 15%);

· прибыль организации за последние 5 лет использования ИТ (до 15%);

· стоимость персонала ИТ - доля в бюджете ( до 10%);

· расход на обучение персонала — доля в бюджете (до 10%);

· доступ пользователя — число ПК/число сотрудников ( до 15%).

В тех же изданиях приводятся критерии эффективности ИТ (в целом в литературе приводится до 50 параметров оценки эффективности):

· производительность — оцениваемая эффективностью затрат на информационные ресурсы;

· полезность для пользователя — удовлетворенность потребителя и ценность услуг ИС;

· добавленная стоимость — воздействие ИТ на достижение целей организации;

· встроенность в бизнес — насколько деловая активность зависит от использования ИС;

· воздействие инвестиций на стоимостную структуру бизнеса, доходов и инвестиций;

· готовность управляющих фирм — уровень понимания руководством стратегической ценности ИТ и его способность обеспечить дальнейшее развитие ИТ.

· анализ дополнительных и сервисных работ и затрат, использование остаточных ресурсов, утилизация, регенерация, декомпозиция.

В научных изданиях последних лет предлагается система показателей оценки эффективности ИС с учетом показателей качества:

· минимум совокупных затрат результата жизненного цикла в расчете на единицу комплексного показателя качества ИС;

· удельные расходы ресурсов ИС по стадиям ЖЦ, приходящиеся на единицу комплексного показателя качества;

· анализ количественных и качественных показателей эксплуатации различных компонентов ИС с учетом развития системы и роста объема обрабатываемой информации.

Широкое распространение концепций и технологий оценки качества функционирования технического и программного обеспечения (Total Quality Management и Reengineering Business Processes) вызвано как экономическими особенностями эксплуатации ИС, так и тенденциями развития информационных систем и является неотъемлемой задачей развития и эксплуатации ИТ.

Критерии эффективности, используемые в ИМ.

Критерий 1. "Насыщенность компьютерами".

Это наиболее часто используемый критерий оценки, отражающий только одну из составляющих ИС - техническое обеспечение, и опускающий из рассмотрения другие: функциональную структуру; информационное, математическое, организационное и кадровое обеспечения.

Насыщенность компьютерами сама по себе не приведет к качественному изменению в деятельности, как предприятия, так и всего общества в целом. К качественному изменению может привести только внедрение новых ИТ, которые реализуются с помощью компьютеров. Насыщенность компьютерами - только первый шаг на пути внедрения новейших ИТ. Какие же ИТ в ближайшее время будут доминировать во всем мире. Обратимся к списку ключевых и влиятельных в 90-х годах и начале XXI века информационных технологий, который составляется раз в 10 лет экспертами фирмы Straub & Wetherbe - США [1]. Даже беглый взгляд на список ИТ показывает, что освоить в ближайшее время все современные информационные технологии мы не в состоянии, так как это требует длительного обучения и гигантских инвестиций. Выход один - необходимо выбирать те базовые ИТ, без которых развитие ИС не возможно уже сейчас. К таким ИТ относятся коммуникации и информационные банки. Поэтому, осуществляя ИМ в финансовой сфере необходимо особое внимание обращать на способы построения и структуру каналов связи локальных вычислительных сетей, выбирать современные базы данных.

Критерий 2. "Интеграция ИС".

Интеграция - это система соглашений и совокупность функций их реализующих. Различают интеграцию: Функциональную и Информационную. Интеграция и основанные на ней коммуникации условно разделяются на:

· Корпоративные, ориентированные на ИС государственного сектора и смешанных форм собственности;

· Общего пользования, которые формируются постепенно и самопроизвольно в недрах малого бизнеса, частного сектора и рынка ИТ.

Поскольку государственный сектор в России еще долго будет самым мощным хозяйственно-экономическим сектором, то интеграция ИС будет происходить преимущественно "вверх" от предприятий к отраслевым и межотраслевым информационным системам.

Критерий 3. "Сети общедоступных информационных банков".

Этот критерий характеризует интеграцию и коммуникацию ИС в сети общего пользования, предполагающие гетерогенные распределенные системы БД, дружественный интерфейс, общедоступные и дешевые сети связи. Основная составляющая таких сетей - это БД, поддерживаемые своими про-изводителями. Интеграция ИС в такие БД зависит от требований конфиденциальности, защищенности собственной информации и таких параметров как стоимость обращения к гетерогенным БД и время их актуализации.

Подход к оценке эффективности проектов внедрения информационных систем на предприятии

Прежде чем приступить к рассмотрению подхода к оценке эффективности внедрения[1] на предприятии информационной системы (ИС) приведем некоторые экономические данные о внедрениях интегрированных информационных систем (ИИС). В результате внедрения ИИС на предприятии затраты, связанные с покупкой сырья, уменьшаются приблизительно на 5%, уровень обслуживания клиентов вырастает на 10 -25%, уровень производительности труда повышается на 7-19%, гарантия обеспечения сроков поставок возрастает до 95%, на 30-40% сокращается время появления продукта, до 50% увеличивается прибыль. Возврат вложенных во внедрение такой ИИС средств обычно наступает через 4-5 лет.

Структура затрат на внедрение системы типа ERP следующая:

• затраты на оборудование - 10%,
• на программное обеспечение - 15%,
• на собственно внедрение - 75%.

По окончании внедрения предприятие обычно несет затраты, связанные с эксплуатацией и развитием ИИС, приблизительно в размере 2% от объемов продаж фирмы. По утверждению фирмы APICS каждый месяц работы фирмы без интегрированной информационной системы MRP II - это потери от 100 до 300 тыс. дол. США. Речь в данном случае, разумеется, идет о крупных корпорациях. Согласно статистическим данным фирмы APICS, внедрение MRP II позволяет на 60% сократить складские запасы. Здесь следует, однако, заметить, что эти данные и утверждения принадлежат фирме-разработчику данной системы и могут содержать завышенные в рекламных целях оценки.

В ходе оценки эффективности внедрения информационной системы (ИС) на предприятии не решается вопрос - внедрять или не внедрять такую систему. Внедрять объективно необходимо, иначе предприятие быстро окажется позади своих более дальновидных и расторопных конкурентов. Своевременная адаптация предприятия без компьютерно- информационной поддержки в условиях рыночной экономики будет весьма проблематичной. Поэтому надо подходить к оценкам эффективности внедрения информационной системы таким образом, чтобы можно было принять решение о том, какую систему внедрять, т. е. какую систему выбрать из множества предлагаемых рынком ИТ, или какой проект выбрать из нескольких конкурсных вариантов проектов внедрения ИС, реализуемых силами предприятия.

Если же после окончания всех работ, связанных с внедрением информационной системы, на предприятии не происходит видимых улучшений, выражаемых, в конечном итоге, приростом доходов, то это означает только одно, что информационная система сформирована неправильно. Она не соответствует современным методам управления и потребностям менеджеров в информации и не позволяет им принимать быстрые и правильные решения. Она не обеспечивает своевременную адаптацию предприятия к требованиям рынка, на котором работает предприятие и, в частности, к запросам его клиентов, а также к предложениям рынка ИТ и т. д.

Эффективность информационной системы должна оцениваться по позитивным результатам всей производственно-экономической системы, составной частью (подсистемой) которой становится информационная система при ее внедрении. Внедряемая ИС, соответствующая современным концепциям и методам управления, и обеспечивающая менеджеров информацией в соответствии с их требованиями, сформулированными в ТЗ перед началом ее проектирования и внедрения, прежде всего, должна улучшать такие параметры бизнес-процессов, как время - затраты - качество.

 Предлагается подход, на основе которого можно оценивать и выбирать из конкурирующих проектов ИС такой, который более, чем все прочие из рассматриваемых, улучшает параметры бизнес-процессов, обязательно учитывая при этом капитальные вложения в проект внедрения ИС.

Оценивая варианты капиталовложений в проект по внедрению ИС на предприятии, можно пользоваться известным методом оценки эффективности капитальных вложений, называемым "Разработкой капитального бюджета" (Capital Budgeting - СВ). В ходе этой оценки должен быть осуществлен качественный и финансовый анализ каждого варианта проекта внедрения ИС, предложенного к рассмотрению.

Количественная оценка вариантов проектов внедрения ИС

В методе СВ варианты оцениваются на основе сопоставления ожидаемых затрат и возможной выгоды (Costs and Benefits), выраженных через дополнительные потоки денежных средств (Incremental Cash Flows). Издержки, связанные с инвестированием в проект, трактуются как денежные расходы. Они включают:

• расходы на приобретение оборудования и материалов;
• эксплуатационные расходы.

К расходам на приобретение ИС относят денежные средства, направляемые на получение права собственности на активы, входящие в структуру ИС. При этом учитываются реальные выплаты на приобретение активов. К эксплуатационным расходам относят периодические (ежегодные) расходы, связанные с использованием приобретенных активов (ИС).

При сопоставлении затрат и выгод по проекту внедрения ИС должны быть оценены дополнительные денежные средства, их притоки (+) оттоки (-), связанные с реализацией инвестиционного проекта (Incremental Cash Flows from Investments). При этом к расходам (Costs) могут быть отнесены:

• расходы на приобретение ИТ, не обязательно равные покупной цене;
• ежегодные текущие расходы, связанные с эксплуатацией ИС;
• убытки от потери амортизационных отчислений при продаже заменяемого компьютерного оборудования;
• налоги на доходы от продажи устаревшего компьютерного оборудования; увеличение сумм по выплате налога на прибыль в связи с ее ростом, обусловленным внедрением ИС;
• уменьшение размера прибыли в результате продажи устаревшего компьютерного оборудования;
• расходы, связанные с отчислениями на капитальный ремонт.

В свою очередь, к выгодам (Benefits) можно отнести:

• доходы от продажи устаревшего компьютерного оборудования;
• доходы, связанные с уменьшением издержек в связи с внедрением ИС;
• увеличение размеров прибыли в связи с принятием на баланс новых активов;
• льготы по налогообложению (если таковые имеются);
• дополнительный доход, вызванный внедрением ИС.

Все доходы после внедрения ИС и все расходы, произведенные в связи с покупкой и внедрением ИС, а также связанные с ее эксплуатацией, согласно перечням, должны быть приведены к расчетному году t с помощью процедуры дисконтирования, т. е. умножением на коэффициент дисконтирования x

x=1/(1+r)²

где r - ставка дисконтирования, определяемая с учетом банковских процентных ставок, упущенных возможностей и степени риска при реализации проекта; t - расчетный год (t = 1,2, …, n).

То же самое следует проделать с дополнительными потоками денежных средств, связанными с планируемыми к получению выгодами.

Потребуется более тщательный анализ возможных изменений в стратегических бизнес-процессах для того, чтобы прогнозировать процент прироста доходов. Прирост доходов может быть связан с увеличением объемов продаж. Прирост продаж, в свою очередь, будет связан со своевременным получением менеджерами нужной информации и в нужном месте, что обеспечивает лучшую (более адекватную) реакцию на запросы клиента, и позволяет предприятию вовремя адаптироваться к переменам во внешнем окружении. Кроме того, прирост доходов будет связан с сокращением затрат в производственно-управленческой деятельности, и в частности, экономией средств за счет оптимизации хода процесса. Оптимизировать ход процесса можно по критериям, установленным для таких его параметров, как время - затраты - качество.

Для того, чтобы выявить все направления расходов и все источники прироста доходов, появившиеся с внедрением ИИС, потребуется также структурный анализ, в результате которого эти источники будут установлены.

Ранжирование вариантов проектов внедрения ИС

Ранжирование вариантов проектов внедрения ИС может осуществляется путем сравнения доходов, соответствующих каждому из них. В частности, для оценки окупаемости инвестиционных вложений в различные проекты по внедрению ИС могут быть использованы известные методы, позволяющие учесть изменение стоимости денежных средств во времени, среди которых можно назвать:

1. Метод расчета индекса приведенных затрат (Present Value Index - PVI)

PVI = TPV/II

где PVI - индекс приведенных затрат; TPV - общая приведенная текущая стоимость ежегодных денежных потоков (Total PV of Annual Cash

Flows); II - начальное вложение (Initial Investment)

2. Метод расчета чистой приведенной (текущей) стоимости (Net Present Value - NPV)

 NPV = PVA - II

где NPV - чистая приведенная стоимость (Net Present Value); PVA - текущая стоимость будущих денежных потоков (PV of Annual Cash Flows); II - начальные затраты на инвестирование (Initial Investment).

Для оценки эффективности внедрения интегрированной информационной системы является весьма важным анализ изменений параметров " время - затраты - качество" в каждом бизнес-процессе. В ходе этого анализа рассматриваются сначала " стратегические " бизнес-процессы, как наиболее важные с точки зрения внешнего клиента. Затем -второстепенные и вспомогательные.

Параметр процесса "время"

Люди также интересуются этой лекцией: Император Цянлунь, Пулат-хан, А. Бернштам.

В каждом процессе анализируются изменения затрат времени t на его реализацию в связи с внедрением ИС. Обычно сокращается время затрачиваемое на выполнение отдельных процедур процесса и, соответственно, всего процесса. При выполнении каких процедур сокращается время и на сколько оно сокращается, зависит от варианта проекта ИС. Так, например, при включении в структуру ИИС, поддерживающую логистический процесс предприятия, механизма Jast - In - Time существенно сокращает время поставок по сравнению с ИС, ориентированной на задачи функциональных подразделений.

Параметр процесса "затраты"

С внедрением ИС должно происходить сокращение затрат ресурсов на реализацию процесса. В частности, это может происходить за счет сокращения численности работников. Если при внедрении ИС не удается сократить трудозатраты на реализацию процесса, то должны возникнуть сомнения по поводу эффективности данного проекта.

Параметр процесса "качество"

По этому параметру также можно судить об эффективности внедрения ИС. Если в результате внедрения ИС, в структуру которой, например, включена система Total Quality Management, происходит приведение качества реализации процедур процесса в соответствие со стандартами, такими, например, как нормы ISO и, самое главное, появляется возможность для приведения качества продукта этого процесса в соответствие со стандартами, определяемыми требованиями клиентов и нормами ISO, то можно судить об эффективности рассматриваемого проекта, учитывая следующее. Программное обеспечение системы TQM позволяет быстро адаптироваться к их изменениям, вызываемым прежде всего изменениями в требованиях клиентов и развитием новых технологий. Это, в свою очередь, обеспечивает соответствующий уровень продаж и доходов. При соотнесении потенциально возможного уровня доходов, получаемых от продажи готового продукта процесса, с затратами на реализацию проекта внедрения ИС, можно ранжировать варианты проектов и выбирать удовлетворяющий определенным критериям.

Каждый из рассматриваемых проектов может иметь свои преимущества и недостатки. Окончательное решение о выборе проекта принимают квалифицированные эксперты.

Предложенный подход к оценке эффективности проекта ИС очевидно, нуждается в развитии и не является единственно возможным. Безусловно, экспертами будут использоваться и такие критерии оценок, например, как надежность функционирования системы, качество информации и другие. Тем не менее, автор считает, что предложенный подход к оценке эффективности проектов ИС может быть полезным в ходе принятия решения о выборе конкретного проекта интегрированной информационной системы, так как в нем используется процессный подход.

[1] Ovod.pdf