Процесс управления в системе таможенных органов

ТЕМА 7. Процесс управления в системе таможенных органов

7.1. Сущность и содержание процесса управления

Важным компонентом системы управления является процесс управления.

Процесс управления – это деятельность объединенных в систему субъектов управления (линейных и функциональных руководителей, а также другого управленческого персонала), направленная на смену качественных состояний управляемого объекта, на достижение целей коллектива путем реализации определенных функций  с использованием соответствующих методов и принципов управления.

Процесс управления отличается специфическим содержанием, в котором выделяются аспекты:

· методологический;

· функциональный;

· экономический;

· организационный;

Рекомендуемые материалы

· социальный;

· информационный.

Методологический аспект состоит в том, что процесс управления реализуется по этапам в определенной последовательности:

· целеполагание;

· оценка ситуации;

· определение проблемы;

· выработка управленческого решения.

Цель - это предоставление руководителя таможенного органа о том, какой должна быть управляемая система.

Управленческая ситуация – это совокупность всех условий (внутренних и внешних, объективных и субъективных) в конкретной сфере управления, сложившихся в определенное время и требующих соответствующих действий руководителя.

     Управленческие ситуации бывают:

· простыми  и сложными;

· хорошо просматриваемые и с трудом поддающиеся анализу;

· требующими кратковременных, долгосрочных, глобальных, комплексных действий  или разовых мер.

Проблема – это основное противоречие между ситуацией и целью. Разрешение основного противоречия автоматически ведет за собой разрешение всех остальных противоречий. Формулировка проблемы определяет выработку решения.

Выработка управленческого решения – это поиск путей разрешения проблемы, а также организационная работа, связанная с практической реализацией найденного пути.

Функциональный аспект – это реализация общих функций управления в определенной последовательности.

Экономический аспект определяется деятельностью управляющей системы, связанной с установлением потребности ресурсов управляемой системы и оценкой их использования.

Организационный аспект заключается в использовании организационно-распорядительных методов воздействия на управляемую систему в последовательности:

1. регламентирование;

2. нормирование;

3. инструктирование и ответственность;

Социальный аспект процесса управления определяется участием человека во всех его этапах, независимо от той или иной степени автоматизации управления.

Информационный аспект состоит в определенной последовательности операций по преобразованию информации в процессе управления (поиск, сбор, сортировка, первичная обработка и передача информации).

7.2. Группы операций, присущих процессу управления

1. Операции целеполагания.

2. Операции информационной работы.

3. Операции аналитической работы и проектирования вариантов решения.

4. Операции выбора варианта действия.

5. Операции организационно- практической работы.

Распределение операций по этапам управления названных групп приведено таблице 1.

Таблица 1

Распределение операций в процессе управления

Общая и конкретные цели управления таможенными органами определяется Таможенным кодексом  таможенного союза, Таможенным кодексом Российской Федерации, международными соглашениями, решениями Комиссии Таможенного союза  и другими законодательными и правовыми нормативными документами Президента РФ, Правительства РФ и ФТС России.

Цель должна быть теоретически обоснованной, определенной, количественно измеримой, ясной, значимой и достижимой. Содержательной основой цели в определенной ситуации управления должна быть цель более высокой степени управления, т.е. цель более высокого уровня управления.

Таможенная деятельность находится на стыке внутренней и внешней политики страны и напрямую связана с выполнением ее важнейших социально- экономических и внешнеэкономических программ и планов.

Главной целью управления в системе таможенных органов, т.е. целью стратегического управления, является обеспечение реализации экономической политики РФ. В настоящее время это тот желаемый результат целесообразной деятельности таможенной службы, который должен быть достигнут в переходный период.

Достижение этой цели управления реализуется решением соответствующих комплексов задач, связанных с выполнением заданий таможенному органу, как фискальному органу по формированию доходов федерального бюджета, с повышением роли таможенной службы как правоохранительного органа, с работой по упрочению интеграции таможенной службы России с таможенными службами других государств, дальнейшим удовлетворением социальных запросов сотрудников таможенной службы.

В зависимости от той роли, которую играет цель в процессе управления, выделяют несколько типов управления:

· «управление по отклонениям»;

· « программное управление »;

· « целевое управление»;

Управление по отклонениям имеет место на всех уровнях иерархии управления таможенными органами, так как строится главным образом по складывающимся ситуациям. В этом типе управления цели не придается большого значения.

Программное управление основано на тщательной разработке заданной программы с расчленением ее по уровням системы управления с указанием последовательности ее выполнения.

Этот тип управления является часто применяемым в управленческой деятельности таможенных органов.

Наиболее рельефно этот тип управления просматривается в решении фискально-контрольных задач по формированию доходной части федерального бюджета, в развитии региональных таможенных управлений, создании и оборудовании сети автомобильных переходов через таможенную границу и др.

В целевом управлении цель играет основополагающую роль и определяет характер и ход управленческой деятельности.

Содержанием целевого управления является:

· исключительно высокая аналитичность при определении проблемы управления;

·  предельно строгое и четкое формирование цели управления;

·  структуризация проблемы управления;

·  построение «дерева целей»;

· строгое согласование «дерева целей» с «деревом задач»;

· достаточно высокая коррекция между «деревом целей», «деревом задач» и организационной структурой управления.

Каждое звено организационной структуры управления должно объединяться с другими звеньями более высокого порядка.

В целевом управлении большую роль играет прогнозирование.

В практике управления его типы применяются нередко в сочетании. Наиболее эффективным сочетанием является сочетание программного и целевого типов управления, которое получило название программно-целевого. Этот тип управления в настоящее время для таможенных органов имеет исключительно важное значение.

Таким образом, из двух рассматриваемых компонентов системы управления - структуры и процесса - более динамичным является процесс управления. Поэтому развитие процесса управления влечет за собой и развитие структуры управления. Изменения в структуре должны осуществляться тогда, когда в существующую структуру процесс управления уже не укладывается, когда структура создает существенные помехи, становится тормозом развития управления, а, следовательно, и всей системы управления в целом.

В настоящее время в таможенной системе наблюдается совершенствование динамических характеристик управления, прежде всего — за счет внедрения АСУ и информационной технологии управления.

Совершенствуя те или иные характеристики процесса управления, необходимо постоянно учитывать взаимосвязи процесса и структуры системы управления и находить моменты перестройки структуры. Поэтому в настоящее время в ходе модернизации таможенных органов значительное внимание уделяется совершенствованию процесса управления.

7.3. Организация процесса управления

Организация  процесса управления  в системе таможенных органов - это  всестороннее его упорядочение, определяющее  четкость, последовательность и допустимые границы его осуществления.

Организация процесса управления включает установление необходимой последовательности выполнения различных его циклов, этапов, стадий и управленческих работ; временных границ выполнения управленческих работ определенного вида и их группировку; четкого поступления достаточной и необходимой информации для нормального и своевременного осуществления каждого этапа процесса управления и всех его управленческих работ; порядка участия различных звеньев системы управления по этапам процесса управления; процедур процесса управления как обязательных управленческих работ.

Любой процесс управления по своему содержанию состоит из циклов, этапов, стадий и фаз.

Под циклом управления  понимается отрезок времени, необходимый для полной реализации всех общих функций управления (анализа и прогнозирования, планирования, организации, регулирования, учета и контроля).

Для реализации циклов управления необходимо иметь нормативную базу, систему планирования, систему учетов, системы оценки и стимулирования деятельности сотрудников, информационное и кадровое обеспечение.

Цикл включает этапы, под которыми понимаются промежутки времени, в течение которых в одном случае создается система предстоящей деятельности, а в другом - осуществляется управление ходом ее функционирования.

Каждый этап содержит стадии. Под стадией следует понимать время, необходимое для полной реализации какой-либо одной общей функции управления. В соответствии с этим, стадии процесса управления называются стадией анализа и прогнозирования, стадией планирования, стадией организации, стадией регулирования, стадией учета и стадией контроля.

Каждая стадия состоит из различного количества фаз управления, под которыми необходимо понимать время, требуемое для выполнения одной управленческой работы.

Процесс управления является достаточно сложным. Он идентичен для любого вида управления любыми таможенными органами. Кроме того, он остается неизменным и применительно к любым условиям.

7.4. Решение в процессе управления

Результативность работы таможенных органов во многом зависит от качества решений, которые принимаются на всех уровнях управления.

Управленческое решение – это прежде всего мыслительно-волевой акт выбора субъектом управления того или иного варианта поведения системы управления.

В решении формируются цели и задачи, стоящие перед объектами управления, предусматривается мера их дозволенного поведения, определяется, какие ресурсы необходимы для реализации целей и задач.

Управленческое решение содержит цель, программу деятельности управляемой  системы управления. Именно по этой причине от качества и своевременности принятия управленческих решений в таможенных органах зависит, прежде всего, успех и неуспех управления ими.

Управленческие решения принято классифицировать по различным признакам. Однако определяющим моментом являются условия, в которых принимается решение. Обычно решения принимаются в условиях определенности и неопределенности (риска). Условия определенности, как правило, предопределяют принятие так называемых стандартных решений, условия неопределенности – нестандартных решений.

    Стандартными являются решения, с отклонениями которых отработана структура самого решения и процедура его принятия. Обычно они ориентированы на изменение отдельных количественных параметров сложившейся ситуации, срок исполнения и расстановку исполнителей, А общая ее структура остается прежней. Подобные решения могут приниматься довольно быстро, без специальной подготовки (к примеру, приказы о приеме и увольнении кадров).

    Нестандартные решения, как правило, являются творческими. В условиях неопределенности, а значит и риска, нужда в таких решениях сильно возрастает. Это сопряжено с необходимостью постоянно приноравливаться к изменяющейся таможенной обстановке и с маневрированием, ресурсами под воздействием как внутренних, так и неконтролируемых внешних факторов. Существуют и другие критерии классификации управленческих решений:

· по важности и длительности действия решения делятся на:

- стратегические;

- оперативные;

- тактические.

·  по форме подготовки на:

- единоличные;

- групповые;

- коллективные.

· по содержанию на решения:

- административного характера;

- экономического характера;

- морального характера.

· по характеру  реализации делятся на решения:

- директивного характера;

- рекомендательного характера.

· по способу фиксации управленческого решения на:

- письменные;

- устные.

Управленческие решения принято классифицировать по различным признакам (см. рисунок 7.1.).

Рис. 7.1.  Классификации управленческих решений

Существуют и другие основания (критерии) классификации управленческих решений. Анализ классификационных групп решений нередко показывает, что их соотношение характеризует стиль управленческой деятельности. Отсутствие инициативных решений характеризует догматический стиль руководителя к своим обязанностям, а большое количество ситуационных решений свидетельствует о неустойчивости функционирования объекта и субъекта управления, вызванной недостатками управления.

Разработка управленческого решения представляет собой на-хождение возможных вариантов достижения поставленной перед системой управления цели, выбор одного из них и подготовку организационно-технических мероприятий по обеспечению его выполнения.

При разработке управленческих решений используются различные методы, основными из которых в таможенных органах являются: интуитивные; основанные на суждениях (адаптивные) и рациональные.

Интуитивные решения основываются на собственном ощущении руководителя, что их выбор правилен. Решение принимается как бы без участия сознания (рассуждений), практически мгновенно. Сознательная часть этого процесса перешла на уровень бессознательного и скрыта от непосредственного самонаблюдения.

Решения, основанные на суждениях, во многом сходны с интуитивными, поскольку их логика может слабо просматриваться. Но все же в их основе лежат явные рассуждения, знания и осмысленный, в отличие от предыдущего случая, опыт руководителя, его подчиненных и других руководителей.

Рациональные решения основаны на методах экономического анализа, обоснования и оптимизации, важнейшими из которых являются логичное, физическое и экономико-математическое моделирование.

Управленческое решение - это основа управления, отсюда - постоянно растущие требования к их обоснованности, сбалансированности и действенности. Основным таким требованием является соответствие решения политическим и социально-экономическим установкам государства.

Данное требование обусловлено тем, что стратегические и тактические задачи таможенной службы вытекают из целей и задач, определяемых законодателем и правительством. Любые действия таможенных органов имеют всегда политический и социально-экономический характер, поэтому принимать решения об их осуществлении можно только с учетом политической и социально-экономической обстановки и их последствий.

На политический и социально-экономический подходы к выработке будущих действий и их политический анализ не должны влиять никакие причины и мотивы. Непременное условие соблюдения данного требования — глубокое понимание должностными лицами проблем таможенного дела.

Оптимальность решения означает, что оно в целом должно соответствовать данной конкретной ситуации. Оптимальность решения достигается применением при его принятии методов исследования операций.

Любое решение ценно в том случае, если оно принято своевременно. Данное требование означает оперативность в принятии решения и диктуется необходимостью быстрого обслуживания подконтрольных лиц, вскрытия административных правонарушений или их предупреждения.

Быстрота принимаемых решений зависит от своевременности поступления информации.

Логика конкретной работы руководителя таможенного органа по принятию управленческого решения может различаться в зависимости от специфики последнего, уровня управления, характера задач и условий, в которых работает данный таможенный орган. Однако в обобщенном виде эта схема является алгоритмической, поэтому отдельные блоки ее целесообразно рассмотреть более подробно.

В ходе принятия решения наиболее ярко и отчетливо проявляются творческий потенциал руководителя, его профессионализм, способность оперативно мыслить, чувствовать пульс обстановки и адекватно реагировать на ее изменения, его воля, характер, ответственность за порученное дело и так далее. Все это обусловливает необходимость особо ответственного отношения каждого руководителя к принятию управленческих решений

В таможенных органах от руководителя требуют:

· конкретных формулировок целей и задач деятельности возглавляемого коллектива в виде результата и показателей;

· прогнозирования последствий принимаемых решений (организационных, экономических, психологических, экологических и других последствий);

· решений, принимаемых в условиях неопределенности и риска;

· мобилизации временных и интеллектуальных ресурсов на поиск путей выхода из критической ситуации (если она возникла);

· системного подхода к выработке решений.

Какого бы вида ни требовалось решение, желательно всю работу по его принятию вести в определенной последовательности, принципиальная целесообразность которой давно доказана и не вызывает сомнений. Указанная последовательность может быть представлена в виде схемы (рис.7.2)

Рис. 7.2. Процесс принятия управленческого решения

При подготовке решения, прежде всего, необходимо выявить и проанализировать проблему. Вовремя выявить проблему - это значит на ранней стадии понять основное противоречие между конкретной целью деятельности таможенного органа и сложившимися условиями ее реализации. Материалы анализа позволяют объективно взвешивать значимость возникшего противоречия, выявить его причины и определить его вероятные конечные результаты.

Решение – это директивный акт, организующий, направляющий и стимулирующий совместные действия сотрудников для достижения поставленных целей.

Отсюда – постоянно растущие требования к их обоснованности, сбалансированности и действенности.

Такими требованиями являются:

1. Соответствие решения политическим и социально-экономическим установкам государства.

Данное требование обусловлено тем, что стратегические и тактические задачи таможенной службы вытекают из целей и задач, определяемых законодателем и правительством. Поэтому любые действия таможенных органов имеют всегда политический и социально-экономический характер, и принимать решения об их осуществлении можно только с учетом политической и социально-экономической обстановки и их последствий.

На политический и социально-экономический подход к выработке будущих действий и их политический анализ не должны влиять никакие причины и мотивы. Непременное условие соблюдения данного требования – глубокое понимание сотрудниками проблем таможенной политики.

2. Объективность решения означает учет в нем существующих в данный момент всех связей и отношений в борьбе с противоправными действиями противника, а также закономерностей этой борьбы.

3. Оптимальность решения означает, что оно в целом должно соответствовать данной конкретной ситуации.

Любое решение ценно в том случае, если оно принято своевременно. Данное требование означает оперативность в принятии решения и диктуется необходимостью быстрого обслуживания подконтрольных лиц, вскрытия нарушения таможенных правил или их упреждения.

Быстрота принимаемых решений зависит от своевременности поступления информации. Своевременность решений в таможенной деятельности зависит от устойчивых положительных морально-психологических качеств ее сотрудников. Растерянность в условиях дефицита времени, нерешительность в оценках ситуации приводит к медлительности, к откладыванию решения вопроса.

Вместе с тем, не нужна и торопливость в принятии решений. Это может привести к нарушению законности, к другим негативным последствиям. Решения должны быть конкретными и гибкими.

Конкретность – это четкая определенность содержания решения. Особенно важна четкость в определении задач, которые ставятся перед исполнителями.

Конкретность решения не исключает, а предполагает его гибкость, которая обеспечивается путем выработки принимаемой линии поведения должностных лиц  с представлением определенного простора для самостоятельного реагирования на непредвиденные обстоятельства, на любые неожиданности.

7.5. Подготовка, принятие и реализация решений

Какого бы вида ни требовалось решение, желательно всю работу по его подготовке, принятию и реализации вести в определенной последовательности, принципиальная целесообразность которой выработана теорией и практикой управления.

Естественно, что логика конкретной работы руководителя таможенного органа по подготовке, принятию и реализации решения может различаться в зависимости от специфики последнего, уровня управления, характера задач и условий, в которых работает данный таможенный орган.

При подготовке решения, прежде всего, необходимо выявить и проанализировать проблемную ситуацию.  Вовремя выявить проблему – это значит на ранней стадии понять основное противоречие между конкретной целью деятельности таможенного органа и сложившимися условиями для ее реализации. Материалы анализа позволяют объективно взвесить значимость возникшего противоречия, выявить его причины и, главное, определить его вероятные конечные результаты. Таким образом, устанавливаются базовые проблемы, за решение которых надо браться в первую очередь:

· производится их ранжирование;

· выбор стратегического направления их решения;

· формулируются цели.

Базовые проблемы могут выявляться самостоятельно руководителем таможенного органа на основе анализа разнообразной информации, с которой ему приходится иметь дело, или задаваться извне в результате:

· получение решения вышестоящего уровня (приказ, указание, распоряжение, план работы и т.д.), для исполнения которого требуется применить частное более конкретное решение на своем уровне;

· поступления от сотрудников (подразделений), а также из различных ведомств, учреждение и организаций, участников ВЭД и других частных лиц разнообразных вопросов (запросов), касающихся таможенного дела;

· постановки нижестоящим уровням конкретных практических вопросов и проблем.

Вслед за этим разрабатываются варианты решения, удовлетворяющие заданным ограничениям – по срокам разрешения проблемной ситуации, по формам таможенного обслуживания, по материальным ресурсам, кадрам и другое. Необходимость в разработке одновременно нескольких взаимозаменяемых вариантов (альтернатив) при разрешении проблемных ситуаций позволяет найти наиболее оптимальные пути в деятельности таможенных органов.

Наибольшее применение в таможенной практике находят приемы определения предпочтительных действий:

· декомпозиция проблемы;

· выдвижение параллельных задач;

· определение ключевых подзадач;

· соотнесение выдвинутых задач с силами и средствами;

· аналогия;

· использование прогноза развития ситуации;

· определение и учет гипотез о возможных последствиях предполагаемых действий.

7.6. Выбор наилучшего варианта и принятие решения

Такой выбор производится на основе оценки по группе взаимосвязанных критериев, число и содержание которых задается конкретной проблемной ситуацией.

К числу наиболее очевидных критериев относятся:

· количество необходимых сил и средств;

· уровень их подготовленности для данных действий;

· степень материальных затрат;

· лимитированный срок решения проблемы.

Сложнее выбирать предпочтительные действия, когда следует принимать во внимание степень риска, то есть учитывать соотнесение предполагаемых отрицательных последствий с ожидаемым результатом. При оценке риска должны приниматься во внимание две переменные: характеристика самих последствий и вероятность их наступления.

Чтобы окончательно остановиться на одном варианте, необходимы волевые усилия, как бы стимулирующие и организующие процесс формирования решения и имеющие особое значение на его конечной стадии.

Воля субъекта помогает побороть нерешительность и колебание в выборе одного из проектов решения и осуществить его принятие.

В процессе принятия решения уточняются детали выбранного проекта, определяются границы решений, желаемый уровень его гибкости, уточняется форма, после чего оно фиксируется и приобретает силу управленческого решения, подлежащего исполнению.

Форма решения должна соответствовать его содержанию.

Управленческие решения выражаются в письменной или устной форме. Письменная форма обеспечивает лучшую преемственность решений, облегчает контроль за исполнителями, последующий анализ дел.

В таможенных органах распространено письменное санкционирование различных действий сотрудников, утверждение и подписание подготовленных или формализованных и произвольно составленных документов, наложение резолюций на различных материалах, а также устное доведение указаний, распоряжений, заданий, поручений и другое.

Таким образом, процесс принятия управленческих решений – это деятельность всех уровней управления по достижению целей управления.

Будучи важнейшим компонентом системы управления, процесс принятия управленческих решений является циклическим и повторяющимся.

Организация процесса управления предполагает распределение операций в пространстве и времени. На современном этапе совершенствовании управления роль организации управления неизмеримо возросла.

Контрольные вопросы

1. Раскройте содержание категории «процесс управления».

2. Что понимается под аспектами управления. Перечислите и охарактеризуйте аспекты процесса управления.

3. Что понимается под категорией « типы управления».  Перечислите и охарактеризуйте типы (свойства) процесса управления.

4.  Раскройте содержание категории «организация процесса управления».

5. Что понимается под циклом, этапом, стадией и фазой управления?

6.  Раскройте содержание категории «управленческое решение».

Обратите внимание на лекцию "Туннельный эффект. Коэффициент прозрачности барьера".

7. Какие решения являются стандартными, а какие нестандартными?

8. Что подразумевается под понятием «выработка управленческого решения»?

9.  Каковы стадии принятия управленческого решения?

10.  Как выбрать наилучший вариант  принятия решения?

11. Что понимается под категорией «процесс принятия управленческих решений»?

12.  Каковы функции таможенных органов на современном этапе?