Организация работы по сбору информации и изучению контрагентов

4. Организация работы по сбору информации и изучению контрагентов.

Правильный выбор торговых партнеров очень важен, поэтому предприятия и организации, стремящиеся к ВЭД должны хорошо организовать и методически отладить эту работу. Оперативно-коммерческая работа по изучению фирм во внешнеторговых организациях должна включать:

- предварительный сбор данных о фирме, с которой предполагается проведение переговоров или заключение сделки;

- текущее наблюдение за деятельностью фирм и организаций возможных контрагентов по экспорту и импорту;

- систематическое изучение фирменной структуры товарных рынков по основным статьям экспорта и импорта;

- наблюдение за деятельностью фирм-конкурентов, играющих ведущую роль на отдельных товарных рынках.

Изучение фирм, работающих на определенном рынке, складывается из сбора информации о фирме и систематизации сведений в определенном порядке. Информация по фирме, полученная из разных источников, собирается и систематизируется в досье на фирму. Вопросы, по которым собирается материал для досье, могут быть разделены на 2 группы:

1. Вопросы общей характеристики фирмы, включая выяснения ее рода деятельности, номенклатуру производства и торговли, размеры производства и другие вопросы, характеризующие фирму и ее роль на рынке данных товаров.

2. Вопросы по специальным аспектам, имеющие отношение непосредственно к заключению контракта. К ним относятся вопросы кредитоспособности, финансового положения фирмы, загрузки ее заказами, заинтересованности в получении заказов от иностранных контрагентов, выяснение ее взаимоотношений с другими фирмами и государственными органами, участие фирмы в артельных и других соглашениях, а также деловая характеристика представителя фирмы, с которыми предполагается проведение переговоров.

Наиболее ценной информацией для досье считаются сведения, полученные при личном знакомстве с фирмой ее руководителями или владельцами, а также в процессе коммерческих переговоров.

Рекомендуемые материалы

Досье фирмы включает ряд документов, которые подготавливаются специально сотрудниками внешнеторговой организации. К таким документам, обязательным для заполнения относятся:

1. Карта фирмы – базовый документ, в котором собирается всестороння информация об интересующейся фирмы.

2. Сведения о переговорах с фирмой.

3. Сведения о деловых отношениях.

Карта фирмы представляет собой анкету, содержание которой сгруппировано по основным вопросам, характеризующим различные стороны деятельности, изучаемые фирмой: страна, почтовый адрес, телефон, факс, год основания, предметы торговли, производства (с указанием основных технических характеристик товаров и технических новинок или характер услуг), производственные мощности, торговый оборот, число работников или другие данные, характеризующие производственные возможности и объем деятельности по годам, данные, характеризующие финансовое положение, филиалы, дочерние предприятия и прочие связи (картельные, финансовые, персональные и т.д.), важнейшие конкуренты, владельцы, руководители фирмы, лица, имеющие непосредственный контракт с данной организацией; оборот, в том числе по разным рынкам, отрицательные моменты, характеризующие фирму (невыполнение обязательств, рекламации, арбитражные и судебные дела  и прочая информация.

Для подбора и систематизации сведений о фирме, используются широкий круг материалов, характеризующих ее: оперативная информация – данные периодической печати, годовые отчеты, сведения специализированных информационных организациях.

В разделе досье по производственным мощностям указываются объем выпускаемой продукции, число рабочих и служащих, размер производственных мощностей, количество единиц оборудования и другое. По торговому обороту собирается информация о количестве, имеющихся у фирмы контор, отделений, магазинов, складов и объеме годовых оборотов, об удельном весе фирмы в производстве, экспорте и импорте соответствующих товаров.

Сведения о финансовом положении фирмы могут быть получены из ее балансов, справочников, справок кредит-бюро, банков и других источников. В этом разделе отражают по годам объемы капитала, прибыли и убытков, а также другие данные, характеризующие финансовое положение фирмы.

В разделе, информирующем о связях фирмы, перечисляются филиалы и дочерние предприятия, в которых данная фирма участвует своим и заемными капиталами. Указывается размер участия и характер связи с другими фирмами. В информационном блоке по важнейшим конкурентам фирмы указывают название конкурента, страну и наименование конкурентного товара.

В сведениях о владельцах, руководителях фирмах приводятся наименования юридических лиц и фамилии физических лиц, являющихся фактически владельцами данной фирмы, а для акционерного общества перечисляются фамилии акционеров, владеющих большим числом акций, указываются фамилии руководителей фирмы и работников с указанием сведений о деловых качествах.

Кроме данных, перечисленных в карте, в досье фирме должны собираться: характеристики владельцев, руководителей фирмы, а также служащих, осуществляющих непосредственный контакт с вашей организацией, данные балансов фирмы за хозяйственный год; данные о развитии торговых отношений и другие вопросы.

При изучении государственных, полугосударственных и кооперативных организаций наряду с картой фирмы используют также материалы по следующим вопросам:

1. На какую группу товаров и на какую территорию страны или группы стран распространяется монопольное право на экспорт или импорт, предоставленное изучаемой организации.

2. Каков удельный вес организации в импорте и экспорте данной группы товаров и во внешнеторговом обороте страны в целом за последние годы.

3. Каковы особенности возникновения и развития организаций.

4. В ведении какого правительственного учреждения находится организация.

5. Какова организационная структура и схема управления организацией.

6. Каковы положение и деятельность на внутреннем рынке, связи с частным сектором.

При составлении характеристик на государственные, полугосударственные и кооперативные организации указываются и подробно освещаются такие вопросы, как характер взаимоотношений данных организаций с правительственными органами и ее роль при руководстве страны. А при персональной характеристике руководства – принадлежность к политической партии, личные связи с правительством и деловыми кругами страны. Важное место в досье на фирму занимаются такие документы, как «сведения о переговорах» и «сведения о деловых отношениях». В них фиксируется информация, источником которой являются личные наблюдения и впечатления оперативных работников, полученные в процессе переговоров в ходе выполнения контрактов и посещений предприятий фирмы. Такого рода информация является главной и наиболее ценной. Сведения о переговорах фирмы собирают после завершения переговоров, где отражаются следующие основные вопросы:

- предмет переговоров;

"Конкретная метафизика П.А. Флоренского" - тут тоже много полезного для Вас.

- результат переговоров;

- характеристика представителей фирмы, проводящих переговоры вплоть до черт характера (слабых и сильных их сторон);

- степень владения коммерческими и техническими вопросами;

- поведение фирмы во время переговоров;

- деловые отношения фирмы  с другими организациями.

Сведения о деловых отношениях включают в себя информацию о выполнении фирмы условий контрактов, ее заинтересованности в работе, о деловых качествах ее представителей, проявившихся в процессе выполнения контрактов. Досье фирмы пополняется систематически, при этом перед началом нового финансового года и при подготовке крупных сделок целесообразно дополнительно собрать сведения о финансовом положении контрагента независимо от наличия этих данных за предыдущий период.