Организация экономического анализа и его информационной базы

Организация экономического анализа и его информационной базы

1 Планирование и требования к проведению экономического анализа

2 Основные этапы проведения аналитической работы

3 Организационные формы и исполнители экономического анализа

4 Документальное оформление результатов экономического анализа

1 Планирование и требования к проведению экономического анализа

Результативность экономического анализа деятельности предприятий во многом зависит от правильности организации и четкого планирования аналитической работы. В современных условиях, когда роль и значение экономического анализа резко возрастают, нельзя вести эту работу без конкретного плана. Поэтому составным элементом в организации аналитической работы на предприятии является планирование.

Практика организации аналитической работы на предприятии показала, что на предприятии необходимы:

1) комплексный план аналитической работы

Рекомендуемые материалы

2) тематические планы.

Комплексный  план обычно составляется один на год. Разрабатывает его специалист, которому на предприятии поручено руководство аналитической работы в целом. Этот план по содержанию представляет собой календарное расписание отдельных аналитических исследований. В нем, кроме целей и задач  анализа перечисляются вопросы, которые должны быть исследованы на протяжении года, определяется время для изучения каждого вопроса, субъекты анализа, дается схема аналитического документооборота, срок и адрес поступления каждого документа, его содержание.

При разработке плана обязательно должна учитываться периодичность изучения важных проблемных вопросов, преемственность анализа за отдельные периоды времени.

В комплексном  плане также должны быть предусмотрены источники информации, которые будут использоваться при анализе, технические средства проведения анализа, организация проведения контроля за выполнением намеченных по результатам анализа мероприятий.

Тематические — это планы проведения анализа по конкретным вопросам, которые требуют углубленного изучения.

В них рассматриваются объекты, субъекты, этапы, сроки проведения анализа, его исполнители.

Контроль за выполнением планов анализа ведет заместитель руководителя по экономическим вопросам или лицо, на которое возложены обязанности по управлению анализом в целом.

Организация экономического анализа на предприятиях должна соответствовать ряду требований:

1) научный характер анализа. Анализ должен основываться на новейших достижениях науки и передового опыта, строиться с учетом действия экономических законов, проводиться с использованием научно обоснованных методик;

2) обоснованное распределение обязанностей по проведению анализа между отдельными исполнителями. От того, насколько целесообразно это распределение зависит не только полнота охвата объектов анализа, но и исключается  возможность многократного (разными лицами) проведения одних и тех же исследований. Это способствует более эффективному использованию рабочего времени специалистов и обеспечивает комплексность анализа;

3) аналитическое исследование должно быть эффективным. Это значит, что затраты на его проведение должны быть наименьшими при относительной глубине анализа и его комплексности;

4) унификация аналитической работы. Создание методик, предполагающих ограниченное число заполненных таблиц. Они должны быть специфическими для каждого внутрихозяйственного подразделения и в совокупности давать комплексное представление о результатах хозяйствования. Все показатели таблиц должны быть пригодными для сравнения, оценки и обобщения. Это создает направления  для строгого распределения обязанностей по проведению анализа, уменьшает затраты времени на анализ. 

2 Основные этапы проведения аналитической работы

Аналитическая работа на предприятии зависит от ряда факторов, среди которых — структура управления предприятием, состав подразделений — отделов, служб, цехов, производств, их производственная мощность, система учета, его централизация, механизация и др. Залог успеха проведения анализа хозяйственной деятельности - правильная его организация, предполагающая соблюдение определенных обязательных требований его проведения.

К аналитической работе на предприятиях  привлекается широкий круг работников не только экономических, но и технических отделов, цехов, участков, бригад. Каждый функциональный отдел  анализирует свою работу во взаимосвязи с результатами работы предприятия. Возглавляет и контролирует работу на крупных предприятиях главный экономист, главный бухгалтер, на небольших предприятиях  начальник ПЭО и главный бухгалтер.

 Выполнение аналитической работы осуществляется по этапам:

1 этап. Осуществляется разработка программы проведения анализа.

На этом этапе определяются цель, объект и задачи анализа, глубина исследования и основные направления использования результатов анализа. На этом этапе  разрабатывается календарный график  проведения анализа, распределяются отдельные участки работы между исполнителями, указываются источники анализа и способы получения недостающей информации, период, за который будет оцениваться хозяйственная деятельность, разрабатываются статьи аналитических таблиц и указания по их заполнению, а также предложения по графическому оформлению материалов и результатов анализа.

2 этап. Отбор и подготовка источников информации.

Этот этап призван обеспечить  аналитическую  работу необходимыми материалами о деятельности предприятия. Подготовка материалов к анализу  осуществляется в подборе информации по заранее составленной программе. Проверяют правильность заполнения форм, полноту отчетных данных, их достоверность, наличие подписей ответственных лиц. При проверке информации особое внимание следует обратить на сопоставимость данных, т.к. за анализируемый период могли произойти изменения цен, тарифов, нормативов, методов учета и планирования. Все эти изменения требуют пересчета  показателей. Кроме того, проверяется согласованность одноименных показателей в разноименных формах отчета. На этом этапе проводится также упрощение цифрового материала, заключающееся в округлении чисел, а также  проводится арифметический, логический и балансовый контроль.

Арифметический контроль - это проверка итогов и сопоставление тех показателей, которые связаны  между собой или вытекают один из другого. Он дает возможность  установить ошибки, неточности.

Логический контроль состоит в сравнении полученных показателей с их плановыми или нормативными значениями или с этими же показателями, но за предыдущие периоды. Логический контроль дает возможность выявить явные ошибки.

Балансовый контроль заключается в составлении баланса показателей и применяется для тех из них, которые имеют арифметическую зависимость.

3 этап. Аналитическая обработка информации.

Этот этап включает предварительную оценку и анализ причин изменений и отклонений от производственной программы.

На этом этапе определяют абсолютные величины отклонений показателей, исчисляют проценты, темпы роста, прироста, коэффициенты, осуществляют группировку показателей. Определяют факторы, повлиявшие на уровень анализируемых показателей, устанавливаются взаимосвязи и взаимозависимости между показателями. Исчисляют величину влияния каждого фактора, выявляют  потери и неиспользованные возможности. Дается оценка деятельности предприятия.

4 этап. Обобщение и оформление результатов анализа.

На этом этапе всестороннее изучение анализируемых источников информации заканчивается оценкой деятельности предприятия, осуществляется сводный подсчет резервов и разрабатываются выводы и предложения для принятия решений по результатам анализа. Выводы и предложения должны быть объективными и конкретными, четко сформулированными и подтверждены расчетами. В зависимости от целей и задач анализа обобщение результатов анализа  производится в разной форме.

5 этап. Разработка  организационно-технических мероприятий по устранению недостатков и потерь.

На этом этапе разрабатываются экономически целесообразные решения по дальнейшему техническому совершенствованию производства, внедрению научной организации труда, повышению уровня механизации, внедрению новейших технологий, производится  расчет экономической эффективности от внедрения предлагаемых мероприятий. Разработанные мероприятия по повышению эффективности производства учитываются при составлении планов на следующий хозяйственный период. 

В организации экономического анализа важное значение имеет правильное распределение обязанностей по проведению экономического анализа между руководителями предприятия.           

3 Организационные формы и исполнители экономического анализа

Организационные формы анализа предприятия определяются составом аппарата и техническим уровнем управления.

На крупных предприятиях деятельностью всех экономических служб руководит главный экономист, который  является заместителем директора по экономическим вопросам. На средних и малых предприятиях аналитическую работу возглавляет начальник планового отдела или главный бухгалтер.

Эффективность функционирования организационной структуры  экономического анализа в значительной степени зависит от состава его участников, их взаимосвязи, распределения обязанностей в системе управления производством.

 Только при правильном распределении  функциональных обязанностей по выполнению аналитической работы между специалистами  предприятия  и его структурных подразделений, анализ имеет практическое значение, и на его основе  можно разработать  мероприятия по совершенствованию  технологии труда, улучшению использования ресурсов, увеличению объема  и повышению качества производимой продукции.

Для обеспечения высокого уровня аналитической  работы необходимо  найти эффективные организационные формы обязательного участия  в проведении анализа всех функциональных служб и подразделений предприятия, принимающих управленческие решения. При этом аналитическая работа, осуществляемая в разных подразделениях предприятия, должна проводиться по единому плану. Это достигается сосредоточением руководства и координации отдельных разделов анализа в ПЭО.

Главный экономист предприятия координирует всю экономическую работу, осуществляет методологическое и методическое руководство по анализу. В его обязанности входят экономические исследования по перспективным вопросам развития предприятия, осуществление всестороннего комплексного анализа, обобщение предоставляемых  материалов,  разработка предложений и рекомендаций по  использованию выявленных резервов. Он организует всю аналитическую работу предприятия, контролирует деятельность экономической службы, оказывает непосредственную помощь в проведении анализа других отделов, служебных подразделений.

Специалисты ПЭО анализируют выполнение заданий по снабжению, производству и реализации продукции, изучают прогрессивность  норм трудовых затрат, уровень себестоимости, анализируют технологию производства, системы организации труда, его производительность, использование рабочего времени, показатели использования техники и т.д., а также участвуют в обобщении материалов анализа, в разработке предложений и рекомендаций, обеспечивают контроль за внедрением рекомендаций в производство.

Специалисты учетно-финансового отдела анализируют бухгалтерские балансы, отчеты о выполнении планов по реализации продукции, прибыли и другим финансовым показателям, состояние объемов банковского кредитования и эффективность использования ссуд.

Специалисты производственного отдела анализируют соблюдение технологии производства, норм расхода ТМЦ, выполнение плана выпуска продукции по объему и ассортименту, ритмичность работы и т.д.

Руководители и специалисты цехов, бригад, участков систематически анализируют все данные первичного бухгалтерского учета по производству и реализации продукции, затратам материально-технических средств, по соблюдению трудовой дисциплины, технологических режимов, по использованию рабочего времени, выполнению норм выработки.

Примерное распределение обязанностей следующее: периодически анализ экономики предприятия  проводится вышестоящими органами управления. Специалисты этих органов могут  изучать отдельные  вопросы или проводить комплексный анализ хозяйственной деятельности.

4 Документальное оформление результатов экономического анализа

Завершающим этапом аналитической работы является оформление результатов анализа и обеспечение контроля за выполнением управленческих решений. Результаты анализа оформляются по-разному в зависимости от цели и задач. В процессе обработки и изучения материалов составляются аналитические таблицы, а по отдельным вопросам - графики, диаграммы, которые используются для более наглядного отражения и массового отражения и массового показа результатов анализа.

Таблицы должны быть простыми  для понимания и  правильно отражать содержание изучаемого вопроса. Поэтому нецелесообразно строить их громоздкими и перегружать обилием цифр. Если с помощью таблиц не удается четко проследить зависимость между показателями или добиться наглядности, то используют графические методы изображения.

По данным анализа, заключенным в таблицах,  графиках, диаграммах и т.д. делаются выводы.  Выводы по результатам анализа должны быть конкретными, обоснованными, убедительными.

На основании сделанных выводов разрабатываются предложения и мероприятия по улучшению работы предприятия, устранению выявленных недостатков и использованию вскрытых резервов производства. Предложения и рекомендации должны быть конкретными, с указанием сроков и ответственных исполнителей за их выполнение. Они подтверждаются специальными расчетами, данными аналитических материалов.

Результаты аналитического исследования деятельности предприятия в целом или его подразделений оформляются в виде  документов. Это могут быть: пояснительная записка, справка, заключение.

Пояснительная записка обычно составляется при направлении результатов анализа в вышестоящие организации. Если результаты анализа предназначены для внутреннего пользования, то они, как правило, оформляются в виде справки.

Рекомендуем посмотреть лекцию "Неформализованные и специальные методы исследования".

Заключение пишется, когда анализ проводится вышестоящими органами управления.

Содержание пояснительной записки должно быть достаточно полным. Кроме выводов о результатах хозяйственной деятельности и предложений по их улучшению, пояснительная записка должна содержать  общие вопросы: экономический уровень развития, условия хозяйствования, результаты выполнения планов по отдельным направлениям деятельности. Аналитическая часть пояснительной записки должна быть обоснованной, конкретной по стилю. Она может содержать аналитические расчеты, таблицы, где сгруппированы необходимые для иллюстрации данные, графики, диаграммы. При ее оформлении особое внимание нужно уделять предложениям, которые вносятся по результатам анализа. Они должны быть всесторонне обоснованными и направленными на улучшение результатов хозяйственной деятельности, освоение выявленных внутрихозяйственных резервов.

В отличие от пояснительной записки, содержание справки и заключения должно быть более конкретным, акцентированным на отражении недостатков и достижений, выявленных резервов и способов их освоения. Здесь может быть опущена общая часть, содержащая характеристику предприятия и условий его деятельности.

Результаты анализа могут оформляться в бестекстовой форме. Она состоит из постоянного макета типовых аналитических таблиц и не содержит пояснительного текста.  Такой порядок оформления рассчитан на высококвалифицированных работников, способных  самостоятельно разобраться в отобранной и систематизированной информации и принимать необходимые решения. Бестекстовый анализ повышает действенность анализа, т.к. сокращается разрыв между выполнением анализа и использованием его результатов. Результаты анализа и разработанные на их основе мероприятия целесообразно обсуждать на собраниях коллектива предприятия и его подразделений. Практическую реализацию они получают после соответствующих постановлений собраний, приказов руководителя или вышестоящих органов управления.

Разрабатываемые по результатам анализа мероприятия и рекомендации после их утверждения становятся обязательными для выполнения. Необходимо, чтобы каждое предложение было конкретным и реальным, а его выполнение обеспечено материальными, денежными ресурсами и ответственными исполнителями. Определяют также  сроки исполнения и ожидаемые результаты, эффект от внедрения разработанных мероприятий.

Важное значение при реализации результатов анализа имеет постоянный контроль за выполнением намеченных мероприятий, привлечение к работе по их осуществлению всех работников предприятия.