Документация хозяйственных операций

Тема 7. Документация хозяйственных операций

34 . Документация - элемент метода бухгалтерского учета

Для сплошного и непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо прежде всего фиксиро­вать каждую хозяйственную операцию. С этой целью при­меняется элемент метода бухгалтерского учета — доку­ментация — основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организаций, ее первич­ного контроля.

Документ представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт совер­шения хозяйственной операции, право на его совершение.

Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, досто­верность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля

Согласно Положению по ведению бухгалтерского уче­та и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденному Приказом МФ РФ от 29.07.98 г. № 34-н (в редакции Приказа МФ РФ от 30 12 99 r № 107-н), раз­работанному на основании Федерального закона «О бух­галтерском учете» от 21.11 96 г № 129-ФЗ (в редакции Федерального закона от 23 07 99 г № 123-ФЗ), «все хо­зяйственные операции оформляются оправдательными документами Эти документы служат первичными учет­ными документами, на основании которых ведется бух­галтерский учет»

Значение бухгалтерских документов в финансово-хо­зяйственной деятельности определяется не только тем, что они служат основанием и подтверждением правиль­ности учетных данных.

Документы имеют правовое значение, они использу­ются в качестве доказательства при спорах между орга­низациями и лицами. Только правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях. Документы служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, про­водимой по решению прокуратуры, суда, арбитража, по решению следственных органов.

Документы имеют контрольное значение, так как дают возможность контролировать сохранность ценнос­тей, предупреждать случаи хищения. Большое значение имеют документы при проведении документальных ре­визий, аудиторских проверок хозяйственно-финансовой деятельности организации. Документы используют, ана­лизируя результаты работы организации. Именно доку­мент является основой информационной системы орга­низации, которая используется в управлении.

Рекомендуемые материалы

35. Классификация учетных документов.

все бухгалтерские документы делятся на однородные группы по следующим признакам:

· По назначению;

· По содержанию хозяйственных операций;

· По порядку составления;

· По способу отражения операций;

· По месту составления.

По назначению:

1. Распорядительные – документы, содержащие распоряжение на выполнение определённой хозяйственной операции. Основное назначение – передача указаний руководителей исполнителям. Однако распорядительные документы не содержат подтверждения фактов совершения хозяйственной операции, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в бухгалтерском учёте.

Пример: доверенность, чеки на получение наличных денег, распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчёт.

2. Оправдательные (исполнительные) – документы, которыми оформляют уже произведённые операции. Исполнители – кассиры, заведующие складами, экспедиторы, как бы оправдывают свои действия этими документами.

Пример: приёмные акты, акты на приём-передачу основных средств,

квитанции о приёмке ценностей, отчёты материально-ответственных лиц.

3. Бухгалтерского оформления – документы, которые служат для бухгалтерского оформления записей с целью дальнейшего использования их в учётном процессе.

Пример: группировочные ведомости, бухгалтерские справки о допущенных ошибках.

4. Комбинированные – документы, которые сочетают признаки всех выше перечисленных групп. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении операций, оправданием её выполнения, фиксируют совершённую операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения на счетах.

Пример: Авансовый отчёт, расчётно-платёжная ведомость на оплату труда.

По содержанию хозяйственных операций:

1. Материальные – документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей

Пример: приходный ордер

2. Денежные – документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия

Пример: платёжное поручение

3. расчётные – используются для оформления расчётных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам. Пример: счёт-фактура

По порядку составления:

1. Первичные – хозяйственная операция отражается впервые Пример: накладная, приходный ордер.

2. Сводные – документы, которые составляются на основе первичных документов. В них отражают данные нескольких первичных документов. Пример: авансовый отчёт, ведомость распределения общехозяйственных расходов.

По способу отражения операций:

1. Разовые – документы, которые отражают одну или несколько однородных операций. После составления сразу передаются в бухгалтерию и используются для бухгалтерских записей.

Пример: приходные (расходные) кассовые ордера, наряды.

2. Накопительные – документы, используемые в определённый период времени и постепенно в них отражают однородные повторяющиеся операции

Пример: табель рабочего времени

По месту составления:

1. Внешние – документы, составляющиеся в других организациях и поступающие со стороны.

Пример: счёт-фактура

2. Внутренние – документы составляются самой организацией для оформления внутренних, хозяйственных операций.

Пример: акт приёма-передачи, расходно-приходный кассовый ордер.

36. Порядок исправления ошибок в бухгалтерских записях

Оформлять как первичные документы, так и учетные регистры не­обходимо аккуратно, в них не должно быть помарок и подчисток, особенно в денежных документах и регистрах для учета денежных средств. Все исправления должны быть оговорены в соответствии с существую­щими правилами. Обнаруженные ошибки в документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются сле­дующим образом:

•  зачеркивается неправильный текст и над зачеркнутой надписью записывается исправленный текст или сумма; зачеркивание произво­дится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в документе должно быть оговорено надписью «Исправлено», подтверждено подписью работников, подписавших до­кумент, также должна быть поставлена дата исправления. Такой способ исправления называется корректурным. Например, если в учетном ре­гистре неверно была сделана запись, скажем, вместо 100 руб. ошибочно было записано 115 руб., то следует аккуратно одной чертой зачеркнуть 115руб., рядом поставить 100руб., надписать «Исправленному верить», проставить дату исправления и скрепить записи подписью ответствен­ного работника, который внес исправление;

•  способом «красного сторно », состоящим в том, что неправильно составленная корреспонденция счетов или сумма записывается черни­лами красного цвета, что в бухгалтерском учете заменяет знак минус, т.е. означает вычитание. Записи красными чернилами можно заменить записью синими или черными чернилами в квадратной рамке, что также означает способ «красного сторно»; этот способ применяется и для записей сумм экономии средств.

Например, организация оприходовала материальные ценности от поставщика, отразив кредиторскую задолженность на сумму 100 000 руб., тогда как по счету поставщика она составляла 90 000 руб. Исправление можно осуществить следующим образом:

Д-т счета «Материалы», К-т счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 100 000 руб. — ошибочная запись.

Д-т счета «Материалы», К-т счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» [100 000|руб. — исправление ошибки.

Если Вам понравилась эта лекция, то понравится и эта - 11 Каков порядок ведения государственного земельного кадастра.

Д-т счета «Материалы», К-т счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 90 000 руб. — верная запись.

• способом дополнительной записи, применяемым в случаях, когда сумма хозяйственного факта, записанная в правильной корреспонденции счетов, занижена.

Например, в документах на поступление материальных ценностей от поставщика значится сумма 100 000 руб., а принято к учету только на 80 000 руб. Необходимо сделать дополнительную запись еще на 20 000 руб. в пределах того же отчетного периода, в котором сделана неверная запись:

Д-т счета «Материалы», К-т счета «Расчеты с поставщиками ц подрядчиками» 80 000 руб. — первоначально учтенная сумма.

Д-т счета «Материалы», К-т счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 20 000 руб. — дополнительная запись.

Все ошибки, обнаруженные в бухгалтерском учете, должны быть исправлены в том отчетном периоде, когда они были обнаружены.