Система счетов и порядок отражения в них хозяйственных операций

Тема 5. Система счетов и порядок отражения в них хозяйственных операций

12. СЧЕТА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА.

ИХ СТРОЕНИЕ И СОДЕРЖАНИЕ

Бухгалтерский баланс отражает состояние хозяйственных средств и их источников в денежном выражении на оп­ределенную дату.

Однако такой информации для повседневного руководства предп­риятием недостаточно. Возникает необходимость иметь ежедневно данные о наличии материальных запасов, положение о ходе процессов производства, о состоянии расчетов и др.

Регистрируя каждую   хозяйственную операцию,  бухгалтерский учет обеспечивает текущее, непрерывное наблюдение за хозяйствен­ными процессами. Это наблюдение осуществляется при помощи доку­ментации и системы счетов. Бухгал­терские счета являются одним из элементов метода бухгалтерского учета. Схематически бухгалтерские счета могут быть представлены в виде двухсторонней таблицы. Левая сторона счета - дебет (от латинского слова debet - он должен) и правая кредит (от латинского слова credit - он верит). Вверху счета указывается его наименование. Например, счет "Касса", счет "Основные средства".

Система счетов  бухгалтерского учета представляет собой спо­соб экономической группировки, текущего отражения и  оперативного контроля за средствами хозяйства (активами), их источниками, (пас­сивами) и экономическими процессами, происходящими на предприятии.

На каждом  счете отражается первоначальное состояние средств или их источников,  что носит название  начальное  сальдо.  Слово "сальдо" латинского происхождения, в переводе на русский язык оз­начает "расчет".

На бухгалтерских счетах отражается увеличение или уменьшение средств,  причем  увеличение  средств  всегда записывается на той стороне счета,  где  записано  начальное сальдо,  уменьшение - на противоположной стороне счета.

Рекомендуемые материалы

Итоги записей  операций по дебету и кредиту счета носят наз­вание оборота счета.  Разность между суммами по дебету и  кредиту счета называется остатком или сальдо.  Оно может быть дебетовое и кредитовое, начальное и конечное.

Таким образом,  на  счетах  бухгалтерского  учета отражается прежде всего первоначальное состояние хозяйственных средств и ис­точников в виде записи начального сальдо. Далее отражается движе­ние средств или их источников в виде записей о хозяйственных опе­рациях. указывающих увеличение или уменьшение на счетах и выража­ющихся в виде оборота по счету.

Выведенное конечное  сальдо  означает остаток средств или их источников.

В дальнейшем  все  это  будет  представлено в виде следующих символов: S" - начальное сальдо;  Д.0. - дебетовый оборот: к.0. -кредитовый оборот: S" - конечное сальдо; Д-т - дебет счета; К-т -кредит счета.

13. АКТИВНЫЕ И ПАССИВНЫЕ СЧЕТА

Между бухгалтерским балансом и бухгалтерскими счетами су­ществует взаимосвязь. Счета, которые отражают состояние и разме­щение средств предприятия (активов), называются счетами активными. Счета, которые отражают источники (формирования (пассивы) средств, называются пассивными.

В зависимости от того, что отражается на счете состав средств или их источники, счета делятся на активные и пассивные.

В отдельную группу выделяются активно-пассивные счета, на которых отражаются состав средств и источники их образования. В зависимости от этого существуют различные правила записей и подс­чета сальдо на счетах.

Порядок (алгоритм) записи на активных счетах:

1) начальное сальдо в активном счете записывается по дебету;

2) операции, вызывающие увеличение, записываются по дебету:

3) операции, вызывающие уменьшение, записываются по кредиту;

4) конечное сальдо всегда дебетовое.

Схема записи на активном счете

                                                        Дебет                      Кредит

                                                          1. S^/- начальное сальдо

                                                               2. Операции, вызы-   3. Операции, вызы-

                                                               вающие увеличение    вающие уменьшение

                                                           4. S^//- конечное сальдо

Конечное сальдо в активном счете выводится по формуле:

S^// = S^/ + Д.О. – К.О.

Порядок записи на пассивном счете:

1) начальное сальдо в пассивном счете записывается по кредиту;

2) операции, вызывающие увеличение, записываются по кредиту;

3)      операции, вызывающие уменьшение, записываются по дебету

4)      конечное сальдо всегда кредитовое.

            Схема записи на пассивном счете

                                       1. S' - начальное сальдо

3. Операции, вы­зывающие                       

 уме­ньшение (-)                                           2. Операции, вы­зывающие уве­лич.                                                                                                                                                         

                                                                              (+)

                                                                        4.S" - конечное сальдо

Конечное сальдо в пассивном счете выводится по формуле:

S" = S' + К. 0. - Д.0.

Активно-пассивные счета бывают двух видов:

1. Активно-пассивные  счета, по которым выводится одно саль­до:  или по дебету или по кредиту.  Такое сальдо называется свер­нутым.  Примером  может служить счет "Прибыли и убытки".  Остаток по дебету счета означает сумму  убытка, остаток  по кредиту счета - сумму прибыли.  Оборот по кредиту означает сумму полученной при­были, оборот по дебету - сумму полученного убытка.

2. Активно-пассивные счета по которым выводится два сальдо

 и по дебету и по кредиту.

Если на счете два сальдо, то это сальдо  называется разверну­тым.

Примером  счета,  где  имеются  два  сальдо,  является  счет "Расчеты с разными  дебиторами и кредиторами".  Остаток по дебету означает дебиторскую  задолженность,  остаток по кредиту означает кредиторскую задолженность.  Оборот по дебету счета отражает уве­личение  дебиторской  задолженности и уменьшение кредиторской за-

долженности.  Оборот по     кредиту счета отражает увеличение креди­торской задолженности и уменьшение дебиторской задолженности.

Счет Расчеты с разными дебиторами и кредиторами

                                  Дебет                  Кредит

В отдельную группу выделяются счета для учета хозяйственных процессов. Это так называемые операционные счета. Они выделяются для учетов процессов снабжения, производства, реализации. Записи на них производятся особым порядком. По ряду счетов сальдо не вы­водится. так как счета закрываются.

Схема операционного счета

  Дебет                            Счет Основное производство           Кредит

S'- незавершенное производство   

 на начало пе­риода                         

Д. 0. - затраты на производство     К.О.- выход продук­ции по с-сти

S" - незавершенное производство

 на конец пе­риода

14. Двойная запись хозяйственных операций на счетах и корреспонденция счетов

Хозяйственные операции отражаются на счетах бух­галтерского учета по правилу двойной записи.

Двойной записью называется взаимосвязанное отра­жение изменений объектов бухгалтерского учета в дебе­те и кредите счетов в одной и той же сумме.

Двойная запись имеет контрольное значение. Сумма дебетовых оборотов по всем синтетическим счетам за отчетный месяц должна быть равна сумме кредитовых оборотов. Отсутствие равенства свидетельствует об ошиб­ке, допущенной при отражении операций на синтетичес­ких счетах. Операции записываются на счетах по данным первичных документов и со ссылкой на них.

Существуют правила определения корреспонденции бухгалтерских счетов:

1. определяют два взаимодействующих счета;

2. Уясняют, какие это счета по отношению к балансу (активные или пассивные)

3. Выясняют, какие произошли изменения в результате данной хозяйственной операции, и составляют корреспонденцию счетов.

Чтобы отразить каждую операцию на счетах бухгал­терского учета, надо сделать записи в двух счетах, на­пример

1. Получили материалы на 40 000 руб. от поставщика по акцептованному, но еще не оплаченному сче­ту — платежному требованию-поручению. Это оз­начает, что увеличился запас материалов, с одной стороны, и увеличилась задолженность поставщи­ку, с другой, на 40 000 руб.

2. Оплатили с расчетного счета платежное требование-поручение поставщика 40000 руб., что обусловли­вает уменьшение денежных средств на расчетном счете и уменьшение задолженности поставщикам на 40 000 руб.

Чтобы отразить эти две операции на счетах бухгал­терского учета, надо сделать записи в счетах. Запишем в счетах первую из вышеуказанных операций — получе­ние от поставщика материалов по акцептованному счету платежного требования-поручения на сумму 40 000 руб. Эта операция затрагивает два объекта учета и, следова­тельно, должна быть записана на двух счетах. «Материа­лы» и «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Пер­вый является счетом хозяйственных средств — актив­ным, следовательно, увеличение надо записать в дебет, второй — счетом источника средств, т е пассивным, зна­чит, увеличение надо записать по кредиту

По операции № 2 оплата платежного требования-по­ручения поставщика с расчетного счета должна быть записана на двух счетах: «Расчеты с поставщиками и под­рядчиками» и «Расчетные счета». Первый из этих счетов является счетом источника хозяйственных средств, т. е. пассивным, значит, уменьшение надо записать по дебе­ту; второй — счетом хозяйственных средств — актив­ным, следовательно, уменьшение надо записать по кре­диту.

В системе счетов это будет выглядеть так:

 «Расчетныйсчет»          «Расч. с пост. и подр.»             «Материалы»

Дт                        Кт        Дт                            Кт        Дт                                Кт

                                                       1)40000                  1)40000

                 2)40000         2) 40000

Операции отражены на счетах способом двойной за­писи, т.е. одновременной записи одной и той же суммы в дебете одного счета и кредите другого.

В бухгалтер­ском учете кроме двойной записи существует и одинар­ная запись (только по дебету или только по кредиту), от­ражающаяся на забалансовых счетах и учитывающаяся за балансом.

Например, организация-покупатель получила от по­ставщиков товарно-материальные ценности на 20000руб., по которым на законных основаниях отка­залась от оплаты.

Дт. 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» — 20 000 руб.

При возврате поставщику;

Кт. 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» — 20 000 руб.

Взаимосвязь, возникающая между счетами при отра­жении хозяйственной операции, называется корреспон­денцией счетов, а сами счета — корреспондирующими.

Бухгалтерская проводка — это запись, указывающая наименование дебетуемого и кредитуемого счетов и сум­му отраженной хозяйственной операции. Бухгалтерские проводки бывают простые и сложные.

Простая бухгалтерская проводка — это запись хо­зяйственной операции по дебету одного и кредиту друго­го счета. Сложная бухгалтерская проводка — это запись по дебету нескольких счетов и кредиту одного счета или по дебету одного счета и кредиту нескольких счетов. Од­нако суммы по дебету и кредиту должны быть равны.

15. Счета синтетического и аналитического учета, их назначение и взаимосвязь

Рассмотренные счета бухгалтерского учета, как пра­вило, соответствовали статьям баланса. На них отража­лись обобщенные данные о хозяйственных средствах, их источниках и процессах. Счета, на которых хозяйствен­ные средства, их источники и процессы отражаются в обобщенном виде, называются синтетическими (от греч. synthesis — соединение, сочетание) («Основные средства», «Материалы», «Уставный капитал» и т. д.). Учет, осуществляемый на синтетических счетах, на­зывается синтетическим. Он ведется только в денежном выражении.

Для оперативного руководства хозяйственной деятель­ностью, а также контроля за сохранностью собственнос­ти обобщающих данных, получаемых с помощью синте­тического учета, недостаточно. Например, кроме данных об общей сумме основных средств необходимо иметь сведения о конкретных видах основных средств (здания, оборудование, машины и т. п.).

Помимо данных об общей сумме задолженности пе­ред рабочими и служащими нужны данные о задолжен­ности перед каждым работником отдельно. Для получе­ния детальных, подробных данных об объектах бухгал­терского учета применяют аналитические счета. Счета, на которых отражаются детальные данные по каждому отдельному виду хозяйственных средств, их источников и процессов, называются аналитическими (от греч. analysis — «разложение, расчленение, разбор). Учет, осу­ществляемый на аналитических счетах, называется ана­литическим.

Аналитические счета открывают в дополнение к син­тетическим с целью их детализации и получения част­ных показателей по каждому виду хозяйственных средств, их источников и процессов отдельно. Между синтетичес­кими и аналитическими счетами существует прямая связь, которая проявляется в следующем. Остатки и обороты синтетического счета должны быть равны остаткам и оборотам всех аналитических счетов, открытых в допол­нение своего синтетического счета. Каждую хозяйствен­ную операцию, записанную по дебету или по кредиту синтетического счета, отражают в той же сумме соответ­ственно на дебете или кредите нескольких аналитичес­ких счетов, открытых в дополнение своего синтетичес­кого счета.

Не все синтетические счета требуют ведения анали­тического учета Счета, не требующие такого учета, на­зываются простыми («Торговая наценка», «Переводы в пути» и др ), счета, которые требуют аналитического уче­та, —сложными («Расчеты с подотчетными лицами», «Ос­новные средства» и др ).

Некоторые синтетические счета состоят из групп аналитических сче­тов. Первые группы счетов аналитического учета назы­ваются субсчетами. Субсчет — это промежуточное зве­но между синтетическими и аналитическими счетами. Каждый субсчет объединяет несколько аналитических счетов, но сами они в свою очередь объединяются одним синтетическим счетом. Иногда субсчета называют счета­ми второго порядка, в то время как синтетические счета называются счетами первого порядка

Связь между синтетическим счетом, его субсчетами и аналитическими счетами можно определить на приме­ре счета «Материалы». В дополнение к нему открывают субсчета -

1. «Сырье и материалы».

2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие из­делия, конструкции и детали».

3. «Топливо».

4 «Тара и тарные материалы».

5. «Запасные части».

6. «Прочие материалы».

7 «Материалы, переданные в переработку на сторо­ну»

8 «Строительные материалы»

9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»

В свою очередь в дополнение к каждому субсчету от­крывают аналитические счета на каждый конкретный вид материалов (дизельное топливо, бензин, керосин и т д ).

16. Оборотные ведомости по синтетическим счетам

Для удобства контроля за счетами и составления ба­ланса и отчетности в бухгалтерском учете применяются оборотные ведомости.

Оборотная ведомость является способом обобщения показателей счетов — она регистрирует обороты и остат­ки по всем хозяйственным средствам и их источникам. Существует два вида оборотных ведомостей: по синтети­ческим счетам и по аналитическим счетам.

Оборотная ведомость по синтетическим счетам со­ставляется на основании синтетических счетов за месяц. Оборотные ведомости синтетическим счетам бывают простые и шахматные.

Оборотная ведомость по синтетическим счетам

Глав­ная особенность правильно составленной оборотной ве­домости — это три пары равных итогов :

1 Итог начальных остатков по дебету должен быть ра­вен итогу начальных остатков по кредиту (как актив баланса равен его пассиву).

2. Итог оборотов по дебету равен итогу оборотов по кре­диту — по принципу двойной записи операций на сче­тах бухгалтерского учета

3. Итог конечных остатков по дебету равен итогу конеч­ных остатков по кредиту как актива и пассива баланса.

Если такого равенства нет, значит допущены ошиб­ки, которые необходимо исправить.

Все эти недостатки устраняются в оборотной ведомости шахматной формы. Они отличаются от простой тем, что все счета расположены не только по вертикали, но и по горизонтали. Счета в шахматной оборотной ведомости записываются в одинаковой последовательности дважды: по вертикали и по горизонтали.

Каждая клетка шахматной оборотной ведомости предназначена для записи по дебету одного счета и кредиту другого на пересечении горизонтальных и вертикальных строк.

Каждая сумма по горизонтали показывает дебетуемый счет, а по вертикали - кредитуемый. На практике применяют два вида шахматной оборотной ведомости.

Первый вариант. В ведомости по корреспондирующим счетам группируются только обороты, начальное и конечное сальдо не проставляется.

Такие шахматные оборотные ведомости применяются в тех случа­ях, когда составляются и простые оборотные ведомости.

Второй вариант. В ведомости показываются не только обороты, но  и начальное и конечное сальдо.

Начальное сальдо кредитовое записывается в первой строке вертикали. Конечное сальдо по кредиту и дебету соответственно записываются в последующих строчках по горизонтали и вертикали.

Шахматная оборотная ведомость (первый вариант)

Шахматная оборотная_чведомость (второй вариант)

17. Оборотные ведомости по аналитическим счетам

Внешне оборотная ведомость по аналитическим счетам напомина­ет оборотную ведомость по синтетическим счетам. В ней содержатся, как и в оборотной ведомости по синтетическим счетам, три группы показателей. Это начальное сальдо, обороты по дебету и кредиту и конечное сальдо. Отличие этих оборотных ведомостей заключается в том, что в них наряду с денежными измерителями применяются натуральные измерители.

Основное различие заключается в том, что в оборотной ведо­мости по аналитическим счетам обеспечивается другое равенство по сравнению с оборотной ведомостью по синтетическим счетам.

Итоговые показатели по аналитической оборотной ведомости должны соответствовать итогам синтетического счета, к которому относятся аналитические счета.

В оборотной ведомости по аналитическим счетам должны быть четыре равенства:

1) итоговая сумма начального сальдо аналитических счетов должна быть равна начальному сальдо синтетического счета;

2) итоговая сумма дебетовых оборотов аналитических счетов должна быть равна дебетовому обороту синтетического счета;

3) итоговая сумма кредитовых оборотов аналитических счетов должна быть равна дебетовому обороту синтетического счета;

4) итоговая сумма конечного сальдо аналитических счетов должна быть равна конечному сальдо синтетического счета.

Эти равенства вытекают из того, что каждая хозяйственная операция записывается по синтетическим счетам и одновременно по аналитическим счетам, поскольку аналитические счета как бы рас­шифровывают синтетический счет. В этом проявляется взаимосвязь синтетических и аналитических счетов.

Если правильно произведены записи по синтетическим и аналитическим счетам, то должно получиться равенство этих итогов:

1.  S' синт.   сч.   = sS' анал.   сч.

2. ДО cинт.   сч.   = sДО анал.   сч.

3.  КО синт.   сч.   = SKO анал.   сч.

4. S" синт.   сч.   =  SS" анал.   сч.

Оборотная ведомость по товарно-материальным счетам