Регистры, формы и техника бухгалтерского учета

Тема 8. Регистры, формы и техника бухгалтерского учета

37. Учетные регистры

Записать операцию на счетах — это значит отразить ее содержа­ние в бухгалтерских книгах, карточках или свободных листах, являю­щихся учетными регистрами.

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на книги, карточки и свободные листы (ведомости) в виде машинограмм, полу­ченных при использовании вычислительной техники, а также на маг­нитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

 В бух­галтерских книгах все страницы пронумерованы и заключены в переплет. На последней странице указывается общее число пронуме­рованных страниц за подписью главного бухгалтера или другого упол­номоченного лица. В некоторых книгах, например кассовой, страни­цы не только нумеруют, но и прошнуровывают шпагатом, скрепляют сургучной печатью. В зависимости от объема учетных записей в кни­ге отводится одна или несколько страниц для того или иного счета. Книги применяют для синтетического и аналитического учета.

Карточки из плотной бумаги или неплотного картона не скрепля­ются между собой. Их хранят в специальных ящиках — картотеках. Карточки открываются на год. Открытые карточки регистрируют в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью. В настоящее время они являются самым распространенным видом регистров в нашей стране.

Свободные листы (ведомости) отличаются от карточек тем, что они изготовляются из менее плотной бумаги, имеют больший формат. Хранят их в особых папках-регистраторах; заводятся они, как прави­ло, на месяц или квартал.

Запись в учетные регистры осуществляют ручным или машин­ным способом. В первом случае операции регистрируют вручную чернилами или шариковой ручкой (в тех случаях, когда необходимо иметь несколько экземпляров, — путем копирования). Машинную запись производят при использовании вычислительной техники. За­писи в учетных регистрах должны быть краткими, аккуратными, чет­кими, ясными, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре, на бухгалтерской проводке или на са­мом первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окон­чании месяца по каждой странице учетных регистров подводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются путем составления оборотных ведомостей или другим способом.

Рекомендуемые материалы

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгал­терской отчетности является коммерческой тайной.

После утверждения годового отчета учетные регистры группиру­ют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.

38. Способы исправления в учетных записях

Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется кор­ректурным способом, способом дополнительных проводок и спосо­бом «красное сторно».

Корректурный способ применяется в тех случаях, когда ошиб­ка не затрагивает корреспонденции счетов или она быстро обнару­жена и не отразилась на итогах учетных записей. Сущность данного способа состоит в том, что ошибочный текст или сумму зачеркивают и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Зачеркива­ние производят тонкой линией так, чтобы можно было прочесть за­черкнутое. При этом зачеркивается все число, если даже ошибка допущена только в одной цифре. Исправление ошибки оговаривает­ся и подтверждается: в документах — подписями лиц, подписавших документ; в учетных регистрах — подписью лица, производящего исправление. Оговорку об исправлении делают на полях или в кон­це страницы, записывая в ней «Исправлено» и правильный текст или сумму.

Способ дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана пра­вильная корреспонденция счетов, но сумма операции неверна (уменьшена). Для исправления такой ошибки на разность между правильной и пре­уменьшенной суммами операции составляют дополнительную бухгал­терскую проводку. Если, например, подотчетным лицам выдали из кассы 40 000 руб., а ошибочно записали 10 000 руб., то на разность между этими суммами — 30 000 руб. (40 000 — 10 000) нужно соста­вить дополнительную проводку.

Если в учетных записях указана неправильная корреспонденция счетов, то для исправления ошибок применяется способ «красное сторно». Сущность данного способа состоит в том, что вначале оши­бочная проводка повторяется в той же корреспонденции счетов, но запись производится красными чернилами. Эта проводка записывает­ся красными чернилами также в соответствующие учетные регистры. При подсчете итогов в учетных регистрах суммы, записанные крас­ными чернилами, не прибавляются, а вычитаются из итога. Тем са­мым неправильная запись аннулируется, снимается отрицательными числами. После этого составляется новая проводка с правильной кор­респонденцией счетов и записывается в регистры обычными черни­лами.

Способ «красное сторно» применяют для исправления ошибок и в тех случаях, когда корреспонденция счетов не нарушена, но преуве­личена сумма операции. Для исправления такой ошибки составляют вторую сторнировочную проводку на разность между преувеличен­ной и правильной суммами операции.

Способ «красное сторно» применяется в бухгалтерском учете не только для исправления ошибок, но и для корректировки учетных дан­ных по отдельным счетам.

39. Формы ведения бухгалтерского учета

Форму ведения бухгалтерского учета выбирают главный бухгалтер и руководитель предприятия, руководствуясь опы­том, квалификацией, наличием вычислительных средств на предприятии, а также имеющимися традициями.

Форма бухгалтерского учета должна входить составной ча­стью в учетную политику предприятия, которая разрабатыва­ется главным бухгалтером в срок не позднее 90 дней со дня государственной регистрации предприятия. Она утверждается руководителем и направляется в налоговую инспекцию до первой публикации бухгалтерской отчетности.

Одновременно с учетной политикой утверждаются: рабо­чий план счетов бухгалтерского учета, формы используемых первичных документов, правила документооборота и обработ­ки учетной информации, порядок контроля за хозяйственными операциями. Основные требования к учетной политике изло­жены в Положении по бухгалтерскому учету «Учетная поли­тика организации» (ПБУ 1/98), утвержденном приказом Мин­фина РФ от 09.12.98 г. № 60н. Это положение имеет статус российского стандарта бухгалтерского учета.

Учетная политика предприятия формируется на долговре­менный период. Ее изменения могут проводиться в следую­щих случаях:

*     изменения законодательства России;

*     разработки новых способов ведения бухгалтерского учета;

*    существенного изменения условий деятельности предприятия.

В учетную политику целесообразно включать рассмотрение следующих вопросов:

*    форму бухгалтерского учета;

*     организацию документооборота;

*    системы регистров;

*     метод реализации продукции и определения финансового результата;

*     метод начисления амортизации на основные средства;

*    нормы отчислений от прибыли в резервные фонды;

*    систему учета приобретения и заготовления материалов;

*    порядок амортизации нематериальных активов;

*         порядок списания материалов в производство;

*     методы калькуляции различных видов продукции;

*     порядок финансирования ремонтных работ;

*    способы учета выпуска готовой продукции;

*     подход к созданию резервов по сомнительным долгам;

*     сроки списания доходов будущих периодов;

*     распорядок выплаты дивидендов учредителям;

*     порядок и сроки проведения инвентаризации;

*    применяемый конкретный план счетов предприятия.

В течение финансового года учетная политика предприятия меняться не должна.

Самыми распространенными на сегодняшний день в Рос­сии являются следующие формы бухгалтерского учета:

1)    журнально-ордерная;

2)    мемориально-ордерная    (и    ее   разновидность   Журнал-Главная);

3)    упрощенная форма для малых предприятий;

4)    автоматизированная.

На крупных и средних предприятиях применяют журнально-ордерную форму или Журнал-Главную. На малых пред­приятиях: мемориально-ордерную, Журнал-Главную, упро­щенную (реже журнально-ордерную). Автоматизированную форму применяют на всех типах предприятий.

41. Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет по журнально-ордерной форме про­водится следующим образом. Полученные бухгалтерией первичные документы обрабатываются бухгалтером в тече­ние двух дней с момента поступления. Обработка заключа­ется в проверке подлинности документов, в проверке их со­ответствия законодательству и в проверке наличия необхо­димых реквизитов.

Обработка включает также внесение сведений из данных документов в соответствующие регистры, карточки, таблицы, ведомости и в кодировке хозяйственных операций в виде бух­галтерских проводок. Расчеты по кассе оформляются дополнительно в кассовой книге, а затем из нее переносятся в соответствую­щие журналы-ордера.

Основное отличие журнально-ордерной формы от других форм заключается в журналах-ордерах и в Главной книге. В журналах-ордерах проводится арифметическая обработка бух­галтерских проводок и вычисляются полные обороты по кре­диту счетов, а также частичные обороты по дебету счетов. За­тем данные из журналов-ордеров переносятся в главную книгу, где подсчитываются полные обороты по дебетам счетов и определяются сальдо конечные по всем счетам. По сведениям главной книги составляется баланс и оформляется отчетность предприятия.

40. Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета

Мемориально-ордерная форма учета имеет несколько мо­дификаций. Наиболее прогрессивной следует считать модификацию с использованием журнала хозяйственных операций. Это особенно важно для предприятий малого бизнеса и для бухгалтерий, планирующих перевод учета на персональный компьютер.

В журнале хозяйственных операций отображается вся дея­тельность предприятия в хронологическом порядке со ссыл­ками на первичные документы.

Бухгалтерский учет по мемориально-ордерной форме про­водится следующим образом. В начале каждого месяца от­крываются мемориальные ордера по всем используемым сче­там. Полученные первичные документы обрабатываются бухгалтером в течение двух дней с момента поступления.

Обработка заключается в проверке подлинности документов, их соответствия законодательству, наличия необходимых рекви­зитов. Заканчивается обработка внесением сведений из первич­ных документов в журнал хозяйственных операций с одновре­менной кодировкой этих операций в виде бухгалтерских проводок. Проводки из журнала хозяйственных операций разно­сятся по мемориальным ордерам, в которых проводится ариф­метическая обработка: вычисляются обороты и остатки (сальдо конечные). Результаты вычислений группируются в оборотно-сальдовой ведомости или оборотно-сальдовом балансе.

Учет кассовых операций дополнительно ведется в кассовой книге. (Если предприятие ведет расчеты с населением через контрольно-кассовые машины (ККМ), то и в книгах кассиров-операционистов этих машин.)

Если журнал хозяйственных опе­раций не ведется, то проводки формируются в самих мемори­альных ордерах и в них же обрабатываются.

6. Форма бухгалтерского учета «Журнал-Главная»

Наиболее распространенная в настоящее время форма бухгалтерского учета - это разновидность мемориально-ордерной формы, носящая название Журнал-Главная. В этой форме счетоводства все записи хозяйственных операций выделяются из ордеров и помещаются в журнал, подобный журналу хозяйственных операций. С ним непосредственно стыкуются упрощенные мемориальные ордера.

Бухгалтерский учет по форме Журнал-Главная проводится следующим образом.

Полученные первичные документы обрабатываются в течение двух дней с момента поступления. Обработка состоит в проверке:

• подлинности документов;

• наличия обязательных реквизитов;

• соответствия документов законодательству.

Затем данные из первичных документов заносятся во вспомогательные регистры, карточки и другие документы или сразу заносятся в Журнал-Главную в виде записей хозяйственных операций с оформлением бухгалтерских проводок и разноской по счетам.

Первичные документы, связанные с кассой, заносятся также в кассовую книгу. Вся обработка проводится в Журнале-Главной, где сосредотачиваются все сведения о хозяйственных операциях, все проводки, сальдо начальные, обороты и сальдо конечные по всем счета. Единственный крупный недостаток данной формы - ее громоздкость.

7. Упрощенная форма бухгалтерского учета для малых предприятий.

Бухгалтерский учет по упрощенной форме проводится следующим образом. Первичные документы обрабатываются в течение двух дней с момента их получения. Обработка заключается в проверке - подлинности документов, их соответствия законодательству, наличия необходимых реквизитов. Заканчивается обработка внесением сведений из первичных документов в журнал хозяйственных операций с одновременной кодировкой этих операций в виде бухгалтерских проводок.

Операции по кассе дополнительно заносятся в кассовую книгу. (Если на предприятии ведутся расчеты с населением с применением контрольно-кассовых машин, то делаются записи и в кассовых книгах кассиров-операционистов.)

На основе бухгалтерских проводок журнала хозяйственных операций составляется шахматная ведомость, в которой суммированием по горизонтали ведомости вычисляются обороты по дебетам, а суммированием по вертикали обороты по кредитам счетов. Затем данные из шахматной ведомости используются для составления оборотно-сальдовой ведомости, на базе которой оформляется баланс, и составляется отчетность предприятия.

Шахматная ведомость достаточно проста и по своему виду несколько напоминает журнал-ордер. Только строится по дебетовому признаку и как бы включает одновременно все журналы ордера. С математической точки зрения - это матрица хозяйственных операций, строки которой соответствуют дебетовому обороту, а столбцы - кредитовому (см. п. 21.3).

       С 1996 г. для малых предприятий введена особая упрощенная форма бухгалтерского учета, отчетности и налогообложения, включающая в себя только книгу доходов и расходов.

О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации

Федеральный закон от 24 июля 2007 г. N 209-ФЗ

Федеральным законом создаются новые правовые основы развития малого и среднего предпринимательства (МСП) в Российской Федерации. Установлены основные критерии отнесения субъектов МСП к категориям в зависимости от численности работников (микропредприятие - численность до 15 человек; малое предприятие - до 100 человек; среднее предприятие - от 100 до 250 человек), а также от объемов выручки от реализации товаров (работ, услуг) за отчетный период и балансовой стоимости активов, которые не должны превышать предельные размеры, устанавливаемые Правительством РФ. К категории субъекта МСП также отнесены коммерческие организации, акции которых составляющие активы паевых инвестиционных фондов - фондов венчурных инвестиций, не превышают 25% уставного капитала.

Определяются основные цели и принципы государственной политики по развитию субъектов МСП, особенности правового регулирования в этой сфере.

Данные положения вступают в силу с 1 января 2010 г.

В ней отражаются все хозяйственные действия юридического и физического лица. Данная книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. На ней должна стоять печать налогового органа. Для пользования этой системой предприятию или физическому лицу необходимо приобрести патент, стоимость которого идет в зачет обязательств по уплате единого налога. Система отчетности в данной системе максимально упрощена и представляет собой выписку из книги доходов и расходов и налоговую декларацию. Применение бухгалтерских счетов в этой форме не обязательно.

8. Автоматизированная форма бухгалтерского учета

Особое место в бухгалтерских расчетах занимает автоматизированная форма учета. По существу, это не одна конкретная форма учета, а совокупность разнообразных форм. Более того, это новый вид деятельности бухгалтера, позволяющий вывести профессию бухгалтера на качественно новый уровень.

В автоматизированной форме главное звено - это алгоритм обработки исходных данных, получения промежуточной информации, составления баланса и отчетности, а также анализа экономической деятельности. В алгоритм может быть заложена любая из представленных выше форм учета, в том числе, их комбинации. Автоматизированная форма имеет преимущества перед остальными, обеспечивая высокую скорость, высокую надежность и всеобъемлющий сервис. Вкладывая в алгоритм лучшие достижения бухгалтерского учета, можно поднять уровень рядового бухгалтера до

уровня работника высокой квалификации. Разработка и внедрение систем оптимизации налогообложения сделает применение автоматизированной формы еще более привлекательной.

Однако эта форма имеет и некоторые недостатки. Так, ско­рость обработки находится в противоречии с несовершенным вводом информации, а сдача баланса и отчетности в налого­вую инспекцию традиционным способом (а не через компью­терную сеть) существенно уменьшают эффект выигрыша во времени.

Бухгалтерский учет с применением автоматизированной формы строится следующим образом. Первичные документы обрабатываются бухгалтером в течение двух дней с момента их поступления. Затем их показатели вводятся в персональный компьютер на технические носители информации. Ввод как правило, произво­дится вручную с клавиатуры. Дальнейшие операции имеют самую разную степень автоматизации. Целый ряд программ предлагают бухгалтеру набор типичных проводок, из которых тот может выбрать наиболее подходящую, либо проигнориро­вать подсказку и ввести свою проводку. Так или иначе, боль­шинство программ оперирует с закодированным журналом хозяйственных операций. Журнал достаточно легко может быть обработан, и на печать могут быть выведены всевозмож­ные промежуточные данные, в том числе, журналы-ордера, мемориальные ордера, шахматная ведомость, оборотно-сальдовая ведомость.

Расчет баланса легко состыковать в компьютере с про­граммами анализа хозяйственной деятельности, с программа­ми перевода баланса и отчетности на дискету с автоматичес­кой проверкой и сдачей их в налоговую инспекцию на техническом носителе.

42. Права и обязанности главного бухгалтера

Ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии несет руководитель, обязанный создать необхо­димые условия для правильной постановки учета. В соответ­ствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бух­галтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина РФ от 29.07.98 г. № 34н, руководитель предприятия может:

*    создать бухгалтерскую службу в виде специального под­разделения, возглавляемого главным бухгалтером;

*     ввести в штат должность бухгалтера;

*     передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специальной орга­низации или бухгалтеру- специалисту;

*     вести бухгалтерский учет лично.

Главный бухгалтер назначается и освобождается от долж­ности только на основании приказа руководителя предприятия и ему непосредственно подчиняется.

Люди также интересуются этой лекцией: 9 Информационная система предприятия и внешние связи информационных систем.

Главный бухгалтер несет ответственность за методологию бухгалтерского учета, обеспечивает контроль и своевременное отражение хозяйственных операций в форме бухгалтерских проводок; анализирует и обобщает информацию, составляет баланс и отчетность и представляет их в заданные сроки в контролирующие организации.

Руководитель предприятия и главный бухгалтер (или уполномоченные ими на то лица) подписывают хозяйствен­ные договоры, а также все документы по приемке и выдаче товарно-материальных ценностей, денежных средств и финан­совых обязательств. Все эти документы без подписи главного бухгалтера (или уполномоченного на то лица) считаются не­действительными.

Документы, противоречащие законам, главный бухгалтер вправе не подписывать и не принимать к исполнению. Об этом он обязан письменно уведомить руководителя. Если тот письменно потребует исполнения, то главный бухгалтер обя­зан подчиниться. В этом случае за последствия отвечает ру­ководитель.

С главным бухгалтером согласовываются все назначения материально-ответственных лиц.

На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, главный бухгалтер может выполнять эти функции по совмес­тительству. Об этом должен быть выпущен специальный при­каз руководителя. Копия приказа должна быть передана в об­служивающий банк.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений в полном объеме и заданные сроки обязательны для всех работников предприятия.