Проверка кассовых операций

34. Проверка кассовых операций

Целью аудиторской проверки кассовых операций является ус­тановление соответствия применяемой в организации методики учета и налогообложения операций по движению наличных денежных средств, действующим в РФ в проверяемом периоде, нормативным документам для формирования мнения о достоверности бухгалтерской отчетности во всех существенных аспектах.

Источниками информации для проверки являются: кассовая кни­га (ф. № KO-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. № КО-5), журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. № КО-3), журнал регистрации депонентов, отче­ты кассира с приложенными первичными документами (приходными кас­совыми ордерами (форма № КО-1), расходными кассовыми ордерами (ф. № КО-2), расчетно-платежными ведомостями (ф № 49), платежными ведомостями (ф. № 53), квитанциями и др.), чековые денежные книжки, акты инвентаризации наличных денежных средств (ф. № ИНВ-15), ин­вентаризационные описи ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (ф. № ИНВ-16) и др., учетные регистры (журналы-ордера, ведомости, машинограммы) по счетам 50, 51, 52, 55, 57 и др., Главная книга, Положение об учетной политике, баланс предприятия (форма № 1), отчет о прибылях и убытках (форма № 2), отчет о движении денежных средств (форма № 4) и др.

Кассовые операции целесообразно проверять сплошным методом.

Аудиторская проверка кассовых операций организуется в такой пос­ледовательности:

—  инвентаризация кассы и обследование условий хранения денежных средств;

—  проверка правильности документального оформления операций;

—  проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств;

Рекомендуемые материалы

—  аудиторская проверка правильности списания денег в расход;

—  проверка соблюдения кассовой и финансовой дисциплины;

—  проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтерско­го учета;

—  оформление результатов проверки.

При составлении программы проверки следует оценить эффектив­ность внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе организации. С помощью тестиро­вания аудитор дает предварительную оценку соблюдения в организации кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые участки, планирует состав основных контрольных процедур, определяет особенности веде­ния учета в организации.

Прибыв на место проверки, аудитор сразу проводит инвентаризацию денежных средств, хранящихся в кассе. Инвентаризация денежных средств в кассе проводится в присутствии кассира и главного бухгалте­ра организации. Кассир предоставляет для проверки последний кассо­вый отчет, документы по операциям последнего дня, расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или несписан­ных в расход денег.

Аудитор проверяет, применяются ли для оформления кассовых опе­раций унифицированные формы первичной учетной документации и имеют ли они заполненными все обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском уче­те». Аудитору следует обратить внимание на четкое оформление доку­ментов (наличие расписок получателей, погашение документов штампом «Оплачено» с указанием даты, отсутствие подчисток и исправлений). Возможно выявление случаев повторного списания денег на основании расходного кассового ордера, оплаченного в предыдущем году. Прове­ряется наличие и подлинность на кассовых ордерах и других денеж­ных документах подписей должностных лиц и получателей денег, закон­ность произведенных из кассы выплат денежных средств. Выявляются факты подписи расходных кассовых документов только одним руково­дителем или главным бухгалтером, а также случаи подписи ими незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполне­ния при получении денег в банке.

Результаты инвентаризации оформляют актом, который подписывает кассир и главный бухгалтер организации. Акт является письменным ауди­торским доказательством, и его данные необходимы для дальнейшей проверки.

Одновременно с инвентаризацией проводится проверка условий хра­нения денежных средств, в ходе которой аудитор выясняет: обеспечена ли сохранность денег при доставке из банка и во время выдачи зара­ботной платы; имеется для хранения денег и других ценностей в кассе сейф или несгораемый шкаф; застрахована ли касса организации; со­блюдаются ли правила хранения ключей от сейфа (несгораемого шка­фа); соблюдается ли установленный лимит хранения денежной налично­сти по отдельным датам.

Следует учитывать, что если штатным расписанием организации не предусмотрена должность кассира, то его обязанности могут быть воз­ложены на другого штатного работника с его согласия. При этом с ним обязательно должен быть заключен договор о полной индивиду­альной материальной ответственности.

Лимит остатка кассы для организаций с 01.01.98 устанавливается в соответствии с Положением ЦБ РФ от 05.01.98 № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации». Организации обязаны сдавать в банк всю денежную на­личность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.

По организации, не представившей расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреж­дений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а несданная де­нежная наличность — сверхлимитной (п. 2.5 Положения).

Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение 3 рабочих дней в период выплаты заработной платы, премий, пособий по временной нетрудоспособности работникам организации (в районах Крайнего Севера — 5 дней).

Если отсутствует справка банка об установлении лимита остатка кассы или выявлены случаи превышения лимита остатка кассы, аудитор пре­дупреждает клиента о возможных штрафных санкциях, установленных Указом Президента РФ от 23.05.94 № 1006 «Об осуществлении комп­лексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей», а именно:

• за несоблюдение действующего порядка хранения свободных де­нежных средств, а также за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов — штраф в 3-кратном размере выяв­ленной сверхлимитной кассовой наличности;

• на руководителей организаций, допустивших указанные нарушения, налагаются административные штрафы в 50-кратном установленном законодательством Российской Федерации размере минимальной ме­сячной оплаты труда.

Денежные средства поступают в кассу из банка, от работников орга­низации в оплату каких-то услуг, как остатки неиспользованных аван­сов и др.

Аудитор проверяет полноту и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки сумм, записанных в корешках чеков, и выписок банка (по шифру, соответствующему полу­чению наличных денег). Чековые книжки, корешки использованных чеков, неиспользованные чеки хранятся у главного бухгалтера предприя­тия в условиях, исключающих возможность их утери, Испорченные чеки погашаются надписью «аннулировано» и хранятся подклеенными к ко­решкам чеков.

Направления использования денежных средств и их целевое назна­чение организация определяет по своему усмотрению. Действующее законодательство не предусматривает мер ответственности к организа­циям, допустившим нецелевое использование денежных средств. Однако, коммерческие банки могут проверять целевое использование организа­циями полученных в банках денежных средств и при необходимости предъявлять к ним соответствующие требования (инструктивное письмо ЦБ РФ от 16.03.95 № 14-4/95).

Аудитор тщательно проверяет полноту оприходования выручки от реализации продукции основного производства, общественного питания, услуг вспомогательных и обслуживающих производств, жилищно-комму­нального хозяйства, если данные хозяйства имеют место на исследуе­мом предприятии. При этом он сверяет записи в кассовой книге, при­ходных кассовых ордерах с отчетами, накладными и счетами (счетами-фактурами) по реализации продукции (работ, услуг).

В ходе проверки аудитор должен выявить случаи превышения рас­чета наличными средствами между организациями и своевременно ин­формировать руководителя о возможных санкциях.

Аудитор проверяет расходование наличных денег из кассы. Ауди­тору необходимо знать, что заработная плата, пособия по временной нетрудоспособности, премии выдаются из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, которые подпи­сывают руководитель организации и главный бухгалтер. При этом все выплаты должны быть персонифицированы и содержать подпись полу­чателя денег. Возможна выдача денег по доверенности, в этом случае кассир делает запись «по доверенности», а саму доверенность прикреп­ляет к ведомости.

При проверке расходования денежных средств подотчетными лица­ми необходимо руководствоваться порядком ведения кассовых опера­ций, согласно которому лица, получившие наличные деньги подотчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки предъя­вить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Аудитор выясняет своевременно ли в организации закрывают подот­четные суммы. Если данное требование не выполняется аудитору нужно получить письменные объяснения от соответствующих должностных лиц.

Аудитор проверяет соблюдение порядка применения контрольно-кас­совых машин. Необходимо учитывать, что при денежных расчетах с покупателями должны применяться модели (типы) ККМ, допускаемые к использованию на территории России и внесенные в Государственный реестр ККМ. Все ККМ подлежат регистрации в налоговом органе по месту нахождения организации.

Организации, использующие ККМ для учета выручки должны вести книгу кассира-операциониста, в которой фиксируют показания счетчика ККМ на начало и конец рабочего дня, сумму поступившей за день выручки. Если в организации используют несколько ККМ, на каждую из них должна быть заведена книга кассира-операциониста.

Аудитор устанавливает полноту оприходования выручки через ККМ путем сверки на идентичность суммы по данным контрольной ленты, книги кассира-операциониста, кассовой книги. Одновременно необходи­мо проверить, сделаны ли на полученные суммы записи по счетам уче­та реализации.

Контроль за соблюдением правил использования ККМ и полнотой учета выручки осуществляют налоговые органы.

Типичные ошибки:

—  отсутствие первичных кассовых документов;

—  оформление кассовых документов с нарушением установленных тре­бований;

—  некорректное отражение кассовых операций в учетных регистрах;

—  арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков;

—  неправильные корреспонденции счетов;

Рекомендация для Вас - 21 Концепция развития науки постпозитивима.

—  хищение денежных средств из кассы;

—  неоприходование и присвоение поступивших денежных средств из банка, от различных юридических лиц по доверенностям, от различ­ных физических и юридических лиц по приходным ордерам;

—  излишнее списание денежных средств по кассе при повторном ис­пользовании одних и тех же документов либо в результате непра­вильного подсчета итогов в кассовых документах и отчетах либо в результате списания сумм без оснований или по подложным доку­ментам;

—  присвоение сумм, законно начисленных разным лицам и организациям;

—  осуществление расчетов с населением наличными за готовую про­дукцию, товары, выполненные работы и оказанные услуги без при­менения контрольно-кассовых машин либо без регистрации конт­рольно-кассовых машин в налоговых органах;

—  нарушения при расходовании средств из кассы и др.