Лекция 2. Аналитический и синтетический учет в банках

1. Основные формы аналитического учета в банках.

2. Порядок нумерации лицевых счетов.

3. Основные формы синтетического учета в банках.

4. Централизованная и локальная системы обработки банковской информации.

1. Основные формы аналитического учета в банках

Бухгалтерский учет в банках подразделяется на аналитический и синтетический. Синтетический учет содержит обобщенные показатели банковской деятельности в денежном выражении, а аналитический учет детализирует (поясняет) эти показатели. План счетов представляет собой единую систему балансовых и внебалансовых счетов синтетического учета. Они детализируются лицевыми счетами аналитического учета. Синтетический учет в банках осуществляется на уровне балансовых счетов 2, 3, 4 порядка.

По каждому балансовому и внебалансовому счету синтетического учета открываются лицевые счета аналитического учета по видам учитываемых средств, ценностей с подразделением по их назначению и владельцам. Лицевые счета являются основной формой аналитического учета в банках. Каждому предприятию, организации, учреждению могут быть открыты на различных балансовых счетах лицевые счета аналитического учета исходя из выполняемых ими в банке операций.

При открытии лицевые счета регистрируются в банке в специальной книге. Эта книга является классификатором лицевых счетов, открытых в банке, и в ней для каждого балансового счета 4 порядка отводятся отдельные листы. Книга должна содержать следующие реквизиты:

Рекомендуемые материалы

- дата открытия счета;

- наименование счета;

- номер лицевого счета;

- дата закрытия счета;

- поле для примечаний;

Книга может вестись на машинном носителе информации, которая ежегодно по состоянию на 1 января в обязательном порядке распечатывается на бумажном носителе.

Записи в лицевых счетах делаются на основании расчетно‑кассовых документов (бумажных или электронных). Лицевые счета ведутся в двух экземплярах. Второй экземпляр представляет копию (выписку из лицевого счета). Выписки и расчетные документы передаются клиентам для проверки записей, произведенных в лицевом счете.

Банковские выписки, выдаваемые клиентам с расчетного счета в разных банках, могут несколько различаться по форме исполнения из-за различия обслуживаемой техники, но обязательными атрибутами каждой из них являются:

- номер лицевого счета;

- дата совершения последней операции;

- дата совершения текущей операции;

- номер документа;

- номер счета- корреспондента;

- номер банка-корреспондента;

- код вида операции;

- код валюты;

- сумма операции;

- итоги оборотов по дебету и кредиту;

- сумма входящего остатка;

- сумма исходящего остатка.

Дополнительными реквизитами могут являться: наименование клиента; код отчетного данного; учетный номер налогоплательщика; код платежа в бюджет и др.

Приложениями к выпискам из лицевых счетов могут быть расчетные документы, мемориальные ордера, бумажные копии электронных мемориальных документов, на основании которых совершены записи по лицевым счетам.

Владелец счета обязан в течение 10 календарных дней после получения выписок письменно сообщить банку о суммах, ошибочно записанных в кредит или дебет счета. При непоступлении от клиента в указанный срок возражений совершенные операции и остаток средств на счете считаются подтвержденными.

По состоянию на 1 января банк выдает клиентам выписки по всем действующим лицевым счетам. По данным этих выписок клиенты должны представить в банк в письменной форме подтверждение остатков лицевых счетов на начало нового года.

Аналитический учет операций в иностранной валюте ведется в двойной оценке: в иностранной валюте по ее номиналу и в рублевом эквиваленте по официальному курсу белорусского рубля по отношению к соответствующей иностранной валюте, установленному Национальным банком. Аналитический учет материальных ценностей ведется в количественно-суммовой оценке. По операциям с инвалютой в лицевых счетах нужно отразить не только эквивалент валюты в рублях, но и сумму номинала, по драгоценным металлам  - лигатурный вес металла и сумму. Это же относится и к карточкам количественно-суммового учета материалов, находящихся на складах учреждений банков.

Банки могут применять для ведения аналитического учета карточки, книги, журналы, которые ведутся на бумажных или машинных носителях информации.

2. Порядок нумерации лицевых счетов

Каждому лицевому счету при открытии присваивается номер с использованием балансовых счетов 4 порядка и атрибутов к ним. Лицевые счета нумеруются по общим правилам. Номер лицевого счета содержит 13 разрядов. Структура номера лицевого счета такова:

- при централизованной системе обработки учетно-операционной информации: ААААВВВВВСССД, где АААА – балансовый счет 4 порядка в соответствии с планом счетов (4 знака); ВВВВВ – номер клиента в банке (филиале) (5 знаков) – порядок нумерации клиентов регламентируется банком самостоятельно; ССС – номер лицевого счета клиента (3 знака) -  регламентируется банком самостоятельно; Д – контрольный ключ (1 знак).

- при локальной системе обработки (для банков, имеющих собственные информационные системы) номер лицевого счета имеет следующую структуру: ААААВВВВВВВВД, где АААА – балансовый счет 4 порядка, ВВВВВВВВ – номер лицевого счета клиента или номер внутрибанковского счета (8 знаков) – регламентируется банком самостоятельно; Д – контрольный ключ.

- Контрольный ключ включается в номер счета при ведении учета на ЭВМ. Он предназначен для проверки ЭВМ правильности указания номера лицевого счета и учреждения банка, в котором он открыт. Ключ предохраняет информацию от субъективных ошибок оператора, а также от искажения в каналах передачи информации при вводе.

Контрольный ключ рассчитывается исходя из номера банка (филиала), балансового счета и номера лицевого счета клиента (номера внутрибанковского счета).

Формула расчета защитного контрольного ключа:

1. Номер учреждения банка и номер счета умножить на значение:        713 371 371 3713 713 и записать последние цифры от умножения.

2. Полученные результаты от умножения сложить.

3. Последнюю цифру от сложения умножить на 3.

4. Последний разряд от умножения является контрольным ключом.

5. Для проверки правильности определения контрольного ключа провести расчет еще один раз, но уже со значением контрольного ключа. Если сумма по завершении действия 2 оканчивается на 0, ключ подсчитан верно.

3. Основные формы синтетического учета в банках.

Основными формами синтетического учета в банке являются:

- ежедневный баланс;

- кассовые журналы;

- оборотные ведомости;

- проверочные ведомости.

В синтетическом учете все операции отражаются только в белорусских рублях.

Баланс банка построен по принципу односторонней группировки счетов – в одном классе могут присутствовать балансовые счета любого вида. Счета бухгалтерского учета располагаются в принятой последовательности по классам, а показатели (суммы) по счетам выносятся в колонки "актив" и "пассив".

В ежедневном балансе отражаются обороты по дебету и кредиту за день, исходящие остатки по активу и пассиву по каждому балансовому счету IV порядка с промежуточными итогами по балансовым счетам III и II порядков. В балансе выводятся итоги по каждому классу баланса и в целом по банку. По внебалансовым счетам отражаются обороты по приходу и расходу и исходящие остатки.

Ежедневный баланс проверяется и подписывается руководителем, главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными. Наличие ежедневного баланса оборотов и остатков является обязательным условием начала нового операционного дня.

Правильность составления ежедневного баланса контролируется равенством дебетовых и кредитовых оборотов и итогов остатков по активу и пассиву, а правильность итога остатков по внебалансовым счетам - соответствием его итогу по остатку за предыдущий операционный день плюс сумма оборотов по приходу минус сумма оборотов по расходу за текущий операционный день.

Кассовый журнал составляется на основании документов по приходу и расходу кассы и содержит записи операций, в которых указываются номера лицевых счетов клиентов, код отчетного данного, номер документа, частные суммы операций и итоги по журналу, которые затем сверяются с данными прихода и расхода кассы.

Оборотная ведомость (квартальная или годовая) по балансовым счетам включает в себя входящие остатки на начало периода, обороты, накопленные за соответствующий период, и исходящие остатки на конец периода. Оборотная ведомость по балансовым счетам составляется в разрезе счетов IV порядка с промежуточными итогами по счетам III и II порядков. Оборотная ведомость по внебалансовым счетам включает в себя информацию о входящих остатках на начало периода, накопленных оборотах по приходу и расходу за соответствующий период и исходящих остатках на конец периода.

Оборотная ведомость предназначена для накопления дебетовых и кредитовых оборотов за определенный период. Ведомость проверяется и подписывается руководителем и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными.

Проверочная ведомость может составляться ежедневно и содержит информацию об остатках всех лицевых счетов, открытых на балансе банка. В проверочной ведомости выводятся промежуточные итоги остатков по балансовым счетам IV, III, II порядков, по каждому классу баланса и в целом по активу и пассиву.

Ежемесячно по всем балансовым счетам составляется проверочная ведомость по остаткам на 1-е число месяца с указанием номеров лицевых счетов и подписывается ответственными исполнителями и главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным.

Проверка записей в лицевых счетах производится ответственными исполнителями, которым поручено ведение этих счетов. При этом проверяется, все ли записи в лицевых счетах соответствуют расчетно-кассовым документам, прошедшим контроль со стороны ответственных исполнителей и подписанным ими.

Все первичные документы за текущий операционный день подлежат подсчету с получением итогов, которые сверяются с данными ежедневного баланса.

При ведении аналитического учета в карточках, книгах, журналах проверка соответствия данных аналитического и синтетического учета производится на 1-е число каждого месяца. Для этого используются ведомости остатков, составленные:

- по суммам документов, находящихся в картотеках;

- по открытым суммам книг и журналов (суммам, против которых нет отметки о списании).

Ведомость остатков должна содержать следующие реквизиты:

- дату образования частной суммы;

- частную сумму;

- итоговую сумму ведомости остатков;

- подписи соответствующих ответственных исполнителей.

Итог ведомости остатков сверяется с остатком по соответствующему лицевому счету в проверочной ведомости. Результаты проверки главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, удостоверяют подписью в проверочной ведомости и ведомости остатков.

Данные проверочной ведомости сверяются с данными баланса.

Рекомендация для Вас - 1 Определение понятия культура.

4. Централизованная и локальная системы обработки банковской информации

Автоматизация обработки банковской информации предполагает наличие программно-технических комплексов в банках и их филиалах, а также средств электронной передачи данных и необходимого нормативного, организационного и программного обеспечения.

Существуют различные системы обработки банковской информации: централизованная (когда информация обрабатывается в межбанковском расчетном центре) и локальная (когда информация обрабатывается непосредственно в банке).

При централизованной системе расчетно-денежные документы, информация которых должна быть передана на ВЦ, в учреждениях банков сортируется по видам (макетам последовательности передачи или расположения информации на машинном носителе) и объединяется в пачки не более чем по 100 документов в каждой из них. К пачке прикладывается лента подсчета сумм документов, на которой указываются итоги подсчета сумм, дата, наименование банка и другие сведения. Пачки с первыми документами первыми документами передаются операционисту. Операционист передает данные на ВЦ. При передаче данных осуществляется автоматический контроль за правильностью ввода номеров лицевых счетов клиентов. Такой контроль осуществляется с помощью контрольного ключа. При расхождении суммы или при неверной передаче номера лицевого счета, установленной по контрольному ключу, машина сообщает условное обозначение ошибки. Ошибка отыскивается и вводится исправление по специальному макету.

На ВЦ информация обрабатывается и записывается в лицевые счета. После передачи информации пачки документов помещаются в документы дня. ВЦ выдает учреждениям банков утром следующего дня лицевые счета с выписками для клиентов, проверочные ведомости и ежедневные балансы оборотов и остатков. В учреждениях банков выверка записей в лицевых счетах и сверка данных лицевых счетов с материалами синтетического учета не производятся, поскольку этот процесс выполняется компьютером при обработке информации. Лицевые счета просматриваются ответственным исполнителем и хранятся у них до передачи в архив. При обработке информации на ЭВМ не выдаются на печать бухгалтерские журналы и сводные карточки, поскольку производится внутримашинная выверка данных учета и осуществляется накопление оборотов по балансовым счетам за месяц, квартал, год для составления оборотных ведомостей.

Техническую основу локальной системы обработки информации составляют персональные компьютеры. При ее использовании ответственные исполнители с помощью персонального компьютера обрабатывают информацию на месте. В результате сокращаются сроки обработки информации, появляется возможность увеличения операционного дня. Разработанное программное обеспечение для этих компьютеров позволяет решать весь комплекс задач, который выполняется на крупных ВЦ. На компьютере автоматически ведется ведомость остатков лицевых счетов, что освобождает ответственных исполнителей от этой работы и предотвращает возможность ошибок (образования дебетовых остатков по расчетным счетам).