Введение
Введение
Документооборот – это хранение, поиск и перемещение документов разного вида.
Документ – это базовая единица документоориентированного процесса; способы хранения и способы документа в современный организации является видом деятельности от которой зависит выживание компаний на рынке.
Традиционная схема перемещения документов в журналах поиск выполняется по УДК (универсальная документальная классификация). УДК с заголовкам к ключевым словам с шифром, датам и др.
В настоящее время документооборот выполняется системой управления документооборотом (СУД).
Цель СУД - это распределенные общие документные ресурсы компании таким образом, чтобы они были:
- Под информационной защитой
- Чтобы можно было легко найти, получить и переслать независимо от фирмы
Документ (documentum) – официальная публикация, указанные директивы – разрешенная законом запись о сделке или бизнес-решении (чек, запрос, таблицы, формы, отчеты и так далее).
Предмет документа – это содержание и контекст документа.
В СУД используется:
1) документы
Рекомендуемые материалы
2) БД-таблицы
3) Полнотекстовые документы большого объема
Управление – разработка и поддержка условий, при которых документарные ресурсы обрабатываются по группам, дает требуемую отдачу и эффективно используются для достижения целей управления.
Оно включается в себя:
Планирование
Если Вам понравилась эта лекция, то понравится и эта - 17. Мониторинг нефтяного загрязнения.
Руководство
Поиск ресурсов
Контроль
Виды управления документооборота на фирме:
- Управление записями – контроль документов на бумаге, хранящейся в папках
- Управление фирмами, контроль форм, используемые для сбора информации и составления отчетов.
- Управление отчетностью, публикация и распространение отчетов в бумажном виде
- Управление руководствами и инструкции создания и распространения сохранения бланков записей, директив и других оригинальных документов
- Управление архивами – каталогизация, обзор, сохранение и распространение бланков.
Кроме этих ориентированных документов существует неоформляемый вид сделки, заключаемые по ходу ведения дела.
Управление документами - это процесс наблюдения и контроля за одинаковыми документами фирмы, записями, их решений и разработок, представленными в формате документов электронного или бумажного вида.