Организация хранения документов
Тема 17. Организация хранения документов и обеспечение их сохранности
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном их порядке.
Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении обязательно.
Номенклатура дел может быть индивидуальной (конкретной), примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения (сводная номенклатура дел).
Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Делом называют совокупность документов (в отдельных случаях – документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
При формировании дел необходимо придерживаться следующих правил:
o В дело подшивают только исполненные документы;
o В дело подшивают подлинники документов и заверенные копии документов;
Рекомендуемые материалы
o Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями действующих ГОСТов;
o В дела не помещают документы, не соответствующие заголовку дела, подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии;
o Документы разных сроков хранения группируют в отдельные дела;
o В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключение составляют переходящие дела, судебные, личные дела, учебная документация;
o Приложения большого объема подшивают в отдельные дела, небольшие приложения подшивают вместе с документами, к которым они относятся;
o Документы, касающиеся решения одного вопроса, подшивают в одно дело (например, копию письма-ответа подшивают за письмом-запросом);
o В дело помещают не боле 250 листов (30-40 мм толщиной). В случае большего количества документов заводят второй том этого же дела;
o Документы внутри дел располагаются в хронологическом, нумерационном, предметно-вопросном, алфавитном порядке.
o Распорядительные документы формируют в дела по видам документов и по хронологии вместе с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности формируют отдельно от приказов по личному составу.
Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение.
Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку.
Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и разрешению руководителя организации – автора документов.
Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается экспертная комиссия (ЭК).
"Пакеты прикладных программ" - тут тоже много полезного для Вас.
Определение сроков хранения документов проводятся по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утв. Росархивом 6 октября 2000 г.
В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы:
Документы, передаваемые в архив (со сроком хранения – свыше 10 лет);
Документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве (со сроком хранения – до 10 лет включительно);
Документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившие практическое значение).
Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления.
