Роль секретаря, секретаря-референта
Вопрос 5. Роль секретаря, секретаря – референта в структуре управления предприятий малого и среднего бизнеса
Должность секретаря на уровне руководителя предприятия появилось в России в 1840 г. С самого начала работа секретаря наряду с рутинными обязанностями носила характер личного помощника первых руководителей.
В период административно-хозяйственного управления народным хозяйством работа секретаря во многом стала сводиться к выполнению технических функций: прием и регистрация корреспонденции, отправка исполненной документации, сдача в архив документов, контроль исполнения указаний руководителя.
В новых социально-экономических условиях роль секретаря резко возросла, его функции кардинально изменились.
Кроме традиционного знания делопроизводства и общей грамотности, потребовались знания иностранного языка (желательно двух), умение работать на компьютере, хорошо ориентироваться в основах законодательства об организации делопроизводства, трудового законодательства, управления бизнесом. В состав функций секретаря вошли не только обязанности по качественному документному обслуживанию руководителя, но и оказание ему помощи в выполнении административных задач при проведении таких мероприятий, как переговоры, совещания, подготовка текста докладов, презентации, прием посетителей и т. п. Учитывая новый статус, должность секретаря получила название — секретарь-референт.
Особым спросом на рынке труда профессия секретаря-референта стала пользоваться в условиях становления разнообразных форм малого и среднего бизнеса. Сердцевиной управления малым предприятием, как известно, является не жесткая регламентация обязанностей сотрудников, а работа на взаимном доверии, инициативе, взаимопомощи и взаимозаменяемости. Благодаря отсутствии формальных структур в условиях малого бизнеса предельно упрощается система принятия управленческих решений, возрастает степень личного участия каждого работника в деятельности фирмы. Глава небольшой организации нередко сам занимается бухгалтерским учетом, анализом коммерческой деятельности, финансами, кадрами и т. д. Именно в такой ситуации секретарь-референт стал незаменимым помощником своего руководителя.
Должностные обязанности секретаря-референта конкретизированы в должностной инструкции.
