Оформление дел и передача
Вопрос 19. Оформление дел и передача их на архивное хранение
Оформление дел — это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами.
Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и заканчивается в процессе подготовки к передаче в ведомственный архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т. д.
Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.
Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись. Наиболее ценные документы (например, рукописи и т. п.) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение обозначений на обложках дел не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.
Для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание, рекомендуется составлять внутреннюю опись документов. Внутреннюю опись помещают в начале дела.
Заверительную надпись (лист-заверитель) помещают в конце дела.
Обложки дел оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72.
Рекомендуемые материалы
После завершения года на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения лицами, ответственными за работу с документами в структурных подразделениях, при методической помощи архива составляются описи для последующей передачи в архив. В малых организациях эту работу выполняет секретарь, секретарь-референт с участием специалистов подразделений. Отдельная опись составляется на дела по личному составу организации.
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Описи утверждает руководитель организации.
Перед утверждением описи должны получить одобрение ЭК организации, а описи на дела постоянного хранения и дела по личному составу должны быть согласованы (утверждены) ЭПК архивной организации.
Вам также может быть полезна лекция "Протокол TCP".
Годовые разделы описей дел, предназначенные для передачи в государственный архив, печатаются в четырех экземплярах. Описи дел, остающиеся в архиве организации, печатаются в двух экземплярах.
В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения , (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению -I руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и т. д.).
Документы, как уже говорилось на с. 183, принимают в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по описям, одобренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают по номенклатура дел.
Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.
Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива.
До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах организаций и предприятий в течение сроков, установленных архивом России. По истечении установленных сроков (от 5 до 7,5 лет) документы, подлежащие государственному хранению, передаются по акту из архивов организаций и предприятий в государственные архивы.
