Общая характеристика информационной базы

Тема 7. Общая характеристика информационной базы автоматизированной библиотечно-информационной системы

В соответствии с ГОСТ 34.003-90, п.п. 2.19, 2.20, 2.21 – информационная база автоматизированной системы – совокупность упорядоченной информации, используемой при функционировании АС. Информационная база включает в себя внемашинную информационную базу АС и машинную информационную базу АС.
Внемашинная информационная база АС – часть информационной базы АС, представляющая собой совокупность документов, предназначенных для непосредственного восприятия человеком без применения средств вычислительной техники.
Машинная информационная база АС – часть информационной базы АС, представляющая собой совокупность используемой в АС информации на носителях данных.

Внутримашинное информационное обеспечение
Внутримашинное информационное обеспечение включает макеты (экранные формы) для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации, и структуры информационной базы: входных, выходных файлов, базы данных.
Проектирование экранных форм электронных документов
Под электронными формами документов понимается не изображение бумажного документа, а изначально электронная (безбумажная) технология работы; она предполагает появление бумажной формы только в качестве твердой копии документа.
Электронная форма документа (ЭД) – это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора.
Создание форм электронных документов требует использования специального программного обеспечения. На рис. приведены основные типовые элементы электронного документа, использование которых предусмотрено в большинстве программ автоматизации проектирования электронных документов.

К недостаткам электронных документов можно отнести неполную юридическую проработку процесса их утверждения или подписания.
Технология обработки электронных документов требует использования специализированного программного обеспечения – программ управления документооборотом, которые зачастую встраиваются в корпоративные ИС.
Проектирование форм электронных документов, т.е. создание шаблона формы с помощью программного обеспечения проектирования форм, обычно включает в себя выполнение следующих шагов:

• создание структуры ЭД – подготовка внешнего вида с помощью графических средств проектирования;
• определение содержания формы ЭД, т.е. выбор способов, которыми будут заполняться поля. Поля могут быть заполнены вручную или посредством выбора значений из какого-либо списка, меню, базы данных;
• определения перечня макетов экранных форм – по каждой задаче проектировщик анализирует "постановку" каждой задачи, в которой приводятся перечни используемых входных документов с оперативной и постоянной информацией и документов с результатной информацией; определение содержания макетов – выполняется на основе анализа состава реквизитов первичных документов с постоянной и оперативной информацией и результатных документов.

Работа заканчивается программированием разработанных макетов экранных форм и их апробацией.

Информационная база и способы ее организации
Основной частью внутримашннного информационного обеспечения является информационная база. Информационная база (ИБ) – это совокупность данных, организованная определенным способом и хранимая в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач.
Все файлы ИБ можно классифицировать по следующим признакам:

• по этапам обработки (входные, базовые, результатные);
• по типу носителя (на промежуточных носителях – гибких магнитных дисках и магнитных лентах и на основных носителях – жестких магнитных дисках, магнитооптических дисках и др.);
• по составу информации (файлы с оперативной информацией и файлы с постоянной информацией);
• по назначению (по типу функциональных подсистем);
• по типу логической организации (файлы с линейной и иерархической структурой записи, реляционные, табличные);
• по способу физической организации (файлы с последовательным, индексным и прямым способом доступа).

Входные файлы создаются с первичных документов для ввода данных или обновления базовых файлов.
Файлы с результатной информацией предназначаются для вывода ее на печать или передачи по каналам связи и не подлежат долговременному хранению.
К числу базовых файлов, хранящихся в информационной базе, относят основные, рабочие, промежуточные, служебные и архивные файлы.
Основные файлы должны иметь однородную структуру записей и могут содержать записи с оперативной и условно-постоянной информацией. Оперативные файлы могут создаваться на базе одного или нескольких входных файлов и отражать информацию одного или нескольких первичных документов. Файлы с условно-постоянной информацией могут содержать справочную, расценочную, табличную и другие виды информации, изменяющейся в течение года не более чем на 40%, а следовательно, имеющие коэффициент стабильности не менее 0,6.
Файлы со справочной информацией должны отражать все характеристики элементов материального производства (материалы, сырье, основные фонды, трудовые ресурсы и т.п.). Как правило, справочники содержат информацию классификаторов и дополнительные сведения об элементах Материальной сферы, например о ценах. Нормативно-расценочные файлы должны содержать данные о нормах расхода и расценках на выполнение операций и услуг. Табличные файлы содержат сведения об экономических показателях, считающихся постоянными в течение длительного времени (например, процент удержания, отчисления и пр.). Плановые файлы содержат плановые показатели, хранящиеся весь плановый период.
Рабочие файлы создаются для решения конкретных задач на базе основных файлов путем выборки части информации из нескольких основных файлов с целью сокращения времени обработки данных.
Промежуточные файлы отличаются от рабочих файлов тем, что они образуются в результате решения экономических задач, подвергаются хранению с целью дальнейшего использования для решения других задач. Эти файлы, так же как и рабочие файлы, при высокой частоте обращений могут быть также переведены в категорию основных файлов.
Служебные файлы предназначаются для ускорения поиска информации в основных файлах и включают в себя справочники, индексные файлы и каталоги.
Архивные файлы содержат ретроспективные данные из основных файлов, которые используются для решения аналитических, например прогнозных, задач. Архивные данные могут также использоваться для восстановления информационной базы при разрушениях.
Организация хранения файлов в информационной базе должна отвечать следующим требованиям:

• полнота хранимой информации для выполнения всех функций управления и решения экономических задач;
• целостность хранимой информации, т. е. обеспечение непротиворечивости данных при вводе информации в ИБ;
• своевременность и одновременность обновления данных во всех копиях данных;
• гибкость системы, т.е. адаптируемость ИБ к изменяющимся информационным потребностям;
• реализуемость системы, обеспечивающая требуемую степень сложности структуры ИБ;
• релевантность ИБ, под которой подразумевается способность системы осуществлять поиск и выдавать информацию, точно соответствующую запросам пользователей;
• удобство языкового интерфейса, позволяющее быстро формулировать запрос к ИБ;
• разграничение прав доступа, т.е. определение для каждого пользователя доступных типов записей, полей, файлов и видов операций над ними.

Существуют следующие способы организации ИБ: совокупность локальных файлов, поддерживаемых функциональными пакетами прикладных программ, и интегрированная база данных, основывающаяся на использовании универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и ведения данных, т.е. системы управления базами данных (СУБД).
Локальные файлы вследствие специализации структуры данных под задачи обеспечивают, как правило, более быстрое время обработки данных. Однако недостатки организации локальных файлов, связанные с большим дублированием данных в информационной системе и, как следствие, несогласованностью данных в разных приложениях, а также негибкостью доступа к информации, перекрывают указанные преимущества. Поэтому организация локальных файлов может применяться только в специализированных приложениях, требующих очень высокой скорости реакции при импорте необходимых данных.
Интегрированная ИБ, т.е. база данных (БД) – это совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе данных при такой минимальной избыточности, которая допускает их использование оптимальным образом для множества приложений.
Централизация управления данными с помощью СУБД обеспечивает совместимость этих данных, уменьшение синтаксической и семантической избыточности, соответствие данных реальному состоянию объекта, разделение хранения данных между пользователями и возможность подключения новых пользователей. Но централизация управления и интеграция данных приводят к проблемам другого характера: необходимости усиления контроля вводимых данных, необходимости обеспечения соглашения между пользователями по поводу состава и структуры данных, разграничения доступа и секретности данных.
Основными способами организации БД являются создание централизованных и распределенных БД. Основным критерием выбора способа организации ИБ является достижение минимальных трудовых и стоимостных затрат на проектирование структуры ИБ, программного обеспечения системы ведения файлов, а также на перепроектирование ИБ при возникновении новых задач.
Информационная база – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.
Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

Изменение подхода к использованию информационных систем (баз)

Виды документов
Входными данными, подлежащими вводу в АС средствами подсистемы комплектования, являются:

• данные о партнерах (издающие и книготорговые организации, партнеры по книгообмену, подписные агентства и т.п.);
• данные о предложениях издающих и книготорговых организаций;
• данные о предложениях данной библиотеки и других библиотек по книгообмену;
• данные о заказах документов для фондов библиотеки;
• данные о документах, поступивших как по предварительному заказу, так и без него.

Выходными данными подсистемы комплектования являются:

• заказная документация;
• рекламации на непоступившие документы;
• отчеты учетно-контрольного характера.

Ещё посмотрите лекцию "3.5. Локальные вычислительные сети" по этой теме.

Выходными данными, сформированными средствами подсистемы обработки, являются:

• библиографические описания документов, включающие систематические индексы ББК и шифры хранения;
• нормативные записи;
• отчеты учетно-контрольного характера.

Входными данными для подсистемы электронного каталога являются:

• библиографические описания, подготовленные для загрузки в электронный каталог в подсистеме «Обработка документов»;
• фрагменты традиционных каталогов или иные материалы, отражающие фонды библиотеки (возможно в совокупности с базами данных национальных библиографий на CD-ROM или доступными через Интернет), необходимые для осуществления конвертирования ретроспективы фондов;
• запросы пользователей;
• информация о списании документов, поступающая из соответствующих функциональных отделов библиотеки.

Входными данными, подлежащими вводу в АС библиотеки средствами подсистемы обслуживания пользователей, являются:

• сведения о читателях и абонентах библиотеки;
• заказы на издания из фондов библиотеки, поступающие от читателей и по МБА;
• заказы на издания, отсутствующие в фондах библиотеки, заказываемые ею по МБА;
• сведения о “движении” заказанных документов, поступающие из хранилища, читальных залов и подразделений РГБ, работающих с фондами.

Выходными данными подсистемы обслуживания пользователей являются:

• записи о читателях и абонентах, введенные в АС библиотеки;
• записи о заказах документов;
• записи об отказах в выдаче документов;
• записи о заказах по МБА;
• информация о местонахождении проходящих через подсистему документов;
• отчеты учетно-контрольного характера.

Входными данными, подлежащими вводу в АС библиотеки средствами подсистемы учета и статистики являются:

• данные о сроках выполнения технологических процессов;
• статистические сведения по состоянию, движению и использованию фонда библиотеки;
• статистических сведений по количественному и качественному составу пользователей библиотеки;
• данные о спросе на конкретные документы и их группы;
• данные о местонахождении документа, поступившего в библиотеку.

Выходными данными подсистемы учета и статистики являются:

• разнообразные статистические отчеты.