Служебная переписка

Тема 11. Служебная переписка

Письмо (служебное письмо, деловое письмо, деловая корреспонденция)

 – обобщенное название различных по содержанию документов,  служащих средством общения между  учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

Основной признак, по которому  письма выделяются в особую группу документов, — пересылка их по почте, с использованием телеграфа, аппаратов  факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).

Классификация переписки

По тематическому признаку:

· деловое письмо (экономические, правовые, коммерческие и др. формы деятельности);

· коммерческое письмо (заключение и выполнение коммерческих сделок, вопросы сбыта и снабжения)

По функциональному признаку:

Рекомендуемые материалы

· требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-обращение)

· не требующие ответа  (сопроводительное письмо)

По признаку адресата:

· обычные

· циркулярные (в несколько адресов, обобщенный адресат)

Виды писем

· Сопроводительное письмо (выполняет функцию этикетки, прикладываемой к отправляемым документам для фиксирования факта отправки), письмо-подтверждение, письмо-напоминание, письмо-извещение, письмо-заявление,

· Письмо-просьба, запрос;

· Информационное письмо (сообщение о каком-то факте или мероприятии или пропаганда деятельности организации или различной продукции)

· Письмо-извещение (Ставим Вас в известность; Сообщаем Вам...)

· Рекламное письмо   (описание рекламируемых товаров и услуг)

· Письмо-напоминание (Напоминаем; просим ускорить)

· Гарантийное письмо (2 части; просьба + подтверждение гарантий). (Просим изготовить... Оплату гарантируем)

· Письмо-рекламация (претензия) (О возмещении ущерба).

· Письмо-ответ.

· Письмо-предложение (оферта) – предложение одного лица (оферента) о заключении договора с другим лицом (акцептантом) с указанием срока действия

· Этикетные письма (поздравления; приветствия, приглашения, извинения, прощания, благодарственные письма, соболезнования)  (рекомендуется оформлять рукописным способом).

Требования к тексту служебного письма:

ü ясность

ü простота изложения

ü полнота информации

ü грамотность

ü уважительный тон изложения

ü четкость

ü краткость изложения

ü обоснованность аргументов.

Письмо оформляют в 2-х  экземплярах (1-й экз. на бланке отправляется адресату; 2-й подшивается в дело);

Нормы этикета деловой переписки

ü Бумага требуется хорошего качества, чистая, аккуратно обрезанная

ü Бланки для письма должны быть правильно оформлены

ü Листы нумеруют, кроме первых, только на лицевой стороне

ü Текст через полтора интервала

ü Желательно избегать переноса слов

ü Письмо складывается текстом внутрь или не сгибая (посылаются в больших плотных конвертах)

Ещё посмотрите лекцию "3 Создание таблиц" по этой теме.

ü На письмо следует дать ответ в течение 10 дней (в крайнем случае 30 дней)

ü Подпись от руки  (факсимиле не допускается)

Телеграмма (телетайпограмма) — обобщенное название различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста:  по телеграфу или телетайпу.

Текст телеграммы  отличается телеграфическим стилем,  составляется в  предельно сжатой форме.

Телефонограмма – обобщенное название  различных по содержанию документов,  выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (устно по каналам телефонной связи и записывается от руки)

Телефакс (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа,  переданного по каналам факсимильной связи.