Виды устноречевого и письменноречевого общения

Лекция № 9.

1. Виды устноречевого и письменноречевого общения. Виды устноречевого и письменноречевого общения.

2. Реакции, приемы и такт слушания.

3. Виды слушания.

4. Правила эффективной коммуникации по телефону.

5. Если звонят вам.

6. Правила поведения в виртуальном мире.

7.

РЕЧЬ КАК СПОСОБ ПЕРЕДАЧИ ИНФОРМАЦИИ

Рекомендуемые материалы

Важнейшей функцией речи является коммуникативная. Коммуникационный   процесс можно рассматривать как обмен информацией между людьми, формационный аспект общения, а целью коммуникационного процесса считать осознание и понимание передаваемой и получаемой информации.

В повседневной практике под информацией обычно понимается сведения, которые представляют определенный интерес для людей и которыми люди обмениваются в процессе общения источником информации в вербальной коммуникации, как правило, выступает говорящий или пишущий субъект (создатель со­общения).

Каналом информации может быть голосовой аппарат создателя сообщения, письмо, а также технические средства распространения информации (печать, радио, телевидение, глобальные и ло­кальные компьютерные сети) и те условия, в которых осуществля­ется посылка сигналов. Каналы иногда подразделяют на средства массовой коммуникации и межличностные каналы.

Код в случае речевого общения — это сама речь. При этом ко­дирование определяется как перевод информации из внутримозгового кода в языковые единицы, а декодирование — как обратный ему процесс восприятия и понимания высказывания. Внутренняя переработка связанной со словом информации при рождении, восприятии и понимании речи (кодированием и декодированием) является объектом психолингвистики.

Помехи и искажения — следующий важный элемент рассматриваемой модели передачи вербальной информации. Приме­нительно к речевым каналам распространения информации иска­жения могут быть обусловлены собственно лингвистическими, экстралингвистическими или акустико-произносительными причи­нами (графическим обликом сообщения в письменной речи).

Лингвистические искажения связаны с недостаточной отточен­ностью фразы (мысль в стадии оформления), чрезмерной услож­ненностью сообщения, отсутствие разработанных кодов для разных типов сообщения (например, запутанный дипломати­ческий документ, поэтическое произведение).

Экстралингвистические помехи и искажения обусловлены, как правило, запасом знаний получателя сообщения, перегрузкой со­общения незнакомыми сигналами. Там, где привычки и взгляды людей сформированы и приняты за основу, где они составляют систему принципов, настойчивое утверждение новых норм или ценностей может встретить серьезное сопротивление (особенно, если новая информация противоречит уже имеющейся, воспринятой ранее). Защитные  механизмы человеческой психики выбирают ту информацию, которая соответствует предположениям индивида, которая приемлема. Человек запоминает совпадающую с его предположениями информацию и не воспринимает то, что противоречит его взглядам, убеждениям.

К  акустическим   (графическим)   помехам   приводят  дефекты речи, нечеткая дикция, невыразительность, слишком высокий или слишком низкий темп речи, неправильное синтагматическое ударение, чрезмерная или недостаточная громкость, на письме —  неправильная разбивка на абзацы, алогичная связь между членами высказывания.

Чтобы придать языку помехоустойчивость, любая информация должна обладать некоторой долей избыточности. В потоке речи избыточность помогает акцентировать внимание на главном, оттенить существенное, приглушить второстепенное тем самым дать возможность сконцентрировать внимание на самой информации».

Информация, содержащаяся в человеческой речи - это вербализованная передача уже осмысленных и организованных фактов объективной дейст­вительности. Особенности передачи вербальной информации связаны с особенностями канала передачи информации (голосовой аппарат создате­ля сообщения, письмо, технические средства распространения информации), процессами кодирования и декодирования (перевод информации из внутримозгового кода в языковые единицы обратно), спецификой помех и искажений.

 Ценность информации содержательного характера определятся ее но­визной, свежестью и неожиданностью. Ценность социально важной и ху­дожественно значимой информации не уменьшается в результате много­кратных повторений.

ВИДЫ УСТНОРЕЧЕВОЙ КОММУНИКАЦИИ

Говорение - вид устноречевой деятельности, обусловленный выражением мыслей и чувств как в инициативной, так и в реактивной формах. Выс­шим уровнем говорения является динамичная, спонтанная, инициатив­ная (творческая) речь. Участники общения в учебной, профессиональной, соииально-культурной сферах, обмениваясь мнениями по определенной про­блеме или воспринимая информацию, стремятся получить максимум зна­ний о предмете обсуждения.

Для осуществления говорения необходимы определенные пред­посылки условия говорения:

- наличие коммуникативно-речевой ситуации, которая служит стимулом говорения;

- наличие цели сообщения своих мыслей, коммуникативной на­правленности взаимодействия;

- наличие знаний о предметном содержании, компонентах ситуа­ции, об объеме речевого произведения, т.е. о том, что определя­ет процесс говорения.

Слушание относится к видам речевой деятельности, осуществляющим устное общение в любых сферах и ситуациях коммуника­ции. Это значит, что эффективная коммуникация возможна лишь в том случае, когда достигается полное взаимопонимание. Для создания ситуа­ции, которую можно назвать коммуникативно-речевой, необходимо имен­но наличие слушателя. Пара говорящий - слушающий – необходимое  усло­вие реализации этой ситуации.

Если в процессе говорения не обращать внимания на реакцию слушателей, не добиваться необходимой обратной связи, выраженной вербальными или невербальными средствами, то можно заранее быть уверенным в безуспешности общения. Для создания ситуации, которую можно назвать коммуникативно-речевой, необходимо именно наличие слушателя. Пара говорящий—слушающий — необходимое условие реализации этой ситуации.

Принято считать, что в вербальном (речевом) общении главную! роль играет говорящий. Он — в центре внимания, создает настроение аудитории, «ведет» разговор в нужном ему направлении.

Однако, роль слушающего не менее активна и важна. Степень активности слушания диктуется ситуацией, целью, характером взаимодействия собеседников. Слушающий заинтересован в том, чтобы отчетливо и однозначно распознать, какие именно «кусочки» действительности, какие факты и события смоделированы в восприни­маемой речи, как соотносится воспринятое с реальностью.

Слушание - рецептивный вид речевой деятельности, посредством кото­рого осуществляется прием и последующая переработка речевого сообщения на основе деятельности слухового анализатора.

Результаты исследований, прове­денных за рубежом, показали, что инженерно-технические работ­ники, менеджеры различных уровней, социальные работники еже­дневно тратят на слушание до 40% времени, но эффективность об­ратной связи в этом процессе не превышает 25%.

Эффективность деловых вербальных коммуникаций связана с выполнением ряда требований: не перебивать партнера, проявлять заинтересованность и терпение, задавать уточняющие вопросы и т.д. Главной ошибкой во взаимодействии собеседников является то, что они наблюдают друг за другом, вместо того, чтобы внима­тельно слушать и выделить полезную информацию. Человек думает в 4 раза быстрее, чем говорит, и зачастую слушающий внимает не словам говорящего, а собственным мыслям, не желая ждать, пред­восхищая содержание информации, нередко ошибочно.

Основная задача слушающего — не произвести хорошее мнение о себе у собеседника, а получить необходимую информацию, внима­тельно и терпеливо слушая.

Устная коммуникация отражает взаимообусловленные речевые акты говорящего и слушающего. Акты речевой коммуникации всегда обусловлены набором параметров, необходимых для их осуществления, таких, как: сфера общения, ситуация общения, вид коммуникативного контакта, ро­левые установки, характеристики участников общения, способы выраже­ния (изложения) преднетного содержания в говорении.

 4. Степень активности слушания диктуется ситуацией, целью, характе­ром взаимодействия собеседников. Слушающий заинтересован в том, чтобы отчетливо и однозначно распознать, какие именно «кусочки» дей­ствительности, какие факты и события смоделированы в воспринимае­мой речи, как соотносится воспринятое с реальностью.

5. Как правило, говорящий выступает инициатором общения. Он изна­чально программирует ход беседы и прогнозирует речевые действия слуша­теля. Его речь является отправной точкой реактивных действий собесед­ника. Реакция людей на услышанное зависит от целей и условий коммуникации, уровней восприятия, понимания информации и ее осмыс­ления и, следовательно, неодинакова.

6. Эффективность устного общения во многом определяется тем, как поня­ли друг друга участники общения, как отреагировали на слова и поведение собеседника, какими действиями подтвердили правильность восприятия в обратной связи. Под обратной связью в ситуации (акте) общения подразумевается решение коммуникативных задач, реализуемое в реактивноречевых или неречевы) действиях собеседников. Прогнозировать или инициировать обратную связь во время речевого взаимодействия можно условии, что каждый из участников общения использует средства, навыки и умения слушания и говорения.

Чтение и письмо являются самостоятельными видами речевой деятель­ности. Вместе с тем характеристики устноречевой и письменноречевой деятельности в пределах одной и той же ситуации общения вполне сопо­ставимы.

Чтение и письмо, реализуя письменное общение, служат целям установления контакта или получения информации в данный момент времени и фиксации этой информации для последующей передачи ее через письмен­ные тексты или в устной форме.

Письменноречевая коммуникация, имея некоторые сходные черты с устноречевой, отличается большей подготовленностью, независимостью от времени и условий протекания, употреблением более развернутых, литера­турно оформленных речевых оборотов. Часто именно письменноречевые тексты становятся основой для продуцирования устной речи.

Взаимопонимание между пишущим и читающим чаще всего устанавли­вается в тех сферах и ситуациях общения, которые подразумевают точ­ную адресацию произведений и общий язык коммуникантов.

Письменная речь (в отличие от устной) воспринимается как функция социально-культурного, познавательного общения и чаще воплощается в опосредованном текстом межличностном общении адресанта и адресата. Стилистически письменная речь тяготеет к литературным, книжно-письменным стилям (научному, деловому, художественному, публицисти­ческому).

Основные советы по правильному использованию вербальных средств коммуникации.

— Не следует вступать в контакт, когда собеседник занят теми или иными делами.

— Начинать разговор надо со слов “Вам не кажется…” или “Вы не могли бы…”, а не со слов “я”, “мне”.

— Слишком быстрая многословная речь создает впечатление о человеке как о недостаточно надежном, основательном.

— Слишком медленная речь вызывает раздражение, заставляет подумать о замедленности реакций этого человека, неоперативности в деловых отношениях. Вовлечь собеседника в активное обсуждение вопроса, когда у него нет особого желания — это создать непринужденную атмосферу общения. Конечно, это своего рода искусство. Можно уместно использовать шутку, (но надо помнить, что одно шутливое замечание может полностью разрушить даже тщательно построенную аргументацию), или сослаться на авторитет (достаточно упоминания одного известного имени).

— Повысить эмоциональный тонус собеседника — это присвоить собеседнику желательное качество: “Зная Вашу старательность…”, “Вы такой настойчивый…”, “Ваш опыт крайне интересен для нас в решении этой проблемы”. Можно использовать “обратные связи”: “Я правильно понял, что…”, “Вы, значит, думаете, что…” Такие фразы дают возможность собеседнику еще яснее и более четко сформулировать свои мысли.

— При выборе слов надо стараться употреблять простые, общеизвестные и всем понятные слова. Но одновременно эти слова должны наиболее точно выражать вашу мысль. Марк Твен по этому поводу говорил, что разница между нужным словом и словом, которое близко ему по значению, точно такая же, как между сверканием молнии и поблескиванием маленького светлячка. Нередко умную, хорошую речь портят слова-паразиты, а также, хотя и любимые вами, но от неоднократного повторения в одном разговоре теряющие свою привлекательность пословицы, поговорки, тем более если они употребляются не к месту.

— Во время обращения к собеседнику старайтесь правильно запомнить его имя и отчество. Запомнив имя и непринужденно употребляя его, вы делаете человеку тонкий комплимент. Но стоит забыть его имя или неправильно написать его, и вы поставите себя в весьма невыгодное положение. Наполеон III гордился тем, что, невзирая на свои высокие обязанности, он помнил имя каждого, с кем ему приходилось встречаться. Во время встречи он умышленно говорил: “Извините, пожалуйста. Я не разобрал, как вас зовут”. Если имя было необычным, он уточнял, как оно пишется. Во время беседы он несколько раз употреблял это имя и старался ассоциировать его с чертами, выражением лица и всей внешностью. Иногда он записывал имя на листочке бумаги, запечатлевал его в памяти. Таким образом, он добивался не только слухового, но и зрительного восприятия нового для него имени.

— Во время переговоров и в деловом общении следует обращаться с таким именем, под каким его вам представили.

— Будьте внимательны и предупредительны к собеседнику, цените его аргументы, даже если они слабы. Ничто так отрицательно не влияет на атмосферу деловой беседы, как презрительный жест, означающий, что одна сторона отбрасывает аргументы другой без малейших усилий вникнуть в их содержание. Немцы надувают щеки — пуфф, англичане отводят назад голову и чуть округляют глаза, французы постукивают пальцами по столу, русские держат руки в карманах.

— Будьте вежливы, дружески настроены, дипломатичны и тактичны. Конечно, вежливость не должна перерастать в дешевую лесть. Мера необходима во всем. Не забывайте также о том, что женщину никогда нельзя обезоружить комплиментом, а мужчину всегда можно.

Кто ясно мыслит, тот ясно излагает. Чем доходчивее, понятнее собеседнику ваша речь, тем больше вероятность того, что вы найдете общий язык. Облегчает процесс общения умение слушать и умение говорить.

Реакции, приемы и такт слушания.

В процессе речевого взаимодействия происходит передача информации от одного партнера к другому, которая может быть выражена в такой схеме: передача информации (говорящий кодирует информацию в словах) – (слушающий декодирует слова, извлекает информацию) понимание информации.

Одним из наиболее важных моментов в любом слушании является момент обратной связи, благодаря которому у собеседника и создается ощущение, что он говорит не в пустоту, а с живым человеком, который слушает и понимает его. Причем в любом высказывании существует, по крайней мере, два содержательных уровня: уровень информационный и уровень эмоциональный. В этой связи обратная связь  тоже может быть двух видов – отражение информации и отражение чувств говорящего.

Реакции слушателя, приемы слушания бывают следующие:

1.Глухое молчание (видимое отсутствие реакции).

2.Поддакивание («ага», «угу», «да-да», «ну», кивание подбородком).

3.«Эхо-реакция» - повторение последнего слова собеседника.

4.«Зеркало» - повторение последней фразы собеседника с изменением порядка слов.

5.«Парафраз» - передача содержания высказывания партнера другими словами.

6.Побуждение («Ну и… И что дальше?»).

7.Уточняющие вопросы («Что ты имел в виду?»)..

8.Наводящие вопросы (Что? где? когда? почему? зачем?).

9.Оценки, советы.

10.Продолжение (когда слушатель вклинивается в речь и пытается завершить фразу, подсказывает слова).

11.Эмоции («ух», «ах», «здорово», смех, скорбная мина).

12.Нерелевантные высказывания (не относящиеся к делу  или относящиеся формально).

13.Логические следствия из высказываний  партнера, например, предположение о причине события.

14.«Хамитовые реакции» («Глупость», «Ерунда все это!»).

15.Расспрашивание (задает вопрос за вопросом, не объясняя цели).

16.Пренебрежение к партнеру (не обращает на его слова внимания, не слушает, игнорирует партнера, его слова).

Обычно в слушании проявляется три такта: поддержка – уяснение – комментирование. На этапе поддержки основная цель: дать возможность человеку выразить свою позицию. Уместные реакции слушателя на этом этапе: молчание, поддакивание, «эхо», «эмоциональное сопровождение». На этапе «уяснения»: цель – убедиться, что вы правильно поняли собеседника. Для этого задают уточняющие, наводящие вопросы, делается парафраз. На этапе «комментирования» слушатель высказывает свое мнение по поводу услышанного: дает советы, оценки, комментарии.

Виды слушания.

 Можно выделить следующие виды слушания: пассивное слушание, активное слушание, эмпатическое слушание.

       Вид слушания, в котором на первый план выступает отражение информации, называют активным слушанием. Наиболее общепринятыми приемами, характеризующим активное слушание, являются постоянные уточнения правильности понимания информации, которую хочет донести до вас собеседник, путем задавания уточняющих вопросов типа: «Правильно я вас понял, что?..», парафразов: «Таким образом, ты хочешь сказать…» или «Другими словами, ты имел в виду…». Применение таких простых приемов общения позволяет достичь сразу две цели:

1.Обеспечивается адекватная обратная связь, у вашего собеседника появляется уверенность в том, что передаваемая им информация правильно понята.

2.Вы косвенным образом информируете собеседника о том, что перед ним не ребенок, которому можно указывать, и не «диктофон»,  в который можно диктовать свои мысли и рассуждения, а равный ему партнер. Занятие вами равной партнерской позиции означает, что оба собеседника должны нести ответственность за каждое слово.  Эта цель достигается быстрее первой, особенно в тех случаях, когда вы имеете дело с авторитарным, жестким собеседником, привыкшим  общаться с позиции «на пьедестале». Применение навыков активного слушания  очень поможет вам, если вам свойственна позиция «жертвы», так как это применение не только сбивает с привычной позиции  авторитарного собеседника, но и поднимает вас до уровня равного разговора, дает возможность сосредоточиться на существенных моментах разговора, а не на собственных переживаниях и опасениях.

Активное слушание незаменимо в деловых переговорах, в ситуациях, когда ваш партнер по общению равен вам или сильнее вас, а также в конфликтных ситуациях, когда собеседник ведет себя агрессивно или демонстрирует свое превосходство. Это очень хорошее средство успокоиться и настроиться самому (и настроить собеседника) на деловую волну, если у вас возникает желание надерзить вашему партнеру, развить начавшийся конфликт.

Типичной ошибкой людей при применении активного слушания является чисто формальное следование правилам, без реального отражения содержания разговора. В таких случаях человек задает «нужный» вопрос: «Правильно ли я вас понял, что…», но, не услышав ответа, продолжает  развивать свои аргументы в пользу своей собственной точки зрения, игнорируя фактически точку зрения собеседника. Потом такой человек удивляется, что «Техника активного слушания» не работает: «Я же сказал:  «Если я вас неправильно понял, то…», а мы все равно не поняли друг друга, и собеседник ста злиться на меня. За что?»

Дело в том, что активное слушание, как и всякое слушание, подразумевает  постоянное осознание своих «Я-слушаний», и только при наличии фильтра «Я хочу тебя понять» или   отсутствии всяких  фильтров вообще активное слушание будет работать. Приемы активного слушания  работают только тогда, когда вы учитываете ситуацию, содержание разговора и эмоциональное состояние собеседника. Активное слушание имеет смысл применять только в тех случаях, когда ваш партнер, как минимум, равен вам.  Бывает, однако, что приходиться слушать человека, находящегося в состоянии эмоционального аффекта, в состоянии  сильного эмоционального возбуждения, и в этом случае приемы активного  слушания не сработают. Ваш собеседник и не является в прямом смысле собеседником, он сейчас всего лишь человек, который не контролирует свои эмоции, не способен улавливать содержание разговора. Ему надо только одного – успокоиться, прийти в состояние нормального самоконтроля, только после этого с ним можно общаться «на равных». В таких случаях  эффективно работает так называемое пассивное слушание.

Тут важно просто слушать человека, просто давать ему  понять, что он не один, что вы его слушаете, понимаете и готовы поддержать. Лучше всего при этом действует так называемая «угу-реакция»: «да-да, угу-угу, ну конечно» и т. п. Дело в том, что эмоциональное состояние человека подобно маятнику: дойдя до высшей точки эмоционального накала, человек начинает «спускаться», успокаиваться; затем сила его чувств опять увеличивается, дойдя до  высшей точки, она снова падает и т. д. Если не вмешиваться в этот процесс, не «раскачивать» маятник дополнительно, то, выговорившись, человек успокоится, и почувствовав это, вы уже  можете общаться с ним нормально. Не молчите, потому что глухое молчание у любого человека вызывает раздражение, а у возбужденного человека это раздражение будет усилено. Не задавайте ему уточняющих вопросов, потому что вопрос: «Ты хочешь сказать, что она тебе сказала то-то и то-то?», заданный в ответ на реплику: «И ты представляешь, тут она мне говорит…, а я ей отвечаю…», только вызовет взрыв негодования у вашего партнера. Не говорите партнеру: «Успокойся, не волнуйся, все уладиться», - он этих слов адекватно понять не может, они  его  возмущают, ему кажется, что его проблему недооценивают, что его не понимают. Иногда в таких случаях полезно «пристроиться» к партнеру, повторять его слова, эмоции, движения, т.е. вести себя как он, быть как бы им, разделять его чувства. Но если для вас сложно сделать это естественно, лучше и не пытаться повторять действия, слова эмоционального партнера, так как он, заметив вашу неискренность, оценит ваши действия как издевательство над его чувствами.

 Если эмоции партнера направлены на вас, главная задача – не заразиться от собеседника его эмоциями, не впасть в то же эмоциональное состояние, которое уж точно приведет к бурному конфликту, «выяснению отношений».

  Давайте подумаем, зачем вы рассказываете кому-то о своих проблемах? Может быть, чтобы выслушать совет, как вам вести себя в сложившейся ситуации? Или, может быть для того, чтобы услышать, как вел себя собеседник в аналогичной ситуации? Наверно, все же нет. Если вы посмотрите на себя откровенно, то поймете, что главное в таких случаях – желание, чтобы вас поняли, разделили с вами те чувства, те переживания, которые вы испытываете. Так главное, видимо, именно в этом – в понимании чувств собеседника и сопереживании ему. Именно в этом и состоит секрет хорошего слушания, такого, которое  дает другому человеку облегчение, и, как это ни неожиданно, открывает ему новые пути для понимания самого себя. Таким образом, эмпатическое слушание позволяет переживать те же чувства, которые переживает собеседник, отражать эти чувства, понимать эмоциональное состояние собеседника и разделять его. При эмпатическом слушании не дают советов, не стремятся оценить говорящего, не морализуют, не критикуют, не получают.

Правила эмпатического слушания нелегко выполнять: нужно осознать свои «Я-слушания». Например, если вы от подруги слышите: «Ты знаешь, мой муж мне изменяет…» - и вдруг ощущаете прилив возмущения и сопереживания к говорящей, потому что сами пережили то же в своей семейной жизни. Никакого эмпатического слушания здесь не будет, если вы не сумеете осознать свое «Я-слушание» в данный момент, не осознаете свои собственные неконтролируемые эмоции. И тогда в вашей душе освободится место для чувств другого человека. Состояние эмпатического слушания – это состояние души без фильтров… Возможно, это удивительное эмоциональное состояние, когда душа открыта, и есть наиболее естественное состояние человека с высокой самоценностью. Он одновременно «резонирует» с душой партнера и продолжает оставаться самим собой.

Правила эффективной коммуникации по телефону.

Телефонный звонок нередко напоминает незваного гостя, посещение которого доставляет массу неудобств. Они нарушают нормальный режим работы, мешают решению важных вопросов, отвлекают от работы, мешают вашим коллегам. Жизнь несколько облегчили автоответчики и высвечивающиеся номера, с которого вам звонят.

При разговоре по телефону вы лишаетесь невербальных средств общения (мимики, жестов, выражения глаз, позы и т.д.), зато обостряются все недостатки речи. Теперь особое значение приобретают тон, тембр голоса, интонации. Обращайте внимание не только на то, что говорит собеседник, но и на то, как он это говорит, чтобы понять, в каком психологическом состоянии он находится.

Телефон является одним из самых сильных психологических раздражителей на работе. И дело тут даже не в тех или иных известиях, а в напряжении нервной системы (или ожидание звонка, или неожиданный звонок). Лучше снимать трубку сразу: во-первых, есть стеснительные люди, которые боятся быть надоедливыми; во-вторых, звонок не будет мешать вашим коллегам.

Для сокращения времени разговора нужно всегда иметь под рукой бумагу, ручку, документы, календарь, данные, на которые, возможно, надо будет ссылаться, телефоны и адреса организаций и лиц. Если вы ждете звонка, то подготовка идет такая же, как и к встрече-беседе. Вопросы, записанные заранее, помогут вам вернуться к нужной теме и не упустить чего-то важного.

Повторные звонки (я забыл сказать-спросить) не очень хорошо характеризуют звонящего как делового партнера). По домашнему телефону звонить не принято.

Сняв трубку, сотрудник должен отрекомендоваться сразу, представляя себя (если это персональный телефон) или фирму. Произвести хорошее впечатление: тон должен быть доброжелательный, тембр приятный, ритм речи неторопливый.

Звонящий должен поздороваться, представиться и изложить суть вопроса. Возможно интригующе обещание — выгода, прибыль: “У нас для вас интересное предложение…”; “Хотим сделать вам взаимовыгодное предложение…”. Затем необходимо спросить, располагает ли тот, кому звонят, временем для разговора или лучше перезвонить и когда это лучше сделать в удобное для него время.

Если звонят не вам и вы не можете помочь в решении вопроса, надо оставить записку с координатами звонившего, с вопросом и указать время звонка. Если вы отложили трубку, чтобы кого-то пригласить к телефону, постарайтесь не забыть о ней. Если вам надо подобрать литературу или навести справки, обязательно предупредите собеседника, как долго ему придется ждать, возможно, ему удобнее было бы перезвонить позднее.

Если произошло неправильное соединение, помните, что вас побеспокоили неумышленно, можно сразу же уточнить, какой номер он набирает. Возможно, дело не в технических неполадках, а в неправильно записанном номере.

Итак, если звоните вы.

— Уточните, попали ли вы туда, куда хотели.

— Представьтесь и кратко изложите причину звонка. Искусство заключается в том, чтобы в минимальный отрезок времени сообщить все, что вы хотели, и получить необходимую информацию. Исследователи утверждают, что человек принимает решение о продолжении разговора в первые 4 секунды.

— При сбивчивом ответе задавайте наводящие вопросы: “Нужно ли?” “Есть ли?”. Запомните, что длинные вопросы и сложные предложения тяжело воспринимаются на слух. Говорите отчетливо, не торопясь, негромко. Если на одном конце провода говорят тихо, то и отвечать тоже будут вполголоса, а если громко, то и ответ будет дан повышенным тоном. Числа, имена собственные, согласные произносите особенно отчетливо. Жаргонные слова типа “добро”, “идет”, “о’кей”, “ладно” создают впечатление несерьезности партнера, его легкомысленного отношения к делу.

— Если вы звоните человеку, который просил вас позвонить, а его не оказалось на месте или он не может подойти к телефону, передайте ему, чтобы он вам перезвонил. Серьёзное нарушение этикета — заставлять ждать у телефона, грубое — не перезвонить. Если у вас посетитель, то на звонок надо ответить, обязательно извинившись.

— Учтите, что при длительном тел. общении может возникнуть напряженность. Не пренебрегайте законом “пресыщения”. Признаки: усиление беспричинного недовольства партнером, раздражительность, обидчивость.

— Завершая разговор, постарайтесь в любом случае оставить о себе хорошее впечатление. Фраза: “Надеюсь, что наши контакты будут полезными…” оставит приятное впечатление.

— По этикету разговор завершает его инициатор. Но если вы чувствуете, что время разговора уходит впустую или диалог превратился в монолог, постарайтесь дать понять это собеседнику: “Думаю, мы выяснили основные детали…”.

Если звонят вам

1. Представьтесь от имени организации.

2. Если вам не представились и причину не назвали, уточните эти данные в корректной форме: “Простите, представьтесь, пожалуйста”.

3. Нельзя спрашивать звонящего: “С кем я говорю… или что вам нужно…”.

4. Демонстрируйте внимание к словам собеседника репликами “да”, “понимаю”, “совершенно верно”.

5. Не стоит говорить: Я не знаю; Мы не можем это сделать; Вы должны…; Подождите секунду; Нам это не интересно и т.д. Лучше сказать: Мне нужно уточнить; В настоящее время это довольно сложно; Для вас имеет смысл лучше…; Чтобы найти эти материалы, мне понадобится минуты 3-4; Сейчас мы занимаемся деятельностью иного профиля.

Правила поведения в виртуальном мире

Интернет — это первая в истории цивилизации среда общения, порядок в которой поддерживается самими пользователями. Для этого ими выработаны определенные правила поведения в сети — виртуальный этикет, которые в значительной мере определяются практикой. В виртуальном мире правила вежливости несколько иные, чем в реальном мире.

Больше всего правила виртуального этикета касаются электронной почты. Для этого необходимо:

а) регулярно проверять содержимое своего почтового ящика;

б) безотлагательно отвечать на каждое письмо, адресованное непосредственно вам. Соблюдать лаконичность, иногда вполне достаточно нескольких слов. Отсутствие ответа равносильно тому, как если бы вы проигнорировали приветствие, отказались бы пожать протянутую руку или повернулись бы спиной к своему собеседнику;

в) в электронном послании всегда надо указывать его основную тему. Это правило появилось не сразу, оно выработалось постепенно, явившись результатом определенных практических требований. Необходимо учесть, письма, не снабженные четко сформулированной темой, могут быть проигнорированы;

г) высылая письмо незнакомому адресату, пользуйтесь обычным текстовым кодом, иначе не исключено, что он просто не сможет его получить, и услуги связи будут стоить дешевле;

д) в конце каждого электронного послания обязательно следует указать свое имя, фамилию, должность и место работы, ваш номер электронной почты, а также телефон и обычный почтовый адрес, эти сведения не должны превышать четырех строк;

е) не перегружайте электронное послание дополнительными материалами (фотографиями, рисунками и т.д.);

ж) правильно выбирайте формат текста (текстовый формат займет в сто раз меньше места, чем документ любого приложения);

з) большой объем дополнений высылайте только с согласия или по просьбе адресата. Уточните, имеет ли его почтовый ящик ограничения на принимаемую информацию;

Обратите внимание на лекцию "11 - Эндогенные геологические процессы".

и) послания с приложенными исполнимыми файлами (exe, com), а также документы Microsoft Office могут нести компьютерные вирусы, как правило, уничтожающие содержимое компьютера адресата;

к) для быстрого ответа на электронное послание достаточно воспользоваться кнопкой “Ответ”, чтобы получить готовое к отправлению письмо;

л) отвечая на письмо, не следует повторять всю корреспонденцию целиком, достаточно воспроизвести только те ее фрагменты, на которые вы хотите сослаться, (такое цитирование вовсе не обязательно, но является определённым жестом вежливости по отношению к вашему виртуальному корреспонденту, который мог и забыть суть своего послания или отдельных аргументов в дискуссии);

м) каждое электронное послание одного корреспондента другому является частным, поэтому каждым пользователем должно соблюдаться правило на тайну переписки, (т.е прежде чем передать его содержание другим лицам, необходимо получить разрешение автора);

н) на корреспонденцию, не адресованную лично вам и не от автора послания, отвечать не следует, чаще всего вам навязывается ненужная коммерческая информация.

Итак, в Интернете постарайтесь по возможности не отнимать время у других и не позволяйте никому отнимать его у вас, и тогда общение в виртуальном мире будет плодотворным и радостным.