Факторы влияния на информационный менеджмент

Факторы влияния

на информационный менеджмент

Сфера обработки информации (ОИ) связана с основной деятельностью организации и является структурой, обеспечивающей эту деятельность. Связь эта взаимна, взаимодействие протекает во времени, проходит типовые фазы и состояния и имеет определенные типовые характеристики в этих фазах. Поэтому состояние ОИ и особенности организации рассматривают в порядке оценки стадий зрелости.

Таблица 2.1

Типовые стадии процесса внедрения систем ОИ (по Р.Л.Нолану)

На организацию и менеджмент в сфере ОИ на каждом предприятии оказывает влияние целый ряд общих (типичных) для текущего времени факторов влияния. Это прежде всего сформировавшийся к моменту рассмотрения состав задач подразделения ОИ на предприятии.

Стратегические задачи включают, как правило, идентификацию роли ОИ на предприятии с позиций современности и будущего, формирование целей и стратегий, а также стратегическое планирование информационной структуры предприятия в самом широком смысле. Тактические задачи детализируют стратегические планы и включают мероприятия по сохранению определенных на стратегическом уровне качеств и эффективности информационной структуры. Оперативные задачи охватывают реализацию планов в сфере ОИ, включая реакции на возникающие возмущения.

Следует иметь в виду, что прикладные системы включают как собственные разработки, так и приобретенные программные и другие средства стандартного применения вместе со всеми средствами их планирования, развития, исполнения и обслуживания.

Процесс и достигнутый уровень разделения труда в любом бизнесе и в любой технологии определяют основные особенности деятельности и ее организацию:

выбор между специалистами широкого профиля и узкоспециализированными работниками;

разделение труда или специализация работников по классам задач;

специализация по предметному или техническому признаку;

возможна еще более узкая специализация работников по отдельным организационным фазам работ.

В пользу узких специалистов говорит растущая сложность (или комплексность) всех средств информатизации в задачах ОИ; в пользу специалистов-универсалов – существенная роль общего видения проблем у специалистов, связанных с задачами интеграции систем.

Системы ОИ могут быть централизованными и децентрализованными.

Децентрализация любой деятельности может рассматриваться с пространственной, технологической и организационной точек зрения. Пространственная Д опирается на физические места расположения технологических комплексов, на которых выполняется ОИ. Тесно связанная с этим технологическая Д охватывает уровни технических средств и сетей, распределенные системные программные средства и распределенные данные. При использовании организационной Д осуществляется распределение задач ОИ и ответственности за их результаты.

На рис. 2.1 отражены структурные особенности Д технической среды ИС, в том числе и за пределами границ предприятия.

Рис. 2.1 Структурные особенности децентрализованной технической

среды ИС

Как централизованные, так и децентрализованные структуры имеют свои достоинства и в чем-то уступают друг другу.

Аргументы в пользу централизации ОИ:

· облегчение процесса подготовки информации для руководства, более оперативный и глубокий доступ ко всем имеющимся данным и инструментальным средствам, возможность оперативного, эффективного и глубокого анализа деятельности;

· хорошее согласование с глобальными для предприятия приложениями, выходящими за рамки предприятия и использующими внешние данные и связи; децентрализация в этих случаях неэффективна и хороша только для локально реализуемых приложений;

· возможности применения более совершенных средств, повышения уровня технологической культуры, интеграции «ноу-хау», что предоставляет лучшие условия для профессионального роста специалистов по ОИ и ИТ; в случае децентрализации предприятие опирается на менее мощную технологическую базу, к тому же в таких условиях от специалиста по ОИ требуются дополнительные и достаточно глубокие знания в соответствующей предметной области.

Вместе с тем существуют серьезные аргументы и в пользу децентрализации:

· не требуется значительных усилий, мероприятий и средств для обеспечения защищенности систем, снижается риск, в том числе риск тотального разрушения системы;

· сокращается время реакции на ситуацию по локальным приложениям и уменьшаются по сравнению с централизованными системами организационные потери из-за несогласованности между подсистемами;

· усиливается заинтересованность подразделений в результатах работы тех элементов систем ОИ, которые обеспечивают деятельность этих подразделений, их организационную и технологическую автономность, а также повышается ответственность в вопросах ОИ; однако в силу определенной чужеродности эти не свойственные основному производству функции могут их дополнительно существенно нагрузить.

Таким образом, хотя принято децентрализованное построение систем ОИ, оно не лишено недостатков и не должно идеализироваться. Отношение «цена/производительность» у малых вычислителей лучше, чем у больших, но степень использования ресурсов при централизации выше. Кроме того, децентрализация может нарушить единство и стандартизацию в сфере ОИ из-за автономности подразделений в этих вопросах. Отсюда следует целесообразность сосредоточения в какой-либо центральной инстанции стратегических функций планирования и распределения по системе ОИ, определения компетенции и стандартизации.

Особую версию организационной, технологической и пространственной децентрализации представляет собой индивидуальная обработка данных (ИОД) – Personal Computing. В таких системах конечные пользователи могут разрабатывать приложения, успешно применяя ПЭВМ и их комбинации. Эти работы поддерживаются средствами программирования, ориентированными на конечного пользователя.

С помощью ИОД в ИС преследуются различные цели. Прежде всего, обеспечивается разгрузка профессиональных разработчиков прикладных систем и более высокие эффективность и гибкость в предметной области, а также более глубокое проникновения ОИ на предприятии. В приложениях с краткой продолжительностью жизни ИОД практически всегда улучшает отношение «затраты/польза», она также вызывает стимул к процессам обучения, усиление ответственности конечных пользователей и общее положительное влияние на отношение к ОИ.

Указанные достоинства ИОД могут быть реализованы в ИС, если будут удачно выбраны приложения, а конечные пользователи обеспечены необходимой поддержкой. Для создания ИОД подходят приложения со следующими признаками:

· сложность и трудоемкость разработки невысоки;

· предполагаемая продолжительность жизни приложения измеряется скорее месяцами, чем годами;

· число пользователей мало и частота обращений невелика;

· объем данных ограничен, обратное воздействие на центральные базы в виде изменений данных в них не имеет места;

· нет возможности и потребности многократного применения данного элемента ИС для всей планируемой прикладной системы или ее частей;

· активные и постоянные контакты с другими прикладными системами не существуют или ими можно пренебречь;

· требования по сохранности и защите данных невысоки.

В лекции "8. Методические указания к самостоятельному тестированию" также много полезной информации.

Конечные пользователи на больших предприятиях поддерживаются или обслуживаются информационными центрами (ИЦ), центрами консультаций или центрами сервиса. Задачами ИЦ являются:

управление ИОД (стандартизация в пределах всего предприятия в области: выбора приложений и ограничений для традиционной организации ОИ; оценки доступных программных и технических средств; обеспечения менеджмента данных; определения принципов разработки ИОД – методики проектирования, анализ отношения «затраты/польза» и т.д.; сервиса ИЦ для конечных пользователей; расчета производительности ИЦ);

сервис для конечных пользователей (консультации при выборе подходящих для ИОД приложений, технических и программных средств; поддержка при приобретении, инсталляции и обслуживании технических и программных средств, расходных материалов; обучение обслуживанию технических средств, применению программных средств и методам работы; подготовка копий центральных баз данных; консультации при возникающих проблемах);

маркетинг в области ИОД (активный маркетинг для расширения ИОД, т.е.: опека пилотных проектов, публикация успехов и достижений, организация обмена опытом конечных пользователей);

административные задачи, следующие из вышеизложенного (наблюдение рынка и централизованное приобретение технических и программных средств; обучение; выявление расходов и их расчет; формирование, повышение квалификации и использование персонала ИЦ; координация ИЦ и традиционной ОИ).

Весьма непростым делом является поиск и мотивация сотрудников для работы в ИЦ. От них требуются качества, отличные от сотрудников сферы ОИ: легкость общения с конечными пользователями, быстрое понимание связей в приложениях, дидактические способности, эрудированность. Сегодня ИЦ как ключевая структура в сфере электронной ОИ уверенно закрепились прежде всего на больших предприятиях развитых промышленных стран.