Информационные системы в торговой логистике

Решающую роль в создании логистической торговой системы играет – логистическая информационная система (ЛИС). Она является основным средством обеспечения и координации деятельности функциональных подсистем в логистической торговой системе.

Концепция и само определение логистической системы предполагает наличие тесной связи между двумя основными потоками – материальным и информационным. Однако эффективное управление материальными потоками невозможно при отсутствии мощной информационной системы, обеспечивающей управляющих своевременной, достоверной и необходимой информацией.

Информационные системы в торговой логистике предполагают быструю адекватную реакцию на требования рынка, слежением за временем доставки, оптимизацию функций в целях качественной доставки, своевременного снабжения и пр.

Однако при реализации очевидных преимуществ качественного информационного обеспечения логистических процессов возникают проблемы:

- отсутствие сбора информации на предприятиях. В основном информация носит неточный, неоперативный и неприемственный характер. Зачастую компании терпят крах по причине несвоевременной, либо недостоверной информации;

- слабое развитие коммуникационных сетей и отсутствие информационного взаимодействия между поставщиками-производителями и покупателями-потребителями;

- отсутствие технических средств информационного обеспечения на предприятиях;

- отсутствие единой межнациональной коммуникационной информационной системы, которая способна передавать информацию о материальных потоках и осуществлять контроль за их движением.

В целом, к информационному потоку предъявляются следующие требования:

Правильность и точность информации. На этом основывается правильность принимаемых решений.
Гарантия доступности информации, её наличие в нужное время и в нужном месте.
Возможность доступа к информации с технической точки зрения. Имеются в виду проблемы совместимости электронно-вычислительной техники и программного обеспечения.

Вопрос 2. Классификация информационных потоков в ЛТС

Логистическую информационную систему образуют разнообразные информационные потоки.

Различают информационные потоки:

1. По времени возникновения:

- опережающие данные материального потока, т.е.информация активизирует прибытие груза. Этот вид информации позволяет получателю своевременно подготовиться к приёмке груза;

- сопровождающая информация характеризует: вид, количество груза, отправителя, получателя. К такому типу информации относится сопроводительная документация и маркировочные данные.

- опаздывающая информация идёт в обратном направлении, подтверждает прибытие груза, к ней относятся документы и информация, связанная с рекламациями товаров, изучения спроса и требования потребителей.

2.По отношению к логистическим функциям:

-элементарные;

-комплексные;

-ключевые;

-базисные

К базисным функциям логистики относят функции снабжения, производства и распределения. К ключевым функциям относится транспортировка, управление закупками, управление запасами, управление производственными процедурами, ценообразование.

3.По отношению к ЛС и звеньям ЛС:

-внутренние поток – начинающийся и заканчивающийся внутри логистической системы и не выходящий за её пределы, т.е. информация между подразделениями;

-внешние поток – представляющий связь компании с внешней средой; информация, касающаяся рыночных условий, законодательства и т.д.

-горизонтальные потоки, возникающие на одной ступени оргструктуры компании;

-вертикальные потоки, возникающие и передающиеся на разных уровнях оргструктуры компании;

-входные и выходные по отношению к логистической системе;

4.По виду носителей информации:

-бумажные носители;

-электронные носители;

-магнитные носители;

5.По периодичности использования:

-регулярные;

-периодические;

-оперативные;

-информация в режиме реального времени;

6.По назначению информации:

-управляющие (приказы, договоры);

-нормативно-справочные (данные о нагрузке на 1 м² склада);

-вспомогательная информация;

-учетно-аналитическая информация;

7.По степени открытости:

-открытая

-закрытая

-коммерческая информация;

-простая

-заказная

8.По способу передачи данных:

-почтой;

-телефон, телеграф;

-с помощью радио, ТВ;

-с курьером

Вопрос 3. Понятие информационной системы и её функции в ЛТС

При информационном обеспечении устанавливаются состав и структура необходимой информации. Вся функционирующая информация интегрируется в единую информационную базу, или в информационную систему. Определение ИС можно сформулировать следующим образом: «информационная система – это определенным образом организованная совокупность взаимосвязанных средств вычислительной техники, различных справочников и необходимых средств программирования, обеспечивающая решение тех или иных функциональных задач».

Логистические торговые информационные системы представляют собой соответствующие информационные сети, начинающиеся с отслеживания оперативных требований заказчиков, распространяющиеся через распределение и производство до поставщиков и потребителей.

Логистические системы состоят из четырёх компонентов: банка данных, статистического банка, банка моделей и терминала.

1.Банк данных представляет собой систему накопления всех видов информации, относящейся к функционированию логистической системы. В банке данных вся информация представлена в классифицированном, кодированном, агрегированном виде, т.е. в удобной форме для принятия решений. Информация, имеющаяся в банке данных, поступает к управляющему через терминал. Она также может передаваться в статистический банк или банк моделей.

2. В статистическом банке информация перерабатывается в удобную форму для выявления тенденций и взаимосвязей между имеющимися данными;

3. Банк моделей содержит ряд (стандартных) моделей или программ для описания и анализа взаимосвязи в логистической системе, а также для планирования и прогнозирования.

Три главных принципа при создании ЛИС:

1. Данные собираются на самом низком уровне;

2. Данные должны быть сопоставимы;

3. Информационные процессы взаимосвязаны и взаимодействуют через единую систему.

В целом, ЛИС должна обеспечивать каждый уровень компании информацией, необходимой для принятия решения на конкретном уровне.

С функциональной точки зрения ЛИС представляет собой четырехуровневую иерархическую систему, где:

- на первом уровне с помощью ЛИС решаются вопросы осуществления конкретных операций – поступление заказов, отгрузка продукции, подготовка груза к отправке, складские операции и т.д.;

- на втором уровне решаются вопросы учета и контроля- управления запасами, учёт наличия складских площадей, контроль процесса транспортировки груза, бухгалтерские операции по счетам и т.д.;

- на третьем уровне решаются вопросы аналитического характера – использование логистики для поддержки маркетинговых операций, прогноз поступления заказов и прогноз их исполнения, финансовое планирование расходов, связанных с логистикой;

- на четвертом уровне решаются стратегические проблемы – планирование операций на уровне компании, изменение в структуре, определение приоритетных направлений в логистической работе на перспективу.

При рассмотрении вопросов работы логистической информационной системы в целом предполагается , что информация не просто передается и накапливается, но служит инструментом при принятии административно-коммерческих решений.

Рисунок. Функции логистической информационной системы

I.- Приём и обработка информации позволяет: сократить временной интервал между поступлением заказов в систему и доставкой продукции потребителю, тем самым повысить уровень и качество обслуживания, объём продаж; сократить уровень запасов в системе, что обеспечит экономию общих издержек.

II.- Функция планирования определяется как процесс постановки целей и выбора путей их достижения осуществляется в 3 уровнях: стратегическом, тактическом и оперативном.

Стратегическое планирование связано с долгосрочным распределением ресурсов в ЛС, а детализация корпоративной стратегии осуществляется на оперативном уровне.На этом же уровне разрабатываются контрольные показатели функционирования ЛС на протяжении краткосрочного периода. Для обеспечения адаптации ЛС в случае изменений условий её функционирования используется тактическое планирование.

III. – Функция контроля в ЛС связана с проверкой выполнения установленных контрольных показателей, в случае отклонений факта от плана происходит корректировка системы. Система логистического контроля должна быть построена таким образом, чтобы 1). Сигнал о возникновении отклонений поступал на соответствующий уровень управления; 2). Управляющий непрерывно получал информацию о текущем состоянии системы ( мониторинг).

IV.- Функция координации связана с обеспечением управления материальными и информационными потоками, проходящими через предприятие.

Развитие компьютерной техники и информационных технологий создает основу для непрерывного совершенствования логистических информационных систем промышленных и торговых компаний.

Вопрос 4. Принципы и этапы построения информационной системы в торговом предприятии

Для построения логистических информационных систем на базе ЭВМ важны следующие принципы:

- нужно стремиться к модулярной структуре систем как в аппаратном оборудовании, так и в программном обеспечении;

- надо обеспечить возможность поэтапного создания системы;

- очень важным является четкое установление мест стыка;

- нужно обеспечить гибкость системы с точки зрения специфических требований конкретного применения;

- ведущую роль играет приемлемость системы для пользователя диалога «человек-машина».

Стратегическое планирование информационной системы включает следующие шаги:

- определение подразделений предприятия, которые будут включены в интегрированную информационную систему;

- проекты функциональных областей информационной системы и соотношений между ними;

- определение важных для работы предприятия объектов: заказчики, поставщики материалов, деталей и т. д., их отображение в информационной системе;

- определение возможностей использования функциональных областей системы в различных подразделениях предприятия;

- установление правил для технической реализации подсистем, создаваемых собственными силами;

- установление параметров для вычислительной техники;

- разработка проекта реализации.

Стратегический общий план создается в течение нескольких месяцев. Однако необходима ежегодная его актуализация с учетом опыта реализации отдельных проектов.

Говоря об информационных системах в торговой логистике следует понимать, что к ним относятся: информационные системы между поставщиками и транспортными агентами, т. е. компаниями, осуществляющими товародвижение материального потока различными видами транспорта. Это и информационные системы в розничных и оптовых торговых предприятиях, связывающие работу кассовых терминалов со складом, торговым отделом и бухгалтерией и т.д.

Вопрос 5. Примеры создания информационных систем на разных этапах товародвижения: транспортирование, складское хранение, розничное предприятие

Примеры таких систем рассмотрим ниже.

Интерес представляет современная технология информационного взаимодействия, налаженная между Северо-Кавказской железной дорогой и Новороссийским морским торговым портом. Технология нацелена на увязку данных о грузопотоках, следующих в адрес порта с подходом к нему морских судов.

Компания «Анком» внедрила информационную систему управления в IV районе морского порта Санкт-Петербурга. Система обеспечивает необходимой информацией экспедиторские фирмы, грузовладельцев, подразделения порта, предпортовой железнодорожной станции, отделения Октябрьской железной дороги.

Особый интерес представляет информационная система «Экспедитор», доступ в которую осуществляется через Интернет с использованием персонального кода. Она дает возможность экспедиторам получать необходимую информацию в реальном режиме времени.

Сдерживающим фактором при прохождении внешнеторговых грузов через транспортные узлы на базе морских портов является большой объем рутинных операций с бумагами. Так, например, для передачи внешнеторговых грузов с одного вида транспорта на другой при их прохождении через морской порт необходимо оформить более двухсот различных документов. Оформление и передача документов упрощается во многом при работе с системой «Экспедитор».

Рынок кассовых программ начал формироваться с того момента, когда руководители розничных предприятий стали осознавать, что в условиях возрастающей конкуренции кроме традиционных методов привлечения клиентов можно и нужно использовать различные технические средства.

Основными требованиями любых торговых предприятий к кассовому софту являются: высокая надежность; быстродействие; соответствие законодательству; поддержка широкого спектра кассовых операций.

На сегодняшний день кассовое программное обеспечение должно поддерживать следующие функции: ведение приходно-расходных кассовых операций, продажу/возврат товаров по штрих-коду с использованием сканера или вводом вручную, выборочно или по категориям; комбинированный расчет с покупателем в различных платежах, систему процентных скидок/наценок на товар, поддержку различных схем ценообразования, систему отложенных чеков, контроль товарных остатков, блокирование ошибочных действий кассиров.

Так, например, в качестве I этапа сотрудничества торгового предприятия и фирмы АСТОР ВЦ было решено открыть строящийся магазин с автоматизированной системой учета: «Астор: Торговый дом 4.0». Система учета в магазине устанавливается в течение 2-3 недель, за это время устанавливается программное обеспечение, подключается к системе разнообразное торговое оборудование, производится обучение персонала и осуществляется перенос данных с электронных носителей.

При открытии магазинов сложности возникли при внесении приходов товаров – здесь влияет 2 фактора: массированные поставки товаров и недостаток опыта работы с системой операторов, фиксирующих приходы в системе учета.

Все это влечет за собой напряженный график работы операторов и ошибки ввода данных. После открытия магазина начался важный этап, предусмотренный технологиями работ, - пост-пусковые сопровождения. На этом этапе были скорректированы действия персонала, работающего с системой учета, а также произведены доработки системы. Наибольшим изменениям подверглась система инвентаризации.

С вводом новой системы учеты была решена существенная часть проблем:

- штатные механизмы консолидации информации позволили значительно уменьшить скорость роста информационной базы и в товаров же время вести полноценный оперативный и бухгалтерский учет;

- эффективное управление поставками и анализ работы поставщиков. Система позволит прогнозировать потребности в товарах и формировать запасы поставщикам, причем с возможностью отбора оптимального поставщика по нескольким критериям: сроки поставки, объемы поставки, комплектность поставки, периодичность поставки. Причем заказы могут быть отправлены поставщиком непосредственно из магазина. Это особенно актуально для скоропортящихся и быстрооборачиваемых товаров. Также запасы могут быть отправлены в офис, где они консолидируются обрабатывающим менеджером и отправляются поставщикам;

- управление ассортиментом. Система позволяет контролировать и управлять ассортиментным минимумом, эффективностью продаж товаров, производить ABC-анализ;

- масштабируемость системы.

В настоящее время в розничных торговых предприятиях используются такие программные продукты, как: «Домино», «Кристалл», «Парус», «1С:Предприятие», «Астор: Торговый дом», «Астор: Торговая сеть» и др.

Люди также интересуются этой лекцией: Фтизиатрия.

Автоматизированная система управления персоналом

Нередко эффективность работы торгового предприятия напрямую начинает зависеть от способности руководителя рационально использовать персонал, грамотно им управлять, анализировать статистические данные по персоналу и принимать на их основе необходимые решения. Можно сказать, что актуализация работы персонала для многих торговых предприятий окажется тем скрытым резервом, благодаря которому можно достичь повышения эффективности работы, когда кажется, что все доступные средства уже использованы.

Такие программные продукты для решения кадровых задач появились в начале 1990-х гг., причем иностранные системы управления персоналом на российском рынке практически не востребованы. Основная проблема здесь – в несоответствии международных и российских справочников должностей.

Сегодня используют в своей работе автоматизированные системы управления персоналом: «Босс-Кадровик», «Седьмой Континент» используют продукт семейства Platium, торговая сеть «Копейка» - SAP, а управление персоналом осуществляет «АиТ-Софт» и т. д., т. е. если используется даже иностранная система, товаров для кадровой службы используются отдельные российские программные продукты.

Литература:

1. Саркисов С.В. Управление логистическими цепями поставок: Учеб.пособие.-М.:Дело, 2006.- 368с.

Поделитесь ссылкой:

Популярные услуги

Информационные системы в торговой логистике

Рекомендуемые материалы

Рекомендуемые лекции