Клиентская почтовая программа MS Outlook

ТЕМА 5

 КЛИЕНТСКАЯ ПОЧТОВАЯ ПРОГРАММА MICROSOFT OUTLOOK

Основные сведения

Программа Microsoft Outlook является почтовым «клиентом» и предназначена не только для управления перепиской и личными сведениями, но и является прекрасным персональным организатором работ.

При работе в локальной сети она облегчает организацию информации и создание баз данных, обеспечивает совместный доступ к ней. Помогает планировать и отслеживать встречи, события, задачи.

Интеграция Microsoft Outlook с приложениями Microsoft Office позволяет создавать сообщения в любой программе Office, включая Microsoft Word, Excel, Access и PowerPoint.

Интеграция Outlook с Internet Explorer 5, предоставляет следующие возможности.

• Запуск Outlook из меню «Сервис » в Internet Explorer.
• Отправка сообщений прямо из Internet Explorer (меню «Файл» ).
• Обеспечение доступа из Outlook к системе чтения новостей Outlook Express, входящей в комплект Internet Explorer, и подписки к избранным группам новостей.
• Переключение к работе с Internet Explorer для просмотра Web-страницы, открытой в Outlook.
• Совместное использование HTML-данных различными программами. Например, если почтовое сообщение составляется в формате HTML, в него может быть помещено изображение со страницы Web.

Вид экрана и основные действия в почтовой программе Outlook.

После запуска и входа в программу (при необходимости задания имени и пароля) окно Outlook может выглядеть по-разному, в зависимости от настройки. При работе с почтой наиболее удобным представляется автоматическое открытие папки «Входящие», сюда поступает новая почта и здесь хранятся все пришедшие сообщения (рис. 5.1).

В левой части экрана отображаются основные элементы программы: Календарь, Контакты, Дневник, Заметки, Корзина для удаленных документов, а также доступ к другим ярлыкам и папкам компьютера.

Доступ к папкам Outlook обеспечивается через раскрывающийся список в заголовке окна «Входящие» или другой активной папки (рис. 5.2).

Названия папок говорят об их назначении.

«Исходящие» - предназначена для временного хранения отправляемых писем до соединения с почтовым сервером провайдера.

«Отправленные» - здесь по умолчанию хранятся копии отправленных сообщений.

Удаленные - ненужные сообщения временно помещаются на хранение в эту папку. Для окончательного удаления сообщений из этой папки следует их выделить и нажать клавишу Delete.

«Черновики» – эта папка используется для временного хранения недописанных писем. В ней по умолчанию сохраняется письмо при выборе в меню «Файл»  пункта «Сохранить» .

Работа с почтой в папке «Входящие».

Область просмотра папки «Входящие» чаще всего настраивается так, чтобы отображать основные реквизиты письма (рис. 5.1) адрес отправителя, тема, дата получения сообщения, особые отметки, значок прикрепленного файла. Щелчок левой кнопкой мыши по пиктограмме заголовка столбца позволяет выполнить сортировку писем по нужному параметру сообщения. Двойной щелчок в области темы письма позволяет открыть письмо в новом окне.

Основные виды работ в Outlook можно выполнять непосредственно из папки «Входящие», впрочем, как и из любой другой папки, через меню «Файл» (рис. 5.4) или воспользовавшись пиктограммами панели инструментов (кнопки: Создать, Ответить и т.д.).

Работа с сообщениями

Алгоритм создания сообщения зависит от того, новое это сообщение или ответ на поступившую корреспонденцию.

Создать новое сообщение можно из любого окна, выбрав в меню «Файл» команду «Создать» - «Сообщение» или нажав клавиши Ctrl+N.

При этом открывается новое окно (рис. 5.5), в котором нужно заполнить поля Кому, Копия и СК (скрытая копия), в поле Тема ввести тему сообщения.

Выбрать имена адресатов из списка можно нажав кнопку Кому или Копия. В обоих случаях открывается окно доступа к адресной книге, где можно также уточнить или отредактировать сведения об адресатах, контактах и группах рассылки

Для создания автоподписи можно в окне Outlook воспользоваться меню «Сервис» - «Параметры…». Затем на вкладке «Сообщение» выбрать тип подписи (если варианты подписей уже созданы) или создать автоподпись и снять или установить флажок «Не применять при ответе» (рис. 5.6).

Рис. 5.6. Бокс для настройки автоподписи в меню «Сервис»

В окне письма вставка подписи выполняется через меню «Вставка». Здесь же есть доступ к средствам создания и редактирования подписи.

При ответе на полученные письма нужно в окне письма нажать кнопку Ответить - чтобы ответить только отправителю сообщения. Чтобы ответить всем получателям, указанным в полях Кому и Копия, следует нажать кнопку Ответить всем.

Не раскрывая исходное письмо можно выполнить те же действия из папки «Входящие», предварительно активизировав (подсветив) нужное письмо, обратиться к меню или к кнопкам панели инструментов.

В любом случае открывается окно нового письма, в котором поля Кому и Копия заполняются автоматически. Текст исходного письма цитируется в текстовом поле письма. Письмо остается отредактировать и отослать.

Для привлечения внимания к письму можно использовать следующие средства.

· Установить параметры «важность»: Высокая -  или Низкая - ,

· Установить специальные отметки к исполнению (ответить, принять к сведению и т.д.) -

Приведенные значки будут отображаться в папке «Входящие», а в окне самого письма в заголовке появляется сообщение с установленной пометкой. Например,

Если ответ на письмо просрочен, через определенные интервалы времени будет появляться напоминание, сопровождающееся звуковым эффектом.

Наконец, благодаря возможности использования редакторов для работы с сообщениями, можно управлять цветом шрифта и фона писем.

Для отслеживания судьбы посланного сообщения перед его отправкой в меню «Параметры» в разделе «Параметры отслеживания» можно установить флажок «Уведомить о прочтении сообщения». Это вызовет автоматическую генерацию уведомляющего письма.

Работа с Контактами

Папка «Контакты» является адресной книгой для электронной почты, а также хранилищем деловых сведений и данных о людях, с которыми требуется поддерживать связь – своеобразной базой данных корреспондентов.

В папке «Контакты» могут храниться адрес электронной почты, почтовый адрес, несколько номеров телефонов и другие сведения, относящиеся к контактному лицу, например, день рождения и годовщина какого-либо события.

Создание контакта выполняется из основного окна Outlook через меню «Файл» - «Создать» - «Контакт». При этом открывается окно «Контакта», представленное на рис. 5.7.

Рис. 5.7 Окно «Контакт»

Характеристики Контакта заносятся в отдельные поля. По любому полю или его части, например, имени или адресу может выполняться Сортировка, Группировка и Фильтрация контактов.

Аналогичным образом создается Список рассылки – для группы контактных лиц. В этом случае в меню «Файл» - «Создать» следует выбрать пункт «Список рассылки» (  ).

Находясь в окне Контакта или Списка контактных лиц, достаточно нажать кнопку или выбрать команду меню «Действия», чтобы отправить этому контактному лицу приглашение на собрание, сообщение электронной почты или задание. При наличии модема Outlook может набирать номера телефонов контактных лиц. При этом в Outlook может засекаться время разговора, которое заносится в дневник. Туда же можно занести заметки о разговоре.

Организация работ с помощью Outlook

Для планирования производственной или личной деятельности предназначены папки «Задачи» и «Календарь». В «Календаре» можно представить события месяца, недели или одного дня по часам (меню «Вид»). А в папке «Задачи» – список и описание отдельных задач.

При работе в локальных и корпоративных сетях Outlook можно настроить так, чтобы обеспечить доступ к этим папкам участников коллективной работы. Таким образом, при планировании мероприятий можно учесть занятость всех заинтересованных лиц, автоматизировать подготовку списков рассылок, проследить прохождение документации, установить выдачу напоминаний о предстоящих работах, встречах и пр.

ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ

E-mail (Electronic Mail - электронная почта), которая позволяет любому пользователю сети передавать и получать электронные сообщения;

POP (Post Office Protocol) – протокол для передачи исходящей почты.

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) - протокол передачи входящей почты.

Spamming (рассылка навязчивых сообщений, замусоривание) – рассылка пользователям Internet ненужной рекламы.

Usenet(новости) – служба, которая позволяет создавать сообщения (электронные новости) похожие на сообщения электронной почты, но предназначенные не для личного обмена, а для публичного обсуждения.

ЗАДАНИЕ №5
Тема: Работа с почтовой программой Outlook

1. Запустить почтовую программу Microsoft Outlook. Уточнить у преподавателя пароль для входа в программу.

Примечание. При работе в локальной сети имена всех почтовых клиентов и пароль для работы с почтой определены заранее и имеют вид:
Name -  mailXXX, где XXX – номер локальной станции (например, mail382).

Password – XXXmail (для данного примера -  382mail).

2. Познакомиться с перечнем служебных папок и задач, предоставляемых в левой части окна – "Ярлыки Outlook", "Мои ярлыки", "Другие ярлыки".

2.1. Вызвать справочную систему окна Outlook и познакомиться с интерактивной справкой "Добро пожаловать в Microsoft Outlook" (в разделе Начальные сведения).

2.2. Познакомиться с меню окна Outlook. В меню Вид просмотреть, какие способы представления информации предлагает программа Outlook, как можно изменить "Текущее представление".

3. Перейти в папку "Входящие", проверить наличие сообщений, в том числе непрочитанных.

4. Создать новое сообщение, пользуясь меню Файл – Создать – Сообщение.

4.1. В открывшемся окне "Сообщение" заполнить поля адресата «Кому…» и «Копия…», пользуясь предлагаемым списком адресатов, принадлежащих вашей учебной аудитории. Например, соседям справ и слева.

4.2. Заполнить поле «Тема:» и составить короткое приветственное письмо, соблюдая все правила почтового этикета.

4.3. Просмотреть Параметры сообщения (кнопка  ). Установить флажок параметра, позволяющего сохранить сообщение после отправки в папке "Отправленные". Отправить сообщение.

5. Просмотреть входящие сообщения.

5.1. Если сообщений больше одного, выполнить сортировку сообщений по различным признакам (имя, тема, дата, особые пометки).

5.2. Прочитать полученные сообщения, активизируя поочередно каждое из них.

6. Научиться создавать и изменять шаблон подписи к письму.

6.1. В окне Outlook вызвать меню «Сервис» – «Параметры». На вкладке «Сообщение» найти и использовать средства для создания автоподписи. Создать два варианта подписи с именами Деловая и Личная. Выбрать вариант Деловая и снять флажок «Не применять при ответе…».

7. Ответить на полученные письма.

7.1. Активизировать папку «Входящие», просмотреть первое из полученных сообщений и подготовить ответ на письмо (меню «Действия» или воспользоваться пиктограммой  на панели инструментов).

7.2. В предлагаемом шаблоне ответа изменить Тему письма, удалить текст полученного письма и сообщить о себе некоторые сведения, например, номер контактного телефона.

7.3. Заполнить адресное поле «Копия…», воспользовавшись Адресной книгой. Таким образом отправить письмо всем адресатам.

8. Создать и отправить сообщение с приложением.

8.1. Создать с помощью графического редактора MS Paint черно - белый рисунок, объем которого не превышает 3 Кбайт. Сохранить его под именем Fig_XXX.bmp, где XXX – имя Вашего компьютера.

8.2. Подготовить небольшое письмо для отправки соседу справа. Проверить правописание Вашего сообщения (меню «Сервис» – «Правописание»). Заполнить поля темы и адресата. Заменить автоподпись на Личную, воспользовавшись меню «Вставка» – «Подпись».

8.3. Присоединить к письму файл. Пользуясь кнопкой «Добавить файл» () панели инструментов, открыть окно «Вставка файла» и выбрать подготовленный графический объект.

8.4. Установить следующие параметры сообщения:

высокий приоритет (кнопка  ) и оповещать о прочтении.

Отправить письмо.

9. Научится переадресовывать полученные сообщения.

9.1. Получить сообщение от соседа слева (см. имя компьютера в адресе полученного сообщения), переадресовать его соседу справа, пользуясь кнопкой .

9.2. Получив переадресованное сообщение (имеющее в поле "Тема" признак FW:), ответить его отправителю.

10. Работа с папкой «Контакты».

10.1. Открыть папку «Контакты». Если она содержит ранее созданные контакты, просмотреть их свойства и удалить контакты.

10.2. Создать Контакт с соседом справа. Дать ему имя Сосед и заполнить Общие сведения о контакте - имя, отчество, место учебы, телефон.

10.3. С помощью меню «Файл» - «Создать» создать два Списка рассылки для групп пользователей – Boys и Girls. В каждую группу занести 2-3 записи, выбирая их из списка командой «Выберите членов…», или вписать самостоятельно, воспользовавшись кнопкой «Добавить»..

10.4. Подготовить сообщение для адресатов группы Girls, например, с приглашением на концерт (в папке Контакты выбрать меню «Действия» - «Создать сообщение контакту»).

Если Вам понравилась эта лекция, то понравится и эта - Механические свойства костной ткани 2.

10.5. Установить «Отметку к исполнению» () – «Ответить» и срок отправки ответа - текущая дата, через 10 минут от настоящего момента. Отправить письмо.

10.6. Открыть окно списка рассылки Boys. Подготовить сообщение всем адресатам группы Boys, воспользовавшись меню окна. Установить параметр письма «Уведомить о прочтении». Отправить почтовые сообщения.

11. Проверить поступившую почту, отсортировать сообщения по всем признакам. Отфильтровать непрочитанные сообщения, прочитать их.

12. Результаты продемонстрировать преподавателю.

Для защиты работы предъявить папки «Входящие», «Отправленные» и «Контакты». Показать одно из отправленных писем, написанное в соответствии с правилами почтового этикета. Просмотреть свойства прикрепленного файла.

13. После защиты удалить свою корреспонденцию и созданные контакты.