Десять шагов в microsoft_access (Десять шагов в Microsoft Access)

Федеральное агентство по образованиюГосударственное образовательное учреждениевысшего профессионального образованияПЕТРОЗАВОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТЕ. К. БелыйДесять шагов в Microsoft AccessПетрозаводскИздательство ПетрГУ2005ББК 32.97УДК 681.3Б 439Рецензенты:Н. А. Будникова, доцент кафедры Информатики и математическогообеспечения ПетрГУ, канд. физ.-мат.

наук;Н. В. Коцобан, начальник Центра информационных технологий и телемедицины Республиканской больницы МЗ РКПечатается по решениюредакционно-издательского советаПетрозаводского государственного университетаБелый Е. К.Б 439 Десять шагов в Microsoft Access: Учеб. пособие. – Петрозаводск:Изд-во ПетрГУ, 2005. – 92 с.ISBN 5-8021-0505-4Учебное пособие предназначено для студентов первых курсов технических факультетов, изучающих курс «Информатика», и может бытьиспользовано как для самостоятельного изучения Microsoft Access, таки при проведении лабораторных работ. Пособие позволяет в течениедесяти академических часов, проведенных за компьютером, получитьпервые необходимые навыки разработки приложений Access.ББК 32.97УДК 681.3ISBN 5-8021-0505-4© Белый Е.

К., 2005© Петрозаводский государственныйуниверситет, 20052ПредисловиеРезультатом можно только восхищаться, а процесс можно научиться применять.Эдвард де БоноПодготовка квалифицированного инженера предполагает формирование навыков эффективной работы с данными. Традиционно в курсе«Информатики» для технических факультетов значительное вниманиеуделяется вопросам обработки данных, а вопросы разработки и построения баз данных отходят на задний план.

В какой-то мере, учитывая специфику профессиональной деятельности инженера, это оправданно. Однако обработке данных всегда предшествует построениеинформационной модели исследуемого процесса, разработка структуры таблиц, организация сбора и обновления данных. Таким образом,без должной подготовки данных до этапа обработки можно просто недойти. Привить необходимые для построения баз данных навыки, выполняя серию разрозненных заданий и упражнений по созданию отдельных объектов Microsoft Access, нереально, тем более в жесткихвременных рамках учебного процесса. Поэтому мы пошли по путиобучения в процессе разработки приложения.

При таком подходесвойства таблиц, запросов, форм, отчетов и других объектов MicrosoftAccess будут раскрываться в их взаимосвязи. Известный французскийпсихолог Эдвард де Боно, слова которого взяты в качестве эпиграфа,считал, что нельзя научить человека творчески мыслить, заставляя егоделать последовательность правильных, безукоризненно логичныхшагов. В процессе разработки приложения мы иногда будем принимать не самые лучшие решения, наблюдать, что в результате получилось, и снова возвращаться для доработки «неудачных» фрагментовприложения. В литературе большое внимание уделяется этапу проектирования базы данных, однако применить эти рекомендации на практике, в полной мере, может только человек, разработавший не однубазу.

Мы будем смотреть на процесс разработки приложения MicrosoftAccess глазами «новичка».3Поскольку пособие отражает процесс разработки приложения, естественно было разбить материал на шаги, соответствующие этапам работы. Всего таких шагов десять. Средний студент в состоянии преодолеть один шаг за академический час. Если вначале читатель практически работает под диктовку автора, то далее с каждым шагом ему предоставляется все большая и большая самостоятельность.В качестве объекта для разработки базы данных мы выбрали склад.Почему именно склад? Во-первых, эта задача позволяет достаточнополно раскрыть возможности Microsoft Access. Во-вторых, задача имеет практическую направленность, поскольку ни одно предприятие необходится без склада.

На складе завода хранятся запасы сырья, которое закупается большими партиями, а затем в процессе производствараспределяется по цехам, на складе хранятся запасы готовой продукции. В любом медицинском учреждении есть фармацевтический отдел,который обеспечивает закупку медикаментов и предметов медицинского назначения у поставщиков и распределение их по отделениям.Бумага, на которой подготовлено настоящее пособие, также поступилана кафедру с университетского склада. Во всех приведенных вышепримерах необходим учет прихода, расхода и наличия товаров, и всеперечисленные примеры можно объединить одной информационноймоделью.

Приложение, которое мы собираемся разработать, предназначено для работы в среде Microsoft Access версии 97 и выше.Пособие можно использовать как для самостоятельного изучения Microsoft Access, так и при проведении лабораторных работ по курсу«Информатика». В последнем случае задания внутри группы студентов легко можно сделать индивидуальными, предоставив каждомустуденту возможность выбрать свой набор хранящихся на складе товаров.Замечания и предложения вы можете направлять по адресу: belyi@petrsu.ru.41. Шаг первый. Работа с таблицами и запросами1.1. Создание новой базы данных. Для начала создайте папку.

Еслипособие используется в лабораторных работах, студент может включитьв название папки номер своей зачетной книжки или фамилию. Например: «Склад_0350268». После первого запуска Microsoft Access в окнеприложения появится диалоговое окно, в котором Вам будет предложено открыть одну из созданных ранее баз данных (если таковые имеются)либо создать новую, пока пустую.Сохраните новую базу данных в только что созданной папке, присвоивфайлу название, например, «Петров и компания» (рис. 1). Нажмитекнопку «Создать» (Create).

На экране появится окно базы данных.В окне базы данных представлены основные объекты базы данных: таблицы, запросы, формы и другие. Если Вы располагаете версией Microsoft Access 97, интересующий Вас класс объектов можно выбрать,щелкнув левой клавишей мыши по соответствующей заставке в верхнейчасти окна базы данных. В версиях, начиная с 2000-й, классы объектоврасполагаются в левой части окна базы данных (рис.

2).1.2. Создание таблицы. Таблица – объект базы данных, предназначенный для хранения данных. Каждая таблица содержит информацию опредметах определенного типа. Перед созданием таблицы следует определить набор важных для пользователя характеристик (свойств, параметров) предмета.Рис. 1. Создание новой базы данных5Рис. 2. Окна баз данных Access 97 и Access 2000Рис. 3. Выбор способа создания таблицыПринятая почти во всех современных СУБД реляционная модель предполагает, что каждому предмету соответствует одна запись – строкатаблицы, а каждой характеристике выделено поле фиксированной длины – столбец таблицы.

Таким образом, запись также имеет фиксированную длину, что значительно облегчает доступ к записям таблицы.6Начнем формирование базы данных с организации ввода информации опоставщиках. Каждому поставщику будет соответствовать запись таблицы. Для реализации замысла прежде всего требуется создать структуру соответствующей таблицы. Выделим набор наиболее важных характеристик поставщика: название фирмы, адрес, директор, контактные телефоны и другая полезная информация… Список может оказаться довольно внушительным.Для создания таблицы надо войти в раздел «Таблицы» окна базы данных, нажать кнопку «Создать», в открывшемся диалоговом окне (рис. 3)выбрать пункт меню «Конструктор» и нажать «ОК».

На экране появитсяокно «Конструктора таблиц» (рис. 4). В этом режиме формируетсяструктура таблицы. Верхняя часть представляет собой таблицу, состоящую из трех столбцов: имя поля, тип данных, описание. Имя поля обозначает соответствующий параметр предмета. Тип данных выбираетсяиз списка: Текстовый, Поле MEMO, Числовой, Дата/время, Денежный,Счетчик, Логический, Поле объекта OLE, Гиперссылка, Мастер подстановок. Поскольку данное пособие не претендует на роль справочника,типы данных мы будем рассматривать по ходу разработки структуртаблиц. В столбце «Описание» для каждого из полей можно ввести пояснительный текст. Итак, приступим к формированию структуры таблицы.Первому полю дадим имя «поставщик» и присвоим тип данных«Счетчик».

Этот тип данных представляет собой натуральное число. Впервой записи устанавливается значение поля 1. Далее при вводе каждой новой записи это значение автоматически увеличивается на единицу. Таким образом, при заполнении таблицы это поле заполняется автоматически и естественным образом обеспечивается уникальность егозначения.

Сделаем это поле ключевым. Для этого щелкнем клавишеймыши по значку «ключик» на соответствующей панели инструментовокна приложения. Убедимся, что слева от имени поля «поставщик» появился «ключик». Объявление поля «ключевым» обеспечивает уникальность содержимого этого поля. Поскольку поле типа «Счетчик» и такимеет уникальное значение, может возникнуть впечатление, что «ключик» при нем – просто излишество. Тем не менее в дальнейшем мы убедимся, что последнее действие не лишено смысла.Следующему полю (рис.

4) дадим имя «название» и присвоимтип «Текстовый». Это поле будет хранить название фирмы-поставщика.Теперь настало время обратить внимание на набор свойств поля, расположенный внизу окна конструктора. В общем случае этот набор зависит7от типа поля. Так, для типа «Текстовый» первым будет свойство «Размер поля». По умолчанию размер обычно равен 50. Допустив, что нашипоставщики не имеют таких длинных названий, исправим последнеезначение на 30. Сделаем это поле обязательным, установив в соответствующей строке значение «Да».