Глава 7 (О.Б. Калугина, В.С. Люцарев - Работа с электронными таблицами. Microsoft Office Excel 2003)

182Глава 7Подготовка к печати183О разметке страницГлава 7Подготовка к печатиВспомните Microsoft Office Word. При работе с текстовым документом, например, в режиме разметки страниц пользователю сразу видно,как текст будет расположен на печатных страницах. Режим предварительного просмотра дополнительно помогает оценить и откорректировать разбиение на страницы перед печатью. Аналогичные возможностиесть и в Microsoft Office Excel. Но в подготовке к печати рабочей книгиесть определенная специфика, начиная с того, что на рабочем листестрок и столбцов гораздо больше, чем может уместиться на печатнуюстраницу, причем как по горизонтали, так и по вертикали, да и рабочихлистов в книге обычно несколько и т.д.

Как правильно вывести на печать все необходимые данные книги Microsoft Excel, а не досадовать поповоду, например, такого результата:Когда речь идет о печати рабочего листа книги, то рассматриваетсятолько активная его часть – по умолчанию область печати ограничена темистроками и столбцами, за пределами которых (снизу и справа соответственно) до конца рабочего листа находятся только пустые ячейки. Но и в этомслучае крайне редко данные рабочего листа займут одну печатную страницу, например, формата А4. Всегда лучше заранее, еще на экране компьютера, убедиться, что разбиение на печатные страницы не нарушило целостности таблиц, диаграмм или других размещенных на листе объектов.Посмотрите на рисунок.

На нем, так же как и на экране монитора,видны и таблица, и диаграмма, построенные на рабочем листе.В диалоговом окне команды Сервис Параметры… на вкладкеВид неплохо в заданных Параметрах окна проверить Авторазбиение настраницы.Эти и другие вопросы, которые могут возникнуть при подготовке кпечати книги Microsoft Excel, обсуждаются в данной главе.184Глава 7Если компьютер подключен к принтеру, то при установленном авторазбиении на страницы на рабочем листе должны присутствоватьпунктирные линии, указывающие границы печатных страниц. Они помогут еще на стадии подготовки данных на рабочем листе избежатьошибок их размещения на печатных страницах.Как видно из примера рисунка, размещение и таблицы, и диаграммы требуют корректировки перед печатью.Подготовка к печати185Работа в режиме разметки страницПо команде Вид Разметка страницы рабочий лист будет представлен разделенным жирными голубыми линиями на печатные страницы, согласно текущим установкам формата, полей и ориентации печатной страницы.

Сплошные линии, за которыми начинается «серыйфон», ограничивают область печати, пунктирные – указывают предлагаемое разбиение на страницы. В этом режиме пользователь может легкооткорректировать местоположение таких линий.В Microsoft Excel предусмотрен также и специальный экранныйрежим разметки страницы.Перемещая мышью пунктирную вертикальную границу влево, агоризонтальную вверх, Вы просто уменьшаете объем размещаемых напечатной странице данных.

Авторазбиение последующих печатныхстраниц листа автоматически будет «пересмотрено». При этом границы, установленные пользователем, будут отмечены сплошной линией,предлагаемые Microsoft Excel – пунктиром.При перемещении вертикальной границы вправо, а горизонтальной – вниз, т.е. при задании на печатной странице большего количествастрок и столбцов рабочего листа, Вы автоматически уменьшаете масштаб печати всех страниц.186Глава 7Можно поставить дополнительные разрывы печатной страницы. Для этого, указав подсветкой строку, перед которой необходимо вставить такой разрыв,нужно подать команду Добавитьразрыв страницы, выбрав ее либо вконтекстном меню, либо в командном меню за словом Вставка.При этом никаких автоматических «пересмотров» в разбиениипоследующих печатных страницне произойдет.Если выделена строка, перед которой находится линия разрывастраницы, в контекстном меню к ней, а также в меню слова Вставка, присутствует команда Убрать разрыв страницы.Если в области печати рабочего листа есть хотя бы один принудительный разрыв страницы, то в контекстном меню можно найти команду Сброс разрывов страниц, выполнение которой возвращает исходное авторазбиение на печатные страницы.Перемещениями самой правой и/или самой нижней на листеголубой сплошной линии, Вы можете откорректировать областьпечати – на сером фоне отображаются данные, которые на печать выведены не будут.187Подготовка к печатиОбласть печатиНаряду с корректировкой мышью в режиме разметки страниц,область печати на рабочем листе можно задать специальной командой.Выделив на рабочем листе необходимый диапазон, командойФайл Область печати Задать зафиксируйте диапазон ячеек,выводимый на печать для данного рабочего листа.Вид рабочего листа:Независимо от содержимогорабочего листа, будет выведено на печать:ОбластьпечатиПри необходимости диапазон области печати на рабочем листе может быть отменен командой Файл Область печати Убрать либооткорректирован в режиме разметки страницы.

В любом случае, переднепосредственной печатью данных рабочего листа неплохо просмотретьбудущие печатные страницы в режиме предварительного просмотра.Вернуться из режима разметки страницы к обычному режиму работы с листом книги можно командой Вид Обычный.188Глава 7Предварительный просмотрКоманда Файл Предварительный просмотр (щелчок покнопкев панели инструментов Стандартная) переведет рабочий листв режим просмотра перед печатью. В этом режиме своя панель кнопок,в которой предусмотрены:Переходы постраницамВызов диалоговогоокна ПечатьУвеличение илиуменьшение масштабаотображения страницыОтображение полейпечатной страницыВызов диалогового окнаПараметры страницыВернуться вобычный режимПодготовка к печати189При включенном отображении полей на странице указаны маркеры, отмечающие текущие установки полей печатной страницы и ширину столбцов.На каждом из этих маркеров указатель мыши превращается в двунаправленную стрелку, предоставляя возможность корректировки текущих значений.

Установить иные значения полей печатной страницыможно также и в соответствующих полях диалогового окна Параметрыстраницы.Переключение врежим разметкистраницыПараметры страницыКоманда Файл Параметры страницы… (щелчок по кнопкеСтраница в режиме предварительного просмотра) вызывает диалоговоеокно, включающее четыре вкладки – Страница, Поля, Колонтитулы, Лист.Отметим кнопки, «единые» по своему функциональномуназначению, независимо от того, на какой из вкладок онинаходятся.Печать –команда Файл Печать… (вызов диалогового окна Печать, которое будет рассмотреноподробнее далее).Просмотр – команда Файл Предварительный просмотр (переключение в режим просмотра документа перед печатью).Свойства – вызов диалогового окна для изменения параметров печати для выбранного принтера.Другие элементы (опции, поля, кнопки) сгруппированы по различным вкладкам соразмерно названиям этих вкладок.В нижней части окна указаны номер текущей страницы и общееколичество печатных страниц рабочего листа книги.

Перемещение постраницам осуществляется кнопками Далее / Назад, вертикальной полосой прокрутки или клавишами перемещения курсора на клавиатуре.190Глава 7СтраницаМожно изменить ориентацию печатной страницы, масштаб печати,формат бумаги, качество печати.191Подготовка к печатиПод колонтитулом принято понимать повторяемую на всех страницах документа информацию, выводимую в области верхнего илинижнего поля.ВерхнийколонтитулДо верхнегоколонтитулаВерхнееполеДля изменения масштаба печати есть две альтернативные возможности. Явно установить масштаб печати в процентах от натуральной величины.

«Жестко» указать общее максимальное количество печатныхстраниц, масштаб печати при этом будет подобран автоматически.ПоляУказываются конкретные значения размеров различных полей –отступы от края печатной страницы.До нижнегоколонтитулаНижнееполеЛевое полеНижнийколонтитулПравоеполеФлажки Центрировать на странице в левой нижней части диалогового окна позволяют по-разному разместить данные на печатной странице.192Глава 7КолонтитулыЭта вкладка диалогового окна Параметры страницы предназначенадля определения информации, выводимой на печатной странице в областях колонтитулов.Формируя колонтитул, его содержимое можно ввести с клавиатуры,а можно использовать соответствующие поля с перспективой возможных обновлений, которые будут происходить в документе автоматически (например, при указании даты, времени, имени рабочей книги и т.д.).Для вставки полей в диалоговом окне создания колонтитула предусмотрены специальные кнопки.КнопкаВызов списка «готовых»верхних колонтитуловВызов списка «готовых»нижних колонтитулов193Подготовка к печатиПолеНазначение&[Страница]Для указания номера текущей печатной страницы&[Страниц]Для указания общего числа печатных страниц&[Дата]Вставка текущей даты&[Время]Вставка текущего времени&[Путь] &[Файл] Полное имя файлаСоздание нового колонтитулаТехнология создания как верхнего, так и нижнего колонтитула одинакова, достаточно щелкнуть одну из предусмотренных для этого кнопок.

Щелчком на кнопкебудет вызваноокно для создания нового верхнего колонтитула, который состоит изтрех частей – левой, центральной и правой. Содержимое каждой частиподготавливается независимо от двух других.&[Файл]Имя файла рабочей книги&[Лист]Название рабочего листаКроме указанных кнопок, в диалоговом окне колонтитула имеютсяеще три.– для вызова диалогового окна Шрифт.Сначала нужно выделить в одной из трех частей формируемого колонтитула соответствующую последовательность символов, а затем задать нужные параметры ихформатирования.– для вставки рисунка.